Stemmen in bestuur van stichting en belangen die botsen

Het bestuur van een stichting beslist over veel verschillende zaken. Je mag bijvoorbeeld besluiten over het beleid, de geldzaken, contracten, het aansturen van de medewerkers en het organiseren van activiteiten en evenementen.  

• Meeste stemmen gelden
• Belangrijke besluiten nemen
• Statuten en ‘quorum’

• Gelijkspel bij de stemmen

• Belangen die botsen

• Te weinig bestuursleden om te stemmen

• Bestuurder ziek, weg of overleden

Meeste stemmen gelden

Meestal neemt het bestuur besluiten met de regel ‘de meeste stemmen gelden’. Dan heeft elk lid één stem in de bestuursvergadering. Je telt welk voorstel de meeste stemmen krijgt en klaar.

Belangrijke besluiten nemen

In de statuten van een stichting kan staan dat voor bepaalde belangrijke besluiten extra goedkeuring nodig is. Bijvoorbeeld van een raad van toezicht of raad van commissarissen.

Dat geldt vaak bij grote strategische besluiten, een wijziging van de statuten of bij grote uitgaven. Maar ook bij het benoemen of ontslaan van bestuursleden, het vaststellen van de jaarrekening, een fusie of het beëindigen van de stichting.

Statuten en ‘quorum’

Vaak is afgesproken dat bij een stemming een bepaald aantal bestuursleden aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld minimaal de helft. Zo’n afspraak heet een ‘quorum’. Dat soort afspraken staan in de statuten: een document waarin de regels van de stichting staan.

In de statuten kan staan dat je in bepaalde situaties schriftelijk of in het geheim moet stemmen. Bijvoorbeeld bij stemmingen over een nieuw bestuur.

Gelijkspel bij de stemmen

Wat gebeurt als evenveel bestuurders voor en tegen stemmen? Als ‘de stemmen staken? Bij een gelijke stand van stemmen bepaalt vaak de voorzitter de uitkomst. Bijvoorbeeld doordat die een doorslaggevende stem heeft. Maar zo’n afspraak moet wel in de statuten staan.

In de wet staat dat een bestuurder niet meer stemmen mag uitbrengen dan de andere bestuurders samen. Stel: een bestuur bestaat uit drie leden en in de statuten staat dat de voorzitter altijd twee keer mag stemmen. Dan mag de voorzitter niet twee stemmen uitbrengen als er één andere bestuurder afwezig is. De voorzitter zou anders te veel macht hebben.

Belangen die botsen

Als bestuurslid moet je handelen in het belang van de stichting. Maar wat moet je doen als jouw eigen belangen en die van de stichting met elkaar botsen? Soms zijn er situaties waarin het niet handig is dat jij als bestuurslid meebeslist. Bijvoorbeeld als je een belang hebt dat niet hetzelfde is als het belang van de stichting. In de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) staat dat je in zo’n geval niet mag meestemmen over het besluit.

Een voorbeeld: Fatima zit in het bestuur van een culturele stichting. Het bestuur moet kiezen welk marketingbureau een campagne gaat uitvoeren. Het bureau van haar broer is één van de kandidaten. Omdat Fatima daar persoonlijk belang bij heeft, mag ze niet meestemmen over het besluit.

Te weinig bestuursleden om te stemmen

Als één iemand niet mag meestemmen, kan dat leiden tot een probleem. Bijvoorbeeld als er daardoor te weinig bestuursleden overblijven om een besluit te nemen.

Staat in de statuten dat het bestuur alleen besluiten mag nemen door minimaal drie bestuurders te laten kiezen en dan het plan met de meeste stemmen uit te voeren? Dan is een besluit van twee bestuurders niet genoeg. Als ze ieder voor een ander plan stemmen, kom je ook op een gelijk aantal stemmen uit.

Kun je geen bestuursbesluit nemen omdat er te weinig bestuursleden zijn of de stemmen gelijk zijn verdeeld? Dan staat in de wet dat de raad van commissarissen (rvc) of raad van toezicht (rvt) het besluit neemt. Die controleren het bestuur. Als er geen rvc of rvt is, staat in de statuten hoe de stichting dan alsnog een besluit kan nemen. Bijvoorbeeld door tijdelijk extra bestuurders te benoemen.

Bestuurder ziek, weg of overleden

Is een bestuurder ziek, weg of overleden? In de statuten moet staan wat gebeurt als het bestuur geen beslissingen kan nemen omdat een bestuurder is weggevallen door een schorsing, ziekte, ontslag, vertrek of overlijden. Bijvoorbeeld dat de commissarissen of de algemene ledenvergadering (ALV) dan de besluiten neemt. Zo voorkom je problemen, bijvoorbeeld het uitstellen of het niet nemen van een belangrijk besluit.

De wet noemt die situaties ‘belet’ of ‘ontstentenis’. Die woorden horen ook in de statuten te staan. Belet is als een bestuurder tijdelijk niet kan besturen. Ontstentenis is als een bestuurder is gestopt.