Reorganisatie, hoe pak je dat aan?

Reorganiseren kan je bedrijf weer een toekomst geven. Maar het proces is moeilijk en heeft vaak invloed op je personeel en de sfeer. Een goede voorbereiding, haalbare planning en duidelijke communicatie zijn noodzakelijk. Managementconsultant Wilco Bontenbal en psychologe Angela Koolmees delen hun adviezen.

In slechte tijden moet je moeilijke beslissingen nemen om je bedrijf te behouden. Je hebt verschillende opties voordat je bij een reorganisatie uitkomt:

1. Begin met besparen op kosten en luxe-uitgaven, zoals personeelsuitjes. Dit kan redelijk makkelijk en snel.
2. Helpt besparen onvoldoende, dan kun je reorganiseren met behoud van banen. Dit houdt in dat je tijdelijke contracten niet verlengt en personeel dat uit zichzelf vertrekt niet vervangt of werktijdverkorting aanvraagt voor medewerkers.
3. Andere opties van reorganiseren zijn afdelingen schrappen, vestigingen sluiten, nieuwe functies creëren of nieuwe bedrijfsactiviteiten ontwikkelen.
4. Als dat niet voldoende is, kijk je naar je het reorganiseren van loonkosten. Je wilt je zaak open houden en je personeel behouden, maar soms is dit niet mogelijk.

Toch is een reorganisatie soms niet te voorkomen. Met het stappenplan hieronder bepaal je je aanpak.

Stappenplan reorganisatie

Een reorganisatie is een ingewikkeld proces. Bontenbal en Koolmees delen zeven stappen met tips en adviezen om jou en je personeel hier zo goed mogelijk doorheen te loodsen.

Stap 1. Bereid de reorganisatie goed voor

“Begin met helder beschrijven waarom je wilt reorganiseren. Vanwege een crisis of de slechte economie is niet voldoende”, vertelt Bontenbal. “De echte reden voor een reorganisatie is dat je wilt dat je bedrijf goed blijft presteren, zodat er voor zoveel mogelijk mensen werk is. Onderzoek daarom waar het nu niet goed gaat. Hoe groot is je omzetverlies, liquiditeitsprobleem of werkvermindering? En waarom heeft jouw bedrijf daar last van?”

“Dit is ook het moment om te controleren of je personeelsadministratie op orde is”, benadrukt Bontenbal. “Kloppen de functiebeschrijvingen van bestaande functies? Zijn er evaluaties of beoordelingen beschikbaar van je werknemers? Dit is straks de basis voor je plan van aanpak en helpt je beslissen of je nieuwe functies nodig hebt of personeel wilt herplaatsen. Tip: betrek, indien mogelijk, iemand van personeelszaken erbij.” Of vraag hulp van een hrm-adviesbureau of advocaat.

Stap 2. Maak een plan van aanpak

Als je weet waarom je moet reorganiseren, maak je een plan van aanpak. Hierin beschrijf je zo helder mogelijk de volgende vier punten:

Bepaal het doel van de reorganisatie

Bepaal welk doel je met de reorganisatie wilt bereiken. De doelstelling heeft altijd een bedrijfseconomische reden. Heb je minder werk door de oorlog in Oost-Europa? Dan kan je doel zijn om weer een juiste verdeling tussen het aantal werknemers en werkuren te krijgen. Maak je doelstelling SMART, zodat zo duidelijk mogelijk is wat je wilt bereiken en waarom.

Breng de huidige situatie in kaart

Zorg dat je een duidelijk beeld krijgt van de situatie zoals die op dit moment is. Deze informatie heb je nodig om je vervolgstappen te bepalen. Is personeelsselectie nodig? Maak dan een overzicht van het aantal dienstjaren van medewerkers of van alle huidige functies. Verdiep je in alle beschikbare informatie, zoals je personeelscontracten, cao en jaarrekeningen. Neem contact op met je ondernemingsraad, bank, accountant of UWV voor advies en informatie.

Maak keuzes

Gebruik de verzamelde informatie om keuzes maken over hoe je de reorganisatie gaat invullen. Bijvoorbeeld door functies te laten vervallen, afdelingen te sluiten of werknemers te herplaatsen. De gevolgen van deze keuzes moeten samen bijdragen aan je doelstelling. Ook hierbij kun je je laten adviseren, bijvoorbeeld door je ondernemingsraad, accountant, brancheorganisatie, het UWV of een bedrijfsadvocaat.

Bepaal het tijdspad

Leg de stappen die je gaat nemen vast in een tijdspad. Een juist tijdspad zorgt voor rust in de organisatie en helpt het reorganisatieproces verder. Houd er rekening mee dat bepaalde procedures tijd in beslag nemen. Zo mag een adviesaanvraag bij je ondernemingsraad zes weken duren. Start met de stappen die onvermijdelijk zijn en die weinig gevolgen hebben. Vul het tijdspad aan met belangrijke beslismomenten of de reactie op een adviesvraag terugkrijgt.

Adviezen bij het maken van een tijdspad

• Neem de tijd voor een goede reorganisatie, maar probeer het zo snel mogelijk af te ronden. “Van een langdurige reorganisatie raakt je personeel gedemotiveerd,” legt Koolmees uit. “Afhankelijk van je financiële positie kan het proces een maand of twee maanden duren.” Volgens Bontenbal duurt het soms ook langer: “Houd er rekening mee dat een reorganisatie kan oplopen tot een half jaar. Zeker als je alle mensen goed wilt betrekken, inclusief de ondernemingsraad.”
• Beslis in deze fase ook of je een sociaal plan opstelt. In een sociaal plan leg je de gezamenlijke regelingen en voorzieningen voor het achterblijvende en vertrekkende personeel vast.
• Maak je plan van aanpak met een klein team. Betrek hierbij ook de eventuele andere bedrijfseigenaren of directieleden, personeelszaken en het liefst een externe adviseur, zoals een managementconsultant. Vraag leidinggevenden of ze informatie kunnen geven over werknemers. Door de leidinggevenden er vroeg bij te betrekken, bereid je hen tegelijkertijd voor op vragen van hun medewerkers.

Tip: vind je het moeilijk om een plan voor de toekomst op papier te zetten? Gebruik dan het business model canvas.

Stap 3. Plan je eerste communicatiemoment

Plan het eerste moment waarop je je plannen aan iedereen bekend maakt. Realiseer je dat een reorganisatie werknemers onzeker maakt. Wees daarom zo duidelijk en concreet mogelijk.

“Onduidelijkheid of verzachtende woorden helpen hierbij niet”, vertelt Koolmees. “Het is geen leuke boodschap die je je medewerkers brengt. Toch is het belangrijk dat je ze goed informeert. Als je niet goed uitlegt waarom je reorganiseert, voelen mensen zich onbelangrijk. Dat hoor ik vaak terug in mijn gesprekken. Geef je personeel tijd en ruimte om te reageren, onzekerheden te delen en vragen te stellen. Beantwoord ook lastige vragen, zodat je je personeel het gevoel geeft dat jullie samen deze ingrijpende periode doorgaan, en dat ze er niet alleen voor staan.”

Als je genoodzaakt bent om binnen enkele weken personeel te ontslaan, leg dan uit waarom. Bijvoorbeeld door toe te lichten dat je het salaris van werknemers vanaf volgende maand niet meer kunt betalen.

Stap 4. Luister naar je personeel

Stel zo snel mogelijk een groter team samen met mensen die feedback geven op alle plannen. “Vraag hiervoor ook leidinggevenden en werknemers,” adviseert Bontenbal. “Zo weet je welk gevoel er leeft in de organisatie en welke vragen er zijn. Een dwarsdoorsnede van je personeel is het beste. Een oudere werknemer met een jarenlang dienstverband heeft andere vragen en gevoelens dan een jong personeelslid van wie je de tweede werkgever in zijn loopbaan bent.”

“Communiceer ook regelmatig over de voortgang,” adviseert Koolmees. “Geef bijvoorbeeld iedere vrijdag een update van tien minuten. Heb je niets te vertellen? Vertel dit dan ook. Dit geeft vertrouwen dat je niets achterhoudt. Je voorkomt dat mensen zelf dingen gaan verzinnen. Wanneer de manager hen bijvoorbeeld niet groet, kunnen zij misschien denken dat ze ontslagen zullen worden. Door medewerkers op de hoogte te houden, voorkom je dat de productiviteit en teamsfeer negatief worden beïnvloed.”

Koolmees merkt in gesprekken dat mensen zich vooral zorgen maken over hun inkomen, of het gevoel hebben dat ze er niet toe doen. “Bied daarom mentale of psychische opvang. Het helpt je personeel als ze met een onafhankelijk persoon in vertrouwen hun zorgen kunnen delen. Als leidinggevende help je door je waardering te laten zien met een complimentje of een klein gebaar. Voer met iedereen regelmatig een persoonlijk gesprek. Stel vragen, zoals: ‘hoe gaat het met je?’ en ‘hoe ga je om met deze situatie?’”

Bontenbal ervaart dat ondernemers in deze fase van de reorganisatie soms al samen met het team vooruitkijken. “Voordeel hiervan is dat de teamleden al direct betrokken worden bij de toekomstige organisatie. Benoem wel duidelijk dat het voor deze werknemers kan betekenen dat ze meedenken over een toekomst waarin voor hen misschien geen plek is.”

Stap 5. Bepaal welke medewerkers je wilt behouden

Selecteer vervolgens welk personeel je kunt behouden. Bontenbal noemt verschillende manieren om dat te bepalen. “Bijvoorbeeld op basis van het principe ‘mens volgt werk’, waarbij een werknemer recht heeft op zijn functie wanneer deze blijft bestaan. Het afspiegelingsbeginsel bepaalt de volgorde van ontslagen, waarbij degene met het kortste dienstverband de meeste kans op ontslag heeft. Bij selectie en matching kijk je wie voor welke (nieuwe) functie geschikt is. Hiervoor kunnen nieuwe arbeidsvoorwaarden gelden. Kijk goed welke wet- en regelgeving gelden voor jouw bedrijf.”

Wanneer je binnen drie maanden twintig of meer medewerkers binnen één werkgebied van het UWV moet ontslaan om bedrijfseconomische redenen, ,is er sprake van collectief ontslag. Je moet dan voor of tegelijkertijd met de adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad ook een melding van collectief ontslag doen bij de vakbonden en het UWV.

Stap 6. Informeer medewerkers die je moet ontslaan

Koolmees adviseert om persoonlijk de medewerkers die je ontslaat te informeren. “Verlies van werk zorgt voor een rouwproces, waar iedereen op zijn eigen manier doorheen gaat. Deel iemands ontslag daarom zo zorgvuldig mogelijk mee.”

Koolmees tipt:

• Neem de tijd en communiceer open. Laat zien dat je er voor je personeel bent door te luisteren.
• Bied mentale of praktische hulp. Bijvoorbeeld een gesprek om zorgen en emoties te delen. Of help met de voorbereiding op een sollicitatiegesprek, het aanmaken van een LinkedIn-profiel of het updaten van het cv.
• Zorg voor een waardig afscheid met een persoonlijk element. Stuur bijvoorbeeld een handgeschreven kaart.
• Bied aan om je netwerk in te zetten bij het zoeken naar een nieuwe baan.
• Bel je ontslagen medewerker na een maand, om te vragen hoe het ermee gaat.
• Vertel de boodschap persoonlijk. Stel bijvoorbeeld een wandeling voor. Ben je gedwongen de boodschap virtueel over te brengen? Vertel dan vooraf dat je een persoonlijk gesprek wilt voeren. Medewerkers kunnen dan een rustige ruimte opzoeken, zodat ze bijvoorbeeld niet worden gestoord door hun kinderen. Het ontslaan van personeel kost geld. Het kan gunstiger zijn om je personeel een vertrekregeling aan te bieden. Koolmees geeft een voorbeeld: “Stel, je moet 40% bezuinigen op loonkosten. Dan kun je mensen nu de mogelijkheid geven om te vertrekken. Wijs hen op de transitievergoeding en eventuele begeleiding bij het zoeken naar een nieuwe baan. Je laat hiermee zien dat je je mensen belangrijk vindt. Je bent transparant, waardoor je meer vertrouwen krijgt.”

Stap 7. Rond de reorganisatie af en kijk vooruit

In de laatste fase breng je je personeelsadministratie op orde. Werknemers die het bedrijf verlaten, dragen hun werkzaamheden over. Werknemers die blijven, laat je eventueel om- of bijscholen. Je hebt nu tijd om de nieuwe organisatie (verder) vorm te geven. Kijk samen met je personeel hoe je hetzelfde werk met minder mensen gaat doen. Of beslis welke werkzaamheden minder belangrijk zijn in de nieuwe organisatie.

Meer weten over regels voor reorganisatie?

Informatie over wet- en regelgeving voor personeel en het ontslaan van personeel om bedrijfseconomische redenen vind je op het Ondernemersplein en de website van het UWV.