Stemmen in bestuur van vereniging en belangen die botsen

• Leden beslissen mee
• Meeste stemmen gelden
• Statuten en ‘quorum’
• Gelijkspel bij de stemmen
• Belangen die botsen
• Te weinig bestuursleden om te stemmen
• Bestuurder ziek, weg of overleden

Het bestuur van een vereniging mag over veel verschillende zaken beslissen. Je mag bijvoorbeeld besluiten over het beleid, de geldzaken, contracten, het aansturen van de medewerkers en het organiseren van activiteiten en evenementen.  

Leden beslissen mee

Bij een aantal besluiten heb je volgens de wet goedkeuring van de algemene ledenvergadering (ALV) nodig. Daarin komen de leden van de vereniging regelmatig samen.

Dat geldt bij grote strategische besluiten, een wijziging van de statuten en bij grote uitgaven. Maar ook bij het benoemen of ontslaan van bestuursleden, het vaststellen van de jaarrekening, een fusie, een splitsing of het stopzetten van de vereniging.

Meeste stemmen gelden

Meestal neemt het bestuur besluiten met de regel ‘de meeste stemmen gelden’. Dan heeft elk lid één stem in de bestuursvergadering. 

Je telt welk voorstel de meeste stemmen krijgt, en klaar. Of je neemt het voorstel aan dat meer dan de helft van de stemmen heeft bij een keuze tussen twee ideeën.

Statuten en ‘quorum’

Meestal is afgesproken dat bij een stemming een bepaald aantal bestuursleden aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld minimaal de helft. Zo’n afspraak heet een ‘quorum’. Dat soort afspraken staan in de statuten: een document waarin de regels van de vereniging staan.

In de statuten kan staan dat je in bepaalde situaties schriftelijk of in het geheim moet stemmen. Bijvoorbeeld bij stemmingen over een nieuw bestuur. Of dat in sommige gevallen ook leden mogen meestemmen die niet in het bestuur zitten.

Gelijkspel bij de stemmen

Wat gebeurt als ‘de stemmen staken’: als evenveel bestuurders voor en tegen stemmen? Ook dat kun je vastleggen in de statuten.

Bij een gelijke stand van stemmen bepaalt vaak de voorzitter de uitkomst, bijvoorbeeld doordat die een doorslaggevende stem heeft. Maar ook zo’n afspraak moet in de statuten staan.

In de wet staat dat een bestuurder niet meer stemmen mag uitbrengen dan de andere bestuurders samen. Stel: een bestuur bestaat uit drie leden en in de statuten staat dat de voorzitter altijd twee keer mag stemmen. Dan mag de voorzitter niet twee stemmen uitbrengen als er één andere bestuurder afwezig is. Die zou daardoor te veel macht hebben.

Belangen die botsen

Als bestuurslid moet je handelen in het belang van de vereniging. Maar wat moet je doen als jouw eigen belangen en die van de vereniging met elkaar botsen?

Soms zijn er situaties waarin het niet handig is dat jij als bestuurslid meebeslist. Bijvoorbeeld als je een belang hebt dat niet hetzelfde is als het belang van de vereniging. In de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) staat dat jij als bestuurder in zo’n geval niet mag meestemmen over het besluit.

Een voorbeeld: Jantine zit in het bestuur van de hockeyvereniging en haar man is aannemer. Het bestuur moet kiezen welke aannemer de kantine verbouwt. Het bedrijf van de man van Jantine is één van de kandidaten. Omdat Jantine er belang bij heeft dat haar man de opdracht krijgt, mag ze niet meestemmen.

Te weinig bestuursleden om te stemmen

Als één iemand niet mag meestemmen, kan dat leiden tot een probleem. Bijvoorbeeld als er daardoor te weinig bestuursleden overblijven om een besluit te nemen. 

Staat in de statuten dat het bestuur alleen besluiten mag nemen door minimaal drie bestuurders te laten kiezen en dan het plan met de meeste stemmen uit te voeren? Dan is een besluit van twee bestuurders niet genoeg. Als ze ieder voor een ander plan stemmen, kom je ook op een gelijk aantal stemmen uit.

Kun je geen bestuursbesluit nemen omdat er te weinig bestuursleden zijn of de stemmen gelijk zijn verdeeld? Dan staat in de wet dat de raad van commissarissen (rvc) het besluit neemt. Die houden toezicht op het bestuur. Als er geen rvc is, nemen de leden een besluit in de ALV.

Bestuurder ziek, weg of overleden

Is een bestuurder ziek, weg of overleden? In de statuten moet staan wat gebeurt als het bestuur geen beslissingen kan nemen omdat een bestuurder is weggevallen door een schorsing, ziekte, ontslag, vertrek of overlijden. Bijvoorbeeld dat de commissarissen of de ALV dan de besluiten neemt. Zo voorkom je problemen, bijvoorbeeld het uitstellen of het niet nemen van een belangrijk besluit.

De wet noemt die situaties ‘belet’ of ‘ontstentenis’. Die woorden horen ook in de statuten te staan. Belet is als een bestuurder tijdelijk niet kan besturen. Ontstentenis is als een bestuurder is gestopt.