Incassobureau inschakelen? Hier let je op
- KVK Redactie
- How to
- Bijgewerkt 10 juli 2026
- 2 min
- Runnen en groeien
- Geldzaken, Wetten en regels
Je hebt van alles geprobeerd, maar je klant betaalt je rekening niet. Je hebt je administratie gecheckt en aan jouw kant is er niets fout gegaan. Dan kun je een incassobureau inschakelen. Lees hoe je dat doet en waar je op moet letten.
Inzicht in verzekeringen
De KVK Verzekeringscheck helpt je je verzekeringen te kiezen
Een helpt je om onbetaalde rekeningen betaald te krijgen. Zonder dat daar meteen een rechter voor nodig is. Het bureau kan namens jou contact opnemen met een klant die schulden bij je heeft, een betalingsherinnering versturen en je advies geven.
Houd er rekening mee dat een incassobureau inschakelen een serieuze stap is. Het heeft waarschijnlijk gevolgen voor de relatie met je klant. Ook krijg je te maken met wetten en regels voor incasso's. Als beslis je zelf hoe ver je wil gaan om je klant te laten betalen.
Hier let je op
Betaalt een klant niet op en wil je een incassobureau inschakelen? Zorg dat je de stappen neemt die volgens de wet verplicht zijn. Anders kan je klant bezwaar maken tegen de incassokosten.
Eerst stuur je per post of e-mail een . Ook wel veertiendagenbrief of Wik-brief genoemd. Dat ben je verplicht als je klant een is. De klant krijgt dan veertien dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. En hoeft nog geen extra kosten te betalen.
Wanneer gaan de veertien dagen in?
De veertien dagen gaan pas in nadat de klant je brief heeft ontvangen. Zet dit ook op de brief, bijvoorbeeld: U dient te betalen binnen veertien dagen vanaf de dag nadat u deze brief heeft ontvangen.
Zet in deze brief alvast wat de kosten zijn als de klant niet binnen veertien dagen betaalt:
- wettelijke rente
- incassokosten
- kosten voor een rechtszaak
Ben je vrijgesteld van btw? Dan tel je de btw bij de incassokosten op.
Zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten is een betalingsherinnering sturen niet verplicht, maar dat is wel verstandig. Betaalt de klant na jouw herinnering nog steeds niet, dan stuur je een met .
Incassobureau kiezen
Vergelijk verschillende incassobureaus: vraag offertes op en lees (online) beoordelingen. Er zijn ook keurmerken voor incassobureaus. Denk aan het Incasso voor leden van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) en het Keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren . In het kun je zien welke bureaus incassodiensten mogen uitvoeren zonder dat er een rechter bij betrokken is.
Wet kwaliteit incassodienstverlening
Incassobureaus moeten zich houden aan de Wet kwaliteit incassodienstverlening . De wet helpt voorkomen dat incassobureaus zich onprofessioneel, oneerlijk of agressief gedragen. Personeel moet bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Ook moet het bureau duidelijk uitleggen welk bedrag wordt geëist en waarom. De Wki geldt voor incasso's waarbij (nog) geen rechter betrokken is.
Dit lever je aan
Om je goed te kunnen helpen, vraagt het incassobureau om zoveel mogelijk informatie en bewijs. Verzamel bijvoorbeeld een kopie van je rekening, de betalingsherinnering(en) en andere berichten die je aan je klant hebt gestuurd.
Soms vraagt een incassobureau ook om meer documenten. Zoals een bewijs dat je het product of de dienst hebt geleverd. Of je algemene voorwaarden. Hoe meer informatie je aanlevert, hoe beter het bureau voor je aan de slag kan. Let er wel op dat jij en het bureau netjes omgaan met de van je klant. Jullie moeten je houden aan de privacywet.
Volgende stappen
Het incassobureau neemt contact op met je klant. Ze bespreken de situatie en stellen een betalingsregeling voor. Als er opnieuw geen reactie komt, volgt meestal een tweede aanmaning. Is je rekening na alle pogingen nog steeds niet betaald? Dan kun je juridische stappen . Hiervoor schakel je een deurwaarder of in. Zij kunnen ook naar de rechter gaan.
Kosten voor incasso
Volgens de wet mag een incassobureau maximaal 15 procent kosten over een rekening tot 2.500 euro. Voor hogere rekeningen zijn de percentages lager. De meeste incassobureaus brengen pas kosten in rekening als het incasso is gelukt. Maar kijk altijd wat hierover in het contract met je incassobureau staat, want er kunnen uitzonderingen zijn. De kosten voor het incasso zijn voor je klant.
