Vier manieren om je personeelsadministratie te regelen

Arbeidscontracten, verlofaanvragen, loonstrookje: hoe meer personeel je aanneemt, hoe meer personeelsadministratie je moet regelen. Regel je personeelsadministratie op een van de volgende manieren. Daarmee bespaar je tijd en voorkom je fouten.

Je kunt je personeelsadministratie op de volgende manieren inrichten. 

1.    Personeelsadministratie zelf doen

Je houdt bijvoorbeeld de uren van je werknemers bij in een Excelbestand en maakt een digitaal mapje per werknemer. Daarin bewaar je bijvoorbeeld arbeidscontracten. 

Voordeel: Zelf doen in plaats van uitbesteden bespaart kosten en je hebt direct toegang tot alle personeelsgegevens. Daardoor kun je gegevens ook snel aanpassen. Tenslotte leer je veel over personeelszaken en is deze manier minder privacygevoelig dan wanneer je het uitbesteed aan een werknemer of een andere partij. 

Nadeel: Het kost je tijd omdat je het dossier regelmatig moet bijwerken en wet- en regelgeving regelmatig verandert. De kans is groter dat je fouten maakt, doordat je niet bekend met verplichtingen bijvoorbeeld. Als je groeit met je bedrijf en overstapt op een gespecialiseerde werknemer, partij of software, moet je alle gegevens  handmatig invoeren. Dat kost tijd en is gevoelig voor fouten.  
Zelf aan de slag? Dit moet je regelen:  

• Arbeidscontract
• Eventuele verplichte opleiding
• Andere verplichtingen vanuit een eventuele cao
• Sluit een verplichte werknemersverzekering af
• Registreer verzuim
• Voer en registreer functioneringsgesprekken
• Houd een verplicht personeelsdossier bij

2. Medewerker personeelsadministratie aannemen

Neem een HR-medewerker aan of leid een huidige medewerker op in HR-taken. 

Voordeel: Een HR-medewerker is gespecialiseerd in personeelszaken. Een HR-medewerker kent de wettelijke verplichtingen en zorgt dat je bedrijf deze naleeft. Je HR-medewerker leert ook je bedrijf kennen.  Daardoor werkt een HR-medewerker efficiënter op de lange termijn. 

Nadeel: Als je een HR-medewerker aanneemt, zit je vast aan salariskosten en werkgeversverplichtingen voor een minimale periode.   

Ga je een huidige medewerker trainen in (extra) HR-taken? Check de subsidies en regelingen  die beschikbaar zijn voor omscholing van je personeel. 

3.    Personeelsadministratie uitbesteden 

Besteed je personeelszaken uit aan bijvoorbeeld een payrollbedrijfof een HR-bedrijf. Een payrollbedrijf regelt vooral financiële en juridische personeelszaken. Een HR-bedrijf regelt ook andere personeelszaken, zoals werving en training. 

Voordeel: Een HR-bedrijf is gespecialiseerd en werkt, net als een HR-medewerker, daarom sneller en maakt minder fouten dan als je het zelf zou doen. In tegenstelling tot een eigen HR-medewerker kun je een HR-bedrijf een specifieke opdracht laten uitvoeren . Je betaalt dan alleen voor die opdracht. Je huurt bijvoorbeeld een HR-bedrijf in om een half jaar lang personeel te werven en te trainen. Daarnaast heb je niet de werkgeversverplichtingen die je bij een eigen HR-medewerker hebt. 

Nadeel: Een HR-bedrijf inhuren kost meer dan wanneer je het zelf doet . Wat het precies kost, hangt af van het bedrijf, van de type opdracht en van de grootte van jouw eigen bedrijf. Of een HR-bedrijf goedkoper is dan een eigen HR-medewerker, weet je als je de loonkosten  voor een HR-medewerker uitrekent en een offerte opvraagt bij een HR-bedrijf. Daarnaast heb je minder controle over de privacybescherming van je werknemers. Check daarom of het HR-bedrijf dat je inhuurt aan de privacywetgeving voldoet. Stel daarnaast een verwerkersovereenkomst op. 

4.     Software kopen

Schaf HR-software aan waarmee je je personeelszaken digitaal regelt.  Dat kan in combinatie met een van de opties hierboven maar hoeft niet per se. Stel: je runt een schoonmaakbedrijf. Je betaalt de lonen zelf uit en bent veel tijd kwijt aan het verzamelen en invoeren van briefjes met gewerkte uren van je werknemers. Een urenverwerkingssysteem biedt dan uitkomst.  

Voordeel: Je werknemers kunnen vaak zelf aan- en uitvragen doen. Denk aan uren registreren of een werkgeversverklaring aanvragen. Daarnaast kun je vaak een koppeling maken met andere digitale systemen, zoals je boekhoudsysteem. Dankzij een koppeling tussen je HR-systeem en je boekhoudsysteem weet die laatste bijvoorbeeld meteen hoeveel belasting je per werknemer moet betalen. Dat scheelt tijd en fouten. Ook kun je met software grotere hoeveelheden administratie verwerken dan bijvoorbeeld een HR-medewerker. Ten slotte kan software ook rapportages maken. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoe vaak je werknemers gemiddeld ziek zijn per jaar. 

Nadeel: HR-software is privacygevoelig omdat je vaak online gegevens verwerkt. Zorg daarom dat je veilig online kunt werken voordat je software gebruikt. 

Ga je software kopen? Zo voorkom je een miskoop. 

Ten slotte: welke manier je ook kiest om je personeelszaken bij te houden, een personeelsdossier is altijd verplicht. Lees wat de bewaartermijn van een personeelsdossier is en wat de regels zijn.