Wat is een verzuimprotocol en is het verplicht?

Bij verzuim zijn jij en je werknemer verplicht een aantal stappen te nemen. Doe je dit niet, dan kun je in de problemen komen als je werknemer bijvoorbeeld langdurig ziek wordt. Denk aan een boete van de inspectie, onduidelijkheid over de re-integratiedatum of onnodig lange doorbetaling van het salaris. Leg daarom afspraken vast in een verzuimprotocol. Dit protocol biedt je personeel duidelijkheid over wat ze moeten doen als ze ziek zijn.

Wat is een verzuimprotocol? 

Verzuim is de officiële term voor ‘afwezig zijn’. Een verzuimprotocol is een document waarin je vastlegt hoe je er als werkgever mee omgaat als je werknemers niet kunnen werken, bijvoorbeeld door ziekte of arbeidsongeschiktheid. Een verzuimprotocol is zowel voor je werknemers als voor de afdelingen die de afspraken in het protocol uit moeten voeren.

In een verzuimprotocol beschrijf je: 

• Wat je onder verzuim verstaat. Denk aan ziekteverzuim maar ook afwezigheid zonder afmelding. 
• Hoe, wanneer en bij wie je werknemers zich ziek moeten melden; 
• Welke rechten en plichten jij en je werknemers hebben. Denk aan doorbetaling van loon.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Nee, een verzuimprotocol is niet verplicht. Maar met een verzuimprotocol voldoe je wel deels aan de verplichtingen in de Wet Verbetering Poortwachter. Om aan die wet te voldoen, moet je bepaalde stappen volgen als een werknemer langdurig ziek is. Het doel van deze wet is om langdurig zieke werknemers zo snel mogelijk aan het werk te krijgen.

Wat staat er in een verzuimprotocol?

Neem de volgende onderdelen mee in een verzuimprotocol: 

1. Hoe je werknemer zich moet ziekmelden 

Beschrijf via welk kanaal je werknemer zich moet ziekmelden. Moet dit in wederzijds contact zijn, en dus door te bellen? Of mag het ook een eenzijdige afmelding zijn via Whatsapp of sms?

Advies: registreer elke ziekmelding schriftelijk, bijvoorbeeld in het personeelsdossier. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter ben je verplicht de ziekmelding binnen een week door te geven aan je arbodienst. Doe je dit later, dan kan dit invloed hebben op hoe lang je het salaris van een medewerker door moet betalen bij lange afwezigheid. 

2. Bij wie werknemers zich moeten ziekmelden

Vermeld in het verzuimprotocol bij wie werknemers zich ziek moeten melden. Dat kan jij zelf zijn of bijvoorbeeld een leidinggevende of HR-medewerker.  

Advies: kies bij voorkeur degene die ook direct een oplossing kan zoeken voor het werk dat blijft liggen. Wijs de gekozen persoon er in dat geval op dat die de ziekmelding direct schriftelijk registreert.

3. Wat werknemers moeten doorgeven bij een ziekmelding

Geef aan welke informatie werknemers bij hun ziekmelding moeten doorgeven. Bijvoorbeeld over het werk dat ze moeten overdragen en of ze dit zelf aan collega’s moeten doorgeven. Vraag werknemers daarnaast op welk telefoonnummer en adres ze tijdens hun afwezigheid bereikbaar zijn. 

Let op, je mag werknemers niet vragen naar de oorzaak achter de ziekmelding. Dit is in verband met privacy.

4. Wat volgt na de ziekmelding

Beschrijf in het verzuimprotocol wanneer je welke vervolgstappen neemt als je werknemer ziek is. Denk aan:

Bedrijfsarts inschakelen

Bepaal en vermeld wanneer je contact opneemt met een bedrijfsarts. Ook mag de werknemer zelf de bedrijfsarts benaderen. Deel daarom diens contactgegevens in het verzuimprotocol.

Loon doorbetalen

In de meeste gevallen moet je als werkgever het loon van een zieke werknemer doorbetalen. De wettelijke verplichting is minimaal 70% van het loon gedurende de eerste twee ziektejaren. In sommige cao’s gelden hogere percentages.

Voor oproepkrachten kan de loonbetaling anders uitpakken, afhankelijk van het type oproepcontract en het aantal overeengekomen uren. Ook kun je in sommige gevallen wachtdagen toepassen, maar alleen als dit in de arbeidsovereenkomst of cao staat.

Leg in je verzuimprotocol vast hoe de loonbetaling bij ziekte is geregeld voor de verschillende contracttypen binnen je bedrijf.

Re-integratie

Je bent samen met de werknemer de eerste 2 ziektejaren verantwoordelijk voor de re-integratie van de werknemer. Bij langdurig ziekteverzuim ben je volgens de Wet Verbetering Poortwachter verplicht om een aantal stappen te doorlopen. Doe je dit niet, dan moet je mogelijk langer loon doorbetalen.

Je bent verantwoordelijk voor het verloop van het re-integratietraject. In een reintegratieplan stel je samen op wanneer en hoe een werknemer terugkeert naar het werk. Ook moet je een bedrijfsarts of arbodienst inschakelen bij de re-integratie.

Verschil verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid

Stel behalve een verzuimprotocol ook een arbobeleid en een PSA-beleid op. Deze laatste twee zijn wel verplicht. Ook helpen ze je bij het voorkomen en verminderen van verzuim. Verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn drie verschillende documenten. Een arbobeleid en een PSA-beleid gaan ook over veiligheid en gezondheid maar zijn anders dan een verzuimprotocol, want: 

• In je arbobeleid leg je vast wat je doet voor de veiligheid van je werknemers. Denk aan speciaal afgestelde bureaustoelen, zodat je werknemer hun lichaam zo min mogelijk belasten. 
• In  een PSA-beleid leg je vast wat je doet voor het psychosociale welzijn van je werknemers. Denk aan maatregelen om de werkdruk te verlagen, een vertrouwenspersoon met wie werknemers lastige situaties kunnen bespreken of gedragsregels om pesten te voorkomen.

Personeelshandboek

Communiceer de afspraken uit je verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid in je personeelshandboek. Zo bied je een duidelijk overzicht van alle afspraken in je bedrijf en dat scheelt vragen van je werknemers.