Je betalingsverplichtingen onder controle

Je bedrijf is liquide als je op korte termijn aan alle betalingsverplichtingen kunt voldoen. Invloeden van buiten je bedrijf hebben soms gevolgen voor je portemonnee. Je ziet je inkomsten dalen, maar de rekeningen, rente en belastingen moet je nog wel betalen, toch? Met dit overzicht breng je in zes stappen je betalingsverplichtingen onder controle.

1. Maak een liquiditeitsprognose

Weten wat je liquiditeitspositie per week inhoudt. Dat is misschien wel het belangrijkste om financiële rust in je bedrijf te houden of te brengen. Maar hoe doe je dat? Je begint met je banksaldo van vandaag. Vervolgens zet je alle inkomsten die je per dag verwacht en de uitgaven die je van plan bent te doen eronder. Dus: je beginsaldo + je inkomsten – je uitgaven = je liquiditeitspositie in die periode. Je doet dit ook voor je privépositie.

Een plus is prima, maar bij een min moet je in de actie schieten. Doe dit voor een paar weken of zelfs een paar maanden vooruit. Eigenlijk zo lang als je zicht hebt op je inkomsten (opdrachten) en uitgaven. Op basis hiervan beslis je of extra financiering nodig is.

Toekomstcheck

Gebruik voor meer inzicht in je liquiditeit de Toekomstcheck. Daarmee zie je hoe je er financieel voor staat en wat de prognose is voor de komende twaalf maanden. Ook krijg je te zien hoe je bedrijf bestand is tegen verschillende toekomstscenario's.

2. Onderzoek je mogelijkheden

Is je liquiditeitsprognose klaar? Kijk nu afzonderlijk naar je debiteuren, je crediteuren, je eventuele voorraden en je privéuitgaven. In de volgende stappen analyseer je de verplichtingen en de mogelijke ruimte die je kunt creëren. Bijvoorbeeld het in overleg uitstellen van aflossingen aan je bank. Een bank is ook gewoon een crediteur.

3. Neem contact op met je debiteuren

Kunnen je debiteuren nog binnen de afgesproken termijn betalen? Neem contact met ze op om dat te weten te komen. Overweeg een korting te geven als ze vroeg(er) kunnen betalen. Bijvoorbeeld voor ondernemers met klanten waarvan grote afhankelijkheid bestaat. Dit kost uiteraard geld, maar je verzekert jezelf als het ware van liquide middelen.

Veel grote bedrijven werken met inkoopnummers (Purchase Order- / PO-nummers). Wacht niet totdat de opdracht eindigt, maar regel ruim voordat je een factuur gaat versturen een inkoopnummer. Heb je dat niet op tijd? Dan duurt het vaak even voordat je dit nummer hebt en je je factuur kunt versturen. Vraag dus altijd hoe dit proces bij je opdrachtgever werkt.

Bij langere opdrachten kun je deelfacturen sturen. Dat kan gunstiger zijn dan een aanbetaling vooraf in combinatie met een factuur aan het einde van je opdracht.

Een financieringsmogelijkheid specifiek voor debiteuren is factoring. Bij deze vorm van debiteurenfinanciering financiert een factormaatschappij je debiteuren. Dit heet ook wel bevoorschotting. De factor betaalt je openstaande facturen, waardoor je meteen het bedrag van de factuur ontvangt. Je betaalt de factor hiervoor een vergoeding.

Financieel inzicht vergroten: 6 tips

4. Beoordeel je voorraadpositie

Houd je een voorraad aan? Zorg er dan voor dat deze werkbaar is voor een bepaalde orderperiode, maar minimaliseer deze. Voorraad kost geld. Afspraken met je leveranciers over leveringstermijnen helpen je hierbij. Af en toe een keer ‘nee’ verkopen, hoeft op zich geen probleem te zijn. Als je de klant maar goed informeert wanneer je wel levert. Bereken wat dit betekent voor je liquiditeitspositie. Dat is tenslotte de aanleiding om je voorraadpositie te beoordelen.

5. Ga na wie nog geld van jou tegoed heeft

Nu je grip hebt op je debiteuren en voorraad, kijk je naar je crediteuren. Welke partijen hebben nog geld van je onderneming tegoed? Orden je crediteuren in gelijkwaardige groepen:

  1. Leveranciers van goederen en diensten die te maken hebben met je primaire bedrijfsproces, dus je handel.
  2. Leveranciers van goederen en diensten voor je bedrijfshuishouding, zoals energieleveranciers en telefoonbedrijven.
  3. Je verhuurder of je hypotheekverstrekker.
  4. De Belastingdienst, gemeenten en andere overheden.
  5. Personeel. Vast, tijdelijk, flexibel.

Afspraken maken met crediteuren

Bekijk per crediteurengroep of je afspraken kunt maken over betalingen en of je regelingen kunt gebruiken.

Met crediteuren uit de eerste groep kun je misschien betalingsregelingen overeenkomen. Je kunt bijvoorbeeld een betaalschema afspreken. Je vraagt of je er langer over mag doen om het bedrag te betalen. Dus in plaats van 10.000 euro in een keer, betaal je vier maanden achter elkaar 2.500 euro.

Leveranciers uit groep twee werken vaak met abonnementen. Beoordeel of de abonnementen nog van toegevoegde waarde zijn voor je bedrijf. Pas je pakket aan of haal minder noodzakelijke extra’s eraf.

Voor je crediteuren uit de derde groep kun je misschien afspraken maken om tijdelijk te verlagen. Of een maand later te betalen.

De vierde groep, de Belastingdienst, gemeenten en andere overheden, hebben speciale maatregelen. De Belastingdienst en gemeenten kennen bijvoorbeeld een uitstelregeling. Daarnaast voert de overheid de Bbz-regeling uit. Deze tijdelijke voorziening inkomensondersteuning voor zzp en mkb vraag je aan bij de gemeente waar je woont.

Tot slot je personeel in de vijfde groep. Dit is jouw ‘goud’, dus doe daar voorzichtig mee. Gemotiveerd personeel doet een extra stapje. Maar heb je toch onvoldoende werk voor je personeel? Onderzoek dan of je gebruik kunt maken van de regeling werktijdverkorting. Moet je toch overgaan tot ontslag? Informeer je dan over de ontslagprocedures en opzegverboden voor je werknemers.

6. Privé-uitgaven

Wat je voor je bedrijf doet, kun je ook voor je privésituatie doen. Stel dus ook een privébegroting op voor de komende periode. Het is voor ieder persoonlijk welke uitgaven essentieel, belangrijk en niet noodzakelijk zijn. Loop eens door je abonnementen en beoordeel of je ergens voor betaalt wat je niet of weinig gebruikt.

Stichting MKB Financiering

Voor dit artikel heeft KVK gebruik gemaakt van de Checklist Corona-liquiditeit van de Stichting MKB Financiering. Stichting MKB Financiering geeft je in deze checklist informatie over het Keurmerk Erkend MKB Financier en de Verwijstool Erkend MKB Financier. Hierdoor weet je welke partijen als betrouwbaar aangemerkt worden.