Heb je bepaald wie de UBO's van je bv, nv, SE of SCE zijn? Lees hier welke documenten en gegevens je nodig hebt om ze in te schrijven.
Maak een kopie of print van alle documenten die je nodig hebt
Wil je de UBO-opgave online versturen? Dan moeten alle documenten bestandstype pdf, jpg/jpeg, png, gif of bmp zijn. Elk document mag maximaal 9 MB groot zijn.
Wil je de UBO-opgave via de post versturen? Print de documenten dan op A4-formaat.
Documenten waaruit blijkt welk belang de UBO’s hebben in de bv, nv, SE of SCE
Uit deze documenten blijkt het dat een UBO het belang aandeelhouderschap heeft
Bijvoorbeeld een kopie van:
- het aandeelhoudersregister
- de akte van oprichting
- het deel van een notariële akte dat gaat over de aandelen
Doe je een UBO-opgave voor een werkmaatschappij? Voeg dan ook een organogram toe. Daarmee maak je duidelijk welke rol de UBO precies heeft binnen de organisatie.
Is er een UBO die enig aandeelhouder van je bv is?
Dan hoef je geen documenten toe te voegen waaruit het belang van de UBO blijkt. Je kunt de enig aandeelhouder in de UBO-opgave als UBO inschrijven als deze persoon:
- zelf direct 100% van de aandelen heeft van de organisatie waarvoor je opgave gaat doen en
- een mens is (een rechtspersoon kan nooit een UBO zijn) en
- als enig aandeelhouder van deze organisatie ingeschreven staat in het Handelsregister.
Anders kan KVK de UBO-inschrijving niet goedkeuren.
"Direct 100% van de aandelen" betekent hier: deze persoon heeft zelf de aandelen. Die heeft dus niet via een andere rechtspersoon een belang in de organisatie. Dan zou het een ‘indirect belang’ zijn.
Het belang stemrecht blijkt bijvoorbeeld uit deze documenten
Een kopie van het aandeelhoudersregister, de akte van oprichting, de statuten, de aandeelhoudersovereenkomst of een deel van een andere akte of overeenkomst die informatie geeft over de afspraken rond stemrecht.
Economisch belang blijkt bijvoorbeeld uit deze documenten
Een kopie van het aandeelhoudersregister, de akte van oprichting, de statuten, de certificaathoudersovereenkomst, het certificaathoudersregister of een deel van een andere notariële akte dat informatie geeft over het economisch belang.
Een certificaathoudersregister is een niet-openbaar register dat bij de bv of nv ligt, waar certificaathouders kunnen langskomen om het document te bekijken. Het bestuur moet hierin bijhouden hoeveel certificaten er zijn en wie de eigenaars zijn.
Het belang feitelijke zeggenschap blijkt bijvoorbeeld uit deze documenten
Bestuursverslag, deel van een notariële akte of een overeenkomst.
Zijn de hoger leidinggevenden van je organisatie de UBO's?
Dan hoef je geen documenten waaruit het belang blijkt, toe te voegen aan de inschrijving.
Je hebt ook een geldig identiteitsbewijs van de UBO's nodig
Een geldig identiteitsbewijs is een paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of vreemdelingendocument. Maak een kopie van dit identiteitsbewijs. Heeft één van de UBO's de Nederlandse én een andere nationaliteit? Gebruik dan het Nederlandse identiteitsbewijs.
Het gekopieerde identiteitsbewijs moet aan deze voorwaarden voldoen
- het burgerservicenummer (BSN) moet duidelijk te zien zijn
- kopieer voor- en achterkant
- kopieer in kleur
- kopieer op ware grootte
Deze regels gelden alleen bij het inschrijven van nieuwe UBO’s. Wil je gegevens van ingeschreven UBO’s wijzigen of UBO’s uitschrijven? Dan hoef je geen kopie van het identiteitsbewijs van de UBO toe te voegen.
Deze gegevens heb je nodig van de UBO's
- voornamen en achternaam
- daarnaast, bij UBO's die in Nederland wonen:
- BSN
- daarnaast, bij UBO's die in het buitenland wonen:
- geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats
- Tax Identification Number (TIN) en land van uitgifte, als de UBO een TIN heeft
- nationaliteit
- woonadres
Bovenstaande gegevens heb je nodig bij het inschrijven, wijzigen en uitschrijven van UBO's.
Verder met voorbereiden op de UBO-opgave?
Deze pagina is deel van een stappenplan. Hiermee bereid jij je voor op het inschrijven van UBO’s. Zorg dat je alle stappen volgt. Op de beginpagina vind je meer informatie.