Bewijs voor bezoekadres en postadres in het Handelsregister

Elk bedrijf en elke organisatie moet een bezoekadres hebben in het Handelsregister. Ontvang je post ergens anders? Dan kun je ook een postadres opgeven.

• Wat is een bezoekadres?
• Eigendom, huur- of servicecontract als bewijs
• Voorwaarden voor toestemmingsverklaring
• Controle door KVK

Wat is een bezoekadres?

Een bezoekadres is de plek waar je organisatie of bedrijf het werk uitvoert of bijvoorbeeld klanten en leveranciers ontvangt. Of medewerkers van KVK en de Belastingdienst die controles doen. Je moet regelmatig aanwezig zijn op het bezoekadres van je bedrijf of organisatie dat in het Handelsregister staat.

Ook moeten daar de activiteiten van het bedrijf of de organisatie plaatsvinden. Het bezoekadres mag geen postbus zijn. Een Nederlands postadres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan.

Wijkt het bezoek- of postadres af van het woonadres van een ondernemer of bestuurder in de Basisregistratie Personen van de Nederlandse gemeenten (BRP)? Dan moet je bewijzen dat het bedrijf of de organisatie dat bezoekadres of postadres gebruikt.

Eigendom, huur- of servicecontract als bewijs

Hoe je bewijst dat je een bezoek- of postadres gebruikt, hangt af van de situatie. Ben je eigenaar van een woning of bedrijfspand waar je niet zelf woont? Dan kan je dat aantonen met een eigendomsbewijs van het Kadaster of een kopie van een koopovereenkomst.

Je kan ook een ruimte huren voor je bedrijf of organisatie. Dan geldt bijvoorbeeld een kopie van een huurcontract als bewijs. KVK controleert in het Kadaster of een verhuurder eigenaar is van een pand.

Is de verhuurder geen eigenaar van het pand? Dan heeft KVK meer bewijs nodig. Dat kan een hoofdhuurovereenkomst zijn, waarin de eigenaar toestemming geeft voor onderverhuur. Of bijvoorbeeld naast een huurovereenkomst ook een verklaring waarin de eigenaar van het pand toestemming geeft.

Werkt een bedrijf of organisatie vanuit een bedrijfsverzamelgebouw, dan geldt een zakelijke overeenkomst als bewijs. Denk aan een huur- of servicecontract. 

Bij een bedrijfsverzamelgebouw moet het verhuurbedrijf op hetzelfde adres in het Handelsregister staan. Ook moet het verhuurbedrijf in het Handelsregister staan ingeschreven met de activiteit: ‘De verhuur of bemiddeling van bedrijfsruimte’.

Voorwaarden voor toestemmingsverklaring

Is er geen service-, huur- of koopcontract om te bewijzen dat een bedrijf of organisatie een bezoek- of postadres gebruikt? Dan kan een huurder of eigenaar van een woonadres in sommige gevallen met een verklaring toestemming geven om een bedrijf of organisatie op dat adres in te schrijven in het Handelsregister.

Dit zijn de voorwaarden voor een toestemmingsverklaring:

1. Het adres dat het bedrijf of de organisatie als bezoek- of postadres inschrijft in het Handelsregister, heeft is een woning volgens de BAG.
2. Het bedrijf of de organisatie heeft voor het gebruik van het woonadres geen zakelijke overeenkomst, zoals een service-, huur- of koopcontract.
3. De eigenaar van het adres vindt het goed dat het bedrijf of de organisatie de activiteiten daar uitvoert.
4. De persoon die toestemming geeft, woont op het adres volgens het BRP of is eigenaar van het adres volgens het Kadaster.

De huurder of eigenaar van de woning geeft met de verklaring aan een ondernemer of bestuurder toestemming om een bedrijf of organisatie op het woonadres te vestigen en in te schrijven in het Handelsregister.

Controle door KVK

Een adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. Controleer met de BAG Viewer of het adres in de BAG klopt. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). De activiteiten van het bedrijf of de organisatie moeten bij de bestemming van het pand passen. Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de BRP. Een woonadres moet daar juist in staan. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat aanpassen.