Duits personeel aanstellen, zo doe je dat

Nederlandse ondernemers die zakendoen met Duitsland geven aan dat ze steeds vaker Duits personeel aanstellen of een lokale vestiging openen. De markt is groot en verschilt sterk per regio. Met deze checklist weet je of je de werving van Duits personeel goed aanpakt.

Verkopen op de Duitse markt pak je anders aan dan in Nederland. Een vestiging met Duits personeel versterkt je aanwezigheid op de Duitse markt, je klant neemt je serieuzer en je bedient de markt op een manier die je klant gewend is. Een Duitse verkoper of countrymanager voelt vertrouwd. Dit heeft vaak een positief effect op het gevoel van veiligheid bij je klant. Daarnaast kan een Duits teamlid je op de cultuurverschillen tussen beide landen attent maken. Dit vergemakkelijkt het zakendoen.

Gebruik XING

Het digitale platform voor zakelijke gebruikers in Duitsland is XING. Net als LinkedIn biedt XING advertentiemogelijkheden, groepen en mogelijkheden voor bedrijven. Denk aan het werven van personeel of het vinden van nieuwe klanten.

Je kunt ook medewerkers werven door het plaatsen van een vacature op het Bundesagentur für Arbeit, vergelijkbaar met het UWV. Daarnaast biedt EURopean Employment Services (EURES) arbeidsbemiddeling in de grensstreek van Nederland en Duitsland aan.

Werf gericht

Maak gebruik van de kennis en contacten in je netwerk en werf gericht. Zet zoekopdrachten uit in de juiste regio en branche. Of schakel een op Duitsland gespecialiseerd werving- en selectiebureau in. Zij weten wat de werkgever en werknemer belangrijk vinden, gaan op zoek naar passende kandidaten en begeleiden het selectieproces, vaak tot en met het arbeidscontract.

Bereid het gesprek voor

Wat komt er nog meer bij kijken wanneer je Duits personeel aanstelt? Enrico Kretschmar weet er alles van. Hij is directeur van Gateway to Germany, gespecialiseerd in het werven van Duits personeel. “Het werken met Duits personeel is zeker even wennen. Dit begint al bij de sollicitatie. Een kandidaat wil direct in het eerste gesprek weten wat er verwacht wordt. Geen wollig verhaal op macroniveau. Denk aan omzettarget en marktaandeel. Hoeveel is dit nu en waar wil het bedrijf naartoe groeien? Bereid je gesprekken goed voor en overtuig je kandidaat op basis van concrete inhoud. Zo voorkom je teleurstelling bij de sollicitant en jezelf.”

Andere arbeidsvoorwaarden

Kretschmar licht zes belangrijke verschillen in arbeidsvoorwaarden toe:

• Salaris naar Duitse standaard. “Het salaris van Duitse medewerkers ligt vaak hoger dan je in Nederland misschien gewend bent. De onderhandelingsruimte is beperkt. Een Duitser geeft een gewenst brutosalaris op en verwacht dit bedrag uiteindelijk ook op de loonstrook.”
• Contract voor onbepaalde tijd. “In Duitsland zijn contracten voor bepaalde tijd ongebruikelijk. Bijvoorbeeld een jaarcontract. Een vast contract biedt zekerheid en geeft een gevoel van vertrouwen. Dit heeft een Duitse werknemer nodig om goed te functioneren.”
• Auto van de zaak. “Voor veel Duitsers is een auto van levensbelang. Vooral sales professionals houden met een auto hun imago hoog. De waarde en het automerk spelen een belangrijke rol in het aanzien van de verkoper.”
• Vakantiegeld en kerstgratificatie. “Naast een auto van de zaak, laptop en telefoon zijn het ‘Urlaubs- en Weihnachtsgeld’ gangbare extraatjes in de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit is een vrijwillige bijdrage vanuit de werkgever.”
• Onkostenvergoeding. “Graag in de vorm van een creditcard van de zaak. Duitsland kent een wettelijke onkostenvergoeding, ofwel Spesenpauschale. Maak duidelijke afspraken over de hoogte van de uitgaven voor hotelovernachtingen en vliegtickets. Zo hebben jullie beiden een kader.”
• Thuiswerkplek. “Duitse verkopers zijn vaak drie tot vier dagen onderweg en werken daarnaast thuis, vanuit hun 'Home-Office'. Kijk niet raar op wanneer je een onkostenvergoeding voor een bureaustoel, -tafel en soms zelfs stroom- of waterkosten ontvangt.”

Duits arbeidscontract

Het arbeidsrecht in Duitsland is anders dan in Nederland. Een Duitse werknemer zal een arbeidscontract naar Duits recht willen. Dit hoeft geen bezwaar te zijn en heeft ook voor jou voordelen:

• Wanneer je bedrijf tot tien werknemers heeft, is de ontslagbescherming voor je medewerkers beperkt. Je mag het contract ontbinden zonder bijzondere opgaaf van redenen. Hiervoor heb je geen goedkeuring van een instantie nodig. Wel moet je de afgesproken opzegtermijn in acht nemen.
• Bij meer dan tien medewerkers beschikken de werknemers wettelijk over een ruimere ontslagbescherming. Deze wet heet het Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Het ontslag moet sociaal gerechtvaardigd zijn om rechtsontvankelijk te zijn. Geldige redenen zijn bijvoorbeeld wangedrag van je werknemers of ontslag door faillissement.
• In Duitsland kan ziekte bij een personeelslid een persoonsgebonden oorzaak voor ontslag zijn. Onder aanvullende voorwaarden kan de werknemer voor ‘sociaal gerechtvaardigd ontslag’ in aanmerking komen. Volgens Nederlands recht betaal je een zieke werknemer voor de duur van twee jaar het salaris door. In Duitsland geldt een termijn van zes weken, waarna de ziektekostenverzekering, ofwel Krankenkasse, de uitbetaling overneemt tot een maximum van 72 weken.

Goed inwerken

De inwerkperiode verloopt in Duitsland doorgaans anders dan in Nederland. “Een Duitse medewerker wil goed ingewerkt worden. En dan bedoel ik niet een middag uitleg over welke ordner waar staat en hoe de systemen werken. Denk aan twee, drie of misschien wel vier weken meelopen binnen het bedrijf. Door de hele organisatie heen, om het bedrijf en de producten of diensten te leren kennen. Daar staat tegenover dat een goed ingewerkte medewerker na een half jaar zelfstandig kan werken. Je maakt afspraken en dingen gebeuren dan ook volgens de gemaakte afspraken. Wanneer je als directeur met vakantie gaat, geeft dat een fijn gevoel. Je laat alles met een gerust hart achter,” zegt Kretschmar lachend.

Regionale verschillen

Duitsland is groot en kent onderlinge verschillen, zoals bijvoorbeeld in salaris. “Zuid-Duitsland heeft de laagste werkeloosheidscijfers. Daar heerst absoluut een werknemersmarkt. De kandidaat geeft zelf zijn vergoeding aan. Of jij betaalt dat bedrag of een ander betaalt dit. Een senior-verkoper verdient bijvoorbeeld gemiddeld tussen de 70.000 en 90.000 euro per jaar. Dit bedrag is afhankelijk van de branche en regio en ligt iets hoger in Zuid-Duitsland. De eerlijkheid gebiedt mij te zeggen, dat deze persoon zijn salaris terugverdient in de omzet die hij voor je bedrijf behaalt.”

Duitse vestiging

Voor het aannemen van Duits personeel is een lokale vestiging geen verplichting. Deze strategische beslissing neem je zelf. Wanneer je bijvoorbeeld meer Duitse personeelsleden gaat aannemen of een auto van de zaak wilt, gaat dit fiscaal gemakkelijker met een Duitse vestiging. Maar je kunt een Duitse verkoper ook prima vanuit je Nederlandse bedrijf aanstellen. Vaak gebeurt dit met tussenkomst van een payrollbedrijf.

Tip

Als je personeel in Duitsland wilt aannemen, laat je dan bijstaan door een juridisch of fiscaal adviseur. Samen reken je door wat fiscaal en juridisch het meest gunstig voor jouw bedrijf is.