Personeel

Reorganisatie, hoe pak je dat aan?

Door te reorganiseren, wil je je bedrijf weer een toekomst geven. Dit is een moeilijk proces, zowel voor jezelf als voor je personeel. Een goede voorbereiding, planning en communicatie kunnen je hierbij helpen. Managementconsultant Wilco Bontenbal en psychologe Angela Koolmees delen hun adviezen in dit stappenplan.

In slechte tijden heb je verschillende opties. Je begint met besparen op luxe-uitgaven zoals personeelsuitjes. Helpt dit onvoldoende, dan kun je reorganiseren met behoud van banen. Dit houdt in dat je tijdelijke contracten niet verlengt en personeel dat uit zichzelf vertrekt niet vervangt. Andere opties zijn afdelingen schrappen, vestigingen sluiten, nieuwe functies creëren of nieuwe activiteiten ontwikkelen. Als dat niet voldoende is kijk je naar je loonkosten. Gaat de reorganisatie banen kosten? In onderstaand stappenplan lees je hoe je hier zo goed mogelijk je personeel bij betrekt.

Stappenplan reorganisatie

Een reorganisatie is een ingewikkeld proces, en je wilt je personeel hier goed doorheen loodsen. Hoe doe je dit zo zorgvuldig mogelijk? 6 stappen met tips en adviezen.

1. Bereid de reorganisatie goed voor

“Begin met helder beschrijven waarom je wilt reorganiseren. Vanwege de coronacrisis of de slechte economie is niet voldoende”, vertelt Bontenbal. “De echte reden voor een reorganisatie is dat je wilt dat je bedrijf goed blijft presteren, zodat er voor zoveel mogelijk mensen werk is.” Onderzoek daarom waar het nu niet goed gaat. Hoe groot is je omzetdaling, liquiditeitsprobleem of werkvermindering? En waarom heeft jouw bedrijf daar last van?

“Dit is ook het moment om te controleren of je personeelsadministratie op orde is”, benadrukt Bontenbal. “Kloppen de functiebeschrijvingen van bestaande functies? Zijn er evaluaties of beoordelingen beschikbaar van je werknemers? Dit is straks de basis voor je plan van aanpak en helpt je beslissen of je nieuwe functies nodig hebt of personeel wilt herplaatsen. Tip: betrek iemand van personeelszaken erbij als je die mogelijkheid hebt.”

Je kunt ervoor kiezen om alvast op een reorganisatie voor te sorteren en je personeel een vertrekregeling aan te bieden. Koolmees geeft een voorbeeld: “Stel je moet 40% bezuinigen op loonkosten. Dan kun je mensen nu de mogelijkheid geven om te vertrekken. Wijs hen op de transitievergoeding en eventuele begeleiding bij het zoeken naar een nieuwe baan. Je laat hiermee zien dat je je mensen belangrijk vindt. Je bent transparant, waardoor je meer vertrouwen krijgt.”

2. Maak een plan van aanpak

Als je weet waarom je moet reorganiseren en deze ondanks de aangeboden vertrekregeling onvermijdelijk is, maak je een plan van aanpak. Hierin beschrijf zo helder mogelijk de volgende 3 punten. Dit helpt je om je plan later duidelijk over te brengen aan alle medewerkers van je bedrijf.

  1. je doelstellingen
  2. acties die je gaat ondernemen
  3. het tijdspad: wanneer onderneem je welke acties

“Houd er rekening mee dat een reorganisatie totaal een half jaar duurt”, zegt Bontenbal. “Als je alle mensen goed wilt meenemen inclusief de ondernemingsraad.” Koolmees nuanceert: “Een half jaar is mooi maar niet altijd realistisch voor kleinere bedrijven. Afhankelijk van je financiële positie kan het een maand of 2 maanden zijn. Van een langdurige reorganisatie raakt je personeel gedemotiveerd.”

Beslis in deze fase ook of je een sociaal plan opstelt. In een sociaal plan kun je de gezamenlijke regelingen en voorzieningen voor het achterblijvende en vertrekkende personeel vastleggen.

Maak je plan van aanpak met een klein team. Betrek hierbij ook de eventuele directieleden/eigenaren, personeelszaken en het liefst ook een externe adviseur. Bijvoorbeeld een managementconsultant. Vraag leidinggevenden of ze informatie kunnen geven over werknemers. Door leidinggevenden er vroeg bij te betrekken, bereid je hen voor op vragen van hun medewerkers.

Tip: vind je het moeilijk om een plan voor de toekomst op papier te zetten? Gebruik dan het business model canvas.

3. Plan je eerste communicatiemoment

Nu is het tijd om je plannen aan iedereen bekend te maken. Realiseer je dat een reorganisatie werknemers onzeker kan maken. Dit vang je deels op door duidelijk uit te leggen waarom je reorganiseert, welke stappen je gaat nemen en wanneer.

Onduidelijkheid of verzachtende woorden helpen hierbij niet. Het is geen leuke boodschap die je je medewerkers brengt. Toch is het belangrijk dat je ze goed informeert. “Als je niet goed uitlegt waarom je reorganiseert, voelen mensen zich onbelangrijk. Dat hoor ik vaak terug in mijn gesprekken”, licht Koolmees toe. “Geef je personeel tijd en ruimte om te reageren, onzekerheden te delen en vragen te stellen. Beantwoord ook lastige vragen, zodat je jouw personeel het gevoel geeft dat jullie samen deze ingrijpende periode doorgaan, en dat ze er niet alleen voor staan.”

Als je genoodzaakt bent om binnen enkele weken personeel te ontslaan, leg dan uit waarom. Bijvoorbeeld: ‘Het is kort dag maar ik kan je salaris volgende maand niet meer betalen. Als je wilt mag je blijven werken maar ik kan je salaris niet betalen’.

4. Luister of je boodschap overkomt

“Stel nu zo snel mogelijk een groter team samen dat als klankbord werkt. Vraag hiervoor ook leidinggevenden en werknemers”, adviseert Bontenbal. “Zo weet je welk gevoel er leeft in de organisatie en welke vragen er zijn. En of de communicatie helder overkomt. Een dwarsdoorsnede van je personeel is het beste. Een oudere werknemer met een jarenlang dienstverband heeft andere vragen en gevoelens dan een jong personeelslid van wie je de tweede werkgever in zijn loopbaan bent.”

“Communiceer ook regelmatig”, adviseert Koolmees. “Geef bijvoorbeeld iedere vrijdag een update van 10 minuten. Heb je niets te vertellen? Vertel dit dan ook. Dit geeft vertrouwen dat je niets achterhoudt. Je voorkomt dat mensen zelf dingen gaan verzinnen. Wanneer de manager hen bijvoorbeeld niet groet, denken ze dat zij ontslagen zullen worden. Je voorkomt zo dat je in een negatieve spiraal terechtkomt, wat ten koste kan gaan van de productiviteit en teamsfeer.”

Koolmees merkt in gesprekken dat mensen zich vooral zorgen maken om hun inkomen. Of het gevoel hebben dat ze er niet toe doen. “Bied daarom mentale of psychische opvang. Het helpt je personeel als ze met een onafhankelijk persoon in vertrouwen hun zorgen kunnen delen. Als leidinggevende help je door je waardering te laten zien met een complimentje of een klein gebaar. Voer met iedereen regelmatig een persoonlijk gesprek. Stel vragen: ‘hoe gaat het met je?’. ‘Hoe ga je om met deze situatie?’.”

Bontenbal ervaart dat een ondernemer in deze fase van de reorganisatie soms al samen met het team vooruit kijkt. “Voordeel hiervan is dat de teamleden al direct betrokken worden bij de toekomstige organisatie. Benoem wel duidelijk dat het voor deze werknemers kan betekenen dat ze meedenken over een toekomst waarin voor hen misschien geen plek is.”

5. Geef duidelijkheid over de reorganisatie

Selecteer welk personeel mag blijven. Bontenbal noemt verschillende manieren: “Bijvoorbeeld op basis van het principe ‘mens volgt werk’, het afspiegelingsbeginsel of door selectie & matching. Kijk goed welke wet- en regelgeving geldt voor jouw bedrijf.”

Koolmees adviseert om vervolgens persoonlijk de medewerkers die je ontslaat te informeren. “Verlies van werk zorgt voor een rouwproces, waar iedereen op zijn eigen manier doorheen gaat. Iemand vertellen dat hij ontslagen is, doe je daarom zo zorgvuldig mogelijk.”

Koolmees tipt:

  • Neem de tijd en communiceer open. Laat zien dat je er voor je personeel bent door te luisteren.
  • Bied mentale of praktische hulp. Een gesprek om zorgen en emoties te delen. Help bijvoorbeeld met de voorbereiding op een sollicitatiegesprek, het aanmaken van een LinkedIn-profiel of updaten van het cv.
  • Zorg voor een waardig afscheid met een persoonlijk element. Stuur bijvoorbeeld een handgeschreven kaart.
  • Bied aan om je netwerk in te zetten.
  • Bel je ontslagen medewerker na een maand, om te vragen hoe het ermee gaat.
  • Vertel de boodschap persoonlijk. Lukt het je vanwege de 1,5 metermaatregel niet om op kantoor of thuis af te spreken? Stel dan een wandeling voor. Ben je toch gedwongen de boodschap virtueel over te brengen? Informeer vooraf dat je een persoonlijk gesprek wilt voeren. Als iemand hoort dat hij zijn baan verliest, dan is het niet fijn als zijn kinderen er bijvoorbeeld naast staan.

6. Rond de reorganisatie af en kijk vooruit

In deze laatste fase breng je je personeelsadministratie op orde. Werknemers die het bedrijf verlaten, dragen hun werkzaamheden over. Werknemers die blijven, laat je als dit nodig is om- of bijscholen. Je hebt nu tijd om de nieuwe organisatie (verder) vorm te geven. Kijk samen met je personeel hoe je hetzelfde werk met minder mensen gaat doen. Of beslis welke werkzaamheden minder belangrijk zijn in de nieuwe organisatie.

Meer weten over regels voor reorganisatie?

Informatie over wet- en regelgeving voor personeel en het ontslaan van personeel om bedrijfseconomische redenen vind je op het Ondernemersplein en de website van het UWV.

Vanaf 6 juli kun je de NOW 2.0 aanvragen, opvolger van de NOW-regeling, waarbij de voorwaarde vervalt dat je geen personeel mag ontslaan.

Juliëtte Geers

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers vooral over online marketing. Ik schrijf voor KVK.nl en KVK-nieuwsbrieven. Volg mij op LinkedIn voor enthousiaste en praktische posts over online klanten bereiken.

InspiratiePage