GPSR voor importeurs: volg de regels voor productveiligheid

De GPSR geldt voor bijna alle non-food producten voor consumenten. In dit artikel lees je waarom de GPSR er is en hoe je als importeur aan de regels voldoet.

• Veel onveilige producten
• GPSR: meer verantwoordelijkheden voor importeurs
• Productveiligheid: in acht stappen naar GPSR
• Standaard product op de markt brengen
• Wanneer ben je fabrikant  volgens de GPSR?
• Veelgestelde vragen over GPSR

Veel onveilige producten

Dat productveiligheid serieuzer wordt genomen, vindt de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) belangrijk. “De GPSR stelt hogere eisen voor importeurs die consumentenproducten op de markt brengen”, zegt Martijn Duinkerke. Hij werkt aan algemene productveiligheid bij de NVWA. Bijna wekelijks hoor je nieuws over gevaarlijke producten. Denk aan bakfietsen die afbreken of accu’s die in brand vliegen. Onder meer door het grote aanbod in online winkels neemt de hoeveelheid onveilige spullen toe. De douane komt handen tekort om de stroom aan buitenlandse pakketjes te controleren. En dus komen er regelmatig producten op de markt die niet voldoen aan de veiligheidseisen.

De Consumentenbond ziet al ruime tijd ‘een stroom aan onveilige producten’. Woordvoerder Gerard Spierenburg noemt wat voorbeelden: “Losrakende onderdelen en giftige stoffen in speelgoed, oververhitting en brandgevaar bij elektronica, zware metalen in sieraden en onveilige cosmetica.” China is hofleverancier volgens Spierenburg. “Producten daarvandaan zorgen vaker voor problemen.” 

'Importeur kent regels niet'

De meeste ondernemers die producten uit het buitenland importeren zijn van goede wil, volgens Duinkerke. Maar het ontbreekt vaak aan kennis. “Ze kennen de regels niet en weten dus ook niet wat ze verkeerd doen.” 

Toezichthouder NVWA blijft daarom aandacht besteden aan voorlichting en handhaving. De autoriteit wil importeurs helpen. Het gaat dan om verantwoordelijkheid nemen en aan de regels voldoen. Duinkerke: “De tijd van spelen is voorbij. Fabrikanten en importeurs hebben meer verantwoordelijkheden gekregen. Dat is hard nodig voor de veiligheid van consumenten.”

GPSR: meer verantwoordelijkheden voor importeurs

De GPSR moet consumenten beschermen tegen gevaarlijke producten. Hoe is de verantwoordelijkheid geregeld?

Distributeur

Verkoop je een product dat gemaakt is in een EU-land? Dan ben je distributeur en is het volgens Duinkerke niet zo ingewikkeld. “De fabrikant is hier verantwoordelijk voor een veilig product, geproduceerd volgens de Europese richtlijnen.” Als distributeur controleer je of aan de verplichtingen is voldaan. En kom je in actie als een product toch onveilig blijkt.

Importeur

Importeer je producten van buiten de EU? Dan ben je importeur en heb je meer verantwoordelijkheden. Dat geldt ook voor fabrikanten van buiten de EU. Duinkerke: “Als Europese toezichthouder kunnen wij de fabrikant in China niet controleren. Daarom moet er onder de GPSR voor elk product een verantwoordelijke zijn in de EU. Dit kan een gemachtigde zijn namens de fabrikant. Is die er niet? Dan ben jij als importeur de verantwoordelijke.”

Productveiligheid: in acht stappen naar GPSR

Wil je als importeur voldoen aan de regels van de GPSR? Volg dan deze acht stappen:

1. Controleer Safety Gate op verboden producten.
2. Zoek de regels voor je product uit.
3. Controleer of je product aan deze regels voldoet.
4. Zet je contactgegevens op het product of de verpakking. Zo kunnen klanten en toezichthouders je bereiken.
5. Onderzoek klachten en houd meldingen van onveilige producten bij.
6. Regel veilig transport en veilige opslag.
7. Zorg voor een technisch dossier. En wanneer nodig een conformiteitsverklaring. Bewaar je administratie tien jaar. 
8. Kom in actie als je product niet aan de eisen voldoet.

Zelfinspectie algemene productveiligheid

Met de online zelfinspectie van de NVWA controleer je hoe je bedrijf omgaat met algemene productveiligheid. Zo zie je welke zaken je wel of niet op orde hebt.

Standaard product op de markt brengen

Hoe werkt de GPSR in de praktijk als je volledig afgewerkte standaard producten importeert? Zoals telefoonhoesjes of beddengoed? Jasper Delisse helpt met zijn bedrijf We R Asia importeurs. Hij noemt drie belangrijke taken:

1. Je zet je contactgegevens op de verpakking.
2. Je geeft je klant duidelijke instructies en veiligheidsinformatie mee
3. Je zorgt dat je zelf de nodige technische documenten hebt." 

Risicobeoordeling voor elk product

Importeurs hebben voor elk product een risicobeoordeling nodig is. “Dit betekent dat je zelfs voor een eenvoudige pen een technisch rapport in handen moet hebben”, zegt Duinkerke. “En dat kun je maar beter hebben voordat je betaalt en het product in China op de boot gaat. Anders ben je ervan afhankelijk of je leverancier wil meewerken.” 

Uit die risicobeoordeling moet blijken hoe lang een product bruikbaar is. En dat een product tijdens de levensduur veilig is voor mensen. Veilig is hierbij een breed begrip, legt Duinkerke uit: “Het is niet zo dat een gevaarlijk product nooit gebruikt mag worden. In zo’n geval leg je de risico’s uit aan de gebruiker. Denk maar aan een boormachine. De snel draaiende onderdelen kunnen voor een gevaarlijke situatie zorgen. Maar onder de juiste omstandigheden kun je de machine veilig gebruiken.” 

Risico’s inschatten

Hoe ver ondernemers willen gaan voor absolute zekerheid, vraagt Delisse zich af. “Meer veiligheid juich ik toe, maar ik geloof niet dat iedere webshopeigenaar straks per verschillend telefoonhoesje een rapport met risico’s laat maken.”

Delisse denkt dat het uitmaakt welke producten je importeert en verkoopt. “Als je producten verkoopt voor baby’s, dan wil je zeker weten dat er geen schadelijke stoffen zijn gebruikt. En dat onderdelen niet zomaar loslaten. Maar er is een grote categorie producten die minder risico’s met zich meebrengt.” 

Hij denkt dat importeurs zelf een afweging gaan maken. “Een bureau inschakelen is niet verplicht. Je kunt ook zelf zaken uitzoeken en regelen. Je moet je daarbij wel bewust zijn van de risico’s die je neemt.” Delisse doelt op aansprakelijkheid en imagoschade, maar ook op boetes, terugroepacties en hoge kosten die ontstaan als de importeur de productveiligheid niet op orde heeft. 

EU-gemachtigde

KVK-adviseur Jacob van der Vis krijgt regelmatig vragen over de GPSR. “Laatst van iemand die 25.000 verschillende producten importeert. Waar begin je dan? Gelukkig was er voor veel spullen al een verantwoordelijke in de EU aangewezen. Dat is wel iets om op te letten: heeft mijn producent een gemachtigde in de EU? Dan hoef je minder te regelen, en heb je minder verantwoordelijkheden. Dat maakt de zaken veel makkelijker.”

Een vraag die blijft spelen, is hoe je omgaat met terugroepacties. “Daarvoor moet je weten aan wie je producten hebt verkocht. En een plan hebben als er iets misgaat. Natuurlijk horen hierbij ook kosten waar je niet direct rekening mee houdt.”

Wanneer ben je fabrikant volgens de GPSR?

Laat je producten in het buitenland maken en breng je ze in Europa met een eigen merknaam of logo op de markt? Dan word je volgens de GPSR gezien als fabrikant. En dit betekent nog meer verantwoordelijkheden voor een veilig product. Ervaren importeurs passen zich volgens Delisse goed aan deze regels aan. “Al vragen die regels zeker om meer verdieping over het onderwerp.”

Voor starters is het een opgave. “Het is een heel pakket aan eisen waaraan je moet voldoen. Je weg daarin vinden is lastig. Zeker als je nog alles moet opbouwen en voor het eerst gaat importeren. Dan is er al zoveel te regelen”, stelt Delisse.

Groothandel als tussenstap

GPSR brengt voor importeurs extra regels en verantwoordelijkheden met zich mee. Delisse adviseert starters daarom een tussenstap. "Start je bedrijf, koop in bij een groothandel in de EU en bouw eerst maar iets op. Natuurlijk, je marges zijn dan kleiner, maar als je eenmaal draait kun je altijd nog zelf gaan importeren.”

Wie blijft dromen van die eigen merklijn, moet zich volgens KVK-adviseur Jacob van der Vis goed verdiepen. “Als je de regels volgt, heb je bijvoorbeeld een risicobeoordeling nodig. Ga eens op zoek naar zo’n rapport en bedenk hoe het er voor jouw product uit zou moeten zien.” 

Een adviesbureau hoeft niet altijd volgens de adviseur. “Maar denk wel goed na over je product. Soms zijn er op het eerste gezicht weinig risico's, maar kan de praktijk anders zijn. Bij textiel bijvoorbeeld, kun je denken aan hoe brandbaar een artikel is, of welke chemicaliën zijn gebruikt bij de productie. Wanneer er risico’s aan je product kleven, kan een adviseur zeker helpen.”

Hoeveel betaal je voor advies?

Voor begeleiding en advies bij inkoop betaal je. “Grofweg 10 tot 30 procent over de inkoopwaarde van je spullen”, schetst Delisse. De kosten hangen af van de hoeveelheid werk en de inkoopwaarde van de producten. “Dat is natuurlijk niet niks”, zegt Delisse eerlijk, “maar je wint er ook het nodige mee. Je geeft werk uit handen, je hebt zekerheid. Als het goed is, verdient een adviseur zichzelf voor een groot deel terug.”