Zakelijk ruilen: zakendoen zonder portemonnee

Als je omzet daalt heb je minder geld beschikbaar voor je bedrijf. Een dalende omzet kan allerlei oorzaken hebben. Bijvoorbeeld inflatie, hogere kosten of gebrek aan personeel. Je kunt geld lenen en hiermee goederen en diensten betalen. Of je bedenkt een creatievere oplossing. Zoals zakelijk ruilen, waardoor je geen geld uitgeeft. Welke afspraken je hierbij maakt en hoe het werkt met belasting lees je in dit artikel.

Zakelijk ruilen kan voor jou interessant zijn. Leg dan wel de afspraken vast in een contract. En zorg ervoor dat beide partijen een goed gevoel hebben over de waarde van de ruil. Regel ook de factuur met btw goed. Met zakelijk ruilen houd je cash in je bedrijf. Je gaat nieuwe samenwerkingen aan en kunt verder met ondernemen.

Wat is zakelijk ruilen?

Zakelijk ruilen betekent dat je producten of diensten levert met gesloten beurs. Dus zonder dat jij en de partner waarmee je ruilt geld betaalt. De waarde van de diensten of producten bepaal je in onderling overleg en is gelijk aan elkaar.

Voorbeelden van ruilhandel

Als je door de oplopende kosten minder geld beschikbaar hebt, biedt zakelijk ruilen kansen. Wat kun je allemaal zakelijk ruilen? Hier een aantal voorbeelden:

• Een influencer laat producten zien via YouTube en ontvangt in ruil daarvoor producten.
• Een hotel betaalt de lleveranciers van drank en voedsel in hotelovernachtingen.
• Een tekstschrijver maakt een tekst voor een websitebouwer en de websitebouwer maakt een website voor de tekstschrijver.
• Een stukadoor doet een klus voor een garagebedrijf en het garagebedrijf verzorgt het onderhoud van zijn bestelbus.
• Een blogger mag een wellness-arrangement gebruiken of dineren en beschrijft in ruil daarvoor de ervaringen in een blog.
• Een sportwinkel levert via sponsoring kleding aan de plaatselijke voetbalclub. In ruil daarvoor zet de club de naam van het bedrijf op de kleding. En zorgt voor een reclamebord langs het veld.

Voordelen

Bij zakelijk ruilen is er geen financiële transactie, omdat je geen geld overmaakt. Je houdt geld op je bankrekening zodat je geld bespaart. Daarmee kun je in je bedrijf investeren of kosten betalen. Ook groeit je netwerk als je ruilhandel toepast. Je gaat samenwerkingen aan met bekende en nieuwe partners.

Nadelen

Ruilhandel kost geen geld, maar je ontvangt ook geen geld voor je diensten of goederen. Daarnaast moet je de waarde en kwaliteit van de tegenprestatie van tevoren inschatten. Bij iemand die je nog niet goed kent, kan dat lastig zijn. Bij ondernemers met wie je al samenwerkt, weet je wat je kunt verwachten. En je moet rekening houden met de administratieve verplichtingen bij zakelijk ruilen. Bijvoorbeeld een contract, een factuur en het verwerken in je administratie.

Zakelijk ruilen in stappen

Ga je ruilen? Doorloop dan de volgende stappen:

1. Waarde bepalen

Bij een zakelijke ruil moet je samen de economische waarde van de ruil in euro’s bepalen. De economische waarde is het bedrag waarbij zowel de koper als de verkoper een goed gevoel heeft. Als basis voor de waarde van de goederen of diensten geldt de verkoopprijs. De waarde van de producten of diensten die je ruilt, moet aan elkaar gelijk zijn. Zie het als een normale zakelijke transactie, dus stuur een offerte en algemene voorwaarden.

2. Afspraken vastleggen

Leg de afspraken vast in een contract. Of in ieder geval per e-mail. Hiermee voorkom je problemen. Deze gegevens leg je vast:

• De bedrijfsgegevens van beide partijen, datum en handtekening.
• Een beschrijving van de goeden of diensten die je gaat ruilen.
• De waarde van de goederen of diensten. Basis voor de ruilwaarde die je afspreekt is de verkoopprijs.
• De periode waarin je de goederen of diensten levert.
• De afspraak dat beide partijen elkaar op tijd een factuur sturen voor de geleverde goederen of diensten.

3. Btw of omzetbelasting

Bij zakelijk ruilen gaat er geen geld heen en weer. Er wordt wel btw in rekening gebracht. Deze btw neem je mee in je btw-aangifte. De btw bereken je over de waarde van het ontvangen product of de ontvangen dienst. De waarde is gelijk aan de waarde van het product of de dienst die jij aanbiedt bij de ruil. Je berekent de btw als volgt:

• Bepaal de waarde van het geruilde product of de dienst.
• Bepaal welk tarief hiervoor geldt: 0%, 9%, 21% of een vrijstelling.
• Reken het btw-bedrag uit.

4. Btw bij internationaal zakendoen

Werk je samen met bedrijven in het buitenland? Dan heb je te maken met internationale btw-regels.

• Bij levering van goederen aan een ondernemer in een ander land binnen de Europese Unie geldt het btw-tarief van 0%. Je ruilpartner berekent de btw volgens het tarief dat in zijn land geldt en betaalt daar ook de btw.
• Bij levering van de meeste diensten aan ondernemers binnen de EU, stuur je een factuur zonder btw. Daar zet je dan op: 'btw verlegd'. De ondernemer aan wie je levert, betaalt btw in het eigen land.
• Bij levering van producten buiten de EU is de basisregel dat je 0% btw in rekening brengt.
• Bij levering van diensten aan afnemers buiten de EU kijk je of de dienst in Nederland of in het andere land belast is. Dat doe je met een hulpmiddel van de Belastingdienst.

5. Factuur sturen

Je stuurt elkaar een factuur voor de geleverde goederen of diensten met het normale btw-tarief. De verzonden factuur verwerk je in je administratie bij inkomsten. De factuur die je van je ruilpartner ontvangt, zet je bij je uitgaven. De uitkomst is nul omdat je beide facturen tegen elkaar mag wegstrepen.

Zakenpartners vinden

Zakenpartners met wie je al jaren goed samenwerkt zijn geschikt als ruilpartners. Je weet wat je aan elkaar hebt en welke kwaliteit je kunt verwachten. Je kunt ook nieuwe contacten zoeken en daarmee je zakelijke netwerk uitbreiden. Bijvoorbeeld via Tradexchange die ondernemers sinds 2002 met elkaar in contact brengt voor ruilhandel.

Deeleconomie versus zakelijke ruilhandel

Zakelijk ruilen werkt net even anders dan deeleconomieplatforms. Bij zakelijk ruilen betaal je geen geld voor producten of diensten. Je krijgt wel een product of dienst geleverd. In de deeleconomie gaat het om gebruik in plaats van bezit. Je kunt soms 'betalen' met een tegenprestatie. Maar meestal betaal je met geld als je een platform gebruikt. Regel je bijvoorbeeld een elektrische scooter via een deelplatform? Dan betaal je daar een bedrag voor. Op deeleconomie in Nederland vind je meer dan 150 ruil- en deelplatforms.

Meer besparen met bootstraping

Naast zakelijk ruilen kun je ook op andere manieren geld besparen en geld vrij maken voor je bedrijf. De verzameling aan bespaarmethodes noem je bootstrapping. Handig als je op zoek bent naar meer geld, maar niet wilt lenen. In plaats daarvan haal je zoveel mogelijk voordeel uit de middelen die er al zijn. Denk aan het delen van bedrijfsruimtes, het inzetten van stagiairs of leasen in plaats van kopen.