Formulier 32: UBO van vof, cv, maatschap, EESV of rederij inschrijven

• UBO online doorgeven
• Waarvoor is dit formulier?
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen of opsturen?
• Digitale post van KVK

UBO online doorgeven

Als de vof, cv, maatschap, EESV of rederij is ingeschreven in het Handelsregister, kun je uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) online doorgeven op kvk.nl/ubo.

Waarvoor is dit formulier?

Op formulier 32 vul je in welke belangen een UBO heeft in de vof, cv, maatschap, EESV of rederij. In Europese wetgeving en de Handelregisterwet staat dat een vof, cv, maatschap, EESV of rederij verplicht UBO’s moet inschrijven.

Ultimate Beneficial Owners (UBO's) zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie of personen die de uiteindelijke beslissingen nemen in een organisatie. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon: een mens. Lees hoe je bepaalt wie UBO is van een vof, cv, maatschap, EESV of rederij.

De gegevens die je op formulier 32 invult, zet KVK in het UBO-register. Dat register helpt bij de bestrijding van witwassen, fraude en terrorisme-financiering.

Hulp bij invullen

De datums die je invult op formulier 32 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het UBO-register.

UBO-wetgeving is ingegaan op 27-09-2020. Voldeed een persoon ook daarvoor al aan de voorwaarden om UBO te zijn van de vof, cv, maatschap, EESV of rederij? Vul dan op formulier 32 toch 27-09-2020 in als datum waarop de persoon UBO is geworden.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 32?
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Schrijf je een nieuwe vof, cv, maatschap, rederij of EESV in?
Dan moet je daarvoor langskomen bij KVK. Je hoeft formulier 32 niet mee te nemen. Samen met een KVK-medewerker vul je het formulier in tijdens de afspraak.

Staat de vof, cv, maatschap, rederij of EESV in het Handelsregister?
Dan moet je formulier 32 en de overige stukken naar KVK sturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat heeft KVK in ieder geval nodig?

• KVK heeft een kopie van een geldig identiteitsbewijs nodig van de persoon die formulier 32 heeft ondertekend. De kopie moet op A4-formaat zijn en van beide kanten van het identiteitsbewijs. Bij een paspoort heeft KVK een kopie nodig van de pagina met de naam en de pagina met het BSN-nummer. Maak de foto onherkenbaar. Heeft de ondertekenaar een afspraak bij KVK? Dan moet die een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Een kopie van het identiteitsbewijs van elke UBO op het formulier. De kopie moet in kleur en op A4-formaat zijn en van beide kanten van het identiteitsbewijs. Bij een paspoort heeft KVK een kopie nodig van de pagina met de naam van de UBO en de pagina met het BSN-nummer van de UBO. Maak de foto’s onherkenbaar. Is een UBO aanwezig bij de afspraak met KVK? Dan moet die een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Bij opsturen: Formulier 32. Heb je een afspraak? Dan hoef je formulier 32 niet mee te nemen.

Is een persoon UBO omdat die ‘gerechtigde tot het vermogen’ of ‘houder van stemrecht’ is?
Dan heeft KVK bewijs nodig van het belang van de UBO in de vof, cv, maatschap, EESV of rederij. Op dat bewijs moet staan hoe groot het belang is.

Is een persoon UBO omdat die ‘houder van feitelijke zeggenschap’ is?
Dan heeft KVK bewijs nodig waaruit blijkt dat de UBO zelfstandig belangrijke besluiten kan nemen.

Is een persoon UBO omdat die ‘hoger leidinggevende’ is?
Dan moet die persoon ingeschreven staan in het Handelsregister als vennoot, beherend vennooot, maat, statutair bestuurder of lid. Is dat niet het geval? Dan moet u de UBO ook tegelijk inschrijven als vennoot, beherend vennooot, maat, statutair bestuurder of lid in het Handelsregister.

Is er geen bewijs van het belang van een UBO die ‘gerechtigde tot het vermogen’, ‘houder van stemrecht’ of ‘houder van feitelijke zeggenschap’ is?
Dan moet je een UBO-document invullen.

Wil je de gegevens van een UBO afschermen in het register omdat de UBO onder curatele of bewind staat?
Dan heeft KVK een uittreksel uit het Centrale curatele- en bewindsregister nodig waaruit blijkt dat de UBO onder curatele of bewind staat. Dat uittreksel kun je downloaden op rechtspraak.nl.

Wil je de gegevens van een UBO afschermen in het register omdat de UBO politiebescherming krijgt?
KVK heeft dan het registratienummer van het Stelsel Bewaken en Beveiligen nodig als bewijs dat de UBO politiebescherming krijgt. Heeft de UBO geen registratienummer? Dan mag KVK de gegevens niet afschermen vanwege politiebescherming.

Schrijf je naast één of meer UBO’s ook functionarissen of een vof, cv, maatschap, EESV of rederij in?
Een functionaris, vof, cv of maatschap kun je die online inschrijven. Een rederij schrijf je in met formulier 2, een EESV met formulier 20.

Woont een UBO in het buitenland?
Dan heeft KVK een bewijs voor het buitenlandse woonadres van die UBO nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres?
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gewaarmerkte kopie daarvan. Ook een gewaarmerkte kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, is bewijs.

Wat is een gewaarmerkte kopie van een document?
Een gewaarmerkte kopie is een kopie die door een notaris, advocaat of bevoegde instantie is voorzien van een stempel en handtekening. Die verklaart daarmee dat de kopie overeenkomt met het originele document. Denk bij een bevoegde instantie aan een ministerie, gemeente of ambassade.

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen?  
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn. Is dat niet het geval, dan moet je het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox. Een UBO kan post van KVK digitaal ontvangen in de Berichtenbox voor particulieren van MijnOverheid.