Algemene voorwaarden deponeren

Je algemene voorwaarden deponeer je bij KVK of de rechtbank. Dit is niet verplicht, maar kan handig zijn.

In de volgende situaties is het verstandig je algemene voorwaarden bij KVK te deponeren:

  • Wanneer je jouw voorwaarden niet aan je klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld in het geval van telefonische verkoop. Op die manier kan je klant ze toch opvragen en inzien.
  • Bij twijfel en om te dienen als bewijs. Zo voorkom je dat er discussie ontstaat over welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam.

Hoe deponeer ik algemene voorwaarden?

Het deponeren van de algemene voorwaarden gaat als volgt:

  • Lever per voorwaarden en per vertaling een apart document op A4-formaat in. Heb je bijvoorbeeld aparte algemene inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden, dan lever je dus twee documenten in.
  • Maak je voorwaarden op in een Word- of PDF-bestand. De tekst moet duidelijk leesbaar zijn. Wanneer je kiest voor het lettertype Arial moet de lettergrootte minimaal 10 zijn. Wanneer je kiest voor een ander lettertype dan mag de lettergrootte niet kleiner zijn dan Arial 10.
  • Voorzie het document van je bedrijfsnaam en stuur dit naar:

    algemene.voorwaarden@kvk.nl

    of

    Kamer van Koophandel
    postbus 106
    3440 AC Woerden

Na ontvangst sturen wij je een bevestigingsbrief met de datum van deponering en een factuur.

Wat zijn de kosten?

Het deponeren van algemene voorwaarden kost 18 euro per document per kalenderjaar. Ieder document telt als een aparte deponering. Voorbeeld: je deponeert algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels. Je betaalt dan in totaal voor 4 deponeringen.

Factuur deponering

Na het deponeren ontvang je van ons een factuur (voorbeeld). Heb je in het verleden een machtiging voor automatische incasso afgegeven, dan staat dat vermeld op de factuur. In dit geval hoef je verder niets te doen, het factuurbedrag wordt automatisch afgeschreven. Per kalenderjaar ontvang je opnieuw een rekening van ons.

Wijzigingen doorgeven

Voor het doorgeven van wijzigingen deponeer je de volledig nieuwe versie van de algemene voorwaarden. Vermeld bij deze deponering duidelijk dat het gaat om de vervanging van de reeds gedeponeerde algemene voorwaarden.

Deponering stopzetten

Je zet je deponering stop door een e-mail te sturen naar algemene.voorwaarden@kvk.nl met onderwerp: 'stopzetting algemene voorwaarden'. Je ontvangt hiervan vervolgens een schriftelijke bevestiging. Stopzetten kan op elk moment van het jaar vóór 31 december. Je ontvangt dan geen factuur meer voor het volgende jaar.

Controle algemene voorwaarden

KVK controleert je algemene voorwaarden niet. Deponering betekent dus niet dat je algemene voorwaarden ook aan alle wettelijke eisen voldoen. Laat deze daarom altijd controleren door een advocaat of juridisch adviseur.

Voorwaarden opvragen

Je klanten kunnen je voorwaarden opvragen. Dit kan met je KVK-nummer of via je bedrijfsnaam en de vestigingsplaats van je onderneming. Algemene voorwaarden zijn niet online beschikbaar. Je vraagt ze telefonisch bij ons op.

Branchevoorwaarden

Branchevoorwaarden worden gedeponeerd door de branchevereniging zelf. Het is voor ondernemers niet mogelijk om branchevoorwaarden te deponeren onder hun onderneming. Heb je vragen over de branchevoorwaarden neem dan contact op met de betreffende branchevereniging.

Meer informatie

Lees meer over de algemene voorwaarden en hoe je deze opstelt.

Heeft deze informatie je geholpen?