Hoe laat je je klant op tijd betalen?

Zo vergroot je de kans dat klanten op tijd betalen:

• Stap 1: Controleer je klant
• Stap 2: Spreek een betaaltermijn af
• Stap 3: Vraag een aanbetaling
• Stap 4: Factureer snel en duidelijk
• Bescherm jezelf met een eigendomsvoorbehoud
• Wat als je klant toch niet betaalt?

Stap 1: Controleer je klant

Controleer je klant voordat je zakendoet. Zo voorkom je verrassingen achteraf en verklein je het risico dat een klant niet betaalt.

Onderneming controleren

Controleer of de onderneming is ingeschreven in het KVK Handelsregister. Zo zie je wie namens de onderneming mag tekenen. Ook kun je controleren of er sprake is van een faillissement of een uitstel van betaling.

Consument controleren

Doe je vooral zaken met consumenten, mensen die geen bedrijf of organisatie zijn? Gaat het gaat om een groot bedrag? Dan kun je vragen of de klant een Eigen Inzage van het Bureau Krediet Registratie (BKR) wil delen. Een Eigen Inzage geeft geen volledig beeld van de financiële situatie van de klant, maar kan wel laten zien of iemand al bestaande kredieten en betalingsverplichtingen heeft.

Stap 2: Spreek een betalingstermijn af

De betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant de factuur moet betalen. Leg afspraken over de betalingstermijn vast voordat je een product levert of dienst uitvoert. Neem de betalingstermijn altijd op in je algemene voorwaarden en plaats het op je offerte, in de overeenkomst en op de factuur. Zo weet je klant wanneer de factuur betaald moet zijn en voorkom je discussies achteraf.

Wettelijke betalingstermijnen

Welke betalingstermijn geldt, hangt af van je klant: 

• Consumenten
  Voor consumenten is geen wettelijke betalingstermijn. Je bepaalt de termijn zelf, maar deze moet wel redelijk zijn.

• Bedrijven
  Een betalingstermijn van 30 dagen is gebruikelijk. De maximale wettelijke betalingstermijn voor bedrijven is 60 dagen. Tenzij er iets anders is afgesproken.

• Grootbedrijven
  Ben je zelfstandig ondernemer of heb je een mkb-onderneming en doe je zaken met een grootbedrijf, een bedrijf met meer dan 250 werknemers? Dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

• Overheden
  Overheden moeten facturen binnen 30 dagen betalen.

Stap 3: Vraag een aanbetaling

Met een aanbetaling ontvang je alvast een deel van het bedrag. Dat geeft meer zekerheid dat de klant de opdracht wil laten doorgaan en betaalt. Voor producten kun je consumenten verplichten om maximaal 50 procent van het aankoopbedrag vooraf te betalen. Voor diensten geldt geen wettelijk maximum. Hoe hoog de aanbetaling is, spreek je af met je klant. Neem afspraken over een aanbetaling altijd op in je algemene voorwaarden.

Stap 4: Factureer snel en duidelijk

Stuur de factuur bij voorkeur direct nadat je een product hebt geleverd of een dienst hebt uitgevoerd. Hoe sneller je factureert, hoe groter de kans dat je klant op tijd betaalt. Stuur de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand dat je het product hebt geleverd of dienst hebt uitgevoerd. Voorbeeld: Lever je op 20 oktober? Dan verstuur je de factuur uiterlijk op 15 november.

Maak betalen voor de klant zo eenvoudig mogelijk. Dat vergroot de kans op snelle betaling. Denk aan een betaalverzoek via je bankapp of een e-factuur. Vraag ook welke betaalmethode je klant het liefst gebruikt. Je kunt daarnaast een korting of een extra product aanbieden aan klanten die snel betalen.

Bescherm jezelf met eigendomsvoorbehoud

Lever je producten? Dan kan een eigendomsvoorbehoud je extra zekerheid geven als een klant niet betaalt. Met een eigendomsvoorbehoud blijft het geleverde product van jou totdat de klant heeft betaald. Betaalt de klant niet, dan kun je het product terughalen. Neem een eigendomsvoorbehoud op in je algemene voorwaarden.

Wat als je klant toch niet betaalt?

Betaalt een klant niet binnen de afgesproken termijn, neem dan eerst contact op. Soms is een factuur vergeten of kwijt. Betaalt je klant niet binnen een paar dagen, stuur dan een betalingsherinnering. Helpt dat ook niet, dan kun je verdere stappen nemen, zoals een aanmaning of incassotraject.