Algemene voorwaarden delen: zo pak je dat aan

Met algemene voorwaarden maak je de belangrijkste regels voor jou en je klant duidelijk. Dat kan je veel gedoe besparen. Maar zorg dat je goed communiceert. Anders zijn de algemene voorwaarden niet geldig.

Inzicht in verzekeringen

De KVK Verzekeringscheck helpt je je verzekeringen te kiezen

Doe de check

Wijzen op algemene voorwaarden 

Gebruik je algemene voorwaarden, dan moet je dat duidelijk aan je klant vertellen. Je moet twee belangrijke stappen zetten: 

1 Zorgen dat je klant weet dat er algemene voorwaarden zijn.
2 Zorgen dat je klant de mogelijkheid heeft gehad die te lezen. 

Dat moet allebei gebeuren voordat een bedrijf of consument iets van je koopt of een contract tekent. Alleen dan zijn de voorwaarden geldig. Daarvoor is het volgens de wet niet nodig dat je klant die voorwaarden heeft gelezen. Daar is de klant zelf verantwoordelijk voor.

Maakt je klant geen bezwaar tegen de algemene voorwaarden en besluit die zaken met je te doen? Dan gelden de voorwaarden vanaf dat moment.

Een akkoord van je klant, zoals een handtekening of een vinkje zetten, is niet nodig. Maar zo’n akkoord kan handig zijn als je een discussie krijgt over de voorwaarden. Onderaan dit artikel lees je hoe je akkoord krijgt.

Algemene voorwaarden aanbieden

Algemene voorwaarden kun je digitaal en op papier aanbieden. De manier waarop je ze mag aanbieden, is volgens de wet afhankelijk van hoe je te werk gaat.

Als je online spullen verkoopt, dan mag je voorwaarden op je website zetten of ze mailen naar je klant. Verkoop je bijvoorbeeld spullen in een winkel of via de telefoon, dan mag je alleen naar je website verwijzen of mailen als je klant dat goed vindt. Anders moet je een van de andere manieren kiezen om je algemene voorwaarden te delen. 

1 Op je website zetten

Zet je de voorwaarden op je website, dan moeten klanten ze ook kunnen downloaden en opslaan. Bied ze bijvoorbeeld aan als pdf op een pagina als www.bedrijfsnaam.nl/algemenevoorwaarden. 

Zet op logische plekken op je site een link naar de voorwaarden. Op productpagina’s, bij je aanbod en in een bestelformulier. Veel ondernemers zetten zo’n link ook onderaan digitale offertes. Door steeds te verwijzen, geef je klanten voldoende mogelijkheden om de voorwaarden door te lezen. 

2 Via e-mail opsturen

Stuur de klant een e-mail waarin de algemene voorwaarden staan, bijvoorbeeld als pdf.

3 Met de post verzenden

Je kunt de algemene voorwaarden ook met de post versturen. Maar de meeste online klanten krijgen ze het liefst digitaal.

4 Een printje geven

Sta je oog in oog met je klant, bijvoorbeeld in je winkel of aan de deur, dan kun je een printje van de algemene voorwaarden geven. Dat kan ook door de voorwaarden standaard op de achterkant van een contract af te drukken.

5 Laten lezen op de plek waar je verkoopt

Je kunt je klant de mogelijkheid bieden de algemene voorwaarden door te nemen, bijvoorbeeld in je winkel of op je kantoor. Je geeft dan geen printje mee. 

Soepele regels

Ben je adviseur, makelaar, IT’er of heb je andere rol waarin je alleen diensten verkoopt, dan noemt de wet jou een ‘dienstverrichter’. De regels voor het bekend maken van algemene voorwaarden zijn dan soepeler. 

Als je verkoop niet via internet loopt, mag je je algemene voorwaarden zonder toestemming van je klant toch digitaal aanbieden. Bijvoorbeeld door ze te mailen of met een link naar een pdf op je website.

Akkoord krijgen

Hoewel het niet nodig is, kan het handig zijn wel een akkoord van je klant te krijgen op het gebruik van algemene voorwaarden. Bij een meningsverschil over een overeenkomst is door dat akkoord geen twijfel mogelijk dat ze gelden.

Dat kan op verschillende manieren. Hieronder een aantal voorbeelden:

1 Zinnetje in contract

De makkelijkste manier van akkoord vragen, is een standaardzin opnemen in een contract, offerte of opdrachtbevestiging. Dat zinnetje moet duidelijk maken dat je algemene voorwaarden gebruikt. Maar ook dat je klant daarmee akkoord gaat als die zaken met je doet.

Een bedrijf of consument gaat akkoord met de algemene voorwaarden als die een contract, offerte of opdrachtbevestiging met dat zinnetje accepteert of ondertekent.

2 Handtekening

Je kunt de algemene voorwaarden ook apart laten ondertekenen, naast het contract. Dan zorg je voor twee papieren documenten: een contract en een document met de algemene voorwaarden, waar je klant een handtekening opzet.

3 Vinkje zetten op website

Je klant kan ook akkoord gaan door een vinkje te zetten op je website. Zo’n actie zorgt ervoor dat je klant weet dat voorwaarden gelden voor die verkoop. 

Meestal is die stap een vast onderdeel van het koopproces. Veel webwinkels vragen bijvoorbeeld om akkoord in een verplicht vakje in de online winkelmand, vlak voordat de klant betaalt.

4 Antwoord via e-mail

Je kunt de klant via e-mail vragen om een akkoord op de algemene voorwaarden. Het antwoord kun je dan gebruiken als bewijs.

5 In een gesprek

Je kunt ook een mondeling akkoord vragen en krijgen, bijvoorbeeld in een telefoongesprek. Het nadeel is dat je daar dan geen bewijs van hebt.

Het is daarom verstandig om na zo’n gesprek via een mail, brief of online formulier dat akkoord alsnog vast te leggen. Dan heb je de mondelinge afspraak ook ‘zwart op wit’.
 

Deponeren

Voor de zekerheid kun je algemene voorwaarden deponeren bij KVK of de rechtbank. Die bewaren ze dan voor je. 

Deponeren helpt vooral als jij of je klanten het belangrijk vinden dat er bewijs is van welke voorwaarden op welk moment golden. Dat is handig bij een meningsverschil of rechtszaak waarbij de algemene voorwaarden een rol spelen.

Iedereen kan je algemene voorwaarden opvragen en bekijken bij KVK of de rechtbank. Het deponeren kost wel geld: voor je bedrijf, maar ook voor degene die ze bekijkt.

Meer weten over het opstellen van algemene voorwaarden?