Zakelijke rekening handig, niet verplicht

Een zakelijke rekening gebruik je voor de inkomsten en uitgaven van je bedrijf, vereniging of stichting. Zo houd je zakelijke en privébetalingen gescheiden. Lees hier waar je rekening mee moet houden.

Is een zakelijke bankrekening verplicht?

Of een zakelijke bankrekening verplicht is, hangt af van je rechtsvorm. Voor een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), vereniging of stichting heb je in de praktijk een zakelijke rekening nodig. Banken openen voor deze rechtsvormen meestal een rekening op naam van de rechtspersoon.

Heb je een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), maatschap of commanditaire vennootschap (cv)? Dan is een zakelijke rekening meestal niet verplicht. Je mag ook een privérekening gebruiken, maar controleer wel altijd de voorwaarden van je bank. Veel banken staan zakelijk gebruik van een privérekening niet toe.

Zakelijke rekening of privérekening?

Als ondernemer moet je een administratie bijhouden. De Belastingdienst moet kunnen zien welke inkomsten en uitgaven bij je bedrijf horen.

Met een zakelijke rekening houd je zakelijke betalingen en privébetalingen makkelijker uit elkaar. Dat geeft overzicht en scheelt tijd bij je administratie. Werk je samen in een vof, maatschap of cv? Dan is een zakelijke rekening vaak extra handig. Je gebruikt dan één rekening voor de gezamenlijke inkomsten en uitgaven.

Twijfel je tussen een privérekening of een zakelijke rekening? Vraag jezelf dan af hoeveel zakelijke overboekingen je verwacht. Hoe meer betalingen je ontvangt en doet, hoe groter het voordeel van een zakelijke rekening.

Voordelen van een zakelijke rekening

Een zakelijke rekening geeft je overzicht. Je ziet in één keer welke inkomsten en uitgaven bij je bedrijf horen. De voordelen van een zakelijke rekening zijn:

• Duidelijkheid: je houdt privébetalingen en zakelijke betalingen gescheiden. Dat is overzichtelijk voor jezelf, je boekhouder en de Belastingdienst.
• Tijdwinst: je kunt sneller je administratie doen als je de rekening koppelt aan een boekhoudpakket.
• Professionele uitstraling: je klanten zien de naam van je bedrijf op een betaling in plaats van je persoonlijke naam.
• Belastingvoordeel: je kunt de kosten voor een zakelijke rekening meestal aftrekken als zakelijke kosten.

Wanneer is een zakelijke rekening extra handig?

Een zakelijke rekening is vaak een goede keuze als je:

• veel facturen verstuurt
• regelmatig betalingen ontvangt
• samenwerkt met andere ondernemers
• een boekhouder hebt
• de administratie zo eenvoudig mogelijk wilt houden

Mag je een privérekening ook zakelijk gebruiken?

Een privérekening voor je bedrijf gebruiken, mag alleeen als jouw bank dat toestaat. Veel banken hebben in hun voorwaarden staan dat een privébetaalrekening alleen bedoeld is voor privégebruik. Ziet de bank veel zakelijke overboekingen op je privérekening? Dan kan de bank contact met je opnemen en vragen om alsnog een zakelijke rekening te openen.

Hoe open je zakelijke rekening?

Voordat je een zakelijke rekening opent, moet je gegevens aanleveren bij de bank. Ze vragen altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs. En hebben ook informatie nodig over je bedrijf en vragen soms om een uittreksel uit het KVK Handelsregister. Welke documenten nog meer nodig zijn, verschilt per bank en per rechtsvorm van je bedrijf.

Controleer daarom vooraf welke gegevens je moet aanleveren. Zo voorkom je vertraging in je aanvraag. Bij veel banken kun je online een rekening openen.

Waarom stelt een bank zoveel vragen?

Bij het openen van een zakelijke rekening doet een bank onderzoek naar haar klanten. Dat is wettelijk verplicht. De bank wil bijvoorbeeld weten wat je bedrijf doet, waar je inkomsten vandaan komen, waar je de rekening voor gebruikt en wie de eigenaar is van het bedrijf. Met dit onderzoek helpen banken witwassen, fraude en andere vormen van financieel misbruik te voorkomen.

Hoe beter je de gevraagde informatie aanlevert, hoe sneller de bank je aanvraag kan beoordelen.

Kan een bank de aanvraag afwijzen?

Ja, een bank mag zelf bepalen of zij een zakelijke rekening aan een nieuwe klant aanbiedt. Een bank kan je aanvraag bijvoorbeeld afwijzen als:

• de bank een verhoogd risico op fraude of misbruik ziet
• je activiteiten niet binnen het beleid van de bank passen
• de bank onvoldoende informatie over jou en je bedrijf heeft

Krijg je een afwijzing? Dan kun je proberen een rekening te openen bij een andere bank. Ben je het niet eens met de beslissing? Neem dan contact op met de bank. Je kunt ook een klacht indienen.

Bijzondere situaties

Soms zijn er extra aandachtspunten bij het openen van een zakelijke bankrekening.

Je bent een minderjarige ondernemer

Ben je jonger dan 18 jaar en heb je een bedrijf? Dan zijn er drie mogelijkheden waarop je een zakelijke bankrekening kunt openen. Lees meer over een zakelijke rekening voor een minderjarige ondernemer.

Je bent ondernemer uit het buitenland

Heb je een bedrijf in Nederland, maar woon je in het buitenland? Dan kun je vaak een Nederlandse bankrekening openen. Een Nederlandse zakelijke rekening is niet verplicht. Wil je een zakelijke rekening? Banken vragen meestal dat je bedrijf in het KVK Handelsregister staat ingeschreven.

Je bezoekadres is afgeschermd

Sommige ondernemers hebben een afgeschermd bezoekadres in het Handelsregister. In dat geval kan de bank extra vragen stellen. De bank wil daarmee vaststellen of er risico's zijn. Als de beoordeling positief is, kun je meestal alsnog een zakelijke rekening openen.