E-facturatie komt eraan: bereid je onderneming goed voor

In dit artikel lees je wat e-facturatie is, wat er verandert voor binnenlandse en internationale handel en hoe jij je op de nieuwe regels kunt voorbereiden.

De belangrijkste punten op een rij

• Vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor zakelijke facturen binnen de EU en binnen Nederland.
• Een e-factuur is iets anders van een pdf-factuur.
• E-facturen worden automatisch door software verwerkt.
• Lever je aan de Rijksoverheid? Dan moet je nu al e-facturen gebruiken.
• Onderzoek nu al wat jouw boekhoudsoftware kan verwerken, dan ben je voorbereid op de veranderingen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur in een standaard digitaal formaat. Daardoor kunnen boekhoud- en administratiesystemen de factuurgegevens automatisch uitwisselen en verwerken. Je maakt en verstuurt e-facturen meestal via boekhoud- of facturatiesoftware. De factuur gaat rechtstreeks van het systeem van de verzender naar dat van de ontvanger. Daardoor hoeft niemand gegevens met de hand over te nemen.

Een e-factuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur. Het verschil zit niet in de inhoud, maar in de manier waarop de gegevens zijn vastgelegd. Een e-factuur gebruikt een gestandaardiseerd formaat dat software automatisch kan verwerken. Een pdf die je als bijlage mailt, is geen e-factuur.

Verschil tussen pdf-factuur en e-factuur

Een pdf-factuur en een e-factuur bevatten vaak dezelfde informatie. Toch zijn ze niet hetzelfde. Een pdf is vooral bedoeld om te lezen. Iemand moet de gegevens nog vaak met de hand verwerken, controleren of aanpassen. Een e-factuur bevat gegevens die software direct kan herkennen, uitwisselen en verwerken.

Welke voordelen heeft e-facturatie?

E-facturatie heeft praktische voordelen voor ondernemers:

• minder handmatige invoer en minder kans op fouten
• snellere verwerking van facturen
• minder administratieve handelingen

Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk waarmee organisaties elektronische documenten en facturen veilig kunnen uitwisselen. De Rijksoverheid gebruikt dit netwerk al voor e-facturatie. Ook binnen Europa speelt het netwerk een belangrijke rol bij de verdere invoering van e-facturatie. Peppol stuurt facturen direct tussen boekhoudsystemen. Als ondernemer merk je daar vaak weinig van, omdat je softwareleverancier dit op de achtergrond regelt.

Waarom wordt e-facturatie belangrijker?

Overheden en bedrijven willen administratieve processen verder digitaliseren zodat ze efficiënter verlopen. De Europese Unie stimuleert e-facturatie om btw-controles te verbeteren en btw-fraude te beperken. De nieuwe regels zijn onderdeel van het Europese programma VAT in the Digital Age (ViDA).Nederland heeft besloten deze regels niet alleen voor grensoverschrijdende transacties, maar ook voor transacties tussen bedrijven binnen Nederland in te voeren.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht?

Voor sommige ondernemers is e-facturatie nu al verplicht. Lever je goederen of diensten aan de overheid? De Rijksoverheid accepteert alleen nog e-facturen. Ook andere overheden kunnen dit van hun leveranciers verlangen.

E-facturatie wordt vanaf 1 juli 2030 verplicht bij leveringen over de grens tussen bedrijven binnen de EU. Ondernemers die zakendoen met ondernemingen in andere EU-landen moeten dan e-facturatie gebruiken volgens de nieuwe Europese regels.

Het kabinet heeft besloten e-facturatie ook verplicht te maken voor transacties tussen bedrijven binnen Nederland. Dit gaat ook in op 1 juli 2030, als het wetsvoorstel wordt aangenomen. Een jaar later, vanaf 1 juli 2031, volgt ook een verplichte digitale rapportage van binnenlandse zakelijke transacties aan de Belastingdienst. Volgens de huidige plannen blijven ondernemers die deelnemen aan de kleineondernemersregeling (KOR) hiervan uitgezonderd.

Wat betekenen de nieuwe regels voor jouw bedrijf?

De gevolgen verschillen per onderneming. Lever je goederen of diensten aan andere ondernemers? Dan krijg je waarschijnlijk te maken met e-facturatie.

Je verstuurt papieren facturen

Dan moet je je facturatieproces waarschijnlijk verder digitaliseren.

Je verstuurt facturen als pdf

Een pdf is geen e-factuur. Je moet overstappen op een formaat dat software automatisch kan verwerken.

Je gebruikt al boekhoudsoftware

Controleer of je boekhoudprogramma e-facturen kan verzenden en ontvangen. Kijk ook of de software is aangesloten op Peppol of dit straks ondersteunt. Vaak is nieuwe software niet nodig.

Je ontvangt veel facturen

Met e-facturatie gaat het ontvangen en verwerken van facturen steeds meer automatisch. Dat bespaart tijd en maakt je administratie overzichtelijker.

Bereid je voor op e-facturatie

Je kunt je nu al voorbereiden op de nieuwe regels:

• Bekijk hoe je nu facturen verstuurt en ontvangt.
• Controleer of je boekhoudpakket e-facturen kan verzenden en ontvangen.
• Vraag je softwareleverancier welke mogelijkheden er zijn.
• Bespreek de ontwikkelingen met je boekhouder of administratiekantoor.
• Werk stap voor stap toe naar een volledig digitale administratie.