Bestuurder van een vereniging: regels en taken

• Dagelijks bestuur
• Twee soorten verenigingen
• Statuten
• Algemene ledenvergadering
• Toezicht en controle op bestuur

Als bestuurder kom je in het bestuur. Dat neemt de dagelijkse beslissingen voor de vereniging. Op de algemene ledenvergadering (ALV) komen leden van de vereniging samen. De leden nemen daarbij belangrijke besluiten en controleren het bestuur. De regels van een vereniging zijn meestal vastgelegd in statuten. Hieronder lees je meer over het bestuur, de statuten en de ALV.

Dagelijks bestuur

Een vereniging heeft altijd een bestuur en leden. Als je bestuurder bent, ben je lid van het bestuur van de vereniging. Alle verenigingen hebben zo’n bestuur. Je bent met het bestuur verantwoordelijk voor het dagelijkse bestuur en het nemen van besluiten voor de vereniging. 

Een rechtspersoon, zoals een vereniging, moet een bestuur hebben. Een vereniging bepaalt zelf hoeveel bestuursleden er zijn. Je kunt in je eentje een bestuur vormen. Dat is misschien makkelijk met besluiten nemen, maar ook veel werk.

Voorzitter, secretaris en penningmeester

In een bestuur zitten meestal een voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter leidt de vergaderingen en bewaakt de plannen en doelen. De secretaris bewaart documenten en schrijft belangrijke informatie op, bijvoorbeeld een samenvatting van de vergaderingen (notulen). Ook regelt de secretaris vaak de communicatie, zoals e-mails.

De penningmeester gaat over het geld: die controleert wat er binnenkomt en uitgaat. De penningmeester maakt een financieel overzicht en zorgt dat rekeningen worden betaald.

Het bestuur vergadert regelmatig om plannen te maken en problemen te bespreken. Tijdens zo’n vergadering nemen de bestuursleden besluiten. Vaak gebeurt dat door te stemmen. Bijvoorbeeld over het afsluiten van een contract voor de vereniging.

Het bestuur moet een administratie bijhouden en een bestuursverslag en financieel overzicht maken. Die verslagen moet de vereniging binnen zes maanden na het einde van een boekjaar publiceren. Een boekjaar is de periode waarover de verslagen gaan. Vaak is dat hetzelfde als een kalenderjaar. In het financieel overzicht moeten de bezittingen, schulden, inkomsten en uitgaven staan.

Twee soorten verenigingen

Als nieuwe bestuurder moet je weten in welke soort vereniging je gaat werken. Er zijn twee soorten: een formele en informele vereniging. 

Formele vereniging

Een formele vereniging heet ook wel een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Zo’n vereniging is een rechtspersoon. Dat betekent dat de vereniging bijvoorbeeld een huis kan kopen, geld kan lenen en een erfenis kan ontvangen. Ook subsidie aanvragen kan vaak alleen via een formele vereniging.

Als bestuurder van een formele vereniging ben je niet persoonlijk aansprakelijk voor schulden. Alleen bij wanbestuur ben je wel persoonlijk aansprakelijk. Een formele vereniging en de bestuurders moeten staan ingeschreven in het Handelsregister van KVK. Een notaris moet de statuten hebben vastgelegd.

Informele vereniging 

Een informele vereniging is een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. Die kun je oprichten zonder een notaris. Als je statuten wilt hebben, dan leg je die zelf vast. 

Schrijf je een informele vereniging niet in bij KVK, dan ben je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk. Je moet dan in sommige gevallen met eigen geld betalen voor schade of schulden. 

Schrijf je de informele vereniging in bij KVK? Dan is eerst de vereniging aansprakelijk voor bijvoorbeeld een schuld. Heeft de vereniging niet voldoende geld, dan moeten de bestuurders de overgebleven schuld betalen met eigen geld.

Statuten

Begin je als bestuurder? Dan is het verstandig de statuten van de vereniging te lezen. Dat is een document met afgesproken regels die gelden binnen de vereniging.

Een formele vereniging moet statuten vastleggen bij de notaris, dat staat in de wet. Informele verenigingen hoeven geen statuten op te stellen. Vaak hebben ze die wel. Heeft een informele vereniging geen statuten? Dan staan in de wet regels over onder meer slecht bestuur, aansprakelijkheid en belangen. Die regels gelden voor alle verenigingen, dus ook voor verenigingen zonder statuten. 

In de statuten kunnen wel afspraken staan die afwijken van de wet. Een contract is volgens de wet bijvoorbeeld geldig als alle bestuursleden het ondertekenen. Maar in de statuten kan staan dat een contract al geldig is als een deel van het bestuur een handtekening zet.

Statuten zijn aan te passen. Bijvoorbeeld als de vereniging vindt dat de handtekening van een deel van de bestuursleden genoeg is onder een contract. De notaris kan helpen bij het wijzigen en vastleggen van statuten bij KVK. Hoe beter de afspraken, taken en manier van werken zijn vastgelegd in de statuten, hoe minder kans op onduidelijkheid of problemen.

Algemene ledenvergadering

Als bestuurslid krijg je te maken met de algemene ledenvergadering (ALV). Daarin komen de leden van de vereniging regelmatig samen. In de ALV nemen de leden de belangrijkste besluiten en controleren ze het bestuur.

Het bestuur moet minimaal één keer per jaar een ALV houden. In die bijeenkomst mogen de leden meepraten en meebeslissen over het beleid van de vereniging. De ALV is verantwoordelijk om te beslissen over de hoofdlijnen. Denk aan het benoemen, schorsen en ontslaan van bestuursleden, het veranderen van statuten en goedkeuren van het jaarverslag. De vergadering bepaalt bijvoorbeeld ook hoeveel je moet betalen om lid te zijn (contributie). 

De regels voor de ALV staan in de statuten. Voor een vereniging zonder statuten volg je de ALV-regels in de wet.
Regels die gelden voor het bij elkaar roepen van een ALV:
Het bestuur kan een ALV bij elkaar roepen.

• De leden kunnen een ALV bij elkaar roepen als het bestuur dat niet doet. In het Burgerlijk Wetboek staat hoe.
• De leden ontvangen een uitnodiging voor de ALV. Dat kan met een brief of e-mail. Daarin staan plaats, tijd en ook onderwerpen van de vergadering. De ALV kan ook digitaal zijn.
• In de statuten staat hoeveel dagen van tevoren de leden een ALV-uitnodiging moeten krijgen. Zijn er geen statuten? Dan volg je de ‘redelijke termijn’ van de wet: stuur dan de uitnodiging minimaal twee weken voor de datum van de ALV.

Rol bestuur tijdens ALV

De voorzitter van het bestuur leidt een ALV en telt de stemmen van de leden. De secretaris van het bestuur maakt de notulen. In dat document staat wat besproken en besloten is tijdens de ALV.

Tijdens de vergadering stemmen leden over voorstellen. Het bestuur volgt de regels over het stemmen.  Zo zijn er in de wet of statuten afspraken over het minimum aantal leden dat bij een besluit aanwezig moet zijn. Zijn er te weinig leden om een besluit te nemen? Dan organiseert het bestuur verplicht een nieuwe ALV. 

De ALV stemt ook over de administratie, het bestuursverslag en het financieel overzicht van de vereniging. Daarmee vraag je als bestuur elk jaar ‘decharge’ aan de ALV. Daarmee zegt de ALV dat je je werk als bestuurder goed hebt gedaan. De vereniging kan je dan niet meer aansprakelijk stellen voor de werkzaamheden die je het afgelopen verenigingsjaar hebt gedaan. 

De ALV kan het dechargebesluit alleen nemen als dat op de agenda van de ALV staat. Decharge kun je alleen krijgen van de ALV. 

Toezicht en controle op bestuur

Als bestuurder van een vereniging moet je samenwerken met de andere bestuursleden. Daarbij controleren jullie elkaar ook: doet elk bestuurslid het werk goed? Ook de ALV controleert het bestuur. Door dat toezicht kun je fouten of misbruik snel ontdekken en oplossen.

Een vereniging kan met een raad van toezicht (rvt) of raad van commissarissen (rvc) kiezen voor extra controle. De rvc of rvt krijgt de taak het bestuur te controleren. De leden van zo’n raad mogen geen lid zijn van de vereniging. Dat extra toezicht moet in de statuten zijn vastgelegd. 
Ook als een vereniging een rvc of rvt heeft, blijft de ALV de belangrijkste besluiten nemen en toezicht houden op hoofdlijnen.