Administratie en boekhouden voor ondernemers

Een administratie bestaat uit verschillende mappen met documenten en je boekhouding. Een goede administratie is de basis voor je bedrijf. Je krijgt inzicht in je financiën. Hiermee kun je vervolgens beslissingen nemen voor een gezond bedrijf. 

Dit zet je in je administratie

De Belastingdienst heeft een aantal regels voor de administratie en boekhouding. Neem in ieder geval dit op in je administratie:

• facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
• bij- en afschriften van je zakelijke rekening
• kasadministratie
• contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
• urenadministratie
• reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
• belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
• modelovereenkomst (wet DBA)
• bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en berichten.

Bewaar administratie 7 tot 10 jaar

De bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is minimaal tien jaar. De basisgegevens van je administratie bewaar je minimaal zeven jaar. Deze basisgegevens zijn in ieder geval:

• debiteuren- en crediteurenadministratie
• in- en verkoopadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• loonadministratie

Bewaar je de gegevens digitaal? Zorg dan dat je tijdens de bewaartermijn bij alle gebruikte programma's en opgeslagen informatie kunt. Dat betekent ook dat je toegang moet houden tot (betaalde) programma's die je niet meer gebruikt. Houd daar rekening mee.

Boekhouding uitbesteden of zelf doen

Je kunt je financiële administratie zelf doen of uitbesteden. Bij uitbesteden doet iemand anders voor jou de administratie. Bijvoorbeeld een boekhouder of accountant. Deze financiële specialisten helpen met het opzetten van je administratie. Ze geven ook advies en zijn op de hoogte van de actuele belastingvoordelen. Een boekhouder of accountant kost geld, maar het levert je vaak ook geld op. Bijvoorbeeld via belastingvoordelen of besparingen. 

Tips

• Laat je de boekhouding doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
• Vraag meerdere offertes op, geef je verwachtingen aan en maak duidelijke afspraken.
• Kijk aan het eind van elke periode wat het uitbesteden je heeft opgeleverd aan bijvoorbeeld belastingvoordeel of besparingen. Tel hierbij ook de uren mee die je anders zelf aan administratie en boekhouden had moeten besteden. Want tijd is ook geld.
• Ga je zelf de boekhouding doen? Overweeg dan een digitale boekhouding en het gebruik van een (online) boekhoudpakket.
• Hou wekelijks je administratie bij. Zo hou je overzicht en inzicht.
• De kosten die je hebt gemaakt voor je bedrijf voordat je was ingeschreven, zijn aanloopkosten. Die mag je aftrekken van de belasting.
• Heb je vragen over belastingzaken? Ga in gesprek met de Belastingdienst. Dit kan elke werkdag via de chat.

Beslissingen nemen

Wanneer je de adminsitratie goed bijhoudt, kun je op tijd beslissingen nemen voor je bedrijf. Enkele voorbeelden: kijk naar je begroting en je werkelijke uitgaven. Hoe eerder je kunt bijsturen, hoe minder problemen je krijgt. Controleer de in- en uitgaven op je zakelijke bankrekening. Is er niks dubbel afgeschreven? Betalen klanten je op tijd of moet je vaak een herinnering sturen? Kijk of je dat proces kunt verbeteren. Zie je een stijging in kosten, onderzoek dan wat je hieraan kunt doen. 

Video financieel inzicht

Iedere ondernemer wil een financieel gezond bedrijf. Daarbij is financieel inzicht belangrijk. Dan kun je de juiste beslissingen nemen en grip houden op je bedrijf. Vergroot je financiële inzicht met de tips uit de video 'Financieel inzicht vergroten'.

Handboek Ondernemen

Gebruik het gratis Handboek Ondernemen van de Belastingdienst (pdf-bestand). Het geeft uitleg over je fiscale rechten en plichten. Bijvoorbeeld over welke eisen de Belastingdienst aan de administratie van je bedrijf stelt.