Zakelijke rekening handig, niet verplicht

Een zakelijke rekening is niet verplicht als je een bedrijf hebt. Maar het is wel zo handig en duidelijk om privéuitgaven en zakelijke uitgaven te scheiden. En een zakelijke rekening heeft meer voordelen, zoals tijdwinst bij administratie en een professionele uitstraling. Een privérekening gebruiken voor zakelijke doelen kan ook. Houd rekening met enkele dingen vóór je kiest voor een zakelijke of privérekening voor je bedrijf.

Transparante geldstromen

De Belastingdienst wil je administratie kunnen inzien. Het maakt daarbij niet uit of je een zakelijke rekening of een privérekening hebt. Als maar duidelijk en helder is hoe de geldstromen lopen. Je moet kunnen zien waar geldbedragen vandaan komen en naar welke rekening je bedragen overmaakt. En wat zakelijk en privé is. Met een zakelijke rekening kun je dit makkelijk zien. Of je opent een tweede privébetaalrekening voor je zakelijke financiën zodat je zakelijke en privé inkomsten en uitgaven scheidt.

Privérekening voor zakelijk gebruik

Wil je je privérekening ook zakelijk gebruiken? Let dan op of dat wel mag van je bank. De meeste banken zetten in hun algemene voorwaarden dat een privébetaalrekening alleen bedoeld is voor persoonlijk, niet-zakelijk gebruik. Banken controleren dit en nemen contact op als er veel zakelijke overboekingen zijn.

Een privérekening openen is vaak goedkoper dan een zakelijke rekening. En ook op een privérekening is er geen maximumgrens voor geldbedragen. De klant kan het bedrag zonder problemen naar je overmaken. Als je klant geld overmaakt ziet die alleen je naam, niet je bedrijfsnaam. Dat is ook zo bij de IBAN-check. Dit ziet er minder professioneel uit dan bij een zakelijke rekening.

Zakelijke professionele rekening

Met een zakelijke rekening houd je je eigen geld en uitgaven en het geld van je bedrijf gescheiden. Een zakelijk rekening openen is vaak wel wat duurder. Wel heb je meer mogelijkheden en keuze uit pakketten dan bij een privérekening. De voordelen zijn onder andere:

• financieel overzicht voor jezelf
• een overzichtelijke boekhouding voor jezelf, je boekhouder en de Belastingdienst
• alles staat duidelijk en apart klaar voor je belastingaangifte
• je kunt kiezen uit verschillende zakelijke pakketten en dus kiezen wat je nodig hebt
• de kosten voor een zakelijke rekening zijn aftrekbaar en je kunt de btw over zakelijke kosten terugvragen
• een professionele uitstraling voor je bedrijf: de klant ziet de bedrijfsnaam bij het overboeken en op het afschrift

Een zakelijke rekening openen

Voordat je een zakelijke rekening opent, moet je gegevens aanleveren bij de bank. Welke dit zijn verschilt per bank en per rechtsvorm van je bedrijf. Check daarom altijd bij de bank welke gegevens nodig zijn. Soms kun je online een rekening openen. Dan hoef je niet langs te gaan bij je bank. De meeste banken vragen standaard om de volgende documenten:

• Geldig identiteitsbewijs. De bank wil dit ook als je online een rekening opent. Geef nooit zomaar je identiteitsbewijs af, maak een veilige kopie.
• Uittreksel uit het KVK Handelsregister.
• Een overzicht van de landen waarmee je zakendoet. Dit geldt alleen als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken.

Tijd winnen bij boekhouden

Als je werkt met een boekhoudpakket, kun je de zakelijke rekening daaraan koppelen. Dat scheelt tijd en werk bij je administratie. Met een zakelijke rekening boek je zo min mogelijk handmatig. En het kost je boekhouder of jezelf veel minder tijd en dus geld om je administratie te doen. Met een privérekening die je ook zakelijk gebruikt, kost het juist extra tijd om privé en zakelijke betalingen te scheiden. Kies je toch voor zakelijk betalen met een privérekening? Met een tweede aparte privérekening voor je bedrijf houd je alles al veel beter gescheiden.

Vennootschap onder firma

Werk je samen met één of meerdere zakelijke partners in een vennootschap onder firma (vof)? Dan ligt het voor de hand om een zakelijke rekening op naam van de vof te gebruiken. Je kunt daarbij afspreken dat bij overboekingen vanaf een bepaald bedrag meerdere personen akkoord moeten geven. Dit heet gezamenlijke bevoegdheid. Je kunt via je bank regelen welke vertegenwoordigers van het bedrijf akkoord moeten geven. Dit kunnen de vennoten zijn, maar ook medewerkers of de boekhouder of accountant.

Witwassen voorkomen

Banken en andere instellingen moeten voorkomen dat criminelen via hun rekeningen geld witwassen dat ze met misdaad hebben verdiend. Banken zijn verplicht om onderzoek te doen naar hun klant. Dat heet een witwasonderzoek. De bank wil weten waar het geld vandaan komt. En waarvoor de klant het geld gebruikt. Een bank moet voldoende inzicht hebben in de geldstromen binnen de onderneming. Tegenwoordig rekent een bank kosten voor het witwasonderzoek door aan hun klanten. Ontdekt de bank bij het onderzoek naar de nieuwe klant onaanvaardbare (integriteits)risico's? Dan kan de bank het openen van een zakelijke bankrekening weigeren.

Bezoekadres

Heb je het bezoekadres van je bedrijf in het Handelsregister van KVK afgeschermd? Dan kan het lastiger zijn om (online) een zakelijke bankrekening te openen. Je bank kan aanvullende vragen stellen. Op deze manier schat je bank de risico's in. Bij een positieve uitkomst opent de bank alsnog een zakelijke rekening voor je.

Minderjarig en een zakelijke bankrekening

Ben je een minderjarige ondernemer en wil je een zakelijke bankrekening openen? Vraag eventueel hulp van een professional en vergelijk de mogelijkheden bij verschillende banken. Sommige banken eisen dat één van je ouders of verzorgers schriftelijk voor akkoord tekent. Dan zijn zij ook aansprakelijk voor je bankrekening.

Of je vraagt om handlichting bij de rechtbank. Met handlichting krijg je de zakelijke rechten van een meerderjarige. Er zijn ook banken waarbij je als minderjarige geen zakelijke rekening kunt openen. Als oplossing kun je dan een tweede privérekening openen. Onderneem je samen met een van je ouders/verzorgers, bijvoorbeeld in een vof? Dan is een zakelijke rekening openen meestal geen probleem.

Buitenlandse ondernemer in Nederland

Buitenlandse ondernemers met een bedrijf in Nederland kunnen ook een Nederlandse bankrekening gebruiken, maar dit is niet verplicht. Elke bank heeft een eigen acceptatiebeleid. Banken bekijken de achtergrond van de aanvrager van een nieuwe bankrekening. Ze kunnen vragen stellen over het doel en gebruik van je zakelijke rekening. En vragen hoe je aan het geïnvesteerde kapitaal komt. Ook wil de bank weten wie belangen hebben in je  onderneming.

Geldzaken op orde

In het Geldboek voor ondernemers vind je alle basisinformatie over geldzaken, financiering vinden, administratie en belastingen. Zo krijg je met een liquiditeitsbegroting financieel inzicht in de geldstromen van je bedrijf. Je laat per maand of per kwartaal je inkomsten en uitgaven zien. Dit geeft uiteindelijk ook een overzicht op jaarbasis. Een overzichtelijke betaalrekening is hiervoor essentieel.