Veelgestelde vragen over privacy en het Handelsregister

In het Handelsregister staan de gegevens van personen die eigenaar zijn van een bedrijf (eenmanszaak, vof, cv of maatschap). Daarnaast biedt het ook informatie over functionarissen (denk aan bestuurders) van een rechtspersoon, zoals een bv, nv of stichting.

Bij eenmanszaken (zzp’ers), vof’s en maatschappen staat in het Handelsregister onder andere: naam, woonadres, geboortedatum en geboorteplaats.

Daarnaast staan er bedrijfsgegevens in het Handelsregister. Toch geven die soms ook informatie over een persoon. Hierbij kun je denken aan het KVK-nummer, de handelsnaam of het e-mailadres (als daarin de naam van de eigenaar staat), het bezoekadres (als dit gelijk is aan het woonadres) of een (mobiel) telefoonnummer.

Verder staan er ook van functionarissen van een rechtspersoon persoonsgegevens in het register. Dit zijn onder andere: naam, woonadres, geboortedatum en geboorteplaats.

Let op: de gegevens van rechtspersonen zelf (denk aan bv’s, nv’s) ziet de AVG niet als persoonsgegevens. Een voorbeeld: van de rechtspersoon Klusbedrijf Jansen BV, gelden KVK-nummer, handelsnaam, bezoekadres, telefoonnummer en e-mailadres niet als persoonsgegevens. Ook niet als het bezoekadres het woonadres van de eigenaar Jansen is en het telefoonnummer van het bedrijf hetzelfde is als diens eigen mobiele nummer.

Openbaar zijn onder andere:

• naam
• geboortedatum
• KVK-nummer
• rechtsvorm
• bezoekadres
• handelsnaam

Niet openbaar zijn onder andere:

• burgerservicenummer (BSN)
• woonadres
• geslacht
• geboorteplaats
• geboorteland
• woonadressen van functionarissen
• afgeschermde bezoekadressen

Tip: lees ook ‘Zijn woonadressen in het Handelsregister openbaar?’

De AVG geldt alleen voor persoonsgegevens. Het gaat dus om de gegevens van personen die eigenaar zijn van een onderneming (zoals een eenmanszaak, vof, cv en maatschap) en gegevens van functionarissen (denk aan bestuurders) van een rechtspersoon, zoals een bv, nv en stichting.

Let op: de AVG beschermt de privacy van personen. Voor het Handelsregister bestaan er extra regels. Dat betekent dat de AVG geldt voor het Handelsregister, maar dat KVK bepaalde persoonsgegevens openbaar moet maken.

Ook gelden er net andere regels voor mensen die ingeschreven staan in het Handelsregister. Zij mogen bijvoorbeeld niet vragen om hun gegevens uit het Handelsregister te laten weghalen (het zogenaamde ‘recht om vergeten te worden’) of bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens in het Handelsregister.

Tip: lees ook ‘Welke persoonsgegevens in het Handelsregister zijn openbaar en welke niet?’

De woonadressen die in het Handelsregister staan, zijn niet openbaar. De enige uitzondering hierop is het woonadres van de bewaarder van boeken en bescheiden. Dat is iemand die ná het einde van de rechtspersoon (zoals een bv, nv of stichting) nog tot zeven jaar de administratie moet bewaren. Bijvoorbeeld de balans, jaarrekening, voorraad- en loonadministratie, statuten en facturen van een bedrijf dat niet meer bestaat.

Let op: soms is het woonadres van een persoon hetzelfde als het bezoekadres van een bedrijf. Toch ziet de Handelsregisterwet het woonadres en het bezoekadres als twee verschillende adressen. Het bezoekadres moet volgens de wet openbaar zijn, ook al wordt daarmee een woonadres openbaar gemaakt.

Eenmanszaken kunnen hun bezoekadres in het Handelsregister laten afschermen. Andere bedrijven en organisaties kunnen alleen in bepaalde situaties het bezoekadres afschermen. Je bezoekadres is dan niet meer te zien voor mensen die je gegevens opzoeken. Alleen medewerkers van bepaalde overheidsorganisaties, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen de woonadressen en afgeschermde bezoekadressen bekijken, als ze daar de rechten voor hebben.

In de privacyverklaring staat hoe KVK omgaat met klantgegevens en privacy.

Nee, dit is niet mogelijk. KVK mag geen lijst delen met informatie over wie jouw uittreksel in het register heeft opgevraagd. Dat zou de privacy van die personen in gevaar brengen.

Nee, dat is niet nodig. KVK houdt zich aan de Handelsregisterwet. Daarin staat dat KVK ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is als het gaat om toevoegingen en wijzigingen aan het Handelsregister. Hierdoor hoeven we geen verwerkersovereenkomst te tekenen met iedereen die zich in het Handelsregister inschrijft.

Het Handelsregister is een openbaar register. Dit betekent dat ook bedrijven die reclame willen sturen je gegevens mogen opzoeken. Maar je kunt je adres beschermen tegen reclamepost en verkoop aan de deur. Stuur een mail naar handelsregistermail@kvk.nl. Zet deze gegevens in de mail:

• naam bedrijf of KVK-nummer

• de naam van de persoon die officieel voor je bedrijf of organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister mag doen

• of je de bescherming aan of uit wilt zetten

Er zijn verschillende manieren om te zorgen dat je minder ongewenste reclame krijgt. Je kunt bijvoorbeeld je adres beschermen tegen reclamepost en verkoop aan de deur. Stuur een mail naar handelsregistermail@kvk.nl. Zet deze gegevens in de mail:

• naam bedrijf of KVK-nummer

• de naam van de persoon die officieel voor je bedrijf of organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister mag doen

• of je de bescherming aan of uit wilt zetten

 Verder zijn telefoonnummers sinds oktober 2024 niet meer openbaar.

Bedrijven mogen je persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming online plaatsen. Gebeurt dit wel? Vraag het bedrijf dan om je gegevens te verwijderen. Als het bedrijf dit niet doet, kun je een klacht melden bij Autoriteit persoonsgegevens.