Autorisaties voor het inzien van niet-openbare gegevens

KVK gaat zorgvuldig met persoonsgegevens om. Je kunt niet-openbare Handelsregistergegevens en niet-openbare UBO-registergegevens alleen inzien als je hiervoor een autorisatie hebt. Je hebt een autorisatie nodig voor:

  •  Inzien niet-openbare en afgeschermde Handels- en/of UBO-registergegevens.
  • Terugmelden van afwijkende UBO-gegevens.
  • Zoeken op een natuurlijk persoon in het Handels- en/of UBO-register.

In dit artikel lees je welke autorisaties je bij KVK kunt aanvragen.

Ga zorgvuldig om met niet-openbare gegevens

Met een autorisatie voor toegang tot niet-openbare en/of afgeschermde gegevens in het Handelsregister en/of UBO-register beschik je over privacygevoelige persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig met deze gegevens omgaat.

Wees voorzichtig met het intern of extern verspreiden van deze gegevens. Deel de gegevens bijvoorbeeld niet in dossiers of bestanden waar derden ook toegang toe hebben. Je mag deze gegevens ook niet zomaar doorsturen naar externe partijen.
Verder ben je verantwoordelijk voor het steeds actueel houden van de toegangscodes en autorisaties. En mag je deze alleen beschikbaar stellen aan degenen die hiervoor bevoegd zijn binnen jouw organisatie. Dit verkleint het risico op onbevoegd gebruik van autorisaties. Zo voorkom je dat privacygevoelige gegevens openbaar worden en verklein je de kans op een datalek.

Voorbeelden van persoonsgegevens

  • Handelsregister
    • Niet-openbare persoonsgegevens: Burgerservicenummer, geslacht, geboorteplaats en geboorteland van eigenaren.
    • Niet openbare privé- en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen van eigenaren, vennoten, maten, functionarissen en entiteiten.
    • Zoeken in het Handelsregister op natuurlijk persoon.
  • UBO-register
    • Alle UBO-gegevens inclusief afgeschermde en niet-openbare UBO-gegevens, zoals: BSN, fiscaal buitenlands identificatienummer, geboortedag (inclusief maand/jaar), geboorteplaats en geboorteland, woonstaat en nationaliteit.

Aanvragen autorisatie

Voor elke doelgroep is er een apart aanvraagformulier beschikbaar waarop de voor de doelgroep beschikbare autorisatie(s) vermeld staan. Lees voor het invullen de autorisatievoorwaarden die op het formulier staan. KVK neemt de aanvraag alleen in behandeling als deze volledig is ingevuld en als alle benodigde documenten zijn meegestuurd. We streven ernaar om binnen vijf werkdagen na ontvangst van een complete aanvraag de autorisatie te verwerken. Je ontvangt per e-mail een bevestiging van ons.

Na toekenning van de aangevraagde autorisatie(s) zijn de betreffende mogelijkheden beschikbaar via KVK.nl.

Er zijn geen extra kosten verbonden aan het inzien van informatie inclusief de niet-openbare en/of afgeschermde gegevens via KVK.nl.

UBO-gegevens en -autorisaties

Sinds 22 november 2022 zijn de UBO-gegevens niet meer openbaar en alleen beschikbaar voor bevoegde instanties. Alleen deze instanties kunnen een autorisatie aanvragen om UBO-gegevens te raadplegen. Dit besluit is genomen naar aanleiding van de uitspraak van het Europese Hof van Justitie.

Hoe vraag je autorisaties voor KVK.nl aan?

  • Let op: voor autorisatie voor het inzien van niet-openbare en/of afgeschermde Handelsregistergegevens en UBO-registergegevens heb je een persoonlijke toegangscode nodig.
  • Kies hieronder je aanvraagformulier. Gebruik alleen dit formulier en niet een oudere versie. Wil je een autorisatie aanvragen voor meer dan 4 personen? Vul dan ook de registratielijst in. 
  • Vul het aanvraagformulier en de registratielijst (wanneer van toepassing) digitaal in.
  • Print deze uit.
  • Zet je handtekening met pen.
  • Stuur je aanvraagformulier, registratielijst (indien nodig) en kopie legitimatiebewijs via de post of via mSafe naar KVK. Meer informatie over het versturen van de aanvraag vind je op het aanvraagformulier. 

Doelgroep en aanvraagformulieren

* Deurwaarders in dienst van een gemeente moeten het aanvraagformulier 'Overheden' gebruiken.

Hoe vraag je autorisaties voor KVK Dataservice aan?

Vul het aanvraagformulier autorisatie(s) KVK Dataservice in om autorisatie aan te vragen. Lees meer over KVK Dataservice

Intrekken autorisatie

Wanneer er, in verband met een functiewijziging, uitdiensttreding of andere reden, op wettelijke grond geen recht meer bestaat op autorisatie dient deze direct te worden stopgezet. De verantwoordelijkheid voor het laten intrekken van de autorisatie ligt bij de eigen organisatie.

Om de autorisatie en eventuele toegangscode te laten intrekken, verzoeken wij je een e-mail te sturen aan profielen@kvk.nl met als onderwerp “Intrekken autorisatie”.

Vermeld daarin:

  • je voorletter(s) en achternaam,
  • het KVK-nummer.

En de gegevens van de betreffende gebruiker:

  • de toegangscode,
  • voorletter(s) en achternaam,
  • de in te trekken autorisatie(s),
  • de gewenste intrekkingsdatum (maximaal twee weken vooruit),
  • geef aan of ook de toegangscode dient te vervallen.

Met een toegangscode zonder autorisatie kunnen gebruikers nog wel openbare gegevens opvragen.

Na ontvangst van het verzoek met alle gevraagde gegevens, streven we ernaar om binnen twee werkdagen de intrekking van de autorisatie in ons systeem te verwerken. Je ontvangt per e-mail een bevestiging van ons.

Autorisaties

Welke autorisaties je kunt aanvragen zie je in het volgende overzicht.

Inzien privéadressen en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen in Handelsregister

  • Autorisatie - Inzien privéadressen en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen in Handelsregister (IPA).
  • Gegevens/ -omschrijving - Niet-openbare privé- en afgeschermde en niet-openbare bezoekadressen van resp. eigenaren, vennoten, maten, functionarissen en entiteiten.
  • Beschikbaar via: www.kvk.nl en KVK Dataservice

Inzien privacygevoelige persoonsgegevens in Handelsregister

  • Autorisatie - Inzien privacygevoelige persoonsgegevens in Handelsregister (IPP).
  • Gegevens/ omschrijving - Niet-openbare persoonsgegevens: Burgerservicenummer, geslacht, geboorteplaats en geboorteland van eigenaren.
  • Beschikbaar via: www.kvk.nl (alleen geboorteplaats en geboorteland) en KVK Dataservice

Zoeken op Natuurlijk Persoon in het Handelsregister

  • Autorisatie - Zoeken op Natuurlijk Persoon in het Handelsregister (ZNP).
  • Gegevens/ omschrijving - Het zoeken in het Handelsregister op natuurlijk persoon.
  • Meer over Zoeken op Natuurlijk Persoon.

Autorisatievoorwaarden

Handels-/UBO-register via KVK.nl en KVK Dataservice

  • Deze autorisatievoorwaarden zijn van toepassing op het verstrekken, gebruiken en beëindigen van autorisaties die de gebruiker ontvangt in het kader van de handelsregisterwetgeving (zowel Handelsregisterwet als Handelsregisterbesluit). De organisatie of haar medewerkers mogen de autorisaties uitsluitend gebruiken in de hoedanigheid die het verkrijgen van de autorisatie rechtvaardigt gelet op de gevoeligheid van de verwerkte gegevens, die onder omstandigheden niet-openbaar zijn.
  • De organisatie heeft aantoonbaar technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te waarborgen dat de te verwerken gegevens alleen hiervoor worden gebruikt en niet voor andere doeleinden.
  • KVK dient direct schriftelijk te worden geïnformeerd als één of meerdere gebruikers binnen de organisatie geen recht meer hebben op de autorisaties, bijvoorbeeld omdat er geen bevoegde beroepsbeoefenaren zoals genoemd in artikel 51 Handelsregisterbesluit meer werkzaam zijn, omdat een geautoriseerde de organisatie verlaat of omdat de organisatie geen bevoegd bestuursorgaan meer is als genoemd in artikel 28 Handelsregisterwet.
  • De organisatie is ervan op de hoogte dat verkregen toegangsmiddelen en -codes strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar zijn. De organisatie zorgt dat persoonsgebonden toegangsmiddelen en -codes niet meer (kunnen) worden gebruikt als de betreffende gebruiker niet meer voor de organisatie werkzaam is.
  • De organisatie is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de naleving van deze voorwaarden. Het is KVK toegestaan om autorisaties te beëindigen en om nieuwe aanvragen tot autorisatie te weigeren als de organisatie een of meer van deze voorwaarden niet nakomt.
  • KVK heeft het recht om deze autorisatievoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Als KVK (een gedeelte van) de autorisatievoorwaarden wijzigt, zal KVK deze gewijzigde autorisatievoorwaarden aan de organisatie ter beschikking stellen.
  • Deze autorisatievoorwaarden laten de mogelijke toepasselijkheid van andere gebruiksvoorwaarden van KVK onverlet, zoals de gebruiksvoorwaarden die gelden bij verstrekking en gebruik van handelsregistergegevens.