Bestuurswissel doorgeven
Op deze pagina lees je hoe je een bestuurswissel van je stichting, vereniging of vve doorgeeft en wat je daarvoor nodig hebt.
Krijgt je vereniging, stichting of vve een nieuw bestuur? Dan moet je de bestuurswissel doorgeven aan KVK. Je schrijft eerst nieuwe bestuurders in, en daarna schrijf je oude bestuurders uit.
Start met doorgeven bestuurswissel
Je begint met stap 1: Schrijf nieuwe bestuurders in. Dit doe je via Mijn KVK. Iedereen die in het Handelsregister staat ingeschreven, kan inloggen op Mijn KVK.
Zo werkt een bestuurswissel doorgeven
Volg deze stappen om de bestuurswissel goed voorbereid door te geven.
Schrijf nieuwe bestuurders in
- Log als bestaande (al ingeschreven) bestuurder in op Mijn KVK
- Controleer welke bestuurders nu staan ingeschreven
- Vul de gegevens van de nieuwe bestuurders (functionarissen) in
- Schrijf maximaal 5 tegelijk in
Iedereen tekent online
- Nieuwe bestuurders krijgen een e-mail
- Zij ondertekenen allemaal met DigiD
- Daarna krijgt de bestaande bestuurder van stap 1 een e-mail en ondertekent met DigiD
Check de gevolgen voor bijvoorbeeld je bankrekening
Een bestuurswissel kan gevolgen hebben voor vergunningen, verzekeringen of bankrekeningen. Zo kan de bank betaalpassen of creditcards van oude bestuurders blokkeren. Zorg dus voor een volmacht of extra betaalpas, zodat er altijd iemand toegang heeft tot de bankrekeningen.
Schrijf oude bestuurders uit
- Log als bestaande bestuurder opnieuw in op Mijn KVK
- Schrijf de vertrekkende bestuurders uit
- Schrijf maximaal 10 tegelijk uit
Nieuwe bestuurders moeten online ondertekend hebben
Schrijf oude bestuurders pas uit nadat alle nieuwe bestuurders zijn ingeschreven en hier online voor ondertekend hebben.
Pas de UBO's aan
Heeft je organisatie UBO's? Pas dit dan aan met een UBO-opgave.
- Nieuwe bestuurder: schrijf eerst in als bestuurder, daarna als UBO
- Oude bestuurder: schrijf eerst uit als UBO, daarna als bestuurder
Wijzig het adres
Staat het adres van de organisatie op naam van een oude bestuurder? Pas dan het adres aan. Controleer ook of alle andere contactgegevens nog actueel zijn.
Bestuurders moeten zich legitimeren
Staat er bij je organisatie ook een onderneming ingeschreven? Dan komen nieuwe bestuurders langs bij een KVK-kantoor om zich te legitimeren. Maak hiervoor een afspraak.
Dit heb je nodig
Houd deze gegevens van de nieuwe bestuurders bij de hand:
- Volledige namen die op het paspoort staan
- BSN
- Geboortedatum
- E-mailadres en telefoonnummer
- Functie/titel
- Bevoegdheid (gezamenlijk of alleen)
- Kopie van identiteitsbewijs
Wat gebeurt er na het doorgeven?
Dit kun je verwachten:
- In Mijn KVK kun je de status van je doorgegeven bestuurswissel volgen.
- Als het bestuur in het Handelsregister is aangepast, krijg je een brief van KVK. Bewaar deze als bewijs.
Veelgestelde vragen
De functionarissen die op dit moment met tekenbevoegdheid bij je stichting, vereniging of vve in het Handelsregister staan ingeschreven, mogen de bestuurswissel doorgeven.
Als je nu nog geen bestuurder bent, kun je niet inloggen op Mijn KVK. In dat geval kun je op een Uittreksel Handelsregister zien welke bestuurders staan ingeschreven.
Organiseer een vergadering met de eigenaren. In deze vergadering benoem je het bestuur. Schrijf daarna het nieuwe bestuur in via een formulier dat je downloadt via onze website. Een bestuurder die officieel volgens de statuten is benoemd, of een Nederlandse notaris, kan de inschrijving doen.
Regels voor de benoeming van het bestuur
Voor de benoeming gelden bepaalde regels. Deze regels vind je in de splitsingsakte van de vve of in het modelreglement dat in de splitsingsakte staat.
Nieuwe bestuurder doet de inschrijving
Als de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving doet, hebben wij de volgende documenten nodig:
- formulier 22 Functionarissen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waarin de benoeming van de bestuurder(s) staat
- een kopie van de getekende lijst met de namen van alle aanwezige eigenaren op de ledenvergadering
Stuur het formulier en de documenten ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres.
Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens
Wijzigt het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de vve ook? Gebruik dan formulier 14 Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging. Stuur daarna de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren samen met bovenstaande documenten naar het KVK-postadres.
Zijn er nog wel bestuursleden, maar kun je deze niet meer bereiken?
Organiseer ook dan een vergadering. In de statuten staat hoe je een bestuurslid kan ontslaan. Je kunt daarna een nieuw bestuur benoemen.
Organiseer een ledenvergadering. In deze vergadering benoem je het bestuur. Schrijf daarna het nieuwe bestuur in via een formulier dat je downloadt via onze website. Een bestuurder die officieel volgens de statuten is benoemd, of een Nederlandse notaris, kan de inschrijving doen.
Regels voor de benoeming van het bestuur
Voor de benoeming gelden bepaalde regels. Deze regels vind je in de statuten van de vereniging. Is het een informele vereniging en zijn er geen statuten? Dan staan de regels meestal in het huishoudelijk reglement.
Nieuwe bestuurder doet de inschrijving
Als de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving doet, hebben wij de volgende documenten nodig:
- formulier 22 Functionarissen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de ledenvergadering waarin de benoeming van de nieuwe bestuurder(s) staat
- een kopie van de getekende lijst met de namen van alle aanwezige leden op de ledenvergadering
- schriftelijk bewijs van een goede ledenadministratie én het volgens de statuten uitnodigen en beslissen van de ledenvergadering
Stuur het formulier en de documenten ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres.
Let op: heeft de vereniging een onderneming en zijn de nieuwe bestuurders natuurlijke personen? Gebruik dan formulier 11 Functionarissen van een rechtspersoon inschrijven. Dan geldt een persoonlijke identificatieplicht. Maak hiervoor online een afspraak op een KVK-kantoor door in te loggen met DigiD.
Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens
Wijzigt het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de vereniging ook? Gebruik dan formulier 14 Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging. Stuur daarna de ingevulde en ondertekende formulieren samen met de eerder genoemde documenten naar het KVK-postadres.
UBO-register
Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid met een onderneming zijn verplicht UBO's in te schrijven in het UBO-register. Gebruik hiervoor formulier 33 Inschrijving UBO voor coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of vereniging. Stel vast wie de UBO’s zijn van de vereniging via de voorbereiding op UBO’s inschrijven.
Zijn er nog wel bestuursleden, maar kun je deze niet meer bereiken?
Organiseer ook dan een ledenvergadering. In de statuten staat hoe je een bestuurslid kan ontslaan. Je kunt daarna een nieuw bestuur benoemen.
Benoem een nieuw bestuur. Schrijf daarna het nieuwe bestuur in via een formulier dat je downloadt via onze website. Een bestuurder die officieel volgens de statuten is benoemd, of een Nederlandse notaris, kan de inschrijving doen.
Regels voor de benoeming van het bestuur
Voor de benoeming gelden bepaalde regels. Deze regels vind je in de statuten van de stichting.
Nieuwe bestuurder doet de inschrijving
Als de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving doet, hebben wij de volgende documenten nodig:
- formulier 22 Functionarissen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming
- een kopie van de door het oude bestuur ondertekende notulen van de vergadering waarin staat dat het oude bestuur de nieuwe bestuurder(s) volgens de regels heeft benoemd
- schriftelijk bewijs dat deze vergadering volgens de regels (zie statuten) georganiseerd is
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder
Stuur het formulier en de documenten ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres.
Let op: heeft de stichting een onderneming en zijn de nieuwe bestuurders natuurlijke personen? Gebruik dan formulier 11 Functionarissen van een rechtspersoon inschrijven. Dan geldt een persoonlijke identificatieplicht. Maak hiervoor online een afspraak op een KVK-kantoor door in te loggen met DigiD.
Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens
Wijzigt het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de stichting ook? Gebruik dan formulier 14 Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging. Stuur daarna de ingevulde en ondertekende formulieren samen met de eerder genoemde documenten naar het KVK-postadres.
UBO-register
Een stichting is verplicht UBO's in te schrijven in het UBO-register. Gebruik hiervoor formulier 31 Inschrijving UBO voor een stichting. UBO van stichting inschrijven. Stel vast wie de UBO’s zijn van de stichting via de voorbereiding op UBO’s inschrijven.
Geen (oud) bestuurders meer?
Als de laatste bestuurder uittreedt, staat in de statuten wat er met de stichting gebeurt: ontbinding, of benoeming nieuw bestuur.
Zijn er geen (oud) bestuurders meer? En zijn er geen commissarissen of leden van een raad van toezicht die volgens de statuten een bestuurder kunnen benoemen? Kijk dan of in de statuten vermeld staat wat je kunt doen. Staat er niets? Dan kan de rechtbank bestuurders benoemen. Een belanghebbende (bijvoorbeeld een vrijwilliger die bij die stichting werkt) óf het openbaar ministerie kunnen hiervoor een aanvraag doen.
De ondertekenlink is vijftien dagen geldig. Helaas is het niet mogelijk om een nieuwe ondertekenlink te ontvangen. Lukt het niet om alle bestuurders binnen vijftien dagen te laten ondertekenen? Schrijf nieuwe bestuursleden dan één voor één in, in plaats van meerdere tegelijk.
Blijf op de hoogte
Ontvang belangrijk nieuws en nuttige tips voor je stichting, vereniging of vve. Meld je aan en we helpen je met informatie om de juiste keuzes te maken voor jouw organisatie.