Alles wat je moet weten over het btw-id (btw-nummer)

Als je een bedrijf start, krijg je waarschijnlijk een btw-identificatienummer. Ook wel btw-nummer of btw-id genoemd. Dit is een uniek nummer van de Belastingdienst dat je moet vermelden bij contact met klanten en leveranciers. Vind hier het antwoord op al je vragen over het btw-id.

Je krijgt ook een omzetbelastingnummer. Dit nummer gebruik je bij je contact met de Belastingdienst.

In dit artikel lees je over:

Wat is een btw-identificatienummer?

Het btw-identificatienummer is een reeks cijfers en letters die voor elke ondernemer anders is. Een Nederlands btw-id begint met NL, dan komen 9 cijfers, de letter B en dan nog eens 2 cijfers. Voorbeeld: NL123456789B01.

Btw-aangifte en aangifte omzetbelasting

De begrippen btw-aangifte en aangifte omzetbelasting betekenen hetzelfde. Vaak worden ze door elkaar gebruikt. De meeste ondernemers moeten vier keer per jaar btw-aangifte doen.

Je moet je btw-id vermelden als je schriftelijk contact hebt met je klanten. Op je facturen en je website bijvoorbeeld.

Andere factuureisen

Voor sommige beroepen zijn de eisen aan een factuur anders dan normaal. Bijvoorbeeld voor ondernemers in de horeca, reisbureaus, het openbaar vervoer en taxivervoer. Je hoeft dan niet altijd btw op je factuur te zetten.

Krijgt elke ondernemer een btw-nummer?

Als je je inschrijft bij KVK, geeft KVK dit door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst kijkt of je ondernemer bent voor de btw. Zo ja, dan krijg je een btw-nummer.

Sommige branches, goederen en werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw. Als dat voor jouw werk geldt, krijg je wel btw-nummer. Je hoeft dan alleen geen btw in rekening te brengen en doet geen btw-aangifte. Je kunt dan ook geen btw terugvragen.

Hoe krijg ik mijn btw-nummer?

Hoe je je btw-nummer krijgt, hangt af van je rechtsvorm. Dat is de juridische vorm van je bedrijf. De meeste startende ondernemers beginnen een eenmanszaak.

Btw-nummer eenmanszaak

Als je je eenmanszaak inschrijft bij KVK, geeft KVK dat door aan de Belastingdienst. Die stuurt je binnen twee weken een brief met je btw-identificatienummer. Je krijgt ook een brief met je omzetbelastingnummer.

Btw-nummer voor andere rechtsvormen

Heeft je bedrijf een andere rechtsvorm dan eenmanszaak, dan gaat het iets anders in zijn werk. Een besloten vennootschap (bv) bijvoorbeeld, richt je op via een notaris. Die schrijft de bv in het KVK Handelsregister in. Ook hiervan krijgt de Belastingdienst een seintje en binnen twee weken ontvang je per brief je btw-identificatienummer.

Als je een vof, maatschap of andere rechtsvorm inschrijft, krijg je binnen twee weken na je inschrijving een brief van de Belastingdienst met je btw-id.

Tweede btw-nummer aanvragen

Heb je al een bedrijf en begin je met een nieuwe activiteit? Dan kun je daarvoor een tweede btw-id aanvragen bij de Belastingdienst. Je krijgt dan ook een extra omzetbelastingnummer.

Houd er rekening mee dat je dan voor je nieuwe activiteit een extra administratie moet bijhouden en een aparte btw-aangifte moet doen. Overleg met je boekhouder wat handig is voor jouw bedrijf.

Let erop dat je je nieuwe activiteit ook doorgeeft aan KVK.

Geen KVK-inschrijving, wel een btw-nummer

In bijzondere gevallen schrijf je een onderneming of rechtspersoon niet in bij KVK. Dat is zo bij:

  • stille maatschappen zonder onderneming
  • informele verenigingen
  • eenmanszaken met activiteiten die volgens het Handelsregister niet gelden als onderneming
  • buitenlandse rechtsvormen zonder vestiging in Nederland
  • open fondsen voor gemene rekening

Als een van deze situaties voor jou geldt, dan kun je een btw-id aanvragen via het formulier ‘Opgaaf Startende onderneming’ van de Belastingdienst. Heb je geen onderneming? Dan ben je een particulier en kun je geen btw-nummer aanvragen.

Je btw-nummer als je bedrijf stopt

Stop je met je bedrijf, dan moet je je uitschrijven bij KVK. KVK geeft door aan de Belastingdienst dat je je bedrijf hebt uitgeschreven. Het kan een poosje duren voordat de Belastingdienst je uitschrijving heeft verwerkt. Soms moet je dan nog een btw-aangifte doen, ook al ben je al gestopt. In het stappenplan bedrijf stoppen lees je wat je nog meer moet doen als je stopt met je bedrijf.

Veelgestelde vragen over het btw-nummer

Ben je je btw-nummer kwijt? Log dan in op Mijn Belastingdienst Zakelijk, waar je bijvoorbeeld ook je btw-aangifte doet. Hier vind je je btw-id.

Je krijgt een btw-nummer voor je vereniging of stichting als die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst aan het ondernemerschap. Of er sprake is van een onderneming bepaalt de Belastingdienst op basis van de inschrijving in het KVK Handelsregister. Bij twijfel neemt de Belastingdienst contact met je op.

Als je de btw wilt terugvragen over zonnepanelen, hoef je je niet in te schrijven bij KVK. Je kunt de btw terugvragen via hetformulier ‘Opgaaf zonnepaneelhouders’.

Wil je het btw-id van een ander bedrijf of een zakenpartner controleren? Kijk dan op diens website of neem contact op. Er is geen centrale plek waar je btw-nummers kunt opzoeken. Wel heeft de Europese Unie een database waarin je kunt controleren of een btw-nummer geldig is: het Vies-systeem. En of de naam- en adresgegevens van een bedrijf kloppen. Je klanten kunnen in dit systeem ook jouw btw-identificatienummer checken.

Let op: het Vies-systeem werkt alleen bij zoeken op btw-nummer. Zoek je op omzetbelastingnummer, dan krijg je een foutmelding. Geef je omzetbelastingnummer dus ook niet door aan klanten.

Je btw-nummer gebruik je voor het contact met klanten en zet je op je website en facturen. Het laat zien dat je ondernemer bent voor de btw. Een KVK-nummer laat zien dat je staat ingeschreven bij KVK. Dus dat je officieel een bedrijf hebt.

Heb je een eenmanszaak? Dan krijg je van de Belastingdienst een omzetbelastingnummer en een btw-id. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor je contact met de Belastingdienst. Hierin is je BSN verwerkt. Om je privacy te beschermen, krijg je voor je contact met klanten en leveranciers een ander nummer: het btw-nummer.

Na inschrijving KVK krijg je een btw-nummer van de Belastingdienst als je diensten of producten gaat aanbieden waarover je btw in rekening moet brengen. Je kunt je pas aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR) als je je btw-nummer hebt. Bij gebruik van de KOR breng je geen btw in rekening, maar kun je die ook niet aftrekken.