Alles over btw en internationaal zakendoen

Bij in- en verkoop krijg je met btw te maken. Dit is ook zo als je importeert en exporteert. Btw is de belasting die je betaalt over je omzet. Btw-regels verschillen als je zakendoet met partijen binnen of buiten de EU. Dan maakt het nog verschil of je goederen of diensten levert en of je klant ondernemer is of niet.

In dit artikel lees je hoe je met de btw-regels omgaat als je internationaal zakendoet. Verder krijg je uitleg over standaard btw-begrippen die je bij zakendoen met het buitenland tegenkomt. Bijvoorbeeld het éénloketsysteem OSS, btw verleggen, ICP en VIES.

• Btw-identificatienummer
• Kleineondernemersregeling
• Goederen exporteren
• Goederen importeren
• Dienstverlening buitenland
• Opgaaf ICP
• ABC-leveringen
• Betaalde btw terugvragen
• Leveringen aan particulieren
• VIES-website

Btw-identificatienummer

Ieder bedrijf krijgt een btw-identificatienummer van de Belastingdienst. Een uniek nummer dat bij je bedrijf hoort. Dit ‘btw-id’ gebruik je voor contacten met klanten en leveranciers in Nederland en andere EU-landen. Je zet dit nummer op je rekeningen. Een ander woord voor rekening is factuur. Als je via internet verkoopt, zet je btw-id dan duidelijk op je website. Zo weten je klanten zeker dat ze bij een bedrijf kopen.

Kleineondernemersregeling

Wanneer je de kleineondernemersregeling (KOR) gebruikt heb je vrijstelling voor de btw. Je berekent geen btw op je producten of diensten. De btw op kosten trek je niet als voorbelasting af. Je doet geen btw-aangifte en je houdt een minimale btw-administratie bij. 

KOR is een regeling van de Nederlandse Belastingdienst. Wanneer je bijvoorbeeld producten in het buitenland inkoopt, ontvang je een factuur met 0% btw. Als gebruiker van de KOR moet je de Nederlandse btw op deze inkoop wel betalen. Omdat je normaal gesproken geen btw-aangifte doet, ben je zelf verantwoordelijk voor de aangifte en betaling van die btw. Dit doe je via een incidentele aangifte omzetbelasting. Heb je buitenlandse klanten of leveranciers? En is de btw verlegd? Dan moet je toch aangifte omzetbelasting doen. Onderzoek dan of de KOR wel of niet interessant voor je is.

Goederen exporteren

Bij de export van goederen naar klanten binnen of buiten de EU maakt het uit of je klant ondernemer is of niet. Je klant heeft dan wel of geen btw-identificatienummer. Je mag niet zomaar Nederlandse btw aan buitenlandse afnemers berekenen. Soms moet je een btw-aangifte doen in het EU-land van je klant.

Leveringen binnen de EU

Dit voorbeeld laat zien hoe je de btw-regels gebruikt bij een levering binnen de EU.

Voorbeeld

Het Nederlandse bedrijf X ontwikkelt, maakt en levert over de hele wereld producten voor bodem- en wateronderzoek. X levert een partij grondboren aan een Italiaanse klant. Een transportbedrijf brengt de producten naar Italië.

Op de factuur van deze goederenlevering zet bedrijf X ‘0% btw’. De klant geeft de btw in Italië aan. X zet het eigen btw-identificatienummer en het btw-id van de klant op de factuur. Het bedrijf factureert met 0% btw en heeft daardoor extra factuureisen. Op de factuur zet X een tekst waaruit blijkt dat de zending een intracommunautaire levering is. Dit is een levering binnen de EU. Dit kan met de opmerking ‘tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968’ of ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’. Het bedrijf bepaalt zelf welke van deze twee opmerkingen die gebruikt en in welke taal. X controleert eerst het btw-id van de Italiaanse klant. Zo weet X zeker dat het nummer klopt en de Italiaanse klant een ondernemer is.

Bedrijf X meldt het gebruik van de 0% btw in diens btw-aangifte. In de btw-aangifte vult bedrijf X bij rubriek 3b; leveringen naar of diensten in landen binnen de EU, het bedrag aan omzet aan de Italiaanse klant in. Bedrijf X doet hiermee een intracommunautaire levering, een ICL. X meldt de levering ook in de opgaaf intracommunautaire prestaties, de ICP. 

Voor sommige goederen en in bijzondere situaties zijn er uitzonderingen op de 0%-btw-regel. Bijvoorbeeld als je klant geen ondernemer is. Gebruik bij twijfel het hulpmiddel ‘Leveren van goederen naar het buitenland’ van de Belastingdienst.

Voorgenomen aanpassing btw-regels

De Europese Commissie (EC) vindt het huidige btw-stelstel van business-to-business leveringen aan ondernemers in andere lidstaten te fraudegevoelig. De EC stelt daarom een grote aanpassing voor. In het nieuwe btw-stelsel breng je de btw in rekening van het EU-land van je klant. Via de One Stop Shop-regeling doe je daarna online aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst. Deze regeling noem je ook wel OSS of éénloketsysteem. Via dit systeem betaal je de verschuldigde btw in de andere lidstaat. Dit heet een intra-Unie levering.

Wanneer je afnemer een Certified Taxable Person (CTP) is, zet je geen btw op je factuur. Alleen bedrijven die voldoen aan bepaalde betrouwbaarheidseisen krijgen een CTP-status. Deze eisen zijn nu nog onbekend. Alle lidstaten moeten akkoord gaan met de voorgestelde wijziging van de EC. Het is nog onduidelijk wanneer het nieuwe btw-stelsel ingaat.

Leveringen buiten de EU

Dit voorbeeld laat zien hoe je de btw-regels gebruikt bij een levering buiten de EU.

Voorbeeld

Bedrijf X heeft een klant in China en zet 0% btw op de facturen aan deze klant. Bij een belastingcontrole bewijst X vanuit de administratie dat de geleverde goederen de EU hebben verlaten. Bijvoorbeeld met het uitvoerdocument van de douane, transportdocumenten en betalingsbewijzen. De omzet van deze en andere leveringen naar landen buiten de EU noemt het bedrijf in de btw-aangifte bij rubriek 3a; leveringen naar landen buiten de EU, uitvoer.

Bij uitvoer maakt het niet uit of je klant een bedrijf of persoon is. Woont een persoon buiten de EU? En haalt deze persoon goederen bij je af? En neemt die de goederen mee in de persoonlijke bagage naar diens land? Dan zijn er bijzondere regels.

Gebruik bij twijfel het hulpmiddel ‘Leveren van goederen naar het buitenland’ van de Belastingdienst. Dan weet je wat je met de btw moet doen en in welk land je btw betaalt. 

Afhalen

Soms laten buitenlandse klanten goederen afhalen. Ook dan heb je bewijs nodig dat deze goederen Nederland hebben verlaten. Laat je klant hiervoor altijd een vervoersverklaring ondertekenen. Met deze verklaring en je administratie over de levering bewijs je dat de goederen aan een klant in een ander land geleverd zijn.

Kun je bij een controle niet bewijzen dat de producten Nederland hebben verlaten? Dan betaal je achteraf toch btw via een naheffing. Ook kun je een boete krijgen. Lever bijvoorbeeld alleen met 0% aan vaste klanten. Bedrijven die je vertrouwt en al vaker probleemloos zendingen bij je afhaalden. Bij twijfel breng je Nederlandse btw in rekening. Je buitenlandse klant vraagt de betaalde btw via de Nederlandse Belastingdienst terug.

Goederen importeren

Koop je wel eens goederen bij een buitenlandse leverancier? Dan krijg je vaak een factuur met 0% btw. De btw bereken je dan zelf en meld je in je btw-aangifte. 

Inkopen binnen de EU

In dit voorbeeld lees je hoe je de btw-regels gebruikt als je binnen de EU goederen koopt. 

Voorbeeld

Bedrijf X koopt meetapparatuur voor grondwatermonitoring in Duitsland. X heeft een Nederlands btw-identificatienummer. De Duitse leverancier verzorgt de verzending naar Nederland. Vanuit Duitsland ontvangt X een factuur met 0% btw. Met deze inkoop doet X een intracommunautaire verwerving, een ICV. 

Over de gekochte meetapparatuur betaalt het bedrijf Nederlandse btw. Bedrijf X noemt de btw onder rubriek 4b; leveringen/diensten uit landen binnen de EU. In de aangifte vult X het inkoopbedrag van de factuur in bij ‘omzet’. Over dit bedrag berekent X zelf de omzetbelasting van 9% of 21% en vult dit in onder ‘omzetbelasting’. De btw-bedragen in rubriek 4b neemt X daarna mee in rubriek 5b; voorbelasting. Uiteindelijk betaalt X dus geen btw over de inkoop.

Voor sommige situaties zijn er andere btw-regels. Gebruik daarom het hulpmiddel ‘Intracommunautaire verwervingen’ van de Belastingdienst.

Inkopen buiten de EU

Bedrijf X koopt peilbuizen in Japan. Over de import van deze peilbuizen betaalt het bedrijf btw in het land waar de zending de EU binnenkomt. X krijgt vanuit Japan een factuur zonder btw op het moment van de aangifte ten invoer bij de douane. De douane berekent btw bij invoer meestal over de douanewaarde. Dit is:

• De inkoopprijs van de goederen, plus
• de extra kosten tot op de plaats van bestemming binnen de EU (commissie, verpakking, vervoer en verzekering), plus
• de belastingen en heffingen bij invoer, bijvoorbeeld de betaling van invoerrechten. De btw valt buiten deze belastingen.

Het bedrijf laat alle goederen in Nederland binnenkomen en betaalt bij invoer direct btw. X heeft recht op aftrek en zet de betaalde btw onder rubriek 5b; voorbelasting in de btw-aangifte. Uiteindelijk betaalt het bedrijf geen btw over deze inkoop. Vooraf betaalt X wel de btw. Dit werkt hetzelfde als voor je Nederlandse inkopen.

Vergunning artikel 23

X importeert regelmatig producten. Het bedrag aan betaalde btw groeit en heeft gevolgen voor de liquide middelen van het bedrijf. Het geld dat op de bankrekening staat. Daarom vraagt X een Artikel-23-vergunning aan bij de Belastingdienst. Met deze vergunning verlegt het bedrijf de btw naar de btw-aangifte en trekt de btw direct als voorbelasting af. Deze mogelijkheid noem je ook wel de verleggingsregeling. Het bedrijf doet wel invoeraangifte bij de douane, maar betaalt de btw op dat moment niet. X berekent zelf de btw op de inkoopwaarde en meldt deze onder rubriek 4a; leveringen/diensten uit landen buiten de EU. De berekende btw trekt X als voorbelasting onder 5b af. Uiteindelijk betaalt het bedrijf niets.

Dienstverlening buitenland

Als je diensten verleent aan buitenlands bedrijven verleg je meestal de btw naar je klanten. Zij berekenen dan zelf de lokale btw en betalen deze in hun eigen land. Bij het leveren van diensten aan buitenlandse personen of organisaties zonder btw-id maakt het niet uit of je klanten in een ander EU-land of buiten de EU gevestigd zijn.

Btw verlegd

Bij de verleggingsregeling verlegt de leverancier de btw naar de klant. Voor verleende diensten stuur je klanten in andere EU-landen een factuur zonder btw. Je klanten betalen de btw in hun eigen land. Of je ontvangt een factuur van een EU-dienstverlener met de tekst ‘btw verlegd’. Dan ben je zelf verantwoordelijk voor het aangeven van de btw in Nederland.

Hieronder wordt het verleggen van btw en hoe je dit invult in je btw-aangifte uitgelegd met een paar voorbeelden.

Diensten aan bedrijven in andere EU-landen

Een Nederlandse fotograaf maakt foto’s voor een Duits bedrijf en verlegt de btw naar de klant. De Duitse klant betaalt de btw daarna in Duitsland. De fotograaf zet het eigen btw-identificatienummer en dat van de klant op de factuur. Verder zet de fotograaf op de factuur: ‘Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers’. De Engelse tekst voor 'btw verlegd' is 'reverse charge'. Vooraf controleert de fotograaf het btw-id van de Duitse klant op de website van de Europese Commissie. En weet zo zeker dat de Duitse klant een ondernemer is.

In de btw-aangifte vult de fotograaf bij rubriek 3b; leveringen naar of diensten in landen binnen de EU het omzetbedrag aan de Duitse klant in. De fotograaf voert hiermee een intracommunautaire prestatie, een ICP uit en meldt de dienst ook in de opgaaf ICP.

Voor sommige diensten zijn er uitzonderingen. Bijvoorbeeld bij personenvervoer, cateringdiensten of als je werkzaamheden aan onroerend goed in het buitenland doet. De belastingdienst in het andere EU-land bepaalt dan of je de btw mag verleggen naar je klant of dat je buitenlandse btw in rekening moet brengen. In het laatste geval meld je je bedrijf aan bij de buitenlandse belastingdienst.

Diensten inkopen in een ander EU-land

Voor het aanpassen van digitale foto’s gebruikt de fotograaf een softwarepakket van een Franse leverancier. Deze leverancier stuurt elke maand een factuur met de opmerking ‘Autoliquidation de la TVA’. De verlegde btw op deze factuur vult de fotograaf in Nederland in onder rubriek 4b; levering/diensten uit landen binnen de EU.

De waarde van de factuur zet de fotograaf onder ‘omzet’. De omzetbelasting van 9% of 21% berekent die zelf over de ingevulde waarde en vult dit in onder ‘omzetbelasting’. De fotograaf kan betaalde btw over zakelijk ingekochte goederen of diensten aftrekken als voorbelasting in rubriek 5b. Samen met de onder 4b ingevulde bedragen aan omzetbelasting. Uiteindelijk betaalt de fotograaf niets.

Diensten aan bedrijven buiten de EU

Soms maakt de fotograaf foto’s voor een Zwitsers bedrijf. Voor het leveren van diensten aan bedrijven buiten de EU gelden de btw-regels van dat land. De fotograaf stuurt een factuur zonder Nederlandse btw. En vraagt aan de Zwitserse belastingdienst of aangifte nodig is en hoe dit werkt. In de btw-aangifte meldt de fotograaf de dienstverlening aan het Zwitserse bedrijf niet. In het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ vind je meer uitleg over de btw-regels.

Diensten van bedrijven buiten de EU

Bij drukte laat de fotograaf foto’s bij een Indiaas bedrijf bewerken. Hiervoor stuurt het bedrijf in India een factuur zonder btw. De fotograaf is zelf verantwoordelijk voor de aangifte van de btw in Nederland. En doet dit onder rubriek 4a; leveringen/diensten uit landen buiten de EU. De fotograaf berekent zelf de btw op de factuurwaarde en trekt de btw als voorbelasting af onder 5b. Uiteindelijk betaalt die niets.

Verrekening van de btw mag alleen als je recht hebt op btw-aftrek. Diensten die in Nederland zijn vrijgesteld van btw of onder het 0% tarief vallen, meld je niet in je btw-aangifte.

Diensten aan consumenten

Af en toe maakt de fotograaf foto’s voor particulieren of organisaties zonder btw-id en brengt Nederlandse btw in rekening. Het maakt niet uit of je diensten verleent aan klanten binnen of buiten de EU. Wel controleert de fotograaf met het hulpmiddel van de Belastingdienst of er uitzonderingen zijn.

Digitale diensten

Voor digitale diensten als telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten gelden andere regels. Deze diensten zijn belast in het land waar je klant woont of gevestigd is. Het maakt niet uit of je klant een particulier of ondernemer is. Met het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ van de Belastingdienst weet je in welk land de digitale dienst belast is en wat je met de btw moet doen.

Opgaaf ICP

Voor leveringen aan ondernemers in een ander EU-land gebruik je het 0%-tarief. Bij dienstverlening verleg je de btw naar je zakelijke klant in de andere EU-lidstaat. In beide gevallen spreken we van een intracommunautaire prestatie van een levering of dienst. Naast je btw-aangifte doe je op vaste momenten een opgaaf ‘intracommunautaire prestaties’ (ICP). Hierin som je de levering van goederen en diensten op. Het totaalbedrag komt overeen met het ingevulde bedrag bij rubriek 3b van je btw-aangifte.

De opgaaf ICP doe je via het portaal Mijn Belastingdienst Zakelijk onder ‘overige formulieren’.

ABC-leveringen

Naast leveringen tussen één leverancier en één klant kan er ook een levering plaatsvinden tussen meer partijen. Zoals een ‘ABC-levering’ waarbij minimaal drie bedrijven uit verschillende EU-lidstaten betrokken zijn.

Voorbeeld

Ondernemer A uit Nederland verkoopt watersilo’s aan bedrijf B in België. Bedrijf B verkoopt de silo’s door aan ondernemer C in Duitsland. Bedrijf B geeft A de opdracht om de zending rechtstreeks naar C in Duitsland te brengen. Het vervoer naar Duitsland is dus onderdeel van de levering van A aan B.

Bij een ABC-levering zijn er twee btw-leveringen. De Belastingdienst ziet sinds 2020 de levering van A naar B als intracommunautaire levering. Er vindt namelijk één fysieke levering plaats naar een andere EU-lidstaat. Het vervoer maakt onderdeel uit van die levering. A stuurt een factuur met 0% btw naar B in België. B moet zich in Duitsland voor de btw registreren en doet daar aangifte.

De tweede levering van B aan C ziet de Belastingdienst als ‘binnenlandse levering’ in Duitsland. A levert de watersilo’s af in Duitsland en de silo's blijven daar. Tussen B en C vindt geen levering plaats van de goederen zelf. In dit geval is er alleen op papier een verkoop. B brengt de Duitse btw in rekening aan C en doet daar btw-aangifte.

Op deze hoofdregel is één uitzondering. Als B het vervoer zelf regelt of dit door een transporteur laat doen. En een btw-id van de lidstaat van vertrek aan A geeft. Dan kan A in dit geval met Nederlandse btw factureren. De levering van A naar B is dan een binnenlandse levering in Nederland. De levering van B aan C is de intracommunautaire levering. Dan mag B met 0% btw factureren. Wanneer B aan A een btw-id van een andere lidstaat geeft dan de lidstaat van vertrek van de goederen, blijft de hoofdregel van een ABC-regeling gelden.

Om het tussenhandelaar B gemakkelijker te maken blijft de vereenvoudigde ABC-regeling bestaan. Deze regeling maakt de ABC-levering mogelijk zonder registratie in het aankomstland Duitsland van ondernemer C. B merkt de levering aan C aan als een intracommunautaire levering. Er zijn voorwaarden voor het toepassen van de vereenvoudigde ABC-regels. Deze voorwaarden en extra informatie over ABC-leveringen vind je op de website van de Belastingdienst.

ABC-levering buiten EU

Meestal kun je het 0%-tarief gebruiken als je een schriftelijke opdracht tot uitvoer van je koper hebt. Als je levering onderdeel uitmaakt van een ABC-levering naar een land buiten de EU bespreek dan met je financieel adviseur wat je met de btw moet doen.

Betaalde btw terugvragen

Soms betaal je btw in een andere EU-lidstaat. Bijvoorbeeld bij de huur van een auto, een hotelovernachting of wanneer je goederen of diensten tijdens een beursdeelname in een ander EU-land koopt. Betaalde btw in andere EU-lidstaten vraag je online terug via de Nederlandse Belastingdienst. Hiervoor zijn voorwaarden.

Voorwaarden

Er zijn drie voorwaarden voor het terugvragen van de btw:

1. Je bedrijf zit in Nederland. 
2. Je doet geen btw-aangifte in de andere EU-lidstaat.
3. Je gebruikt de afgenomen goederen of diensten voor met btw-belaste activiteiten binnen je bedrijf. Deze mogen niet vrijgesteld zijn van btw. Doe je wel btw-aangifte in die andere EU-lidstaat? Vraag de btw dan terug via de aftrek voorbelasting in dat land. Dit gaat niet via de Nederlandse Belastingdienst.

Minimumbedrag

Aan het einde van een kalenderjaar vraag je de btw terug. Het btw-bedrag moet hoger zijn dan 50 euro. Voor het terugvragen van btw per drie maanden tijdens het kalenderjaar moet het btw-bedrag minimaal 400 euro zijn. Op de website van de EU staat een overzicht van de voorwaarden per EU-lidstaat.

Aangifte doen

Als je betaalde btw uit het vorige jaar wilt terugvragen, doe dit dan voor 1 oktober in het huidige kalenderjaar. In 2022 betaalde btw vraag je dus voor 1 oktober 2023 terug. Aanvragen die na deze datum binnenkomen, behandelt een ander EU-land misschien niet meer. 

Bij je aanvraag voor het terugvragen noem je onder andere je bedrijfsactiviteiten. In Nederland gebruik je hiervoor de SBI-codering. Voor het terugvragen van btw uit andere EU-lidstaten gebruik je de NACE-code. Deze codes of informatie over je aanvraag en het aanvragen van inloggegevens vind je op de website van de Belastingdienst.

Betaalde btw in een niet-EU-land kun je niet via de Nederlandse Belastingdienst terugvragen. In dit geval vraag je aan de buitenlandse belastingdienst of en zo ja hoe je de btw in het land kunt terugvragen.

Leveringen aan particulieren

Soms doe je zaken met klanten in andere EU-lidstaten die geen btw-aangifte doen. Bijvoorbeeld omdat ze geen bedrijf of btw-id hebben. Normaal gesproken breng je dan de btw in rekening uit het land van je klant. Deze situatie zie je bijvoorbeeld terug als je producten vanuit je webshop verkoopt. De Belastingdienst noemt dit afstandsverkopen.

Drempelbedrag

Bij afstandsverkopen factureer je buitenlandse particulieren met het nationale btw-tarief van hun EU-land. Bij deze manier van verkoop denk je al gauw aan verkopen via een webshop. Je gebruikt het nationale tarief bijvoorbeeld ook voor telefonische verkoop aan buitenlandse consumenten in een ander EU-land. Blijft je totaalbedrag aan intra-EU verkopen aan consumenten per jaar onder de drempel van 10.000 euro? Dan mag je Nederlandse btw in rekening blijven brengen.

Je buitenlandse btw-aangifte kun je op twee manieren regelen. Je vraagt een btw-nummer aan in het EU-land en verzorgt lokaal btw-aangifte. Of je meldt je bedrijf aan voor de Unieregeling binnen het One Stop Shop-systeem (OSS) van de Nederlandse Belastingdienst. De Belastingdienst betaalt de btw daarna aan het betreffende EU-land. Meer informatie hierover en uitleg over de uitzonderingen bij afstandsverkopen vind je op de website van de Belastingdienst.

Dropshipping

Als webshop kun je gebruikmaken van dropshipping. Bij dropshipping bestelt je klant een product in je webwinkel. Daarna plaats je deze order bij je buitenlandse leverancier. Vanuit het buitenland stuurt je leverancier de bestelling direct naar je klant. Er zijn verschillende situaties mogelijk. Zowel je leverancier als klant kan in het buitenland zitten. Dan heb je misschien buitenlandse btw-verplichtingen. Welke verplichtingen dit zijn lees je in het interview met Raymond Feen, eigenaar van ALLVAT.

Buiten de EU

Bij het verzenden van goederen naar particulieren buiten de EU bereken je 0% btw. Bij binnenkomst van deze zending in het land van je klant vindt een aangifte ten invoer plaats. Mogelijk moet je klant invoerrecht en invoer-btw afdragen. Spreek vooraf met je vervoerder en klant duidelijk af wie de invoerheffing betaalt. Jij of je klant. Vaak schiet de vervoerder de kosten van invoerheffingen voor en belast deze vervolgens door. Je bent geen Nederlandse btw verschuldigd. Wel vermeld je de omzet in je btw-aangifte. Dit doe je onder rubriek 3a; leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer).

Bij het leveren van diensten aan buitenlandse consumenten zet je meestal de Nederlandse btw op je factuur. Voor bepaalde diensten, zoals reclamediensten, gelden uitzonderingen. Hierdoor is de geleverde dienst soms belast in het land van je afnemer en moet je het buitenlandse btw-tarief aan je klant berekenen. Gebruik het hulpmiddel op de website van de Belastingdienst en bekijk de uitzonderingen.

VIES-website

Voordat je het btw 0-tarief gebruikt of de btw verlegt naar je klant in een ander EU-land, controleer je het btw-identificatienummer van je afnemer. Zo zie je of je een geldig btw-id van je klant hebt. Dit doe je op de website van de Europese Commissie. Deze website heet VIES. Hier controleer je de geldigheid van btw-nummers in alle lidstaten, inclusief Nederland. VIES is geen zelfstandige databank. Dit systeem zoekt zelf in de nationale databanken van de verschillende lidstaten.

Dit kan ook andersom. Je Europese leverancier controleert hier ook of de btw-id van je bedrijf geldig is. Bij een eenmanszaak geef je dan je btw-id en niet je omzetbelastingnummer. Dit laatste nummer gebruik je alleen voor communicatie met de Nederlandse Belastingdienst. Controleer je het omzetbelastingnummer op de VIES-website? Dan krijg je de melding ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’.

Hoe werkt dit?

Kies in het bovenste deel van het scherm de lidstaat van je klant en vul het btw-id in. Dit veld vul je verplicht in en is hoofdlettergevoelig. Het systeem geeft zelf de letters van de lidstaat, bijvoorbeeld BE of DE. Deze letters laat je weg. Dan klik je op ‘verificatie’. Bij een geldig nummer krijg je de melding ‘Ja, geldig btw-nummer’. Soms geeft het systeem ook de bedrijfsnaam en het adres van je klant. Maak een afdruk en voeg dit achter je factuur. Zo bewijs je bij een controle dat je de btw verlegd hebt naar een bestaande ondernemer.

In het onderste deel van het scherm vul je als aanvrager je eigen btw-id in. Dit is geen verplicht veld. Een nummer controleren kan ook als je dit veld leeg laat. 

Wanneer het nummer niet klopt, krijg je de melding ‘Invalid input’ of ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. Geef je klant aan dat je Nederlandse btw berekent omdat het nummer een foutmelding geeft. Je buitenlandse klant kan voor meer uitleg contact opnemen met diens nationale belastingdienst. Misschien zit er een fout in de nationale databank van dat land. De nationale databank geeft die fout door aan VIES.

Het laden vanuit de lokale databank heeft ook gevolgen voor de bedrijfsgegevens die het systeem geeft. Het ene land geeft meer informatie vrij over een bedrijf dan het andere land. Zo zie je bij het controleren van een btw-nummer uit Nederland (NL) of Luxemburg (LU) de bedrijfsgegevens. Bij het nakijken van een btw-nummer uit bijvoorbeeld Duitsland (DU) zie je alleen dat het nummer geldig is.