Vacature opstellen in 7 stappen

“Een succesvolle vacature valt op, is online vindbaar, is makkelijk te scannen en schetst een realistisch beeld van de functie en je bedrijf", vat recruiter Claire Willekens samen. Maar hoe maak je die? Willekens deelt haar tips en ervaringen.

De onderdelen van een vacaturetekst

Met een duidelijke opbouw kunnen werkzoekenden snel zien of de functie bij ze past. Een vacaturetekst in de schrijfstijl van jouw bedrijf laat daarnaast zien wie je bent als werkgever en helpt kandidaten bepalen of ze bij jouw organisatie passen. Schrijf duidelijk en wees vooral eerlijk. Te mooie verhalen zorgen later vaak voor teleurstelling.

1. Functietitel

De functietitel zien mensen het eerste. Deze is belangrijk voor de online vindbaarheid, maar ook om de juiste sollicitanten aan te trekken. Wees hierbij specifiek. Dus niet ‘adviseur’, maar ‘communicatieadviseur’. Benoem eventueel de branche en de locatie van je vestiging. Houd de titel zo kort mogelijk. Gebruik functietitels die voor iedereen passend zijn, zoals verpleegkundige in plaats van verpleegster of verpleger.

“Gebruik woorden waar potentiële kandidaten online naar zoeken”, adviseert Willekens. “Hiermee zorg je ervoor dat je vacature vindbaar is in zoekmachines en vacaturebanken zoals, Indeed of Google for Jobs.”

2. Functieomschrijving

Beschrijf de functie. Leg uit wat iemand feitelijk gaat doen, in welk team de kandidaat gaat werken en hoe de werkomgeving eruitziet. Geef een realistische en aantrekkelijke samenvatting van de baan, zodat je geschikte kandidaat doorleest. Gebruik de volgende zinnen en vul ze in:

• Je bent verantwoordelijk voor…
• De belangrijkste taak is…
• Het team bestaat uit… en jouw rol hierin is...
• Een typische werkdag ziet er als volgt uit...

3. Functie-eisen

De functie-eisen zijn de ervaringen en vaardigheden die nodig zijn voor een bepaalde baan. Denk aan gewenste opleiding, aantal jaar werkervaring en competenties (vaardigheden en eigenschappen). Houd het kort, drie tot maximaal zeven eisen zijn voldoende.. Hoe meer eisen je stelt, hoe minder mensen reageren en zo loop je mogelijk goede kandidaten mis.

4. Aanbod

Vertel je potentiële kandidaten vervolgens wat jij hen biedt. Benoem of het om een vast of tijdelijk contract gaat en voor hoeveel uur per week. Geef aan wat de primaire arbeidsvoorwaarden zijn, zoals loon, werktijden en vakantiedagen. “Het salaris is vaak een discussiepunt”, zegt Willekens. “Sommige bedrijven zetten geen salarisindicatie in de vacature. Ze vertrouwen erop dat ze er met de kandidaat uitkomen. Om twee belangrijke redenen kies ik ervoor om wél een salarisindicatie te geven”, gaat Willekens verder: “Ten eerste schep je realistische verwachtingen, waardoor je latere teleurstelling voorkomt voor de kandidaat en jezelf. Ook wordt je vindbaarheid in zoekmachines en vacaturesites beter naarmate je meer kenmerken benoemt, zoals locatie, salaris en sluitingsdatum.”

Vermeld ook welke secundaire arbeidsvoorwaarden je biedt, zoals verlofdagen en pensioenregelingen. “Je valt op als je hier benoemt wat jou bijzonder maakt, zoals een gratis lunch, sportschoolabonnement of flexibele werktijden”, vertelt Willekens. “Wil je geen zzp’er of freelancer? Benoem dit dan specifiek. En noem ook eventuele doorgroeimogelijkheden. Zo bied je niet alleen een baan aan, maar ook een carrière.”

5. Bedrijfsinformatie

Geef altijd wat bedrijfsinformatie en vertel kort wat je bedrijf doet en waar het voor staat. Leg uit hoe de sfeer is en hoe mensen samenwerken.

6. Sollicitatieproces

Benoem tot slot hoe iemand kan solliciteren, hoe de tijdlijn van het sollicitatieproces er ongeveer uitziet en wie de contactpersoon is. Zo weten kandidaten wat ze kunnen verwachten.

7. Sluitingsdatum

Eindig de vacaturetekst met de sluitingsdatum. Dit zorgt ervoor dat kandidaten sneller in actie komen.

Extra tips

Met deze zeven onderdelen is je vacature compleet. Nu kun je hem nog aanscherpen. Help de scannende lezer door je vacaturetekst kort en overzichtelijk te houden: 

• Schrijf alinea’s van maximaal zes regels 
• Zorg dat de vacature op een A4’tje past 
• Zet bij elk onderdeel het belangrijkste vooraan in de tekst
• Gebruik opsommingen 
• Gebruik duidelijke tussenkopjes, zoals ‘dit bieden we je’
• Gebruik korte zinnen
• Vermijd clichés als je wilt dat je vacature opvalt. ‘Dynamische cultuur’, ‘spin in het web’, ‘9-tot-5-mentaliteit’, ‘passie voor’…
• Controleer of je vacature leesbaar is op een mobiele telefoon
• Stel alleen eisen die van belang zijn voor de functie. Je mag niet vragen naar leeftijd, geslacht, achtergrond, gezondheid, seksuele geaardheid, religie of politieke voorkeur. Het is strafbaar, afgezien van enkele uitzonderingen. Volgens de Nederlandse wet ben je verplicht tot gelijke behandeling tijdens het wervings- en selectieproces.

Vacatures worden niet alleen via Google gevonden, maar ook via AI zoals ChatGPT of Copilot. AI kiest vaak teksten die duidelijk en gestructureerd zijn. Met deze tips zorg je ervoor dat jouw vacature ook door AI snel gevonden wordt.

Vacaturevoorbeeld

Klinken bovenstaande zeven onderdelen nog wat abstract? Laat je inspireren door een voorbeeld.

Vacature plaatsen

Je vacature plaatsen? Zo vergroot je je bereik:

• Vacaturebanken. Vacaturebanken trekken werkzoekenden. Je vacature wordt dus sneller gezien door de juiste doelgroep. Weet je niet welke vacaturebank je moet kiezen? Business Insider biedt een overzicht van de grootste vacaturebanken. 
• Je eigen website. Zorg in dit geval dat je vacature vindbaar is voor zoekmachines.
• Je netwerk. Vraag je netwerk je vacature te delen. Vrienden, kennissen, werknemers. Die laatste kun je zelfs eventueel stimuleren of belonen met een bonus.