Hoe je de kans op ruzie in het bestuur beperkt

Een ruzie kun je niet altijd voorkomen. Maar als je de regels volgt bij het nemen van besluiten, kun je de kans op een conflict verkleinen. Schrijf ook zoveel mogelijk op. Ontstaat toch onenigheid, dan helpt dat bij het vinden van een oplossing.

Gebruik statuten en wet

Verklein de kans op ruzie in het bestuur van een vereniging, stichting of vve door besluiten te nemen volgens de regels. Volg daarbij de statuten én de wet.

In de statuten staat hoe een besluit op een goede manier tot stand komt. Denk aan:

• Hoe je een vergadering bijeenroept.
• De informatie die je voor de vergadering moet delen.
• Uit hoeveel personen het bestuur bestaat.
• Wie er mag stemmen.
• Hoeveel stemmen er minimaal nodig zijn om een besluit te nemen.

Naast regels die in de statuten staan, gelden ook regels die in de wet staan. Staat een regeling niet in de statuten beschreven? Dan kun je die vaak in de wet vinden.

De statuten van een vve staan in de splitsingsakte, het modelreglement of in beide documenten.

Notulen, aanwezigen en volmacht

Zorg dat bij een vergadering notulen worden gemaakt. Leg in de notulen vast hoe je de regels voor het nemen van een besluit hebt gevolgd. Laat de notulen ook goedkeuren. Dat doe je meestal in de volgende vergadering.

Noteer ook wie aanwezig zijn bij een vergadering. Als een lid niet kan stemmen, kan die een volmacht geven aan een ander lid. Controleer en bewaar die volmacht. Met de notulen, de lijst van aanwezigen en de volmachten, heb je bewijs als er discussie ontstaat. 

Vernietigbaar of nietig

Als een besluit niet volgens de wet of statuten is genomen, kan dat besluit nietig of vernietigbaar zijn. De ene fout weegt zwaarder dan de ander. Een nietig besluit is niet geldig. Een vernietigbaar besluit is geldig totdat een rechter anders bepaalt.

Was het vereiste minimum aantal leden om te kunnen stemmen bijvoorbeeld niet aanwezig? Dan is een besluit nietig. De beslissing is nooit geldig geweest. Als discussie ontstaat over de vraag of een besluit nietig is, kun je dat voorleggen aan een rechter.

Is een besluit genomen op een vergadering die te laat bijeen is geroepen of stond een onderwerp niet op de agenda? Dan is zo’n besluit vernietigbaar. De beslissing is geldig totdat een rechter die vernietigt. Uiterlijk een maand nadat je van zo’n besluit weet of had kunnen weten, moet je een rechtbank vragen dat te vernietigen.

Zelf oplossen of naar de rechter

Maar stap niet meteen naar de rechter. Probeer onenigheid eerst met elkaar op te lossen. Blijft het conflict bestaan? Schakel dan een bemiddelaar of mediator in. Staat in de statuten een regeling over een geschillencommissie? Stap dan naar die commissie om tot een oplossing te komen.

Helpt ook dat niet? Vraag dan een rechter de discussie te beëindigen. Heb je daarbij hulp nodig, neem dan contact op met een advocaat of rechtswinkel.