Bestuurder van een stichting, dit zijn de regels en taken

Word je bestuurder van een stichting? Of je richt er zelf een op? Lees welke taken en regels er zijn voor stichtingen en voor bestuurders van stichtingen. Maak duidelijke afspraken met de rest van het bestuur en leg deze vast in de statuten. Zo voorkom je problemen.

• Bestuur
• Aansprakelijkheid en vertegenwoordiging
• Administratie en jaarverslag
• Inschrijven, uitschrijven en bestuurderswisseling
• Vragen over stichtingen

Bestuur

Een stichting heeft altijd een bestuur maar geen leden. Het bestuur van stichting bestaat mininimaal uit één persoon. Soms is er een Raad van Toezicht (RvT) of een Raad van Commissarissen (RvC), maar dat is niet verplicht.

Aansprakelijkheid en vertegenwoordiging

Een stichting richt je op bij de notaris. In de oprichtingsakte leg je de statuten vast. In statuten beschrijf je de interne regels en afspraken van de stichting. De notaris regelt meestal de inschrijving van de stichting in het Handelsregister van KVK.

Voorkom problemen en maak duidelijke afspraken over geldzaken en de manier waarop je beslissingen neemt.

Aansprakelijkheid

Een stichting is een rechtspersoon. Dit betekent dat de stichting zelf rechten en plichten heeft. De stichting is bijvoorbeeld aansprakelijk bij schulden. Soms is een bestuurder van de stichting zelf aansprakelijk. Dat kan zijn bij wanbestuur, of als de stichting nog niet is ingeschreven in het Handelsregister.

Wanbestuur

Het bestuur voert het beleid van de stichting uit. Als bestuursleden dat niet of niet goed doen kan een ruzie of probleem ontstaan. Denk aan de administratie die niet klopt. Of als het bestuur namens de stichting overeenkomsten sluit waar de stichting zich niet aan kan houden. Dan is er wanbestuur. De stichting kan het bestuur of de bestuurder dan aansprakelijk stellen.

Statuten

Maak als bestuur duidelijke afspraken over geldzaken en de manier van beslissingen nemen. Leg dit vast in de statuten van de stichting. Zo houd je het risico op aansprakelijkheid zo klein mogelijk. Er bestaan ook bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen. Je bent dan verzekerd voor het risico van persoonlijke aansprakelijkheid na een fout. Je beschermt op die manier je privévermogen.

Vertegenwoordiging

Het bestuur mag namens de stichting contracten sluiten. De belangrijkste regel: een contract is pas geldig als alle bestuursleden dit ondertekenen. Wil je dat de handtekening van slechts een deel van de bestuursleden voldoende is? Zet dit dan in de statuten van de stichting.

Administratie en jaarverslag

Het bestuur houdt verplicht een administratie bij en maakt een financieel overzicht. Het bestuur maakt jaarlijks een bestuursverslag, een balans en een ‘staat van baten en lasten’. Dat moet binnen zes maanden na het einde van het boekjaar. Het boekjaar is de periode waarover een financieel verslag gaat.
In deze documenten staan de inkomsten en uitgaven van de stichting van het afgelopen jaar. Als de stichting alleen een bestuur heeft, maakt het bestuur de jaarstukken en keurt deze goed. Is er naast het bestuur ook een RvT, dan kan in de statuten staan dat de RvT de jaarstukken moet goedkeuren. Het bestuur bewaart de stukken verplicht zeven jaar.
Bij een stichting zonder RvT kunnen de bestuursleden elkaar ‘decharge’ geven als ze de jaarstukken samen hebben goedgekeurd. Krijg je decharge van de rest van het bestuur? Dan zegt het bestuur daarmee dat jij je werk goed hebt gedaan. De stichting kan je daardoor als bestuurder niet meer aansprakelijk stellen voor de werkzaamheden die je het afgelopen stichtingsjaar deed. Is er een RvT? Dan geeft de raad decharge.

In- en uitschrijven en bestuurderswisseling

Word je bestuurder van een stichting, dan moet je jezelf inschrijven in het Handelsregister. In de statuten van de stichting staat hoelang een bestuursperiode duurt en of een bestuurder opnieuw gekozen mag worden. Als deze periode voorbij is, kiezen de nog zittende bestuursleden of de RvT nieuwe bestuursleden. De afspraken hierover staan in de statuten. Er zijn ook andere redenen voor een bestuurderswisseling:

• De bestuurder wil geen bestuurder meer zijn.
• De RvT of de rechter ontslaat de bestuurder. Bijvoorbeeld bij wanbestuur.
• De bestuurder overlijdt.

Wisseling in bestuur

Geef wijzigingen in het bestuur zo snel mogelijk door aan het Handelsregister. Let daarbij op wie de opgave moeten ondertekenen. Voer andere wijzigingen ook meteen door. Denk aan een adreswijziging of een verandering van de UBO-registratie. Start er een nieuwe penningmeester? Laat dit aan de bank weten.

Vragen over stichtingen

Heb je vragen over stichtingen, bel het KVK Adviesteam op 088 585 22 22 of lees de antwoorden op veelgestelde vragen.