Relatiegeschenken en belasting: dit zijn de regels

Naast de regelgeving, leer je ook meer over de ongeschreven regels: wat kun je beter wel en niet doen als je een passend cadeau wil schenken.

Wat mag een geschenk kosten?

De waarde van het geschenk dat je geeft aan een relatie, mag je zelf bepalen. Maar duurder is niet altijd beter. Een kostbaar cadeau kan de ontvanger in verlegenheid brengen. Daar komt bij dat de kosten wel belangrijk zijn voor de Belastingdienst. Die bepaalt de spelregels als je geld wilt terugvragen. 

Welke regels heeft de Belastingdienst?

De belastingdienst heeft verschillende regels als het gaat om relatiegeschenken. Zo mag de btw niet altijd worden afgetrokken. Daarnaast mag je kosten die je maakt deels aftrekken van je winst.   

BTW en het drempelbedrag

De Belastingdienst heeft een drempelbedrag bepaald van 227 euro. Zo lang je geschenken aan een relatie binnen een kalenderjaar onder dit bedrag blijven, mag je de betaalde BTW over deze geschenken volledig aftrekken als voorbelasting. Let op: een relatie is in dit geval een bedrijf. Als je aan vijf mensen van één bedrijf een geschenk wilt geven, blijft de grens op 227 euro.

Uitzondering

Geef je voor een relatie meer uit dan 227 euro, dan mag je geen btw aftrekken. Al is er op die regel een uitzondering . Die geldt als de ontvanger jouw cadeau ook voor zijn bedrijf had kunnen kopen en ten minste 30 procent van de btw zou mogen aftrekken. In dat geval mag je als gever de BTW op een geschenk altijd aftrekken.

Kosten aftrekken van je winst

Kosten die je maakt voor relatiegeschenken, kun je bij de Belastingdienst opgeven als gemengde kosten of representatiekosten. Je mag een percentage van de kosten aftrekken van je winst. Welk percentage dit is, hangt af van je rechtsvorm.

 

 

De kosten van een relatiegeschenk zijn niet volledig aftrekbaar. Dit is omdat de cadeaus in veel gevallen een persoonlijk karakter hebben, of bedoeld zijn om te eten of drinken. Denk bijvoorbeeld aan wijn of bonbons. 

Aan wie mag je een relatiegeschenk geven? 

Geef je de btw en de kosten op bij de belasting? Dan mag je relatiegeschenken alleen geven aan bestaande klanten, partners en leveranciers. Een relatiegeschenk is daarmee ook anders dan een geschenk voor je personeel.
Soms gebruiken ondernemers relatiegeschenken om een nieuwe klant te overtuigen. Of ze geven een cadeau aan een influencer of journalist in de hoop er aandacht voor terug te krijgen. Volgens de regels van de Belastingdienst horen deze uitgaven onder promotiekosten. Deze reclamekosten zijn volledig aftrekbaar. 

Wanneer en waarom geef je een relatiegeschenk?

Je geeft een geschenk wanneer jij dat passend vindt. Dat kan aan het einde van het jaar zijn, als bedankje voor de samenwerking, opdrachten of bestellingen in de afgelopen twaalf maanden. Maar het kan net zo goed in de zomer, na het plaatsen van een order, bij een jubileum of na een periode van samenwerken.
Met een relatiegeschenk laat je zien dat je waarde hecht aan je klant, partner of leverancier. Je investeert daarmee in de band met de mensen en organisaties die belangrijk voor je zijn. Geschenken kunnen helpen een verstoorde relatie te herstellen. Een passend cadeau kan ook de manier zijn om een excuus aan te bieden na een fout of probleem.

Wat is een passend relatiegeschenk?

Je wilt je zakenrelatie een cadeau geven. Dit doe je vanuit een positieve gedachte. Toch kan een geschenk ook voor een negatief gevoel zorgen bij de ontvanger. Da wil je voorkomen. Wat moet je wel en ook vooral niet moet doen?

1. Geef niet een al te duur cadeau. Dit kan voelen als omkoping. En het kan de ontvanger in een lastige situatie brengen: bij veel bedrijven mogen werknemers cadeaus tot een maximaal bedrag accepteren. 
2. Zoek geen grenzen op. Je cadeau moet vooral geen politieke, religieuze of seksuele lading hebben. Pas ook op met grapjes: wat voor jou humor is, kan voor een ander flauw, plat of beledigend zijn. 
3. Geef geen prul. Goedkope, nutteloze spullen belanden in de prullenbak. Dit schaadt je imago en is verspilde moeite.
4. Plaats je logo niet te groot. Je geschenk moet niet overkomen als een reclamefolder. 
5. Voor wat hoort wat? Niet bij je relatiegeschenk. Dat moet waardering uitstralen, zonder voorwaarden. Je cadeau is niet bedoeld om direct een order binnen te halen of om druk te zetten. 
6. Kies het goede moment. Een strandhanddoek wil je niet geven als iedereen al op zomervakantie is geweest. 
7. Kies niet voor onpersoonlijke massa. Een persoonlijk geschenk heeft de meeste impact.