Exitgesprek: niet verplicht, wel slim

Een exitgesprek, ook wel eindgesprek genoemd, is een gesprek dat je voert met een vertrekkende werknemer. Dat kan een werknemer zijn die zelf ontslag neemt, maar ook een werknemer die je ontslagen hebt. In een exitgesprek vraag je de werknemer naar diens ervaringen binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld ervaringen met bedrijfscultuur, personeelsregels of leidinggevenden.  

Exitgesprek niet verplicht

Een exitgesprek is niet verplicht, maar kan wel heel waardevol zijn. Wanneer een werknemer vertrekt, is de kans op  eerlijke feedback namelijk  groter dan wanneer je werknemers om hun mening  vraagt terwijl ze nog in dienst zijn. Vertrekkende medewerkers hebben geen zakelijk belang meer en zullen daardoor eerlijker vertellen welke verbeterpunten zij in het bedrijf zien.

Open vragen 

Stel vooral neutrale, open vragen. Dit zijn vragen die beginnen met ‘hoe’, ‘wat’ of ‘waarom’, in plaats van vragen waar iemand alleen ‘ja’ of ‘nee’ op kan antwoorden. HR-expert Esther Mallant adviseert om de volgende vragen te stellen: 

Arbeidsinhoud

•    Hoe heb je je werk ervaren?
•    Klopte de inhoud van je werk met je verantwoordelijkheden en bevoegdheden?
•    Wat vond je goed en wat zou je veranderen?

Arbeidsomstandigheden

•    Wat vond je van het kantoor en je werkplek?
•    Welke omstandigheden maakten je werk moeilijker?
•    Welke omstandigheden maakten je werk juist prettiger
•    Hoe heb je de mentale of lichamelijke belasting van je werk ervaren?
•    Welke hulpmiddelen en/of apparatuur miste je?

Arbeidsverhoudingen

•    Hoe was de relatie met je collega’s?
•    Hoe was de relatie met je leidinggevende?
•    Hoe heb je de begeleiding en ondersteuning ervaren?

Arbeidsvoorwaarden

•    Wat vond je van je salaris?
•    Wat vond je van je secundaire arbeidsvoorwaarden?
•    Wat vond je van je ontwikkelingsmogelijkheden?
•    Welke arbeidsvoorwaarden miste je?

Bespreek deze onderwerpen bij ieder exitgesprek en onderzoek of een bepaald antwoord in meerdere gesprekken terugkomt. 

Exitgesprek voorbereiden

Deze tips helpen bij de voorbereiding van een exitgesprek: 

• Plan het exitgesprek in de laatste werkweek van de werknemer. Kritiek op het bedrijf kan de sfeer dan niet meer beïnvloeden. Hebben jij en de werknemer nog iets van elkaar nodig, zoals een overdracht, inloggegevens of een referentie? Regel dat dan eerst en voer het gesprek daarna. 
• Laat het gesprek voeren door een neutrale gesprekspartner, zoals een collega die niet direct met de vertrekkende werknemer heeft samengewerkt. Dan is de kans kleiner dat de werknemer bang is om een eerlijk antwoord te geven. Het antwoord op de vraag  ‘Hoe was de relatie met je leidinggevende?’ geven werknemers makkelijker aan een collega dan aan de directeur.
• Voer het gesprek met z’n tweeën. Een derde persoon, zoals een HR-medewerker, kan wantrouwen wekken. Een HR-manager wordt vaak gezien als een vertegenwoordiger van het management. Daardoor denkt de werknemer misschien dat het gesprek gevolgen kan hebben.   
• Vertel aan het begin van het gesprek dat je de informatie uit het gesprek vertrouwelijk behandelt.
• Zorg ervoor dat het exitgesprek een fijn gesprek is. Voorkom discussies over zaken waar je het niet over eens bent. Luister naar wat de medewerker te zeggen heeft. Het doel is tenslotte waardevolle informatie voor het bedrijf ophalen.
• Vertrekt de werknemer door een arbeidsconflict of een andere lastige situatie? Besef dat dit voor beide partijen vervelend is en benoem dat ook. Benadruk dat je ooit voor elkaar hebt gekozen en vertel in het gesprek concreet wat de medewerker heeft bijgedragen. Zo leg je de nadruk op de toegevoegde waarde die de medewerker voor het bedrijf heeft gehad, in plaats van op de negatieve afloop.
• Geef je medewerker het laatste woord. Vraag aan het eind van het exitgesprek: ‘Wat wil je ons nog meegeven?’ Je medewerker vertrekt dan met het gevoel dat die echt alles heeft kunnen zeggen.
• Houd contact met oud-medewerkers. Mocht iemand het ergens anders toch niet naar z’n zin hebben, dan kan die altijd weer terugkomen als jullie dat allebei willen.
• Een strenge leidinggevende, een stroeve samenwerking tussen afdelingen of ontbrekende arbeidsvoorwaarden. Dit kunnen redenen zijn waarom werknemers vertrekken. Zet deze feedback om naar concrete verbeteracties. 

Voer exitgesprekken en verbeter je bedrijf aan de hand van de feedback. Maak het exitgesprek daarom een vast onderdeel van je personeelsbeleid en je personeelshandboek.