Veilig zakendoen

Veilig zakendoen? Check het Handelsregister

KVK legt van iedere onderneming en andere rechtspersonen vast wat de handelsnaam is, op welke adres hij gevestigd is en wie bijvoorbeeld tekenbevoegd en aansprakelijk is. Je kunt deze bedrijfsgegevens 24/7 opvragen. Weet met wie je zakendoet en voorkom dat je wordt opgelicht.

Laat je niet verrassen door een online-aanbieder die helemaal geen bedrijf blijkt te hebben. Of iemand die zich voordoet als verkoper van een bedrijf waar hij niet blijkt te werken. Controleer de gegevens van je – nieuwe - zakenpartner in het KVK Handelsregister voor je een overeenkomst sluit of grote aankoop of levering doet. Maak gebruik van onderstaande checklist.

Checklist Handelsregister

1. Staat mijn klant of leverancier ingeschreven?

Zoek in het Handelsregister naar de bedrijfsnaam of handelsnaam van je klant of leverancier en je ziet direct of hij staat ingeschreven, onder welk inschrijfnummer en op welk adres. Sluit je een contract af? Controleer of de gegevens in het contract overeenkomen met die in het Handelsregister. Let erop dat in het contract de juiste naam en rechtsvorm van je zakenpartner vermeld staan. Controleer ook wie er namens het bedrijf tekenbevoegd is. Het goed vastleggen van de gegevens van jou en je zakenpartner bij het afsluiten van een contract is belangrijk. In de praktijk gaat dit regelmatig mis waardoor niet duidelijk is met wie je de overeenkomst sluit. Je loopt hierdoor bijvoorbeeld het risico dat jij goederen levert die niet betaald worden.

Twijfels

In het Handelsregister kunnen gegevens worden voorzien van een aantekening ‘in onderzoek’. Dit doet KVK wanneer er twijfels zijn over de juistheid van een bepaald gegeven, bijvoorbeeld het vestigingsadres. KVK stelt dan een onderzoek in en gaat eventuele onjuistheden herstellen. Gedurende het onderzoek blijft de registratie in het Handelsregister ongewijzigd. Let dus op wanneer je ’in onderzoek’ ziet staan. Je kunt dan niet zonder meer vertrouwen dat de gegevens juist zijn.

2. Hoe weet ik of mijn zakenpartner failliet is?

Voordat je zakendoet wil je natuurlijk zeker weten dat je zakenpartner niet failliet is. Je wilt namelijk geen producten of diensten leveren aan een bedrijf dat niet kan betalen. In het Handelsregister controleer je of een bedrijf failliet is of in surseance verkeerd. Surseance houdt in dat het bedrijf financiële problemen heeft en van de rechter uitstel van betaling heeft gekregen. Het bedrijf hoeft dan de rekeningen niet direct te betalen. Ook schuldsaneringen vind je terug in het Handelsregister. Dit is het geval als de onderneming geen rechtspersoon zoals een bv maar bijvoorbeeld een eenmanszaak is. Ook bij een schuldsanering kan een ondernemer zijn schulden niet meer betalen.

3. Met wie doe ik zaken?

De eigenaren, vennoten, bestuurders en/of gevolmachtigden van een bedrijf vind je in het uittreksel Handelsregister. Hierin staan ook andere actuele bedrijfsgegevens zoals adres, bedrijfsactiviteiten, aantal werkzame personen en oprichtingsdatum. Controleer deze gegevens om te weten met wie je zakendoet.

Wees kritisch

Ga na of het product of de dienst die het bedrijf jou aanbiedt, overeenkomt met de geregistreerde bedrijfsactiviteiten in het Handelsregister. Wees kritisch met wie je zakendoet want er zijn op internet nepbedrijven actief die bezoekers proberen op te lichten. Denk aan een holding of beheer BV die zogenaamd exportproducten verkoopt maar uiteindelijk nooit levert. Controleer ook de andere bedrijfsgegevens, zoals het adres. Wees bijvoorbeeld alert wanneer een groothandel met een breed assortiment gevestigd is op een woonadres. Hier kan een oplichter actief zijn. Zoek daarnaast informatie over het bedrijf op internet. Wat zijn de ervaringen van andere kopers?

4. Hoe zit het met de aansprakelijkheid van mijn zakenpartner?

De rechtsvorm van het bedrijf van je zakenpartner bepaalt zijn aansprakelijkheid. Op het uittreksel Handelsregister zie je wat de rechtsvorm van een bedrijf is. Bij rechtsvormen die je direct kunt inschrijven in het Handelsregisters, zoals een eenmanszaak, is de aansprakelijkheid persoonlijk. Dit houdt in dat de eigenaar met zijn privévermogen voor 100% aansprakelijk is voor schulden. Bij rechtsvormen die je via de notaris opricht, zoals een besloten vennootschap, is de bestuurder niet persoonlijk aansprakelijk. Tenzij er sprake is van onbehoorlijk bestuur. In dat geval kan de bestuurder wel met zijn privévermogen aansprakelijk gesteld worden voor schulden.

Faillissement

Het is belangrijk om te weten met hoe het zit me de aansprakelijkheid van je zakenpartner. Bij een faillissement bijvoorbeeld heeft de rechtsvorm invloed op de kans dat jij als schuldeiser je geld krijgt of niet. Doe je zaken met de eigenaar van eenmanszaak, dan kun je mogelijk beslag laten leggen op zijn privévermogen. Maar doe je zaken met een bestuurder van een lege bv, dan kun je waarschijnlijk fluiten naar je geld als het bedrijf failliet gaat. Een lege bv wordt namelijk niet meer gebruikt en heeft daardoor geen baten of schulden meer.

Schade

Weten hoe het zit met de aansprakelijkheid van je zakenpartner is ook belangrijk in het geval van schade. Stel je huurt een bouwbedrijf in voor het verbouwen van je bedrijfspand. Door een defect valt een bouwkraan door de voorkant van je pand. Op dat moment is het belangrijk wie je aansprakelijk kunt stellen voor de schade.

5. Welke historische gegevens van mijn zakenpartner vind ik in het Handelsregister?

KVK heeft informatie over:

  • De wijzigingen in de belangrijkste gegevens van de gehele onderneming, zowel voor hoofd- als eventuele nevenvestigingen.
  • De tekenbevoegdheid van functionarissen zoals eigenaren, bestuurders en gevolmachtigden op een bepaald moment.
  • Alle eerdere vestigingsadressen, handelsnamen, functionarissen, rechtsvormen en bedrijfsomschrijvingen.
  • Een mogelijk faillissement van je klant in het verleden.

Deze historische informatie kun je opvragen. Deze informatie is bijvoorbeeld van belang als je in het verleden een contract hebt afgesloten met een bedrijf en onduidelijk is wie op dat moment tekenbevoegd was. Stel je hebt een 5-jarig contract afgesloten met een bedrijf. Na 2 jaar krijgt het bedrijf een nieuwe eigenaar en deze wil het contract beëindigen. Het bedrijf geeft aan dat het contract destijds is ondertekend door een inmiddels ontslagen medewerker die niet tekenbevoegd was. In de historie kun je controleren of dit inderdaad het geval is en het bedrijf de overeenkomst mag beëindigen.

6. Hoe staat mijn zakenpartner er financieel voor?

Bepaalde rechtsvormen zoals bv’s en nv’s zijn wettelijk verplicht hun jaarrekening aan te leveren, oftewel te deponeren, bij KVK. Een jaarrekening geeft inzicht in financiële ontwikkeling, kredietwaardigheid en financiële positie van een onderneming. Als je zakenpartner zijn jaarrekening heeft gedeponeerd kun je deze bestellen. Zo controleer je of je zakenpartner geld heeft om jouw rekeningen te betalen.

7. Hoe ziet de structuur van het concern van mijn zakenpartner eruit?

Een concern is een groot bedrijf met veel dochterondernemingen. Anders gezegd een holding met daaronder verschillende werkmaatschappijen. Hierdoor is het niet altijd duidelijk met welke onderneming je precies zakendoet. Voorkom misverstanden en verdiep je in de structuur van het concern. Gegevens over concernrelaties bestel je bij KVK. Hiermee krijg je een overzicht van de structuur van het concern waar je zakenpartner bij hoort en stel je vast wie de moedermaatschappij is.

8. UBO: wie zijn de uiteindelijk belanghebbende van mijn zakenpartner?

Iedere organisatie heeft 1 of meer zogeheten Ultimate Beneficial Owners (UBO's). UBO's zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van een organisatie of er het uiteindelijke zeggenschap over hebben. Denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. UBO’s staan ingeschreven in het UBO-register. Of je UBO's in moet schrijven hangt af van de rechtsvorm van je organisatie. Zo heeft een eenmanszaak geen UBO’s in te schrijven en een bv wel. Lees het antwoord op de 5 belangrijkste vragen over het UBO-register.

Het doel van het UBO-register is om financieel-economische criminaliteit te voorkomen, zoals witwassen van geld. Het UBO-register maakt transparant wie aan de touwtjes trekt bij een bedrijf. Hierdoor besluit jij beter geïnformeerd met wie je zaken wilt doen. Het vertelt je wie er bijvoorbeeld financieel belang heeft bij bepaalde beslissingen of zaken van een bedrijf. In het KVK uittreksel UBO-register zie je wie de UBO is van het bedrijf waarmee je zakendoet.

Bestel een compleet overzicht

Wil je in 1 keer alle beschikbare informatie over jouw zakenrelatie opvragen? Dat kan en is vooral handig als je zaken gaat doen met een nieuwe partner. Het bedrijfsprofiel toont het uittreksel Handelsregister, de historie, deponeringen en indien beschikbaar ook jaarrekeningen en concernrelaties.

Automatisch op de hoogte

Blijf automatisch op de hoogte van relevante wijzigingen in het Handelsregister van bedrijven waarmee jij zakendoet, zoals adres- en bestuurswijzigingen of faillissement. Of andere zaken die voor jou van belang zijn, zoals startende bedrijven in jouw branche of regio. Hiervoor neem je een mutatieabonnement. Hiermee houd je jouw klantenbestand compleet en actueel.

Meld onjuiste gegevens

Kloppen de gegevens van andere bedrijven in het Handelsregister niet volgens jou? Geef het aan ons door. Hiermee help je het Handelsregister actueel te houden.

Houd je gegevens actueel

Andere bedrijven kijken ook naar jouw gegevens. Je bent verplicht het Handelsregister actueel te houden en wijzigingen door te geven. Dat biedt zekerheid aan de mensen met wie je zakendoet. Wil je weten hoe je staat ingeschreven? Check hiervoor het Handelsregister.

Contoleer buitenlandse handelsrelatie

Doe je zaken in de het buitenland? Een buitenlandse handelsrelatie staat niet in het KVK Handelsregister maar zoek je op via een buitenlands register.

Meld fraude

Vermoed je dat je slachtoffer bent van fraude? Doe aangifte bij de politie en meld het ook bij de Fraudehelpdesk.

Wil je meer weten over de maatregelen die je kunt nemen en het herkennen van oplichters? Lees alles over fraude.
Jan van der Beek

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers over (duurzame) bedrijfshuisvesting, fraudepreventie en wet- en regelgeving. Ik heb kennis van data-analyse en een brede belangstelling voor regionale economische ontwikkelingen.

InspiratiePage