Deze afspraken leg je vast in een distributieovereenkomst

In een internationale distributieovereenkomst leggen leveranciers en distributeurs onderlinge afspraken vast. Bijvoorbeeld over exclusiviteit, het delen van de markt en de prijsstelling. Ontdek waar je op moet letten als je een distributieovereenkomst afsluit.

Een internationale distributeur is de schakel tussen een leverancier in het ene land en klanten in het andere land. Als lokale partner helpt de distributeur een buitenlandse leverancier bij het zoeken naar nieuwe klanten op de lokale markt. Een ondernemer in Nederland kan leverancier zijn die aan distributeurs in het buitenland levert, of zelf distributeur zijn voor buitenlandse leveranciers.

In dit artikel vertelt advocaat Sjaak van der Heul waarom een distributieovereenkomst belangrijk is bij internationaal zakendoen. Daarnaast lees je welke afspraken je wel en niet in een overeenkomst mag opnemen.

Nut van een distributieovereenkomst

Een distributeur koopt voor eigen rekening en risico goederen of diensten in bij buitenlandse leveranciers, met doorverkoop als doel. Met een distributieovereenkomst gaat een distributeur voor langere tijd een zakelijke relatie aan met een buitenlandse leverancier. Een overeenkomst levert een distributeur meer zekerheid op. Bijvoorbeeld wanneer de leverancier als enige een bepaald product levert en de distribiteur hiervan dus afhankelijk is.

Diezelfde zekerheid kunnen ook bepaalde leveranciers goed gebruiken volgens Sjaak van der Heul, advocaat bij Dirkzwager. “Denk aan sterke distributeurs zoals een grote supermarktketen of e-commercebedrijf. In dit geval kun je als in Nederland gevestigde leverancier afhankelijk zijn van je buitenlandse distributeur. Dan heb je dus zelf voordeel bij een overeenkomst die de distributeur aan jou bindt.”

Afspraken vastleggen

Een distributieovereenkomst stellen distribiteur en leverancier samen op. In een distributieovereenkomst kunnen afspraken over bijvoorbeeld deze onderwerpen staan:

1. Exclusiviteit

Bij exclusiviteit wijst de leverancier een geografisch gebied of een bepaalde klantenkring exclusief toe aan een distributeur. De distributeur is dan de enige die deze producten daar mag verkopen. “Zoals distributeurs van computerchips, waarbij de ene distributeur chips mag verkopen voor gebruik in tablets en de andere voor toepassing in mobiele telefoons.”

2. De markt delen

Een distributeur en leverancier kunnen tegelijk producten aanbieden in dezelfde markt. De distributeur levert bijvoorbeeld lokaal aan handelaren en eindgebruikers, en de leverancier levert rechtstreeks aan overheidsorganisaties. Afspraken hierover leg je samen vast in de distributieovereenkomst. “Als distributeur sta je in dit geval sterker met een overeenkomst. Want op basis van de wet alleen, dus zonder overeenkomst, voorkom je niet dat een leverancier rechtstreeks met je kan concurreren.”

3. Prijsstelling

In een distributieovereenkomst kun je de inkoopprijzen van producten of productgroepen vastleggen met de daarbij behorende kortingen voor de distributeur. Dit kan ook door het toevoegen van een prijslijst aan de overeenkomst. Vaak staat in de overeenkomst dat de leverancier de prijzen tussentijds mag wijzigen.

Mededinging

In de overeenkomst mogen geen bindende verkoopprijzen voor de distributeur staan. Zo mag een distributeur een product in de uitverkoop doen. “Dit kan ingaan tegen de manier waarop je als leverancier je product wilt aanprijzen. Je mag adviesprijzen geven, maar daar mag de distributeur van afwijken. Een wederverkoopprijs kun je niet verplichten, want dit is in strijd met de mededingingsregels.” Dit zijn regels van de EU die de vrije concurrentie, ofwel mededinging, beschermen.

Kartelverbod

Het maken van bindende prijsafspraken noem je ook wel kartelvorming. Dit is verboden op grond van artikel 101 van het EU-Werkingsverdrag. “Er zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld wanneer je als leverancier voor een bepaalde periode een marketingcampagne opzet. Dan mag je tijdens enkele weken afspraken maken met je distributeur over de verkoopprijs. Want als een leverancier in een centraal aangestuurde reclamecampagne aangeeft dat een product tien euro kost, is het vervelend wanneer de distributeur slechts negen euro vraagt.”

Een contract heb je klaarliggen voor als het misgaat

4. Taken van de distributeur

Een leverancier wil samen met diens buitenlandse distributeur omzet op de buitenlandse markt behalen. Maak daarom afspraken over wat je als leverancier van je distributeur verwacht. Denk aan:

• Het houden van een minimale voorraad.
• Geplande marketingactiviteiten, bijvoorbeeld beursdeelname of een minimumaantal verkoopgesprekken dat de distributeur moet voeren.
• Het verlenen van lokale service en garantie op producten.
• Het krijgen van een terugkoppeling per kwartaal over de uitgevoerde werkzaamheden. Denk aan behaalde omzet of uitstaande offertes.

5. Taken van de leverancier

Een distributeur zal ook een tegenprestatie voor diens inspanningen willen van de buitenlandse leverancier. Denk aan:

• Algemene ondersteuning. Zoals het aanleveren van monsters, folders, reclamematerialen en ondersteuning op beurzen.
• Opleiding en training. Technische kennis en marketinguitleg zorgen voor een betere verkoop van producten.
• Tijdige communicatie. Als de leverancier voorraad- of productieproblemen heeft, wil de distributeur dit op tijd weten.

6. Toepasselijk recht

Leveranciers en distributeurs kunnen afspreken welk recht van toepassing is op hun overeenkomst. Dit heet toepasselijk recht. Ze kunnen vastleggen welke rechter een uitspraak moet doen wanneer ze er samen niet uitkomen. Spreek je Nederlands recht af, neem dan ook op dat een Nederlandse rechter de zaak behandelt. Neem je geen toepasselijk recht op in het contract? Dan geldt in de EU het recht van het land van de distributeur. Dit staat in artikel 4 van EU-verordening 593/2008.

“Voor landen buiten de EU vraag je in dat land na hoe het is geregeld wanneer je geen toepasselijk recht in je contract opneemt. Of je sluit een contract af waarin je wel regelt welk recht van toepassing is. Ik adviseer mijn klanten altijd Nederlands recht van toepassing te laten zijn en de Nederlandse rechter bevoegd te verklaren”, legt Van der Heul uit.

7. Looptijd overeenkomst

De looptijd van de overeenkomst staat op papier. Dit kan voor bepaalde of onbepaalde tijd zijn. Een overeenkomst met een looptijd voor bepaalde tijd eindigt na de afgesproken tijd. ”Als in een contract naar Nederlands recht onbepaalde tijd staat, dan is het contract in principe altijd opzegbaar.”

De lengte van de opzegtermijn kan in het contract staan. “Neem je dit niet op, dan is de lengte van de opzegtermijn afhankelijk van de lengte van de onderlinge relatie. Vaak is het zo dat de lengte van de opzegtermijn mede afhankelijk is van de duur van de relatie.”

Dwingend recht

In principe hebben partijen contractsvrijheid. Dit betekent dat in een distributieovereenkomst alles mag staan, behalve wat bij wet verboden is. Verder moeten zowel de leverancier als distributeur zich houden aan het dwingend recht. Dit zijn wettelijke bepalingen waarvan contractpartijen, ten nadele van één partij, niet mogen afwijken. “In sommige landen schrijft dwingend recht bijvoorbeeld voor dat de leverancier een goodwillvergoeding aan distributeurs moet betalen wanneer die de overeenkomst beëindigt. Je mag niet in het contract opnemen dat je deze vergoeding uitsluit van de overeenkomst.”

In Nederland geldt dit dwingend recht op goodwillvergoeding bijvoorbeeld voor franchiseovereenkomsten. “Bij franchise is de franchisegever meestal leverancier en de franchisenemer distributeur. Neem je afscheid van elkaar, dan kan de franchisenemer een goodwillvergoeding eisen.” In Nederland is dit dwingend recht opgenomen in de Wet Franchise. Vaak is dwingend recht in het voordeel van de distributeur.

Standaardcontract gebruiken

Je kunt een standaard distributieovereenkomst gebruiken. Bijvoorbeeld van de International Chamber of Commerce (ICC) of de Vereniging van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs (VNHI). Van der Heul ziet deze contracten als een goed begin. “Weeg als startende ondernemer de kosten tegen de baten af voordat je door een advocaat een vele pagina’s dik contract laat opstellen. Vooral als je een overeenkomst sluit naar Nederlands recht. In het Burgerlijk Wetboek zijn al veel rechten en plichten opgenomen die in het algemeen een goed evenwicht vinden tussen de belangen van leverancier en distributeur.”

Grote bedrijven

Grote partijen hebben meestal eigen contracten en leggen hun voorstel als eerste op tafel. “Dat is ook logisch”, verklaart Van der Heul. “Want een grote leverancier heeft vaak meerdere distributeurs. Als een leverancier dan met verschillende contracten werkt, wordt het heel onoverzichtelijk. Maar dat werkt andersom ook voor grote distributeurs. Zo werkt een grote distributieketen ook meestal met eigen contracten.”

Papierloze overeenkomst

Soms komt een distributieovereenkomst tot stand zonder dat partijen iets schriftelijk vastleggen. “Stel dat je als distributeur voor langere tijd goederen bij dezelfde leverancier inkoopt onder dezelfde voorwaarden. Dan kan er stilzwijgend sprake zijn van een distributieovereenkomst. Ook als je niets op papier zet. Maar zonder papieren contract leg je moeilijker over en weer uit wat je van elkaar verwacht. Bij problemen verklaar je lastiger aan de rechter welke afspraken zijn gemaakt. Vaak gaat het goed en kom je er onderling wel uit. Een contract heb je klaarliggen voor als het misgaat.”