Algemene voorwaarden deponeren

Uw algemene voorwaarden deponeert u bij de KvK of de rechtbank. Dit is niet verplicht, maar kan handig zijn.

In de volgende situaties is het verstandig uw algemene voorwaarden bij de KvK te deponeren:

  • Wanneer u uw voorwaarden niet aan uw klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld in het geval van telefonische verkoop. Op die manier kan uw klant ze toch opvragen en inzien.
  • Bij twijfel en om te dienen als bewijs. Zo voorkomt u dat er discussie ontstaat over welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam.

Hoe deponeer ik algemene voorwaarden?

Het deponeren van de algemene voorwaarden gaat als volgt:

  • Lever per voorwaarden en per vertaling een apart document in. Heeft u bijvoorbeeld aparte algemene inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden, dan levert u dus twee documenten in.
  • Maak uw voorwaarden op in een Word- of Pdf-bestand met lettergrootte 10 of groter. Voorzie het document van uw bedrijfsnaam en stuur dit naar:

    algemene.voorwaarden@kvk.nl

    of

    Kamer van Koophandel
    postbus 106
    3440 AC Woerden

Na ontvangst sturen wij u een bevestigingsbrief met de datum van deponering en een factuur.

Wat zijn de kosten?

Het deponeren van algemene voorwaarden kost 18 euro per document per kalenderjaar. Ieder document telt als een aparte deponering. Voorbeeld: u deponeert algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels. U betaalt dan in totaal voor 4 deponeringen.

Factuur deponering

Na het deponeren ontvangt u van ons een factuur (voorbeeld). Heeft u in het verleden een machtiging voor automatische incasso afgegeven, dan staat dat vermeld op de factuur. In dit geval hoeft u verder niets te doen, het factuurbedrag wordt automatisch afgeschreven.

Wijzigingen doorgeven

Voor het doorgeven van wijzigingen deponeert u de volledig nieuwe versie van de algemene voorwaarden. Vermeld bij deze deponering duidelijk dat het gaat om de vervanging van de reeds gedeponeerde algemene voorwaarden.

Deponering stopzetten

U zet uw deponering stop door een e-mail te sturen naar algemene.voorwaarden@kvk.nl met onderwerp: ‘stopzetting algemene voorwaarden’. U ontvangt hiervan vervolgens een schriftelijke bevestiging. Stopzetten kan op elk moment van het jaar vóór 31 december. U ontvangt dan geen factuur meer voor het volgende jaar.

Controle algemene voorwaarden

De KvK controleert uw algemene voorwaarden niet. Deponering betekent dus niet dat uw algemene voorwaarden ook aan alle wettelijke eisen voldoen. Laat deze daarom altijd controleren door een advocaat of juridisch adviseur.

Voorwaarden opvragen

Uw klanten kunnen uw voorwaarden opvragen. Dit is mogelijk via uw KvK-nummer of via uw bedrijfsnaam en de vestigingsplaats van uw onderneming.

Meer informatie

Lees meer over de algemene voorwaarden en hoe u deze opstelt.