Administratie en boekhouden voor ondernemers: zo pak je het aan

In dit artikel lees je: 

• Waarom is een goede administratie belangrijk?
• Wat moet je opnemen in je administratie?
• Hoe zet je een goede administratie op?
• Hoe lang moet je je administratie bewaren?
• Zelf boekhouden of uitbesteden?
• Handboek Ondernemen

Waarom is een goede administratie belangrijk?

Een goede administratie geeft inzicht in je inkomsten en uitgaven en helpt die je bij het nemen van zakelijke beslissingen. Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om je administratie bij te houden. Je gebruikt deze voor je belastingaangiftes.

Wat moet je opnemen in je administratie?

Alle gegevens die belangrijk zijn voor je bedrijf horen bij je administratie. Voor een overzichtelijke administratie is het belangrijk dat je minimaal de volgende gegevens bewaart:

• Facturen (zowel ontvangen als verstuurde facturen)
• Bonnetjes (kasadministratie)
• Bankafschriften van je zakelijke rekening
• Contracten en met opdrachtgevers en leveranciers
• Contact over zakelijke afspraken
• Offertes
• Urenregistratie
• Reisadministratie, zoals zakelijke kilometers
• Belastingaangiftes en correspondentie met de Belastingdienst

Hoe zet je een goede administratie op?

Met dit stappenplan zet je een goede administratie op: 

Stap 1: Open een zakelijke bankrekening

Met een zakelijke bankrekening houd je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden. Een zakelijke bankrekening is niet verplicht, maar geeft je wel overzicht. Dit maakt je administratie makkelijker.

Stap 2: Kies hoe jij wilt boekhouden

Kies een systeem van boekhouden die bij je past. Bijvoorbeeld met Excel of een boekhoudprogramma. Je kunt er ook voor kiezen om samen te werken met een boekhouder of accountant.

Stap 3: Bewaar administratie direct digitaal

Je mag facturen, bonnetjes en contracten digitaal bewaren. Zo raak je minder snel gegevens kwijt en heb je alles op één plek bij elkaar.
Zorg ervoor dat alle gegevens in het digitale document goed leesbaar zijn. De bestanden mogen niet aangepast worden. Ontvang je een factuur digitaal, bijvoorbeeld als pdf? Bewaar deze dan ook als pdf. 

Stap 4: Plan een vast administratiemoment

Werk je administratie op een vast moment bij. Zo voorkom je dat het werk zich opstapelt. 

Stap 5: Controleer je administratie

Om fouten te voorkomen, is het belangrijk om regelmatig je administratie te controleren. Controleer bijvoorbeeld of alle facturen zijn betaald en of je bonnetjes goed hebt opgeslagen. Zo ontdek je fouten op tijd en voorkom je problemen bij je belastingaangifte. Je kunt er ook voor kiezen om een boekhouder of accountant mee te laten kijken.
 

Hoe lang moet je je bedrijfsadministratie bewaren?

Als ondernemer ben je verplicht de basisgegevens van je administratie zeven jaar te bewaren. Dit heet de bewaarplicht. Hieronder vallen bijvoorbeeld de administratie van klanten en leveranciers, in- en verkoopgegevens, inkomsten en uitgaven, voorraadadministratie en loonadministratie.

Gegevens over bedrijfspanden, grond en rechten op onroerende zaken moet je tien jaar bewaren.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Je kunt je boekhouding zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Beide opties hebben voor- en nadelen.

Handboek Ondernemen

Gebruik het gratis Handboek Ondernemen van de Belastingdienst (pdf-bestand). Het geeft uitleg over je fiscale rechten en plichten. Hierin lees je ook welke eisen de Belastingdienst stelt aan de administratie van je bedrijf.