De ideale leverancier biedt meer dan een scherpe prijs

Je wilt een product importeren. Daar komt van alles bij kijken. Een van de eerste stappen is een leverancier vinden. Hoe pak je dat aan? En hoe weet je of je wel met de juiste partij gaat werken? In dit artikel lees je tips op weg naar de ideale leverancier. En je ontdekt waarom handel via een tussenpersoon een goed idee kan zijn.

Voor je gaat samenwerken met een nieuwe leverancier, wil je het liefst zeker weten dat je de juiste keuze maakt. Zo kun je een buitenlands handelsregister inzien of hulp vragen bij een ambassade. Maar honderd procent zekerheid krijg je niet. Sommige keuzes maak je op gevoel. Ondernemers Paul Stuijt en Gerard Haages leggen uit hoe zij dat doen. 

Niet voor het snelle geld

Paul Stuijt, oprichter van Durasolar, werkt al vijftien jaar samen met zijn Chinese leverancier. Lang voordat Nederlanders in de rij stonden voor zonnepanelen en gladde verkopers er snel geld mee wilden verdienen. “Die cowboys waren er toen nog niet”, zegt Stuijt. Maar hij wist zeker dat de vraag naar panelen sterk zou groeien.

Stuijt sloot zich in Nederland aan bij verschillende zakelijke netwerken. Tegelijk deed hij zelf onderzoek. Het leverde hem een paar namen op, en met die informatie ging hij naar China. Helemaal nieuw was dat land niet voor hem, omdat hij voor een vroegere werkgever gereedschap importeerde uit het land. “Ik kon eigenlijk kiezen uit meerdere leveranciers. De een nog goedkoper dan de ander."

Hoe langer ik onderneem, hoe meer ik op mijn gevoel vertrouw

Voor Stuijt waren andere dingen belangrijker dan de laagste prijs. Gesprekken die vooral gingen over goede prijzen en interessante marges konden hem niet overtuigen. “Ik ben niet van het hele commerciële. Dan wordt het mij te klef en haak ik af. Ik heb een technische achtergrond en kijk streng naar de kwaliteit. En bijvoorbeeld of er ondersteuning beschikbaar is in Europa.”

In vijf tips naar een ideale leverancier

1. Doe vooraf onderzoek

“Voor ik naar China ging, heb ik me goed ingelezen. En mijn doelstelling bepaald. Het is goed om te weten wat je wilt bereiken. Als je snel geld wilt verdienen, kies je misschien voor een andere aanpak.  Ik wilde succes voor de lange termijn. Daarom koos ik niet meteen voor de eerste leverancier die ik kon vinden. Ik deed onderzoek via beurzen en lezingen. Ik reisde er onder meer voor naar Duitsland en Spanje. Dat duurde een half jaar.

Stuijt was er van overtuigd dat er in Nederland een markt was voor zijn product. Zeker op de langere termijn. “Van oververhitte toestanden was nog geen sprake. Maar dat er een energietransitie op komst was, wist ik al wel. Ik ben daar vroeg op ingesprongen.” 

2. Luister naar je onderbuikgevoel

“Als je naar de lange termijn kijkt als ondernemer, denk ik dat je goed moet luisteren naar je onderbuikgevoel. Ik had vijftien jaar geleden voor een goedkopere leverancier kunnen gaan, maar het voelde niet goed. Ik vond de kwaliteit van de apparatuur onvoldoende. En er was geen technische ondersteuning in Europa. Ik wilde voor langere tijd een relatie opbouwen dus ik volgde echt mijn gevoel. Hoe langer ik onderneem, hoe meer ik daarop vertrouw.”   

3. Stel kritische vragen

Stuijt heeft veel technische kennis. Hij nam dan ook geen genoegen met snelle praatjes, maar wilde alles weten van de zonnepanelen en omvormers die hij ging importeren. “Ik vroeg door. Waarom doen jullie dit zo? Hoe werkt dat dan? Dat deed ik bij verschillende leveranciers. Net zo lang tot ik wist dat het goed zat.” 

Dat zijn leverancier de goede antwoorden gaf, stelde Stuijt gerust. Maar het zorgde voor nog een pluspunt. “Zij ontdekten dat ik ook verstand van zaken heb. Ze waarderen me daarvoor. Het is een van de redenen dat ik ben doorgegroeid. Ik heb nu een groothandel. Voor de leverancier is het prettig dat iemand met kennis hun product in Nederland verkoopt .”

4. Werk aan vertrouwen 

“Het komt te voet en gaat te paard”, zegt Stuijt. Met andere woorden, het opbouwen van een band kost tijd. “En als die band met een Chinese zakenpartner er is, kan deze heel sterk zijn. Wees er dus zuinig op. Het werkt twee kanten op.” Als importeur wil je op tijd je producten ontvangen met een hoge kwaliteit. Andersom wil een leverancier zeker weten dat de koper betaalt.

5. Laat zien wat je plan is

“Wil je voor de lange termijn succes en een goede zakelijke relatie? Deel je plannen dan met je leverancier.” Volgens Stuijt doet dit de relatie met je partner goed. “Je bouwt hiermee aan het vertrouwen. Laat bijvoorbeeld zien hoe je wilt groeien. En bespreek met je leverancier of hier ruimte en personeel voor is. Ook kun je je leverancier soms gebruiken om je de weg te wijzen. Ze hebben vaak verstand van zaken.”

Werken met een lokale tussenpersoon

Startende importeurs werken vaak samen met één partij. In de praktijk breidt het aantal leveranciers zich soms snel uit. Mogelijk met tientallen tegelijk. Dit maakt contacten onderhouden lastiger. Je houdt makkelijker grip op bijvoorbeeld kwaliteit en levertijd door duidelijke afspraken met je leveranciers. Contracten, kwaliteitscontroles en keurmerken kunnen hierbij helpen. En een betrouwbare tussenpersoon kan vanuit een ander land veel zaken voor een importeur regelen.     

Gerard Haages werkt samen met twee tussenpersonen uit China. Met zijn Kees B.V. levert hij ‘wat de klant vraagt’ op het gebied van onder meer fitness, camping en outdoor. Zijn aanbod is zo breed dat hij met veel verschillende leveranciers werkt. “Van trampolines tot opvouwbare bolderkarren en van campingstoelen tot handdoeken.”  

Het gekke is dat ik mijn tussenpersonen door de pandemie nog niet heb ontmoet

Zijn eerste contacten in China legde Haages al voor hij zelfstandig ondernemer werd. Hij werkte toen voor een producent van sportkleding. Bij de start van zijn eigen bedrijf koos hij met zorg zijn partners in het land. Hij ging verder met mensen die hij al kende, of zorgde ervoor dat hij toekomstige leveranciers goed leerde kennen. Niet veel anders dan Stuijt.

Meerdere leveranciers

Op dit moment is persoonlijk contact met zijn leveranciers lastiger voor Haages. “Ik heb ze niet geteld, maar het zijn er zeker 150 tot 200.”
De basis voor samenwerken is hierdoor niet veranderd. De manier waarop wel. Sinds een paar jaar werkt Haages met tussenpersonen. “Twee commerciële dames die de lokale markt goed kennen."

Certificaat

Of een producent betrouwbaar, flexibel en snel is, zoekt de eigenaar van Kees B.V. niet meer zelf uit. Die kennis ligt bij zijn tussenpersonen in China. De belangrijkste eis aan zijn leverancier is nu dat deze werkt volgens de BSCI-standaard. BSCI staat voor Business Social Compliance Initiative. Binnen dit initiatief zetten bedrijven zich in voor goede arbeidsomstandigheden in hun wereldwijde toeleveringsketen. 
 “Daarmee weet ik dat ik goed zit. Een leverancier belooft onder meer dat werknemers een fatsoenlijk salaris krijgen, normale uren werken en dat kinderarbeid uitgesloten is.”
Haages let ook op de juiste certificaten. “Die de kwaliteit garanderen of uitsluiten dat er gevaarlijke stoffen in een product zitten.” Zo is de CE-markering erg belangrijk. “Die heb je nodig om producten volgens de veiligheidseisen van de EU op de markt te brengen.” 

Tussenpersonen

Waar Haages in het begin met elke leverancier tijd doorbracht, vertrouwt hij nu op de kennis van twee lokale tussenpersonen. “Het gekke is dat ik hen door de pandemie nog niet heb ontmoet. Wel digitaal natuurlijk. Maar ik ken ze via een Nederlandse zakenpartner die ik vertrouw. Dat maakt dat ik niet twijfel aan hun werk. Ze hebben er ook belang bij om mij tevreden te houden. Ze krijgen veel werk van me en verdienen per opdracht. Ze weten precies welke eisen ik stel. En met gekke prijzen hoeven ze niet aan te komen. Ze weten dat ik daarvoor de markt te goed ken.”

Het werken met twee tussenpersonen scheelt Haages veel tijd en uitzoekwerk. “Ik maak in Nederland de afspraken met mijn klanten. Daarna zet ik een opdracht uit. Binnen een paar dagen krijg ik een document terug met verschillende leveranciers en producten. Daaruit kies ik een leverancier. Deze aanpak heb ik nu een paar jaar en het heeft mijn bedrijf echt succesvoller gemaakt.”

Leverancier bezoeken

Toch bezoekt Haages waar het kan zelf zijn Chinese leveranciers. Als hij in het land is voor een beurs bijvoorbeeld. “Ik kom nog wel twee keer per jaar in China. En dan is het goed om wat mensen en werkplekken te zien.”
De eigenaar van Kees B.V. raadt deze ‘oude vertrouwde’ manier dan ook zeker aan wanneer een importeur de juiste leverancier zoekt. “Want er zitten ook onbetrouwbare mensen tussen. Ik ging één keer de fout in met iemand die ik op een beurs ontmoette. Ik had nergens wantrouwen. Hij stuurde zelfs foto’s van de productie. Achteraf bleek alles nep. Mijn aanbetaling van 15.000 US dollar was ik kwijt. Dat bewijst maar weer dat je het liefst de productieruimte zelf ziet en daar je leverancier spreekt.”