Een dagbesteding of zorgboerderij beginnen

Je wilt een particuliere dagbesteding opzetten, bijvoorbeeld een zorgboerderij, lunchroom of een sociale opvang. Dit betekent dat je niet alleen zorg verleent, maar ook ondernemer bent. Je moet bijvoorbeeld een administratie bijhouden en je aan speciale wetten en regels houden. Lees dit stappenplan om goed voorbereid van start te gaan.

Er komt veel kijken bij zelfstandige zijn. Door dit stappenplan te volgen ben je op de goede weg en weet je welke wet- en regelgeving voor jou geldt.

Stappenplan een dagbesteding of zorgboerderij beginnen

Maak van tevoren een ondernemingsplan, zodat je je plannen concreet kunt maken. Beantwoord hierin in ieder geval de volgende vragen: wie ben je, waarom wil je ondernemer worden en welke kwaliteiten heb je hiervoor in huis? Omschrijf ook je aanbod en doelgroep: welke zorg lever je aan wie?

1. Maak een financieel plan

Maak een financieel plan om te bepalen of je genoeg kunt verdienen om van te leven. Bepaal hierbij je uurtarief. Controleer ook uit welke wet de zorg die jij levert betaald wordt. Vraag dit na bij je (toekomstige) cliënt of diens contactpersoon. Je kunt betaald worden uit:

• Wet langdurige zorg (Wlz), wordt betaald vanuit een zorgkantoor.
• Wet maatschappelijke zorg (wmo), wordt betaald vanuit de gemeente.
• Jeugdwet (Jw), wordt betaald vanuit de gemeente.

Kies vervolgens hoe de zorg wordt betaald. Het verschilt per situatie wie jou uitbetaalt en waar je de zorg declareert. Dit hangt af van je cliënten, jouw eigen voorkeur en toekomstige cliënten die je wil aantrekken:

• Zorg in Natura (ZIN), je sluit als zorgaanbieder een contract af met de gemeente (Wmo en Jeugdwet) of zorgkantoor (Wlz). Je declareert rechtstreeks aan hen.
• Persoonsgebonden Budget (PGB), je sluit een zorgovereenkomst af met je cliënten en declareert aan je cliënt zelf.
• Als onderaannemer. Je sluit een overeenkomst af met een hoofdaannemer (een zorgorganisatie). Zij doen de administratie en zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg. Je factureert aan de hoofdaannemer.
• Cliënten betalen de zorg zelf en maken geen gebruik van een overheidsvergoeding. Je factureert direct aan hen.

Twijfel je? Vraag advies in je netwerk of bel het KVK Adviesteam.

2. Vind een geschikte locatie

Ga op zoek naar een locatie voor je dagbesteding. Check bij de gemeente het omgevingsplan voor informatie over praktische zaken zoals parkeren en geluid. Wat is toegestaan en waar heb je een vergunning voor nodig? Check ook of je een omgevingsvergunning moet aanvragen. En kijk in het huur- of koopcontract van de locatie om te controleren of je op die plek een dagbesteding mag beginnen. Dat kan alleen als de locatie een maatschappelijke bestemming of zorgbestemming heeft.

3. Check de veiligheidseisen van je locatie

Je bent verantwoordelijk voor de veiligheid van de mensen die bij je komen. Hiervoor kun je de brandweer inschakelen: zij helpen nieuw aangemelde zorginstellingen door te controleren hoe veilig de locatie is. Vraag daarnaast aan je gemeente of zorgkantoor welke eisen er nog meer gelden voor je locatie.  Denk aan het toegestane aantal gasten en voorzorgsmaatregelen voor noodsituaties of extreme weersomstandigheden, zoals een hitteprotocol. De eisen verschillen per gemeente of zorgkantoor. 
Houd er rekening mee dat de gemeente of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) je locatie kunnen controleren. 

4. Check de eisen voor je personeel

Bij de dagbesteding moet er genoeg goed opgeleid personeel zijn. Zij moeten de juiste kennis en vaardigheden hebben om de cliënten te helpen. Als dat nodig is, moeten er ook specialisten zijn voor cliënten die veel verzorging en/of hulp bij gedrag nodig hebben. Vraag bij je gemeente of zorgkantoor welke extra regels er zijn.

Deze wettelijke (opleidings)eisen zijn er:

• Voor jeugdzorg is er de norm verantwoorde werktoedeling. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat personeel met de juiste kennis en vaardigheden het werk doet. In de praktijk is er vaak iemand nodig met een SKJ-registratie.
• Voor zogeheten voorbehouden handelingen, zoals injecties, is een BIG-geregistreerde zorgverlener vereist.
• Lever je onvrijwillige of verplichte zorg (vanuit de Wet zorg en dwang)? Volg het stappenplan Wzd en registreer je bij het locatieregister.

Ook voor je personeel gelden er eisen. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat ze blijven leren en hun vaardigheden verbeteren. Dit staat in de volgende zogenaamde kwaliteitskaders en compententieprofielen:

• Voor de gehandicaptenzorg is er het kwaliteitskompas en de competentieprofielen. 
• Voor de Jeugdzorg is er het kwaliteitskader jeugd en het competentieprofiel.
• Voor zorgboerderijen is er het kwaliteitskader.

5. Schrijf je in bij KVK

Schrijf je in bij KVK als ondernemer. Je krijgt daarbij een SBI-code die overeenkomt met het werk dat je doet. Voor dagbestedingen voor cliënten met een verstandelijk handicap, niet aangeboren hersenletsel en GGZ-cliënten is de SBI-code 8720. Voor dagbestedingen voor cliënten met een niet-verstandelijke handicap is dat. 87301. Voor jeugdzorg is de SBI-code 87901. En voor welzijnswerk voor ouderen geldt de SBI-code 88102. 

6. Vraag eHerkenning aan

Je hebt eHerkenning nodig voor je aanmelding bij het Zorgaanbiedersportaal. Aanvragen kan hier. Houd er rekening mee dat dit geld kost. De hoogte van de kosten verschillen per type inlogmiddel en per betrouwbaarheidsniveau. Je ontvangt de eHerkenning binnen een dag tot enkele dagen. Als je alleen zorg verleent vanuit de Wmo mag je deze stap overslaan.

7. Meld je aan bij het Zorgaanbiedersportaal

Meld je aan bij het Zorgaanbiedersportaal als nieuwe zorgaanbieder, zodat je bekend bent bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dit is verplicht vanuit de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza). Log in op het Zorgaanbiedersportaal en vul de vragenlijst in. Na het verzenden van je vragenlijst is je inschrijving klaar. Als je alleen zorg verleent vanuit de Wmo sla je deze stap over.

8. Voldoe aan de Wkkgz

Zorg ervoor dat je voldoet aan de eisen van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Dit betekent onder meer dat je een gratis klachtenfunctionaris moet hebben en dat je je aansluit bij een erkende geschilleninstantie. Lever je alleen zorg vanuit de Wmo of Jeugdwet dan hoef je niet te voldoen aan de Wkkgz. Maar wél aan de eisen van de gemeente waarin je zorg verleent. Controleer bij die gemeente wat deze eisen zijn.

9. Vraag een AGB-code aan

Vraag een Algemeen GegevensBeheer-code (AGB-code) aan zodat je de zorg die je verleent kunt declareren bij de gemeente of zorgkantoor. Je vraagt de AGB-code aan bij Vektis. Het aanvragen duurt ongeveer twintig minuten, de code ontvang je dan binnen vijf werkdagen. Wijzigt er iets in je situatie of je werkzaamheden? Dit kan gevolgen hebben voor de geldigheid van je AGB-code. De registratie van KVK en Vektis zijn namelijk gekoppeld. Check dus regelmatig of ze allebei nog kloppen met je werkelijke situatie.

10. Check: heb je een VECOZO-certificaat nodig?

Het VECOZO-certificaat heb je nodig om elektronisch te declareren bij zorgkantoren die werken met VECOZO-software. Ook voor declaraties bij het PGB-portaal heb je dit certificaat nodig. VECOZO is kosteloos. Na de aanvraag ontvang je het certificaat binnen maximaal vijf werkdagen. 

11. Check: heb je een NZa-code nodig?

Je hebt een Nza-nummer nodig als je Wlz-zorg in natura levert en daar budgetafspraken over hebt met het zorgkantoor. Heb je geen overeenkomst met het zorgkantoor, maar bijvoorbeeld met de gemeente? Dan heb je geen Nza-nummer nodig. Ook als je cliënt je vanuit een PGB betaalt is de code niet nodig. Een Nza-nummer aanvragen is gratis. Je ontvangt de code meestal binnen een paar werkdagen.

12. Voldoe aan de voedsel- en veiligheidseisen

Werk je met voedsel? Dan ben je verantwoordelijk voor de voedselveiligheid en het naleven van de hygiënecode. Lees hier meer over de hygiënecode in de zorg (HACCP).

13. Check: draai je muziek?

Draai je muziek? Dan krijg je met muziekrechten te maken. Informeer bij Buma/Stemra wat de kosten zijn.

14. Maak een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid van je werknemers. Dat staat beschreven in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Zo moet je volgens de wet een bedrijfshulpverlener (BHV) in huis hebben.

Met een RI&E kijk je welke risico’s er zijn, stel je vervolgens prioriteiten en maak je een plan van aanpak. De inventarisatie is verplicht voor iedere werkgever met ten minste één werknemer in dienst.

15. Denk na over je cliëntendossiers

Bedenk hoe je de cliëntendossiers wilt bijhouden. Je moet van elke cliënt gegevens bijhouden over diens gezondheid en de begeleiding. Cliënten moeten hun gegevens digitaal kunnen bekijken en beheren. 

16. Check of je btw-plichtig bent

Check of je btw-aangifte moet doen. De meeste zorgdiensten zijn vrijgesteld van btw. Heb je ook andere activiteiten, zoals bijvoorbeeld verkoop van goederen of diensten? Dan ben je waarschijnlijk wel btw-plichtig. Twee weken na je inschrijving bij KVK krijg je een brief van de Belastingdienst. Daarin staat of je kwartaalaangifte moet doen of dat je bent vrijgesteld van btw. Het is jouw verantwoordelijkheid om te controleren of dit klopt. Bel de Belastingdienst als je twijfelt.  

17. Doe aan marketing

Het maken van een marketingplan kan je helpen bij het vinden van cliënten. Maak gebruik van je eigen netwerk en van online platforms waar vraag en aanbod samenkomen. Of leg contact met casemanagers bij jouw gemeente van het sociaal wijkteam. Een casemanager Dementie komt bijvoorbeeld bij mensen met dementie thuis en kent mogelijk cliënten.

18. Regel algemene zaken voor starters

Als ondernemer regel je algemene voorwaarden en verzekeringen. Hiermee voorkom je gedoe en verminder je ondernemersrisico’s. Het is ook wettelijk verplicht om je bedrijfsadministratie bij te houden. Lees hier meer over administratie en boekhouden.