Je klant betaalt niet? Zo schakel je hulp in

Je hebt van alles geprobeerd, maar je klant betaalt je factuur niet. Je hebt je administratie gecheckt en er is aan jouw kant niets fout gegaan. Tijd om een incassobureau in te schakelen. Maar waar let je op en wat moet je doen? Ontdek hoe je een incassotraject start.

Een incassobureauhelpt je bij het innen van onbetaalde facturen, zonder dat daar meteen een rechter voor nodig is. Zo kan het bureau namens jou contact opnemen met degene die schulden bij je heeft, een betalingsherinnering versturen en je advies geven. Houd er rekening mee dat zo’n traject een serieuze stap is en mogelijk gevolgen heeft voor de relatie met je klant. Als schuldeiser beslis je zelf hoe ver je wil gaan om je klant te laten betalen.

Hier let je op

Voordat je een incassotraject start, stuur je een betalingsherinneringnaar je klant nadat de betalingstermijnis afgelopen. Dit ben je verplicht als je klant een consument is. Die krijgt dan veertien dagen de tijd om de factuur alsnog zonder extra kosten te betalen. Bij zakelijke klanten ben je niet verplicht een betalingsherinnering te sturen, maar dit is wel verstandig. Na de herinnering volgt een aanmaning met incassokosten.

Je kunt zelf een incassotraject starten of een incassobureau inschakelen. Ga je voor die laatste optie, kies dan een incassobureau dat gespecialiseerd is in jouw branche. Let ook op zaken als reputatie, ervaring, slagingspercentage en transparantie in de tarieven en werkwijze van het bureau. Online kun je offertes opvragen en recensies lezen. Zo vergelijk je de verschillende aanbieders en maak je een keuze.

Wet kwaliteit incassodienstverlening

Incassodienstverleners moeten zich sinds 1 april 2024 verplicht registreren en zich houden aan de kwaliteitseisen die de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) stelt. In het incassoregister zie je welke bureaus geregistreerd staan. Ook zie je welke bureaus incassodiensten mogen aanbieden en uitvoeren zonder tussenkomst van een rechter. De Wki zorgt ervoor dat schuldeisers beter kunnen weten wat incassodienstverleners voor hen kunnen betekenen. De wet moet onprofessionele, oneerlijke of agressieve incassopraktijken voorkomen. Zo is ook degene met schulden beter beschermd.

Naast de verplichte registratie zijn er ook verschillende keurmerken voor incassobureaus. Denk aan het Incasso Keurmerkvoor leden van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) en het Keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren (SVI).

Dit lever je aan

Om je goed te kunnen helpen, vraagt het incassobureau om zoveel mogelijk informatie en bewijs. Verzamel bijvoorbeeld een kopie van je factuur, de betalingsherinnering(en), berichten die je met je klant hebt uitgewisseld per mail of WhatsApp en eventueel andere relevante informatie.

Soms vraagt een incassobureau ook om een bewijs van levering van je product of dienst, algemene voorwaarden of overeenkomsten. Hoe meer informatie je aanlevert, hoe beter het bureau voor je aan de slag kan. Let er wel op dat jij en het bureau zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van je klant. Jullie moeten je houden aan de privacywet.

Vervolgstappen

Als het incassobedrijf geen antwoord krijgt op de incassobrief, bellen ze vaak eerst met je klant om de situatie te bespreken en een betalingsregeling voor te stellen. Als er opnieuw geen reactie komt, volgt meestal een tweede aanmaning. Is je factuur na alle inspanningen nog steeds niet betaald? Dan kun je juridische stappen overwegen. Hiervoor schakel je een deurwaarder of incasso-advocaatin. Zij kunnen een gerechtelijke procedure starten. Dit betekent dat een rechter naar de zaak gaat kijken.

Kosten

Volgens de wet mag een incassobureau maximaal vijftien procent berekenen over een factuurbedrag tot 2.500 euro, met een minimumbedrag van veertig euro. De meeste incassobureaus werken op no-cure-no-pay-basis: je betaalt alleen als het ze lukt om de klant alsnog je factuur te laten betalen. De kosten daarvan zijn voor je klant.