Formulier 30: UBO van bv, nv, SE of SCE inschrijven

• UBO online doorgeven
• Waarvoor is dit formulier?
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

UBO online doorgeven

Als de bv, nv, SE of SCE is ingeschreven in het Handelsregister, kun je uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) online doorgeven op kvk.nl/ubo.

Waarvoor is dit formulier?

Op formulier 30 vul je in welke belangen een UBO heeft in de bv, nv, SE of SCE. In Europese wetgeving en de Handelregisterwet staat dat een bv, nv, SE of SCE verplicht UBO’s moet inschrijven.

Ultimate Beneficial Owners (UBO's) zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie of personen die de uiteindelijke beslissingen nemen in een organisatie. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon: een mens. Lees hoe je bepaalt wie UBO is van een bv, nv, SE en SCE.

De gegevens die je op formulier 30 invult, zet KVK in het UBO-register. Dat register helpt bij de bestrijding van witwassen, fraude en terrorisme-financiering.

Hulp bij invullen

De datums die je invult op formulier 30 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het UBO-register.

UBO-wetgeving is ingegaan op 27-09-2020. Voldeed een persoon ook daarvoor al aan de voorwaarden om UBO te zijn van de bv, nv, SE of SCE? Vul dan op formulier 30 toch 27-09-2020 in als datum waarop de persoon UBO is geworden.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 30?
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder of een gevolmachtigde formulier 30?
Dan moet je formulier 30 en de overige stukken naar KVK sturen.

Moet je voor een ander formulier langskomen op een kantoor van KVK?
Neem dan ook alle stukken die je mag opsturen, waaronder formulier 30, mee naar die afspraak.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat heeft KVK in ieder geval nodig?

• Een geldig identiteitsbewijs van de personen die een afspraak hebben bij KVK. Of een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die formulier 30 heeft ondertekend. De kopie moet op A4-formaat zijn en van beide kanten van het identiteitsbewijs. Bij een paspoort heeft KVK een kopie nodig van de pagina met de naam en de pagina met het BSN-nummer. Maak de foto onherkenbaar.
• Een kopie van het identiteitsbewijs van elke UBO op het formulier. De kopie moet in kleur en op A4-formaat zijn en van beide kanten van het identiteitsbewijs. Bij een paspoort heeft KVK een kopie nodig van de pagina met de naam van de UBO en de pagina met het BSN-nummer van de UBO. Maak de foto’s onherkenbaar.
• Formulier 30.

Is een persoon UBO omdat die ‘aandeelhouder’, ‘houder van stemrecht’ of ‘houder van economisch belang’ is?
Dan heeft KVK bewijs nodig van het belang van de UBO in de bv, nv, SE of SCE. Op dat bewijs moet staan hoe groot het belang is.

Is een persoon UBO omdat die ‘houder van feitelijke zeggenschap’ is?
Dan heeft KVK bewijs nodig waaruit blijkt dat de UBO zelfstandig belangrijke besluiten kan nemen.

Is een persoon UBO omdat die ‘hoger leidinggevende’ of ‘enig aandeelhouder’ is?
Dan moet die persoon ingeschreven staan in het Handelsregister als statutair bestuurder of enig aandeelhouder. Is dat niet het geval? Dan moet u de UBO ook tegelijk inschrijven als statutair bestuurder of enig aandeelhouder in het Handelsregister.

Wil je de gegevens van een UBO afschermen in het register omdat de UBO onder curatele of bewind staat?
Dan heeft KVK een uittreksel uit het Centrale curatele- en bewindsregister nodig waaruit blijkt dat de UBO onder curatele of bewind staat. Dat uittreksel kun je downloaden op rechtspraak.nl.

Wil je de gegevens van een UBO afschermen in het register omdat de UBO politiebescherming krijgt?
KVK heeft dan het registratienummer van het Stelsel Bewaken en Beveiligen nodig als bewijs dat de UBO politiebescherming krijgt. Heeft de UBO geen registratienummer? Dan mag KVK de gegevens niet afschermen vanwege politiebescherming.

Schrijf je naast één of meer UBO’s ook functionarissen, een enig aandeelhouder of een bv, nv, SE of SCE in?
Dan moet je die inschrijven met andere formulieren. Voeg formulier 30 en alle andere stukken samen.

Woont een UBO niet in Nederland, maar wel in de Europese Unie?
Dan heeft KVK een uittreksel nodig van het bevolkingsregister in dat EU-land. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Vraag dan bij het bevolkingsregister een uittreksel en een ‘meertalig modelformulier’ aan. Dat laatste is een vertaling die het bevolkingsregister toevoegt aan het uittreksel. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Woont een UBO buiten de Europese Unie? 
Dan heeft KVK een uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister nodig. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Bijna altijd is ook legalisatie van het uittreksel nodig. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Dan moet een beëdigd vertaler het uittreksel vertalen. Ook een vertaling moet zijn gelegaliseerd. Behalve als het document is vertaald in Nederland. KVK heeft de vertaling en het originele uittreksel nodig. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox. Een UBO kan post van KVK digitaal ontvangen in de Berichtenbox voor particulieren van MijnOverheid.