Handelsregister: 4 misverstanden opgehelderd

Over het KVK Handelsregister bestaan misverstanden. Zo zou het register niet actueel zijn. En zou KVK winst maken met de verkoop van adresgegevens. Dit klopt niet. Ontdek waarom het Handelsregister bestaat en wat er wel en niet waar is.

Het Handelsregister is een openbaar register. Hierin staan alle bedrijven, rechtspersonen en andere organisaties die zakendoen vanuit Nederland. Het is een openbaar register. Elk jaar kijken bedrijven, overheden en burgers een miljoen keer in het Handelsregister.

Vier misverstanden

Misverstand 1. “Het Handelsregister is ouderwets, ondernemers hebben er niets aan”

Het is verplicht je bedrijf in te schrijven in het Handelsregister. Met de inschrijving laat je zien dat je bedrijf bestaat. Na de inschrijving krijg je een KVK-nummer. Daarmee kun je zakendoen. Je opent een zakelijke bankrekening met je nummer van KVK. Verhuurders vragen erom als je een huurcontract wilt afsluiten voor je bedrijf. Ook heb je het nodig als je kantoorartikelen bestelt of een NS Businesscard aanvraagt.

Makkelijk en veilig zakendoen

De inschrijving maakt zakendoen makkelijker en veiliger. In het register vind je informatie over de bedrijven waarmee je zakendoet of wilt doen. Bijvoorbeeld: wie mag er namens een bedrijf tekenen en is de onderneming niet failliet?

Misverstand 2. “KVK maakt winst met de verkoop van adressen uit het Handelsregister”

KVK verdient geld met de verkoop van producten en diensten maar maakt geen winst.

In de wet staat dat de meeste gegevens in het Handelsregister openbaar moeten zijn. Bedrijven en organisaties gebruiken de openbare gegevens ook voor reclame, marketing of verkoop aan de deur. Sinds 1 juli 2021 mogen ze je niet zomaar bellen als je een eenmanszaak (zzp’er, freelancer etc.), vof of maatschap hebt. Liever helemaal geen reclame of verkoop aan de deur ontvangen? Zet de Non-Mailing-indicator (NMI) van KVK aan. Zo weten andere bedrijven die in het Handelsregister kijken dat je geen ongevraagd contact wil.

De adressen in het Handelsregister kunnen handig zijn. Bij het doen van onderzoek bijvoorbeeld. Wie zijn je concurrenten of waar zitten nieuwe klanten? Gebruik daarvoor een van onze drie gratis producten:

  • KVK Bedrijventeller: hiermee check je het aantal bedrijven bij je in de buurt.
  • Locatiescan: met deze scan vind een geschikte vestigingsplaats voor je bedrijf.
  • KVK Regiodata: laat de economische ontwikkelingen bij jou in de regio zien.

Pas op voor oplichters

Criminelen bellen ondernemers voor een vermelding in een bedrijvengids. Ga hier nooit mee akkoord. Voorkom dat je slachtoffer wordt van acquisitiefraude. Heb je van KVK een factuur ontvangen? Controleer of die klopt en ook of KVK de verzender is. Ook digitaal moet je oppassen voor oplichters. Kijk uit voor phishingberichten via valse e-mails, WhatsAppberichten of QR-codes.

Misverstand 3. “Het Handelsregister is niet actueel en er staan bedrijven in die niet meer bestaan”

KVK en ondernemers houden samen het Handelsregister bij. KVK controleert of ingeschreven bedrijven nog actief zijn. Zo vergelijkt KVK inschrijvingen in het Handelsregister met gegevens van de Belastingdienst. Blijkt uit de aangifte inkomstenbelasting dat een onderneming niet meer actief is, dan zoekt KVK contact met dit bedrijf. Soms kan KVK ondernemingen uit het Handelsregister halen.

Ondernemers passen zelf hun inschrijving aan als er iets verandert. Een nieuwe bestuurder kan bijvoorbeeld alleen contracten afsluiten als die in het register staat. Geef wijzigingen daarom op tijd door. Doe je dat niet dan kan dit vervelende gevolgen hebben. Denk aan te veel verzekeringspremies betalen omdat de bedrijfsactiviteiten niet goed in het Handelsregister staan.

Het Handelsregister is een van de tien digitale basisregistraties van de overheid. Overheidsorganisaties wisselen gegevens met elkaar uit. Een wijziging in het Basisregistratie Personen (BRP) komt ook bij andere overheidsorganisaties terecht. Je geeft je gegevens dus maar één keer door. De gemeente registreert bijvoorbeeld je verhuizing in de BRP. Deze wijziging komt daarna automatisch in het Handelsregister te staan. KVK past je vestigingsadres aan als die hetzelfde is als je woonadres. Ook zo houdt KVK het Handelsregister actueel.

Het belang van juiste bedrijfsgegevens

Misverstand 4. “Bedrijven in het Handelsregister kun je altijd vertrouwen”

Een inschrijving in het Handelsregister betekent niet dat een bedrijf sowieso betrouwbaar is. In het Handelsregister vind je gegevens over een bedrijf. Die helpen je wanneer je probeert te beoordelen of een bedrijf betrouwbaar is. Denk aan handelsnaam, contactgegevens, aantal werknemers, gegevens van de eigenaar/bestuurder en tekenbevoegdheid. Of een bedrijf een goede naam heeft of de rekeningen kan betalen, staat niet in het Handelsregister. Wel of een bedrijf failliet is. In het Handelsregister vind je ook de oudere gegevens van een bedrijf. Het geeft antwoord op vragen als: wie was de vorige eigenaar? Waar heeft het bedrijf gezeten? En welke bedrijfsactiviteiten heeft het bedrijf gehad?

Checklist

Veilig zakendoen is weten met wie je zakendoet. Controleer altijd de gegevens van je zakenpartner in het Handelsregister. Deze checklist helpt daarbij.