Incassobureau inschakelen? Hier let je op
- KVK Redactie
- How to
- Bijgewerkt 24 november 2025
- 2 min
- Runnen en groeien
- Geldzaken, Wetten en regels
Je hebt van alles geprobeerd, maar je klant betaalt je rekening niet. Je hebt je administratie gecheckt en aan jouw kant is er niets fout gegaan. Tijd om een incassobureau in te schakelen. Hier moet je op letten.
Houvast voor ondernemers
Je bent druk met je zaak. Ondertussen krijg je te maken met allerlei wetten en regels. Met de kennis van KVK weet je wat je wel of niet moet doen.
Een helpt je om onbetaalde rekeningen betaald te krijgen. Zonder dat daar meteen een rechter voor nodig is. Het bureau kan namens jou contact opnemen met een klant die schulden bij je heeft, een betalingsherinnering versturen en je advies geven.
Houd er rekening mee dat een incassobureau inschakelen een serieuze stap is. Het heeft waarschijnlijk gevolgen voor de relatie met je klant. Ook krijg je te maken met wetten en regels voor incasso's. Als beslis je zelf hoe ver je wil gaan om je klant te laten betalen.
Hier let je op
Betaalt een klant niet op ? Dan stuur je een . Dat ben je verplicht als je klant een is. De klant krijgt dan veertien dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. En hoeft nog geen extra kosten te betalen. Bij zakelijke klanten ben je niet verplicht om een betalingsherinnering te sturen, maar dat is wel verstandig. Betaalt de klant na jouw herinnering nog steeds niet, dan stuur je een met .
Je kunt zelf proberen je geld te krijgen of een incassobureau inschakelen. Vergelijk verschillende incassobureaus: vraag offertes op en lees (online) beoordelingen. Er zijn ook keurmerken voor incassobureaus. Denk aan het Incasso voor leden van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) en het Keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren . In het kun je zien welke bureaus incassodiensten mogen uitvoeren zonder dat er een rechter bij betrokken is.
Wet kwaliteit incassodienstverlening
Incassobureaus moeten zich houden aan de Wet kwaliteit incassodienstverlening . De wet helpt voorkomen dat incassobureaus zich onprofessioneel, oneerlijk of agressief gedragen. Personeel moet bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Ook moet het bureau duidelijk uitleggen welk bedrag wordt geëist en waarom. De Wki geldt voor incasso's waarbij (nog) geen rechter betrokken is.
Dit lever je aan
Om je goed te kunnen helpen, vraagt het incassobureau om zoveel mogelijk informatie en bewijs. Verzamel bijvoorbeeld een kopie van je rekening, de betalingsherinnering(en) en andere berichten die je aan je klant hebt gestuurd.
Soms vraagt een incassobureau ook om meer documenten. Zoals een bewijs dat je het product of de dienst hebt geleverd. Of je algemene voorwaarden. Hoe meer informatie je aanlevert, hoe beter het bureau voor je aan de slag kan. Let er wel op dat jij en het bureau netjes omgaan met de van je klant. Jullie moeten je houden aan de privacywet.
Volgende stappen
Als het incassobedrijf geen antwoord krijgt op de incassobrief, bellen ze vaak eerst met je klant. Ze bespreken de situatie en stellen een betalingsregeling voor. Als er opnieuw geen reactie komt, volgt meestal een tweede aanmaning. Is je rekening na alle pogingen nog steeds niet betaald? Dan kun je juridische stappen . Hiervoor schakel je een deurwaarder of in. Zij kunnen ook naar de rechter gaan.
Kosten voor incasso
Volgens de wet mag een incassobureau maximaal 15 procent kosten over een rekening tot 2.500 euro. De minimale kosten zijn 40 euro en maximaal 375 euro. De meeste incassobureaus brengen pas kosten in rekening als je klant alsnog betaalt. De kosten voor het incasso zijn voor je klant.
