Zelfstandig coach worden: zo pak je dat aan

Voordat je daadwerkelijk van start gaat als zelfstandig coach, schrijf je een ondernemingsplan. Dit is niet verplicht, maar helpt je onderzoeken of je plannen haalbaar zijn. Ook kom je er door het schrijven van zo’n plan achter of coaching als zelfstandig ondernemer echt iets voor jou is. Bij de start van je eigen coachingsbedrijf komen de volgende zaken aan bod:

• Doelgroep
• Bedrijfsnaam
• Bedrijfslocatie
• Uurtarief
• Parttime ondernemen
• Wet DBA
• Marketing
• Belastingen
• Administratie
• AVG
• Risico’s
• Brancheorganisaties
• Inschrijving KVK

Doelgroep

Hoewel je je misschien het liefst op een brede doelgroep richt, doe je er verstandig aan keuzes te maken. Stress & Burn-out coach Susan Neijens beaamt dat. “In het begin wilde ik iedereen helpen. Toen werden het aantal mensen wat ik kon helpen en de onderwerpen waarmee ik ze kon helpen te divers. Ik heb er daarom voor gekozen om qua doelgroep en onderwerpen dichtbij mezelf en wat ik kan te blijven.”

Om je doelgroep in kaart te brengen, kun je jezelf deze drie vragen stellen:

1. Welke dienst bied ik aan?
   Maak concreet wat jij kunt betekenen voor je klant. Als dat niet duidelijk is, zoekt de klant verder. Een businessmodel en een duidelijke visie en missie bepalen helpt hierbij. 
   
2. Wie zijn mijn concurrenten en waar zitten zij?
   Dit kun je inzichtelijk maken met een concurrentieanalyse. Onderzoek wat zij doen, waar zij gevestigd zijn en hoe jij jezelf kunt onderscheiden. Met de KVK Bedrijventeller zie je hoeveel concurrentie er in jouw regio is.
3. Wil ik bedrijven of particulieren coachen?
   Bedrijven vormen een compleet andere doelgroep dan particuliere klanten. Bedenk waar jouw kracht ligt.

Bedrijfsnaam

Een goede bedrijfsnaam is herkenbaar, blijft hangen en maakt duidelijk wat je te bieden hebt. Je kunt er als coach voor kiezen je eigen naam te gebruiken, zoals Neijens doet: Susan Neijens Stress & Burn-out coach. “Klanten hebben met mij te maken, met wie ik ben en wat ik doe. Daarom heb ik er bewust voor gekozen mijn eigen naam in mijn bedrijfsnaam te verwerken.”

Welke naam je ook kiest, check of jouw keuze voldoet aan alle regels.

Bedrijfslocatie

Kies een locatie die bij jouw bedrijf past, qua uitstraling maar ook financieel. Je kunt je bedrijf op verschillende plekken vestigen, zoals een bedrijvenverzamelgebouw, eigen bedrijfsruimte of vanuit huis.

Starten vanuit huis heeft veel voordelen. Je bent flexibel en bespaart kosten omdat je geen bedrijfsruimte hoeft te huren. Maar je kunt ook afspreken bij de klant thuis of op een flexplek. Als jouw onderneming groeit kun je alsnog een pand of ruimte huren.

Neijens is gestart in een bedrijvenverzamelgebouw, maar kwam al snel tot de conclusie dat ze dit te duur vond. “Ik werk nu vanuit huis en kan gebruikmaken van flexplekken als ik op een externe locatie wil afspreken met een klant.”

Uurtarief

Een passend uurtarief bepaal je zelf. Je kunt dit tarief altijd bijstellen, bijvoorbeeld als blijkt dat het te hoog of te laag is. Door jezelf deze drie vragen te stellen bepaal je je uurtarief.

1. Welk inkomen wil ik hebben?
2. Wat zijn mijn zakelijke kosten?
3. Hoeveel uren wil ik maken?

Met de antwoorden kun je berekenen hoeveel uren je moet maken om met een bepaald uurtarief het bedrag over te houden dat je nodig hebt om van te leven.

Je uurtarief kan doorslaggevend zijn voor een klant om jou te kiezen. Verdiep je daarom ook in de tarieven van je concurrenten. ‘Wat vragen anderen?’ is niet voor niets een veelgestelde vraag van startende ondernemers. Laat je inspireren door de verhalen van vier ondernemers over hoe zij hun uurtarief bepaald hebben en waar zij tegenaan liepen.

Parttime ondernemen

Je kunt ervoor kiezen niet meteen fulltime van start te gaan. Steeds meer starters ondernemen parttime, om zo bijvoorbeeld de zekerheid van inkomen en verzekeringen te houden. Doordat coachen vaak niet gebonden is aan vaste tijden, kun je dit werk combineren met een baan. Dit heeft voor- en nadelen. Je loopt bijvoorbeeld minder risico omdat je loon blijft ontvangen, maar je bent ook beperkt in je tijd. Controleer daarbij of jouw werkgever ondernemerschap naast je baan toestaat.

Jet Bouwmeester van By Jet interieur adviseur koos voor parttime ondernemerschap. “Door te ondernemen kan ik mijn eigen tijd indelen en doen wat ik het liefste doe. Daar staat tegenover dat ik zelf op zoek moet naar klanten en geen vast inkomen heb. Dan is het bijvoorbeeld lastig een hypotheek te krijgen.” Redenen voor Bouwmeester om naast haar onderneming parttime in loondienst te werken.

Wet DBA

Ben je eigenlijk wel ondernemer? Dit lijkt misschien een gekke vraag, maar het antwoord erop is minder vanzelfsprekend dan je zou denken. Heb je particuliere klanten, dan is het vrij duidelijk dat jij een ondernemer bent, omdat je een dienst verricht. Maar wat als een bedrijf jouw opdrachtgever is? Dan is het belangrijk om de schijn van loondienst te voorkomen. Vooral als het om een grote klus voor langere tijd gaat. Dan moeten jij en je opdrachtgever namelijk aan de Belastingdienst laten zien wat voor arbeidsrelatie jullie hebben. De volgende criteria bepalen of er sprake is van zelfstandig ondernemerschap:

• Je hebt de vrijheid om de opdracht eventueel door iemand anders uit te laten voeren.
• Jij bepaalt hoe je de opdracht uitvoert, waar en wanneer.
• De opdrachtgever betaalt alleen de door jou gestuurde factuur.

Als je zeker weet dat je niet in loondienst werkt en er sprake is van opdrachtgever en opdrachtnemer, kun je dit vastleggen met een modelovereenkomst. Met zo’n overeenkomst sluit je een mogelijk dienstverband uit. Bij de Belastingdienst vind je modelovereenkomsten voor verschillende branches.

Marketing

Een duidelijke doelgroepomschrijving heb je nodig om gericht aan acquisitie te doen. Je netwerk is daarbij waardevol. Neijens heeft ervaren dat opdrachten in het begin vaak uit je eigen netwerk komen. “De mensen uit jouw netwerk zijn de ambassadeur van je bedrijf. Misschien zijn zij niet altijd je eerste klanten, maar zij kunnen jou wel ‘warm’ aanbevelen binnen hun eigen netwerk.”

Met de juiste online marketing bereik je nieuwe klanten, omdat je online vindbaar bent. Ook social media dragen bij aan jouw online vindbaarheid en geven je doelgroep een goed beeld van wat je doet. Bouwmeester is actief op social media. “Ik plaats regelmatig foto’s van mijn werk op Facebook en Instagram. Die posts worden veel bekeken. Als aanvulling op social media heb ik een website, zodat de klant een totaalbeeld krijgt van wat ik doe.”

Bekijk de toolkit online ondernemen voor informatie over zaken als zoekmachineoptimalisatie, zoekmachine adverteren en tips voor het bouwen van een zakelijke website.

Belastingen

Als je je eigen onderneming begint krijg je te maken met belastingen. Zo is er de maandelijkse btw-aangifte. Je geeft daarbij de btw die je bij je klanten in rekening hebt gebracht op aan de Belastingdienst. Van dit bedrag mag je de btw die jij aan je leveranciers hebt betaald aftrekken. Voor coaching breng je 21% btw in rekening.
Tip: download de Btw-Alert app van de Belastingdienst die jou eraan herinnert wanneer je btw-aangifte moet doen.

Tip! Check of de kleineondernemersregeling voor jou interessant is. Je hoeft dan geen btw te rekenen over jouw diensten. Je kunt er gebruik van maken als jouw jaaromzet exclusief btw minder is dan € 20.000 en als de Belastingdienst je als ondernemer voor de btw ziet.

Naast je btw-aangifte doe je een keer per jaar aangifte voor de inkomstenbelasting. Deze belasting betaal je over je winst. De hoogte van je inkomstenbelasting wordt achteraf berekend en neemt toe als je meer winst maakt. Het is belangrijk om hier geld voor te reserveren, zodat je het bedrag kunt betalen in het jaar dat je aangifte doet voor de inkomstenbelasting.

Administratie

Je bent verplicht een administratie bij te houden voor je onderneming. Dit kun je zelf doen of uitbesteden. “Iedereen moet doen waar hij sterk in is, daarom heb ik mijn boekhouding en aangifte uitbesteed aan een boekhouder,” zegt Bouwmeester. Een boekhouder of accountant richt je boekhouding in, staat je bij met advies en is op de hoogte van verschillende fiscale voordelen.

Het is niet verplicht, maar wel handig om een aparte zakelijke rekening te hebben voor je bedrijf. Zo houd je overzicht over je inkomsten en uitgaven en zijn je zakelijke en privé financiën gescheiden.

AVG

Als ondernemer heb je te maken met de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin staat welke verplichtingen je hebt bij het verwerken van persoonsgegevens. Zo kan een klant inzage vragen in de data die jij van hem hebt opgeslagen of de toestemming voor het gebruik van zijn gegevens intrekken.

Risico’s

Je bent verantwoordelijk voor wat er binnen jouw onderneming gebeurt. Voor risico’s die je niet wilt of kunt dragen, kun je een verzekering afsluiten. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering beschermt je bijvoorbeeld als je een klant per ongeluk verkeerd adviseert, als je verkeerd handelt of een vergissing maakt waardoor schade ontstaat. Breng in kaart welke risico’s jij loopt en vraag advies bij een verzekeringsadviseur.

Coaches hebben geen beroepsgeheim, zoals een psycholoog of advocaat, maar klanten zullen van jou wel vertrouwelijkheid verwachten. Leg op papier vast hoe jij hiermee omgaat. In je algemene voorwaarden kun je bijvoorbeeld een clausule opnemen over geheimhouding. Algemene voorwaarden zijn regels die gelden voor al je diensten. Je informeert klanten voorafgaand aan een coachingstraject over jouw algemene voorwaarden.

Brancheorganisaties

Diverse brancheorganisaties, brancheverenigingen en belangenorganisaties behartigen de belangen van coaches. Daarbij kun je denken aan het opstellen van algemene voorwaarden voor een branche en gedragscodes. Aansluiten bij een brancheorganisatie is niet verplicht.

Een aantal brancheorganisaties werkt met een eigen keurmerk. Dit geeft aan dat je voldoet aan de kwaliteitseisen die zij stellen aan een coach. Heb je zo’n keurmerk, dan kan je dit vermelden op je website en als verkoopargument gebruiken.

Inschrijving KVK

Voor een inschrijving bij KVK maak je online een afspraak. Zodra je inschrijving is voltooid, krijg je je KVK-nummer mee. KVK geeft vervolgens je gegevens door aan de Belastingdienst. Zij sturen binnen twee weken je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer per post. Inschrijven kost eenmalig 75 euro.

Als je jouw bedrijf inschrijft bij KVK moet je een rechtsvorm kiezen. De meeste coaches kiezen voor de eenmanszaak of besloten vennootschap (bv). De rechtsvorm die het beste bij jou past hangt af van hoe jij je bedrijf hebt ingericht, voor welke belastingfaciliteiten je kiest en hoe je de aansprakelijkheid wilt regelen.

Als je je bedrijf inschrijft bij KVK krijg je een of meerdere SBI-codes. Deze codes geven aan waar jouw bedrijf zich precies mee bezighoudt. KVK koppelt de bedrijfsomschrijving die jij doorgeeft aan de best passende SBI-code. Coaching is in veel gevallen code 85599. In combinatie met advieswerk kan dit ook code 70221 zijn.
Combineer je coaching met andere activiteiten? Bepaal dan wat jouw hoofdactiviteit is, om te zorgen dat je onder de juiste code en branche wordt ingeschreven.

Read this article in English