Bedrijfsruimte huren: hoe zit dat?

Je bent op zoek naar huisvesting voor je bedrijf. Welke bedrijfsruimte bij je past, hangt sterk af van je werkzaamheden. Is vanuit huis starten geen optie? Dan zal je voorkeur uitgaan naar het huren van een bedrijfsruimte. Afhankelijk van je bedrijf, kun je een kantoorruimte, praktijkruimte of winkelruimte huren. Lees over de voor- en nadelen van huren, de verschillende soorten huur en het opstellen van een huurovereenkomst.

Als startende ondernemer een bedrijfspand kopen is niet eenvoudig. Om een hypotheek af te sluiten, moet je de bank zekerheden geven. Omdat jij net gestart bent, is dat niet altijd mogelijk. Daarom kiezen veel starters voor het huren van een bedrijfsruimte.

De voor- en nadelen van huren

Je kunt verschillende redenen hebben wel of niet voor huur te kiezen.

Voordelen van huren

• Je bent flexibeler. Het opzeggen van huur is meestal makkelijker dan het verkopen van een pand.
• De kosten voor groot onderhoud zijn meestal voor de verhuurder.
• Je legt minder beslag op je vermogen.

Nadelen van huren

• Je bent afhankelijk van de relatie met de verhuurder.
• Huurprijzen stijgen meestal jaarlijks.
• Je hebt geen voordeel van de waardestijging van het pand.
• Tussentijds opzeggen is lastig. De looptijd kan lang zijn.
• Voor ‘grote’ aanpassingen moet je overleggen met de verhuurder.

Alternatieven

Huren van bedrijfsruimte kent dus ook de nodige verplichtingen. Ervaar jij die verplichtingen als ongewenst? Onderzoek dan of je op een andere manier kortlopend of met minder verplichtingen bedrijfsruimte kunt huren. Denk aan een stoel huren bij een kapsalon of experimenteren met een pop-up locatie. Ook het huren van een flexibele werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw is een optie. Daar zijn voorzieningen aanwezig die je met andere zzp'ers deelt. Bijvoorbeeld een receptie, vergaderruimte, en koffieautomaat. Je werkt onder één dak met andere ondernemers. Lees hier alles over de voor- en nadelen van het huren van een ruimte in een bedrijfsverzamelgebouw.

Soorten bedrijfsruimte

Ga jij voor huur? Dan zijn er twee soorten huurrecht voor bedrijfsruimte. Elk met aparte regels over bescherming van de huurprijs en de huurtermijn.

1. Publiek toegankelijke middenstandsbedrijfsruimte

Voorbeelden van publiek toegankelijke middenstandsbedrijfsruimten zijn een winkelruimte of een horecapand. Voor de huur van deze ruimtes is de regel dat de eerste huurperiode vijf jaar duurt. Daarna wordt de periode met nog eens vijf jaar verlengd. De verhuurder kan tijdens deze periodes het huurcontract niet opzeggen. Een veilige gedachte als je bouwt aan een klantenkring of investeringen doet in de inrichting van het pand. Keerzijde is dat het ook voor jou lastig is tussentijds de huur op te zeggen. De eerste vijf jaar zelfs bijna onmogelijk. Wil jij je zaak tussentijds sluiten, dan zit je aan de lopende huurtermijn vast.

Zijn deze vaste huurtermijnen voor jou als starter een te grote stap? Je kunt in het huurcontract voor de eerste periode ook een termijn van twee jaar of korter afspreken. Als proefperiode, mocht je bedrijf onverhoopt niet goed lopen. Ook hierbij geldt dat voor de verhuurder dezelfde opzegtermijn geldt, dus dat hij binnen deze korte periode ook de huur kan opzeggen. Gaan jullie als huurder en verhuurder met elkaar verder na deze proefperiode, dan is er automatisch sprake van een contract voor vijf jaar.

2. Overige bedrijfsruimte

Onder overige bedrijfsruimte valt het huren van opslagruimte of een kantoor. Je kunt in overleg met de verhuurder de huurtermijn zelf bepalen, voor bepaalde of onbepaalde tijd. Kijk daarbij goed naar je verwachtingen voor de toekomst.

De termijnbescherming, zoals bij middenstandsbedrijfsruimte, is bij het huren van overige bedrijfsruimte niet van toepassing. Je hebt wel een ontruimingsbescherming. Zegt de verhuurder de huur op, dan kun je als huurder de rechter om één jaar uitstel vragen.

Verplicht energielabel voor kantoren

Kantoorgebouwen groter dan 100 vierkante meter moeten vanaf 2023 volgens de wet energielabel C of hoger hebben. Voldoet het pand niet aan de eisen? Dan mag je het kantoor niet meer gebruiken. De verhuurder of eigenaar van het gebouw moet zorgen dat het gebouw aan de eisen voldoet.

Huurcontract

Sluit een huurovereenkomst bij voorkeur schriftelijk af. Bij de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) kun je modelcontracten downloaden.
Maak van tevoren foto’s van de staat van de ruimte die je gaat huren en voeg deze toe aan de overeenkomst.

Tip: laat je bij het opstellen van een huurcontract begeleiden door een bedrijfsmakelaar of jurist. Zij zijn gespecialiseerd in het maken van duidelijke afspraken. Dit doe je om te voorkomen dat je achteraf gedoe krijgt met de verhuurder als onduidelijke afspraken tot een conflict leiden.

Wat staat er in het huurcontract?

Zet in je huurcontract tenminste:

• een omschrijving van de ruimte
• de oppervlakte van de ruimte
• de huurprijs en betaaltermijn
• een bepaling over een jaarlijkse huuraanpassing
• de bestemming van het pand
• de looptijd van de huur en een opzegtermijn
• afspraken over servicekosten
• afspraken over de betaling van gas, water en licht
• afspraken over onderhoud
• afspraken omtrent onderverhuur
• afspraken over gemeentelijke belastingen
• opties voor het verlengen van de huur na afloop van de huurtermijn

Vergelijk de huurprijs

Als je van je locatie de huurprijs weet, kijk dan ook wat men voor vergelijkbare ruimten in de omgeving vraagt. Dat kan via lokaal bekende bedrijfsmakelaars of sites als Funda in Business of bedrijfspand.com. Het is natuurlijk makkelijker om van tevoren te onderhandelen over de prijs, dan achteraf via een procedure de huurprijs aan te passen.
Voor de bepaling van de huurprijs voor middenstandsbedrijfsruimte gebruiken makelaars een rekenmethode uit de wet. Daarbij vergelijken zij het pand ook met vergelijkbare panden.

Check het bestemmingsplan

Check bij de gemeente het bestemmingsplan voordat je het huurcontract ondertekent. Kijk of je daadwerkelijk op die plek jouw activiteiten mag verrichten. Vraag ook of de gemeente in de toekomst plannen heeft met ontwikkelen of herinrichten van het gebied. Dat kan namelijk effect hebben op je omzet.

Overname huurcontract: Indeplaatsstelling

Als je een bedrijf overneemt dat gevestigd is in een middenstandsbedrijfsruimte, dan kun je het bestaande huurcontract van de verkoper overnemen. Dit heet indeplaatsstelling en is wettelijk geregeld. Het voordeel hiervan is dat je niet opnieuw hoeft te onderhandelen over de huurprijs of voorwaarden. Dit voorkomt dat een nieuwe verhoogde huurprijs de overname in de weg staat.

Wel of geen btw betalen over de huurprijs?

De huur van bedrijfsruimte is in principe vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Voor de verhuurder pakt deze vrijstelling soms nadelig uit, omdat hij dan ook de btw op de door hem betaalde onderhoudskosten niet kan terugkrijgen van de Belastingdienst. Samen met de verhuurder kun je daarom bepalen om de huur toch te belasten met btw. Val jij als ondernemer en huurder onder de btw, dan heeft dit voor jou geen nadeel. Je kunt tenslotte de btw op de huur op jouw beurt ook weer terugvragen van de Belastingdienst.
Maak je als ondernemer gebruik van de KOR? Dan is de in rekening gebrachte btw voor jou niet aftrekbaar. Ga dan in overleg met je huurder of je zonder btw kunt huren.

De kosten die je maakt voor de huur van je bedrijfsruimte zijn bedrijfskosten. Dit bedrag mag je bij je aangifte inkomstenbelasting aftrekken.