Je administratie op orde bij internationaal zakendoen

Bij internationaal zakendoen zijn er wettelijke regels voor je administratie. Je gebruikt soms verschillende btw-tarieven. Ook zet je het btw-id van je buitenlandse klant op je factuur. Verder bewaar je bewijs van de uitvoer van je producten uit Nederland. De regels verschillen voor zakendoen in of buiten de EU.

• VAT in the Digital Age (ViDA)
• Administratie in de EU
• Administratie buiten de EU
• Elektronische facturen
• Overzicht in internationale administratie

VAT in the Digital Age (ViDA)

VAT in the Digital Age (ViDA) is een pakket nieuwe EU-regels voor de btw. Het pakket is in 2025 aangenomen met als doel vernieuwing van het btw-systeem in de EU. De regels worden stap voor stap ingevoerd. Het ViDA-pakket heeft drie onderdelen:

1. E-facturering en digitale rapportage
2. Platformeconomie.
3. Uitbreiding van de One Stop Shop (OSS- of éénloketregeling). 

E-facturering wordt verplicht

Vanaf 2030 wordt e-facturering tussen bedrijven in de EU verplicht. Dit verandert de manier waarop je factureert en rapporteert. Ook je systemen moeten dit aankunnen. Dit lijkt ver weg, maar aanpassingen doen kost tijd. Begin hier op tijd mee. En overleg met je boekhouder of softwareleverancier wat je moet aanpassen. 

Lees meer over het ViDA-pakket op de website van de Belastingdienst.

Administratie in de EU

Verkoop je producten of diensten aan bedrijven in de EU? Dan zet je het btw-id van je buitenlandse klant op je factuur. En je bewaart bewijzen voor je btw-aangifte. Moet je van het CBS aangifte doen voor Intrastat? Dan lever je gegevens aan over je handel met andere EU-landen.

Btw-id buitenlandse klant

Op facturen staan vaste gegevens. Deze heb je nodig voor je btw-administratie. Bijvoorbeeld de complete naam- en adresgegevens van je bedrijf en klant. En je eigen btw-id.

Doe je zaken met een klant in een ander EU-land? Dan zet je ook het btw-id van je klant op de factuur. Controleer dit nummer altijd vooraf. Zo weet je zeker dat je EU-klant ondernemer is. 

Gebruik je 0% btw op je factuur? En blijkt later dat je klant geen btw-aangifte doet? Dan moet je alsnog btw betalen. Dit gaat via een naheffingsaanslag.

Producten leveren

Lever je producten aan bedrijven in andere EU-landen? Dit heet een intracommunautaire levering, een ICL. Controleer eerst het btw-id van je klant. En bewaar een schermafdruk van deze gegevens in je administratie.

Een ICL factureer je meestal met 0% btw. Je zet op de factuur dat het een intracommunautaire levering is. Hiervoor gebruik je één van deze teksten:

• Tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968. 
• Artikel 138, lid1, Richtlijn 2006/112. 

Je kiest zelf welke tekst en taal je gebruikt. 

Je levert met 0% btw aan een klant in een ander EU-land. Je klant betaalt de btw in eigen land. Soms zijn er andere regels. Bijvoorbeeld bij een ABC-levering of levering aan een particuliere klant.

Bewijs

In je administratie laat je verplicht zien dat je de goederen naar een ander EU-land vervoert. En dat de producten Nederland verlaten hebben. Dit bewijs je bijvoorbeeld met: 

• Kopieën van getekende vrachtbrieven.
• Vervoersverklaringen bij afhaaltransacties.
• Polissen en facturen van transportverzekeringen.

Er zijn regels als je het btw-nultarief gebruikt bij afhaaltransacties. Vraag je klanten altijd om een vervoersverklaring als zij producten zelf afhalen. Je moet je administratie voor de btw zeven jaar bewaren. Zorg ervoor dat je bij een controle deze bewijzen ook snel en makkelijk kunt laten zien. 

Personen zonder bedrijf 

Soms verkoop je producten aan particuliere personen. Via je webshop bijvoorbeeld. Voor deze zogeheten afstandsverkopen in de EU is één gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro. Tot aan dit drempelbedrag bereken je Nederlandse btw. Komt je totale e-commerce-omzet naar andere EU-landen boven de 10.000 euro? Dan breng je de nationale btw van het EU-land in rekening bij je klant.

Diensten leveren

Als je diensten aan bedrijven in EU-landen levert, berekenen je klanten meestal zelf de btw. Die btw betalen ze in hun eigen land. Je stuurt een factuur zonder btw. Na controle van het btw-id van je klant bewaar je een schermafdruk met deze informatie in je administratie.

Op je factuur zet je de tekst: ‘btw verlegd’. Dit mag ook in een andere taal.

Voor sommige diensten zijn andere regels voor de plaats waar de dienst belast is. Bijvoorbeeld bij personenvervoer. Dan betaal je btw in het land waar je de personen vervoert. En gelden de regels van dat land.

Opgaaf ICP

ICP staat voor intracommunautaire prestaties. Behalve je btw-aangifte doe je op vaste momenten een opgaaf ICP. Dit doe je per btw-id van je EU-klanten. Controleer de btw-id’s goed voordat je de opgaaf verstuurt. Zo voorkom je fouten in je aangifte. 

Administratie buiten de EU

Exporteer je producten naar landen buiten de EU? Dan zet je geen extra gegevens op je factuur. Je maakt je factuur in een taal die je klant begrijpt. En berekent 0% btw.

Lever je diensten aan klanten buiten de EU? Dan hangt het van de situatie af waar je btw betaalt en welke btw-regels gelden.

Bewijs

In je administratie bewaar je bewijs van je export en import. Bij controle door de Belastingdienst laat je hiermee zien dat de producten echt zijn uitgevoerd of ingevoerd.  

Bewijs bij export

Je bewijst de uitvoer van goederen uit Nederland bijvoorbeeld hiermee:

• Douanedocumenten die je van de douane of je douane-expediteur krijgt. Bijvoorbeeld de Confirmation of Exit (CoE). Of facturen van je douane-expediteur. 
• Correspondentie met je buitenlandse klant, zoals offertes en e-mails.
• Kopieën van getekende vervoersdocumenten.

Bewijs bij import

Bij import van producten maak je zelf geen facturen. Deze krijg je van je buitenlandse leveranciers. Je bewaart wel bewijs in je administratie, zoals:

• De factuur van je douane-expediteur.
• Douanedocumenten van de douane, zoals het bewijs van je digitale aangifte ten invoer.
• Kopieën van vrachtbrieven.

Op de website van de Belastingdienst lees je meer over je administratieve plichten als je zakendoet buiten de EU. 

Elektronische facturen

Elektronische facturen noem je ook wel e-facturen of e-invoices. Je maakt en verstuurt deze facturen vanuit je boekhoudprogramma via een beveiligde verbinding. Zo komen de factuurgegevens veilig en in de juiste vorm bij je klant aan. Een pdf-bestand is geen e-factuur.

Steeds meer EU-landen verplichten e-facturatie voor opdrachten van de overheid, ofwel B2G-transacties. In landen als Nederland, Italië, Polen en Spanje gebeurt dit al.

Nieuwe regels voor e-facturatie

Door het ViDA-pakket mogen EU-landen e-facturatie verplichten voor binnenlandse B2B- en B2C-transacties. Hiervoor hebben zij geen toestemming meer nodig van de Europese Commissie.

Vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties in de EU tussen ondernemers met een btw-id. Ook digitale rapportage van deze transacties wordt dan verplicht. Deze rapportage vervangt de opgaaf ICP. 

De leverancier verstuurt de e-factuur op zijn laatst tien dagen na de levering en geeft de transactie digitaal door aan de nationale belastingdienst. De afnemer moet dezelfde transactie binnen vijf dagen na ontvangst van de e-factuur melden.

Controleer altijd welke regels gelden in het land van je klant. EU-landen mogen namelijk aanvullende eisen stellen of soms een ander e-facturatiemodel gebruiken.

In Nederland beheert de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) het Peppol-netwerk. De overheid gebruikt dit netwerk voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. De NPa valt onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Doe je zaken met klanten buiten de EU? Vraag dan vooraf of je een e-factuur kunt sturen en aan welke eisen deze moet voldoen.

Overzicht in je internationale administratie

Met een boekhoudprogramma houd je overzicht in je internationale administratie. Je bewaart facturen op één plek. Ook zie je snel welke omzet, kosten en btw bij welke landen horen.

Maak daarom verschillende grootboekrekeningen aan. Zo zie je beter waar je geld verdient en uitgeeft.

Grootboekrekening

Een grootboekrekening is een onderdeel van je boekhouding. Hierop boek je inkomsten of uitgaven van een bepaalde soort. Bijvoorbeeld je omzet. Met verschillende rekeningnummers deel je je administratie overzichtelijk in.

Gebruik bijvoorbeeld aparte grootboekrekeningen voor omzet in Nederland, in de EU en buiten de EU. Zo zie je snel waar je zakendoet. Ook voor de Belastingdienst moet dit bij een controle duidelijk zijn.

Voorbeeld

8000 Omzet Nederland
8100 Omzet EU
8200 Omzet buiten EU

Je boekhouder of softwareleverancier kan je helpen bij het inrichten van je grootboekrekeningen.

Zorgvuldigheid en goede trouw

Bij een controle door de Belastingdienst is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt en kunt laten zien dat je te goeder trouw handelt. Dit betekent bijvoorbeeld dat je:

• Gegevens van nieuwe buitenlandse klanten en leveranciers controleert. 
• Btw-id's op tijd controleert in VIES.
• Bewijzen direct in je administratie bewaart en niet later bij elkaar zoekt. 

Heb je geen geldig btw-id van een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan bereken je meestal Nederlandse btw. Zo voorkom je problemen bij een controle.