Aanloopkosten aftrekken en btw terugvragen, hoe werkt dat?

Geld dat je uitgeeft aan je bedrijf voordat je officieel start, noem je aanloopkosten. Deze kosten mag je later aftrekken bij je aangifte inkomstenbelasting. Naast deze aftrek kun je soms ook btw over deze kosten terugvragen. Dit doe je tijdens je aangifte omzetbelasting, ook wel btw-aangifte genoemd.

Direct naar:

• Wat zijn aanloopkosten?
• Kosten aftrekken of afschrijven
• Wanneer kun je aanloopkosten aftrekken?
• Aanloopkosten met of zonder btw aftrekken?
• Wanneer mag je btw terugvragen?
• Wat is het verschil tussen kosten aftrekken en btw terugvragen?
• Wat heb je nodig?
• Uren en reiskosten bijhouden

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn alle zakelijke kosten die je maakt vóór de start van je bedrijf. Koop je iets dat je ook privé gebruikt? Dan valt dit deels of helemaal niet onder aanloopkosten. Alleen het zakelijke deel mag je aftrekken van je winst. Hieronder zie je enkele voorbeelden van kosten die je wel en niet mag aftrekken:

Twijfel je of iets aftrekbaar is? Vraag advies aan je boekhouder of accountant. Of stel jezelf de vraag: zou ik dit ook kopen als ik geen bedrijf start? Is het antwoord ja, dan mag je de kosten meestal niet aftrekken.

Kosten aftrekken of afschrijven

Niet alle aanloopkosten verwerk je op dezelfde manier in je administratie. Het verschil zit in hoe hoog de kosten zijn en hoe lang je iets gebruikt.

Kosten aftrekken

Koop je iets van 450 euro of minder? Dan trek je deze kosten in één keer af van je winst.

Voorbeeld

Je laat in maart 2026 voor 400 euro een website maken voor je nieuwe bedrijf. In september 2026 schrijf je je in bij KVK. Deze 400 euro mag je aftrekken wanneer je in 2027 aangifte inkomstenbelasting doet over 2026.

Kosten afschrijven

Koop je iets van meer dan 450 euro (exclusief btw, tenzij je geen btw mag aftrekken, dan inclusief btw) en gebruik je dit langer dan één jaar? Dan is het een investering. De kosten schrijf je af en mag je niet in één keer aftrekken. Dit betekent dat je de kosten verdeelt over de jaren dat je je aankoop gebruikt.

Voorbeeld

Je koopt in januari 2026 voor 25.000 euro een machine. Deze machine verwacht je vijf jaar te gebruiken en heeft daarna een restwaarde van 5.000 euro. Je berekent eerst het bedrag dat je mag afschrijven: 25.000 – 5.000 = 20.000 euro.
Daarna deel je dit bedrag door het aantal jaar dat je de machine kunt gebruiken: 20.000 / 5 = 4.000. Je mag dus ieder jaar 4.000 euro aftrekken van je winst. Let op: meestal mag je maximaal 20 procent van de aanschafkosten per jaar afschrijven. 

Koop je iets later in het jaar, bijvoorbeeld in september? Dan mag je alleen kosten afschrijven voor de resterende maanden van dat jaar. Van september tot en met december dus.

Wanneer kun je aanloopkosten aftrekken?

Als je een bedrijf start en inschrijft bij KVK, ben je voor de inkomstenbelasting ondernemer als je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet. Voldoe je aan de voorwaarden? Dan mag je meestal je aanloopkosten aftrekken van je winst. Dit doe je bij voorkeur bij je eerste aangifte inkomstenbelasting. Je moet kunnen aantonen dat het zakelijke kosten zijn die direct te maken hebben met de start van je bedrijf. Bewaar daarom altijd je facturen en bonnetjes. Hierover lees je later meer.

Aanloopkosten met of zonder btw aftrekken?

Heb je al btw over je aanloopkosten teruggevraagd bij je btw-aangifte? Dan trek je bij je aangifte inkomstenbelasting de kosten af zonder btw.

Heb je btw niet teruggevraagd, terwijl dat wel mocht? Of kun je de btw niet terugvragen? Dan trek je de kosten met btw af. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval als je meedoet aan de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw aan je klanten, maar kunt dan ook geen btw terugvragen. 

Sommige beroepen, diensten en goederen zijn niet btw-plichtig en hebben een btw-vrijstelling. Zoals de gezondheidszorg, het onderwijs, sociaal-cultureel werk, financiële diensten en sportclubs.

Wanneer mag je btw terugvragen?

Je kunt alleen btw terugvragen als je ook btw in rekening brengt aan je klanten. Btw terugvragen kan dus niet als je meedoet aan de KOR of als je geen btw hoeft te betalen.

Over je aanloopkosten betaal je btw. Dit noemt de Belastingdienst voorbelasting. Deze btw kun je terugvragen wanneer je een btw-id krijgt van de Belastingdienst. Een btw-id krijg je meestal binnen twee werkweken na je inschrijving bij KVK.

Btw vraag je terug in je eerste btw-aangifte (aangifte omzetbelasting). Dit kan ook gaan om kosten die je maakt vóór de start van je bedrijf. Over je aanloopkosten dus. Dit geldt voor de periode vóór en net na de start van je bedrijf.

Wat is het verschil tussen kosten aftrekken en btw terugvragen?

Hoewel er soms overlap is, zijn kosten aftrekken en btw terugvragen twee verschillende dingen:

• Kosten trek je af bij je aangifte inkomstenbelasting. Dit doe je één keer per jaar.
• Btw vraag je terug via je btw-aangifte. Dit doe je meestal per kwartaal.

Wat heb je nodig?

Bewaar altijd alle bonnetjes en rekeningen van je aanloopkosten. De Belastingdienst kan hierom vragen ter controle. Zorg ervoor dat op die bonnetjes en rekeningen deze gegevens staan:

• De datum waarop je het product of dienst hebt gekocht.
• De naam en het adres van het bedrijf of leverancier waar je het product of dienst hebt gekocht.
• Jouw naam of die van je bedrijf.
• Een omschrijving van wat je hebt gekocht.
• Het bedrag (prijs).
• Het btw-bedrag dat je hebt betaald.

Uren en reiskosten bijhouden

Houd ook de uren bij die je besteedt aan de voorbereidingen van je bedrijf. Deze uren tellen mee voor het urencriterium. Zo kun je nog meer belastingvoordeel krijgen, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. 

Maak je reiskosten voor je bedrijf? Houd bij hoeveel kilometer je reist en met welk doel. Deze administratie is handig bij je belastingaangifte.