Veelgestelde vragen over inschrijven
Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland moeten zich inschrijven in het Handelsregister. Volgens de wet heb je een onderneming als je zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling om winst te maken. In de praktijk is het soms lastig om precies te bepalen wanneer er sprake is van een onderneming.
Vraag een DigiD aan via www.digid.nl. Hiervoor is een burgerservicenummer (BSN) en de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van een ander land uit de Europese Economische Ruimte (EER) vereist. Woon je buiten Nederland? Op de website van Nederland Wereldwijd staat hoe je in het buitenland een DigiD kunt aanvragen.
Je registreert je bedrijf een week voor of na de start van de bedrijfsactiviteiten. Maak daarvoor thuis de inschrijving in orde. Vervolgens plan je online een afspraak voor de legitimatiecontrole en het afronden van je inschrijving. Je ontvangt meteen je KVK-nummer. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.
Je mag ook eerder bij ons langskomen voor de controle van je vooraf ingevulde gegevens en je legitimatiebewijs. Dit kan tot maximaal 3 maanden voor jouw startdatum. In dit geval ontvang je je KVK-nummer in de week van jouw startdatum per post. Een afspraak kun je maximaal 8 weken vooruitplannen.
Ook bij de startdatum van 1 januari geldt dat je je bedrijf een week voor of na aanvang van de bedrijfsactiviteiten registreert. Het is mogelijk dat je eerder langskomt. Maak daarvoor thuis de inschrijving in orde en maak vervolgens online een afspraak door in te loggen met DigiD. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.
Registreren
Wij registreren dan na de Kerstdagen jouw onderneming. Je hoeft dan niet meer terug te komen. Na registratie ontvang je van ons een bevestiging van jouw inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding per post.
Btw-id
De Belastingdienst verstrekt het btw-id vanaf de startdatum van het bedrijf (1 januari). Binnen 2 weken stuurt de Belastingdienst een brief met jouw btw-id. Duurt het langer voordat je het btw-id ontvangt? Neem dan contact op met de BelastingTelefoon (0800 05 43).
- Wanneer moet je een postadres opgeven?
Als je jouw onderneming inschrijft bij KVK dan worden een of meer vestigingen van jouw bedrijf geregistreerd. Bij inschrijving is het verplicht een bezoekadres van de vestiging op te geven. Het opgeven van een postadres is optioneel. Wanneer je geen postadres opgeeft, wordt het bezoekadres automatisch geregistreerd als postadres.
Je kunt je bezoekadres laten afschermen. Afscherming betekent dat het bezoekadres niet voor iedereen zichtbaar is in het Handelsregister. Alleen medewerkers van bestuursorganen, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen deze gegevens bekijken als zij daarvoor een autorisatie hebben. In het geval je een bezoekadres wilt laten afschermen, is het verplicht om een postadres te laten registreren waar je bereikbaar bent. De voorwaarden voor afscherming verschillen per rechtsvorm. Bij eenmanszaken is het opgeven van een postadres de enige voorwaarde voor afscherming. Bij andere rechtsvormen zijn er aanvullende eisen voor afscherming van het bezoekadres.
Welke soorten postadres bestaan er?Er bestaan twee soorten postadressen die je bij KVK kunt opgeven: fysiek adres en de postbus. Wij controleren of het fysieke adres een bestaand adres is.
Welke eisen stelt KVK aan een postadres?KVK stelt in ieder geval de volgende eisen aan het postadres:
- Wanneer je het bezoekadres wilt afschermen, mag het postadres dat je opgeeft niet gelijk zijn aan je woon- of bezoekadres.
- De fysieke post moet altijd bezorgd kunnen worden op je postadres. Als wij post retour krijgen of wij op andere wijze constateren dat het ingeschreven postadres niet (langer) juist is dan zullen we het postadres doorhalen in je registratie. Het gevolg is dat de voorwaarde voor afscherming van het bezoekadres daarmee vervalt waardoor we kunnen besluiten ook de afscherming van het bezoekadres te beëindigen.
Bij het registreren van een fysiek postadres kunnen wij vragen om bewijs dat je bedrijf daar echt zit. Zoals bijvoorbeeld een door twee partijen getekend huur- koop- of pachtcontract, of een bewijs uit het Kadaster.
Het is daarnaast mogelijk om een toestemmingsverklaring van de eigenaar of verhuurder van het pand op te geven als bewijs.
Als je gebruikt maakt van een postbus als postadres, vragen wij geen aanvullend bewijs.
Kosten postadressenAan het huren van een zakelijk postadres zijn kosten verbonden. Check online bij je postaanbieder welk bedrag je hiervoor kwijt bent. Het is bij sommige postaanbieders mogelijk om als ondernemer extra services te krijgen, bijvoorbeeld of je de post fysiek of digitaal verwerkt wil hebben.
Ben je een ondernemer die niet ingeschreven kan worden in het Handelsregister van KVK? Dan is het ook niet mogelijk om alleen voor eHerkenning je bedrijf in te schrijven.
De Belastingdienst biedt de mogelijkheid om voor de btw-aangifte voorlopig nog gebruik te blijven maken van het oude zakelijke portaal. Daarvoor is eHerkenning niet nodig. Je kunt er ook voor kiezen btw-aangifte te doen met behulp van administratiesoftware of via een fiscaal dienstverlener.
Voor de loonaangifte en de aangifte vennootschapsbelasting kun je het oude portaal niet gebruiken. Moet je hierdoor aangiftesoftware kopen, of maak je kosten voor een intermediair? Dan kun je een vergoeding aanvragen bij de Belastingdienst.
Je krijgt een KVK-nummer als je je inschrijft in het Handelsregister. Je kunt je inschrijven vanaf een week voor de start van je bedrijf, maar je kunt al eerder naar KVK gaan om je inschrijving voor te bereiden. Dit kan tot maximaal 3 maanden voor de startdatum. De definitieve inschrijving (met KVK-nummer) vindt in dit geval een week voor de start van je bedrijf plaats. Je hoeft daarvoor niet opnieuw naar KVK te komen.
Langskomen bij KVK kan alleen door vooraf een afspraak te maken. Veel zaken regel je makkelijke online. Check daarom eerst of een afspraak echt nodig is.
Je maakt een afspraak voor:
- Het inschrijven van een nieuwe eenmanszaak, maatschap, vof of cv.
- Het inschrijven van een stichting of vereniging met een onderneming/commerciële activiteiten.
- Het toevoegen van nieuwe functionarissen (zoals een bestuurder, vennoot, maat, gevolmachtigde). Let op: nieuwe functionarissen van stichtingen, verenigingen of VvE's zonder onderneming kunnen zich per post inschrijven.
- Het overnemen van een bestaand bedrijf.
- Het wijzigen van de rechtsvorm.
Een afspraak maak je door in te loggen met DigiD. Je plant zelf de datum, het tijdstip en de locatie. Een afspraak kun je maximaal 8 weken vooruit plannen. Je ontvangt per e-mail een bevestiging. Bewaar deze bevestiging goed. Deze heb je nodig om je aan te melden bij de aanmeldzuil in het kantoor. Niet elk kantoor heeft een receptie.
Plan een afspraak op tijd in. Op vrijwel alle locaties is het vaak druk, waardoor je niet altijd binnen een week terecht kunt.
Voor het inschrijven van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding van € 51,95. Wil je bij je inschrijving een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® kopen? Dit kan direct en kost € 15,60. Betalen is alleen mogelijk met een pinpas, mobiel of creditcard.
Je krijgt je btw-id en omzetbelastingnummer binnen 2 weken na de startdatum van je bedrijf van de Belastingdienst. Ontvang je binnen 2 weken geen reactie van de Belastingdienst? Bel dan met de BelastingTelefoon (0800 05 43).
Het btw-id gebruik je voor de communicatie met je klanten en leveranciers. Bijvoorbeeld op je website en factuur. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor je aangifte omzetbelasting.
Op deze pagina kies je voor 'wijzigen' of 'uitschrijven'. Vul in voor welke organisatie je dit wilt regelen en doorloop de stappen.
- Wijzigen is voor het inschrijven van een nieuwe functionaris of voor het aanpassen van de gegevens van een al ingeschreven functionaris (bijvoorbeeld titel of volmacht).
- Uitschrijven is voor het uitschrijven van een functionaris.
Laat uitschrijving en inschrijving gelijk lopen
Tekent de bestuurder, vennoot of maat die zich uitschrijft ook voor de inschrijving van de nieuwe bestuurder, vennoot of maat? Geef het formulier voor de uitschrijving dan mee aan de nieuwe bestuurder, vennoot of maat als hij zich komt inschrijven bij een KVK-kantoor.
Zo voorkom je dat de in- en uitschrijving elkaar kruisen en inschrijven op dat moment niet mogelijk is. Alleen een nog inschreven bestuurder, vennoot of maat mag tekenen voor de toetreding van een nieuwe bestuurder, vennoot of maat.
Controleer of de wijziging gevolgen heeft voor de UBO-registratie
Via de online UBO-opgave kun je bepalen of de nieuwe bestuurder, vennoot of maat ook een UBO wordt van jouw organisatie en meteen de nieuwe UBO inschrijven of een wijziging doorgeven.
Gevolgen (financiële) instellingen
Het wijzigen van functionarissen kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van onderneming. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen bij het wijzigen van functionarissen.
Maak je keuze voor inschrijven, wijzigen of uitschrijven
Je gebruikt de volgende documenten als geldig legitimatiebewijs:
- Nederlands of buitenlands paspoort
- Nederlands rijbewijs of bromfietsrijbewijs (categorie AM)
- Nederlandse of Europese identiteitskaart (ID-kaart uit een EER-land)
- Nederlands vreemdelingendocument (verblijfsdocument, Vreemdelingen Identiteitsbewijs Type W en W2 voorheen W-document, geprivilegieerdendocument)
- Nederlands vreemdelingenpaspoort
- Nederlands vluchtelingenpaspoort
Let op: het document waarmee je je legitimeert moet geldig zijn. De geldigheidsdatum staat op je legitimatiebewijs. Een noodpaspoort is geen geldig legitimatiebewijs.
Kopie legitimatiebewijs
Als je bij een formulier een kopie van je legitimatiebewijs moet meesturen naar KVK, dan mag je - met het oog op je privacy - je foto en nationaliteit onleesbaar maken met bijvoorbeeld een sticker of stift. Of gebruik hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid. KVK heeft je foto en nationaliteit niet nodig voor de beoordeling van je opgave. Andere gegevens mag je niet afschermen. Op rijbewijzen staat geen nationaliteit.
Kopie legitimatiebewijs UBO
Voor het inschrijven van UBO's in het UBO-register moet je ook een kopie-ID in kleur (voor- en achterkant) van de UBO's bijvoegen. Je mag de nationaliteit op de kopie-ID niet doorstrepen. De foto mag je wel onherkenbaar maken. Het nummer van het paspoort, rijbewijs of de identiteitskaart mag je niet afschermen! Print de kopie uit op een A4-tje, of scan het legitimatiebewijs op ware grootte.
Sta je ingeschreven in het Handelsregister? Dan is een deel van jouw gegevens openbaar. Maar dit betekent niet dat iedereen je nu zonder toestemming mag benaderen. Soms gebeurt dit toch. Op deze pagina lees je hoe je het gebruik van je gegevens door anderen beperkt. En hoe het zit met de openbaarheid van jouw gegevens.