Zakelijk ruilen: zakendoen zonder portemonnee

Wat is zakelijk ruilen?

Zakelijk ruilen betekent dat ondernemers producten of diensten aan elkaar leveren zonder geld uit te wisselen, dus met gesloten beurs of zonder portemonnee. De waarde van wat je levert is gelijk aan wat je terugkrijgt. Die waarde spreek je vooraf samen af. Je kunt zakelijk ruilen met ondernemers in Nederland en in het buitenland.

Voorbeelden van zakelijk ruilen tussen ondernemers

Zakelijk ruilen kan in veel situaties, bijvoorbeeld:

• Een influencer promoot producten via YouTube en ontvangt in ruil daarvoor die producten.
• Een hotel betaalt een drankenleverancier met hotelovernachtingen.
• Een tekstschrijver schrijft teksten voor een websitebouwer en krijgt in ruil een nieuwe website.
• Een stukadoor doet een klus voor een garagebedrijf en krijgt als ruil onderhoud aan de bedrijfsbus.

Voordelen van zakelijk ruilen

Zakelijk ruilen heeft verschillende voordelen:

• Je geeft geen geld uit, waardoor je meer cash (kasgeld) in je bedrijf houdt.
• Je kunt blijven investeren of vaste kosten betalen.
• Je breidt je netwerk uit en werkt samen met bekende en nieuwe ondernemers.
• Je maakt gebruik van elkaars kennis, producten of diensten.

Nadelen van zakelijk ruilen

Er zijn ook aandachtspunten:

• Je ontvangt geen geld, alleen een product of dienst.
• Je moet de waarde en kwaliteit van de tegenprestatie vooraf inschatten.
• Je weet bij nieuwe ruilpartners minder goed wat je kunt verwachten.
• Je hebt administratieve verplichtingen zoals een contract en facturen met btw.

Zakelijk ruilen in vijf stappen

1. Bepaal de waarde van de ruil

Bepaal samen de waarde van de producten of diensten  in euro's. Ga uit van de normale verkoopprijs. De waarde van de producten of diensten die je ruilt, moet voor beide partijen gelijk zijn. Zie de ruil als een gewone zakelijke transactie, dus stuur een offerte en algemene voorwaarden.

2. Leg de afspraken vast in een contract

Leg de afspraken altijd schriftelijk vast. Zo voorkom je misverstanden. Deze gegevenszet je in het contract:

• De bedrijfsgegevens van beide partijen.
• De datum en handtekeningen.
• Een duidelijke omschrijving van de producten of diensten die je gaat ruilen.
• De afgesproken waarde op basis van de verkoopprijs.
• De periode waarin je de producten of diensten levert.
• De afspraak dat beide partijen een factuur sturen.

3. Btw bij zakelijk ruilen in Nederland

Ook al wissel je geen geld uit, je moet wel btw rekenen. De btw bereken je over de waarde van het ontvangen product of de ontvangen dienst. Zo werkt het:

• Bepaal de waarde van het geruilde product of de dienst.
• Kijk welk tarief hiervoor geldt: 0%, 9%, 21% of een vrijstelling.
• Neem de btw op in je btw-aangifte.

4. Btw bij zakelijk ruilen met het buitenland

Ruil je met een ondernemer buiten Nederland? Dan heb je te maken met internationale btw-regels.

• Goederen binnen de Europse Unie: je brengt 0% btw in rekening. Je ruilpartner betaalt btw in het eigen land.
• Diensten binnen de Europese Unie: je stuurt een factuur zonder btw met de vermelding 'btw verlegd'. De ondernemer aan wie je levert, betaalt btw in eigen land.
• Goederen buiten de Europse Unie: je brengt 0% btw in rekening.
• Diensten buiten de Europse Unie: kijk met het hulpmiddel van de Belastingdienst waar de dienst belast is. Dus in Nederland of in het andere land.

5. Stuur en verwerk de factuur

Beide partijen sturen elkaar een gebruikelijke factuur met btw:

• De factuur die je verstuurt, verwerk je als inkomsten.
• De factuur die je ontvangt, verwerk je als uitgaven.
• De uitkomst is nul omdat je de facturen tegen elkaar wegstreept.

Hoe vind je geschikte ruilpartners?

Ondernemers met wie je al langer samenwerkt zijn vaak goede ruilpartners. Je weet wat je aan elkaar hebt en welke kwaliteit je kunt verwachten. Je kunt ook nieuwe ondernemers benaderen en zo je zakelijke netwerk uitbreiden.

Verschil tussen zakelijk ruilen en deeleconomie

Zakelijk ruilen is iets anders dan de deeleconomie. Bij zakelijk ruilen betaal je niet met geld maar met een product of dienst. In de deeleconomie gaat het om tijdelijk gebruik in plaats van bezit. Je kunt soms 'betalen' met een tegenprestatie, maar meestal betaal je met geld via een platform. Gebruik je bijvoorbeeld een deelscooter? Dan betaal je daarvoor een bedrag. Dat is geen zakelijke ruil, maar onderdeel van de deeleconomie.