Bedrijfsruimte huren: hoe zit dat?

Je bent op zoek naar een plek voor je bedrijf. Afhankelijk van het soort bedrijf, kun je een kantoorruimte, praktijkruimte of winkelruimte huren. Lees over de voor- en nadelen van huren, de verschillende soorten huur en de huurovereenkomst.

Als je bedrijfsruimte huurt, krijg je te maken met regels, rechten en plichten. Met deze informatie ben je goed voorbereid voordat je een contract tekent:

• Voor- en nadelen van bedrijfsruimte huren
• Regels voor bedrijfsruimte huren
• Huurcontract
• Btw over de huurprijs?

Voor- en nadelen van bedrijfsruimte huren

Huren heeft voor- en nadelen ten opzichte van een pand kopen:

Voordelen

• Je bent flexibeler. De huur opzeggen is meestal makkelijker dan een pand verkopen.
• De verhuurder betaalt meestal het groot onderhoud.
• Je hoeft niet in één keer veel geld te investeren. Bij het kopen van een pand zou dat wel moeten.

Nadelen

• Je bent afhankelijk van de verhuurder.
• Huurprijzen stijgen meestal jaarlijks.
• De looptijd van een huurcontract kan lang zijn. Tussentijds opzeggen is lastig.
• Als je wilt verbouwen, moet je overleggen met de verhuurder.

Andere mogelijkheden

Bij het huren van een bedrijfsruimte horen verplichtingen. Soms voor lange tijd. Is dat een probleem voor je? Kijk dan naar andere mogelijkheden, zoals een stoel huren bij een kapsalon of een pop-up locatie openen. Ook kun je een flexibele werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw huren. Daar deel je het gebouw en de voorzieningen met andere zzp'ers. In dit artikel lees je welke mogelijkheden er zijn.

Regels voor bedrijfsruimte huren

Er zijn verschillende regels voor het (ver)huren van bedrijfsruimte. Welke regels gelden, hangt af van het soort ruimte dat je huurt.

1. Publiek toegankelijke middenstandsbedrijfsruimte

Sommige panden zijn voor iedereen (publiek) toegankelijk. Denk aan winkels of horecapanden. Voor deze panden duurt de eerste huurperiode vijf jaar. Daarna kun je de periode met vijf jaar verlengen. De verhuurder kan tijdens deze periodes het huurcontract niet opzeggen. Dat is fijn als je bouwt aan een klantenkring of investeert in de inrichting van het pand. Nadeel is dat je zelf ook niet tussendoor kunt opzeggen. De verhuurder kan dan een schadevergoeding eisen die net zo hoog is als het bedrag dat je anders aan huur zou betalen. De enige mogelijkheid om van het contract af te komen is iemand vinden die het wil overnemen. Daar moet de verhuurder dan wel mee akkoord gaan.

Vind je deze huurperiodes te lang? Dan kun je vragen of de verhuurder in het eerste huurcontract een kortere periode wil afspreken. Als je bedrijf toch niet zo goed loopt als gehoopt, zit je niet aan een lang contract vast. Voor de verhuurder geldt dezelfde periode om het contract op te zeggen. Gaan jullie als huurder en verhuurder met elkaar verder na het eerste contract, dan geldt het tweede contract automatisch voor vijf jaar.

2. Overige bedrijfsruimte

Met overige bedrijfsruimte wordt bijvoorbeeld een opslagruimte of kantoor bedoeld. Hierbij kun je zelf in overleg met de verhuurder de huurperiode afspreken. Ook mogen jullie zelf weten of je een huurcontract afspreekt voor bepaalde of onbepaalde tijd. Denk goed na over je verwachtingen voor de toekomst voordat je iets vastlegt in een contract.

Bij het huren van overige bedrijfsruimte is er geen vaste huurperiode waarbij de verhuurder niet kan opzeggen. Je hebt wel een ontruimingsbescherming. Dat betekent dat je bij de rechter om één jaar uitstel kunt vragen als de verhuurder de huur opzegt.

Verplicht energielabel voor kantoren

Kantoorgebouwen groter dan honderd vierkante meter moeten energielabel C of hoger hebben. Is dat niet zo? Dan mag je het kantoor niet gebruiken. De verhuurder of eigenaar van het gebouw moet zorgen dat het aan de eisen voldoet.

Huurcontract

Zorg ervoor dat je een schriftelijk huurcontract krijgt. Bij de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) kun je modelcontracten downloaden. Maak van tevoren foto’s van de ruimte die je gaat huren en voeg deze toe aan het contract. Zo heb je bewijs van hoe de ruimte eruitzag aan het begin van de huurperiode.

Schakel bij het opstellen van een huurcontract een bedrijfsmakelaar of jurist in. Zo weet je dat je duidelijke afspraken maakt en voorkom je gedoe achteraf met de verhuurder.

Wat staat er in het huurcontract?

In het huurcontract wil je in ieder geval deze onderwerpen terugzien:

• Een omschrijving van de ruimte
• De oppervlakte van de ruimte
• De huurprijs en wanneer je die moet betalen
• De bestemming van het pand
• De looptijd van de huur en de opzegtermijn
• Mogelijkheden voor het verlengen van de huur na de huurperiode

En daarnaast afspraken over:

• Een jaarlijkse huurverhoging
• Servicekosten
• De betaling van gas, water en licht
• Onderhoud
• Onderverhuur
• Gemeentelijke belastingen

Vergelijk de huurprijs

Heb je een bedrijfsruimte op het oog? Kijk wat andere ruimtes in de omgeving kosten. Voordat je een contract afsluit kun je nog onderhandelen over de prijs. Dat is makkelijker dan achteraf via een procedure de huurprijs aanpassen. Makelaars bepalen de huurprijs voor middenstandsbedrijfsruimte met een rekenmethode uit de wet. Ze vergelijken de ruimte ook met andere panden.

Check het bestemmingsplan

Check bij de gemeente het bestemmingsplan voordat je het huurcontract ondertekent. Kijk of jouw bedrijfsactiviteiten zijn toegestaan in het pand. Vraag ook of de gemeente plannen heeft om het gebied te ontwikkelen of herinrichten. Dat kan namelijk gevolgen hebben voor je omzet.

Overname huurcontract: Indeplaatsstelling

Als je een bedrijf in een middenstandsbedrijfsruimte overneemt, kun je het huurcontract van de verkoper overnemen. Dit heet indeplaatsstelling. Het voordeel hiervan is dat je niet hoeft te onderhandelen over de huurprijs of voorwaarden. Zo voorkom je dat de verhuurder de huurprijs voor jou als nieuwe huurder verhoogt.

Btw over de huurprijs?

De huur van bedrijfsruimte is meestal vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Voor de verhuurder is dat soms een nadeel, omdat die dan de btw op onderhoudskosten niet kan terugvragen bij de Belastingdienst. Je kunt afspreken om toch btw te betalen over de huur. Als je zelf btw-plichtig bent, is dat geen nadeel. Je kunt dan namelijk de btw op de huur zelf ook weer terugvragen. Gebruik je de KOR? Dan kun je de btw niet terugvragen. Overleg dan of je zonder btw kunt huren.

De kosten die je maakt voor de huur van je bedrijfsruimte zijn bedrijfskosten. Dit bedrag mag je bij je aangifte inkomstenbelasting aftrekken.