Personeel

Reorganisatie, hoe pak je dat aan?

Reorganiseren kan je bedrijf weer een toekomst geven. Maar het is een moeilijk proces, en heeft vaak invloed op je personeel. Een goede voorbereiding, planning en communicatie zijn dan noodzakelijk. Managementconsultant Wilco Bontenbal en psychologe Angela Koolmees delen hun adviezen.

In slechte tijden, zoals in de coronacrisis, moet je moeilijke beslissingen maken om je bedrijf te behouden. Je hebt als ondernemer verschillende opties voordat je bij een reorganisatie uitkomt. Soms is een reorganisatie niet te vermijden. Start bij punt 1 van de opsomming hieronder, en volg deze stap indien nodig op met de volgende stap.

  1. Begin met besparen op luxe-uitgaven, zoals personeelsuitjes. Dit kan gemakkelijk en snel gebeuren.
  2. Helpt dit onvoldoende, dan kun je reorganiseren met behoud van banen. Dit houdt in dat je tijdelijke contracten niet verlengt en personeel dat uit zichzelf vertrekt niet vervangt.
  3. Andere opties van reorganiseren zijn afdelingen schrappen, vestigingen sluiten, nieuwe functies creëren of nieuwe activiteiten ontwikkelen.
  4. Als dat niet voldoende is, kijk je naar je het reorganiseren van loonkosten. Je wilt je zaak open houden en je personeel behouden, maar soms is dit niet mogelijk.

Stappenplan reorganisatie

Een reorganisatie is een ingewikkeld proces. 6 stappen met tips en adviezen om je personeel hier zo goed mogelijk doorheen te loodsen.

1. Bereid de reorganisatie goed voor

“Begin met helder beschrijven waarom je wilt reorganiseren. Vanwege de coronacrisis of de slechte economie is niet voldoende”, vertelt Bontenbal. “De echte reden voor een reorganisatie is dat je wilt dat je bedrijf goed blijft presteren, zodat er voor zoveel mogelijk mensen werk is. Onderzoek daarom waar het nu niet goed gaat. Hoe groot is je omzetdaling, liquiditeitsprobleem of werkvermindering? En waarom heeft jouw bedrijf daar last van?”

“Dit is ook het moment om te controleren of je personeelsadministratie op orde is”, benadrukt Bontenbal. “Kloppen de functiebeschrijvingen van bestaande functies? Zijn er evaluaties of beoordelingen beschikbaar van je werknemers? Dit is straks de basis voor je plan van aanpak en helpt je beslissen of je nieuwe functies nodig hebt of personeel wilt herplaatsen. Tip: betrek, indien mogelijk, iemand van personeelszaken erbij.”

2. Maak een plan van aanpak

Als je weet waarom je moet reorganiseren, maak je een plan van aanpak. Hierin beschrijf je zo helder mogelijk de volgende 4 punten:

Doelstellingen

Bij stap 1 in dit artikel heb je de aanleiding bepaald. Deze aanleiding geeft richting voor je doelsteling. De doelstelling heeft altijd een bedrijfseconomische reden. Heb je minder werk door de coronacrisis? Dan kan een doelstelling zijn om weer een juiste match tussen het aantal werknemers en werkuren te krijgen. Maak je doelstelling SMART.

Informatie over de huidige situatie

Om de juiste keuzes te maken, heb je kennis nodig van de huidige situatie. Zo kan het overzicht van aantal dienstjaren of alle huidige functies bepalend zijn voor de vervolgstappen die je neemt wanneer personeelsselectie nodig is. Duik alle beschikbare informatie in, zoals je personeelscontracten, CAO en jaarrekeningen. Neem contact op met je ondernemingsraad, bank, accountant of UWV voor advies en informatie.

Acties die je gaat ondernemen

Met de benodigde informatie ga je nu keuzes maken over hoe je de reorganisatie gaat invullen. Bijvoorbeeld door functies te laten vervallen, afdelingen te sluiten of werknemers te herplaatsen. Deze acties bepaal je aan de hand van je doelstelling: samen moeten alle acties je doelstelling bereiken. Ook hier kun je je laten adviseren, bijvoorbeeld door je ondernemingsraad, accountant, brancheorganisatie, het UWV of een bedrijfsadvocaat.

Het tijdspad: wanneer onderneem je welke acties

Je weet nu wat je gaat doen. De vervolgstap is het bepalen wanneer je welke actie onderneemt. Een juist tijdspad zorgt voor rust in de organisatie en ondersteunt het reorganisatieproces. Bepaalde procedures nemen tijd in beslag. Zo mag een adviesaanvraag bij je ondernemingsraad 6 weken duren. Start met de acties die onvermijdelijk zijn en die weinig gevolgen hebben, en vul het tijdspad aan met belangrijke momenten wanneer je beslissingen moet maken of een adviesvraag terugkrijgt.


Neem de tijd voor een goede reorganisatie, maar probeer het zo snel mogelijk af te ronden. “Van een langdurige reorganisatie raakt je personeel gedemotiveerd”, legt Koolmees uit. “Afhankelijk van je financiële positie kan het proces een maand of 2 maanden duren.” Bontenbal legt uit dat dit soms langer is: “Houd er rekening mee dat een reorganisatie kan oplopen tot een half jaar. Zeker als je alle mensen goed wilt betrekken, inclusief de ondernemingsraad.”

Beslis in deze fase ook of je een sociaal plan opstelt. In een sociaal plan kun je de gezamenlijke regelingen en voorzieningen voor het achterblijvende en vertrekkende personeel vastleggen.

Maak je plan van aanpak met een klein team. Betrek hierbij ook de eventuele directieleden of eigenaren, personeelszaken en het liefst een externe adviseur. Bijvoorbeeld een managementconsultant. Vraag leidinggevenden of ze informatie kunnen geven over werknemers. Door leidinggevenden er vroeg bij te betrekken, bereid je hen voor op vragen van hun medewerkers.

Tip: vind je het moeilijk om een plan voor de toekomst op papier te zetten? Gebruik dan het business model canvas.

3. Plan je eerste communicatiemoment

Nu is het tijd om je plannen aan iedereen bekend te maken. Realiseer je dat een reorganisatie werknemers onzeker kan maken. Dit vang je deels op door duidelijk uit te leggen waarom je reorganiseert, welke stappen je gaat nemen en wanneer.

“Onduidelijkheid of verzachtende woorden helpen hierbij niet”, vertelt Koolmees. “Het is geen leuke boodschap die je je medewerkers brengt. Toch is het belangrijk dat je ze goed informeert. Als je niet goed uitlegt waarom je reorganiseert, voelen mensen zich onbelangrijk. Dat hoor ik vaak terug in mijn gesprekken. Geef je personeel tijd en ruimte om te reageren, onzekerheden te delen en vragen te stellen. Beantwoord ook lastige vragen, zodat je je personeel het gevoel geeft dat jullie samen deze ingrijpende periode doorgaan, en dat ze er niet alleen voor staan.”

Als je genoodzaakt bent om binnen enkele weken personeel te ontslaan, leg dan uit waarom. Bijvoorbeeld: ‘Het is kort dag, maar ik kan je salaris volgende maand niet meer betalen. Als je wilt mag je blijven werken, maar ik kan je geen salaris geven.’

4. Luister of je boodschap overkomt

“Stel daarna zo snel mogelijk een groter team samen dat als klankbord werkt. Vraag hiervoor ook leidinggevenden en werknemers”, adviseert Bontenbal. “Zo weet je welk gevoel er leeft in de organisatie en welke vragen er zijn. Een dwarsdoorsnede van je personeel is het beste. Een oudere werknemer met een jarenlang dienstverband heeft andere vragen en gevoelens dan een jong personeelslid van wie je de tweede werkgever in zijn loopbaan bent.”

“Communiceer ook regelmatig over de voortgang”, adviseert Koolmees. “Geef bijvoorbeeld iedere vrijdag een update van 10 minuten. Heb je niets te vertellen? Vertel dit dan ook. Dit geeft vertrouwen dat je niets achterhoudt. Je voorkomt dat mensen zelf dingen gaan verzinnen. Wanneer de manager hen bijvoorbeeld niet groet, denken ze dat zij ontslagen zullen worden. Door medewerkers op de hoogte te houden, voorkom je dat je in een negatieve spiraal terechtkomt, wat ten koste kan gaan van de productiviteit en teamsfeer.”

Koolmees merkt in gesprekken dat mensen zich vooral zorgen maken over hun inkomen, of het gevoel hebben dat ze er niet toe doen. “Bied daarom mentale of psychische opvang. Het helpt je personeel als ze met een onafhankelijk persoon in vertrouwen hun zorgen kunnen delen. Als leidinggevende help je door je waardering te laten zien met een complimentje of een klein gebaar. Voer met iedereen regelmatig een persoonlijk gesprek. Stel vragen, zoals: ‘hoe gaat het met je?’ en ‘hoe ga je om met deze situatie?’.”

Bontenbal ervaart dat een ondernemer in deze fase van de reorganisatie soms al samen met het team vooruitkijkt. “Voordeel hiervan is dat de teamleden al direct betrokken worden bij de toekomstige organisatie. Benoem wel duidelijk dat het voor deze werknemers kan betekenen dat ze meedenken over een toekomst waarin voor hen misschien geen plek is.”

5. Bepaal welke medewerkers je wilt behouden

Selecteer vervolgens welk personeel je kunt behouden. Bontenbal noemt verschillende manieren om dat te bepalen. “Bijvoorbeeld op basis van het principe ‘mens volgt werk’, waarbij een werknemer recht heeft op zijn functie wanneer deze blijft bestaan. Het afspiegelingsbeginsel bepaalt de volgorde van ontslagen, waarbij degene met het kortste dienstverband de meeste kans op ontslag heeft. Bij selectie en matching kijk je wie voor welke (nieuwe) functie geschikt is. Het kan hierbij zo zijn dat er nieuwe arbeidsvoorwaarden gelden. Kijk goed welke wet- en regelgeving gelden voor jouw bedrijf.”

Wanneer er binnen 1 werkgebied van het UWV 20 of meer werknemers binnen 3 maanden ontslagen worden vanwege bedrijfseconomische redenen, dan is er sprake van collectief ontslag. Je moet dan voor of tegelijkertijd met de adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad ook een melding van collectief ontslag doen bij de vakbonden en het UWV.

6. Communiceer welke medewerkers je moet ontslaan

Koolmees adviseert om persoonlijk de medewerkers die je ontslaat te informeren. “Verlies van werk zorgt voor een rouwproces, waar iedereen op zijn eigen manier doorheen gaat. Iemand vertellen dat hij ontslagen is, doe je daarom zo zorgvuldig mogelijk.”

Koolmees tipt:

  • Neem de tijd en communiceer open. Laat zien dat je er voor je personeel bent door te luisteren.
  • Bied mentale of praktische hulp. Bijvoorbeeld een gesprek om zorgen en emoties te delen. Of help met de voorbereiding op een sollicitatiegesprek, het aanmaken van een LinkedIn-profiel of het updaten van het cv.
  • Zorg voor een waardig afscheid met een persoonlijk element. Stuur bijvoorbeeld een handgeschreven kaart.
  • Bied aan om je netwerk in te zetten bij het zoeken naar een nieuwe baan.
  • Bel je ontslagen medewerker na een maand, om te vragen hoe het ermee gaat.
  • Vertel de boodschap persoonlijk. Lukt het je vanwege de 1,5-metermaatregel niet om op kantoor of thuis af te spreken? Stel dan een wandeling voor. Ben je toch gedwongen de boodschap virtueel over te brengen? Informeer vooraf dat je een persoonlijk gesprek wilt voeren. Als iemand hoort dat hij zijn baan verliest, dan is het niet fijn als zijn kinderen er bijvoorbeeld naast staan.

Je kunt ervoor kiezen om je personeel een vertrekregeling aan te bieden. Koolmees geeft een voorbeeld: “Stel, je moet 40% bezuinigen op loonkosten. Dan kun je mensen nu de mogelijkheid geven om te vertrekken. Wijs hen op de transitievergoeding en eventuele begeleiding bij het zoeken naar een nieuwe baan. Je laat hiermee zien dat je je mensen belangrijk vindt. Je bent transparant, waardoor je meer vertrouwen krijgt.”

7. Rond de reorganisatie af en kijk vooruit

In de laatste fase breng je je personeelsadministratie op orde. Werknemers die het bedrijf verlaten, dragen hun werkzaamheden over. Werknemers die blijven, laat je eventueel om- of bijscholen. Je hebt nu tijd om de nieuwe organisatie (verder) vorm te geven. Kijk samen met je personeel hoe je hetzelfde werk met minder mensen gaat doen. Of beslis welke werkzaamheden minder belangrijk zijn in de nieuwe organisatie.

Meer weten over regels voor reorganisatie?

Informatie over wet- en regelgeving voor personeel en het ontslaan van personeel om bedrijfseconomische redenen vind je op het Ondernemersplein en de website van het UWV.

Bekijk of de NOW-regeling interessant voor je is. Deze heeft als doel zoveel mogelijk banen en inkomens te behouden.

Juliëtte Geers

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers vooral over online marketing. Ik schrijf voor KVK.nl en KVK-nieuwsbrieven. Volg mij op Instagram (@groeibaak) en LinkedIn voor enthousiaste en praktische posts over online klanten bereiken.

InspiratiePage
Marketing en personeel