Vier manieren om je personeelsadministratie te regelen

Je kunt je personeelsadministratie op verschillende manieren inrichten. 

1. Personeelsadministratie zelf doen

Je houdt bijvoorbeeld de uren van je werknemers bij in een Excelbestand en maakt een digitaal mapje per werknemer. Daarin bewaar je documenten zoals arbeidscontracten en gespreksverslagen. 

Het voordeel van deze aanpak is dat je kosten bespaart omdat je de administratie niet uitbesteedt. Je kunt gegevens snel aanpassen. Daarnaast leer je veel over personeelszaken en omdat de gegevens binnen je organisatie blijven, kan dit prettig zijn als je waarde hecht aan privacy en controle over personeelsgegevens.

Een nadeel is dat het bijhouden van personeelsdossiers veel tijd kost. Ook moet je op de hoogte blijven van veranderingen in wet- en regelgeving. Als je weinig ervaring hebt met personeelszaken, is de kans is groter dat je fouten maakt, of verplichtingen over het hoofd ziet.
 

Zelf aan de slag? Dit moet je regelen

• Arbeidscontract
• Eventuele verplichte opleiding
• Andere verplichtingen vanuit een eventuele cao
• Sluit een verplichte werknemersverzekering af
• Registreer verzuim
• Voer en registreer functioneringsgesprekken
• Houd een verplicht personeelsdossier bij

2. Medewerker personeelsadministratie aannemen

Neem een HR-medewerker aan of leid een medewerker op in HR-taken. 

Het voordeel van deze aanpak is dat een HR-medewerker gespecialiseerd is in personeelszaken. Deze kent de wettelijke verplichtingen en zorgt dat je bedrijf deze naleeft. Omdat een HR-medewerker deel uitmaakt van je organisatie, kan die snel schakelen en gericht advies geven dat past bij jouw bedrijf.

Een nadeel is dat het aannemen van een HR-medewerker extra kosten en verplichtingen met zich meebrengt.   

Wil je een huidige medewerker trainen in (extra) HR-taken? Check de subsidies en regelingen die beschikbaar zijn voor omscholing van je personeel. 

3.    Personeelsadministratie uitbesteden 

Besteed je personeelszaken uit aan bijvoorbeeld een payrollbedrijfof een HR-bedrijf. Een payrollbedrijf regelt vooral financiële en juridische personeelszaken. Een HR-bedrijf regelt bijvoorbeeld ook werving en training van personeel.

Het voordeel van uitbesteden is dat deze bedrijven gespecialiseerd zijn in personeelszaken. Daardoor kunnen zij werkzaamheden vaak sneller en slimmer uitvoeren Ook kun je een HR-bedrijf inschakelen voor een bepaalde opdracht. Je betaalt dan alleen voor de werkzaamheden die je nodig hebt, bijvoorbeeld voor het werven van specifieke medewerkers. Daarnaast heb je niet de werkgeversverplichtingen die je bij een eigen HR-medewerker hebt. 

Een nadeel is dat een HR-bedrijf inhuren meer kost dan wanneer je het zelf doet. Wat het precies kost, hangt af van het bedrijf, van de type opdracht en van de grootte van je eigen bedrijf. Of een HR-bedrijf goedkoper is dan een eigen HR-medewerker, weet je als je de loonkosten voor een HR-medewerker uitrekent en een offerte opvraagt bij een HR-bedrijf. Daarnaast heb je minder controle over de privacybescherming van je werknemers. Check daarom of het HR-bedrijf dat je inhuurt aan de privacywetgeving voldoet. Stel daarnaast een verwerkersovereenkomst op. 

4.     Software kopen

Je kunt ook HR-software gebruiken om je personeelszaken digitaal te regelen. Dat kan in combinatie met een van de opties hierboven, maar het is niet altijd nodig. Heb je bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf en verwerk je de lonen zelf? Dan ben je misschien veel tijd kwijt aan het verzamelen en invoeren van gewerkte uren van je werknemers. Met een digitaal urenverwerkingssysteem kun je dit makkelijker regelen.  

Het voordeel van HR-software is dat werknemers zelf aan- en uitvragen kunnen doen. Denk aan uren registreren of een werkgeversverklaring aanvragen. Daarnaast kun je vaak een koppeling maken met andere digitale systemen, zoals je boekhoudsysteem. Dankzij een koppeling tussen je HR-systeem en je boekhoudsysteem weet die laatste bijvoorbeeld meteen hoeveel belasting je per werknemer moet betalen. Dat scheelt tijd en fouten. Ook kun je met software grotere hoeveelheden administratie verwerken. Ook kan HR-software rapportages maken. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoe vaak je werknemers gemiddeld ziek zijn per jaar. 

Een nadeel van HR-software is dat het privacygevoelig is omdat je vaak persoonsgegevens verwerkt. Zorg daarom dat je veilig online kunt werken voordat je software gebruikt. 

Welke manier je ook kiest om je personeelszaken bij te houden, een personeelsdossier voor iedere medewerker is verplicht. Lees wat de bewaartermijn van een personeelsdossier is en wat de regels zijn.