Je administratie op orde bij internationaal zakendoen

Bij internationaal zakendoen zijn er wettelijke eisen voor je administratie. Je gebruikt verschillende btw-tarieven en zet het btw-id van je buitenlandse klant op je factuur. Ook bewaar je bewijs van de uitvoer van je producten uit Nederland. Voor zakendoen binnen of buiten de EU verschillen de regels voor je administratie. Vanaf 1 april 2024 zijn er nieuwe regels als je het btw-nultarief gebruikt. Vooral voor het bewijs van de uitvoer van je producten uit Nederland. 

Administratie binnen de EU

Verkoop je producten of diensten aan bedrijven in de EU? Dan zet je het btw-id van je buitenlandse klant op je factuur. En je bewaart bewijzen voor je btw-aangifte. Op aanvraag doe je een Intrastat-opgave bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

Btw-id buitenlandse klant

Op facturen voor Nederlandse klanten zet je enkele verplichte gegevens. Deze heb je nodig voor je btw-administratie. Bijvoorbeeld de complete naam- en adresgegevens van je bedrijf en klant. En je eigen btw-id.

Wanneer je zakendoet in andere EU-landen zet je ook het btw-identificatienummer van je klant op de factuur. Heb je een bestelling van een klant in een ander EU-land? Controleer dan eerst of je klant een geldig btw-id heeft. En ondernemer is in een ander EU-land. Staat er 0% btw op je factuur? En blijkt bij controle van de Belastingdienst dat je klant geen btw-aangifte doet? Dan betaal je toch nog zelf de btw via een naheffingsaanslag.

Producten leveren

Lever je producten aan zakelijke afnemers in andere EU-landen? Dit noem je een  intracommunautaire levering (ICL). Na controle van het btw-id van je klant bewaar je een schermafdruk van deze gegevens in je administratie.

Op je factuur zet je extra gegevens. Een intracommunautaire levering factureer je meestal met 0% btw. Je vermeldt dat de zending een intracommunautaire levering is. Hiervoor gebruik je de tekst: ‘tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968’. Of ‘artikel 138, lid1, Richtlijn 2006/112’. Je bepaalt zelf welke van deze twee teksten je gebruikt. En in welke taal.

Je levert de goederen met 0% btw naar andere EU-landen. Je klant betaalt de btw in eigen land. Hierop zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld bij een ABC-levering. Of als je klant een persoon is zonder bedrijf.

Bewijs

In je administratie laat je verplicht zien dat je de goederen naar een ander EU-land vervoert. En dat de producten Nederland verlaten hebben. Dit bewijs je bijvoorbeeld met: 

• kopieën van getekende vrachtbrieven
• vervoersverklaringen bij afhaaltransacties
• polissen en facturen van transportverzekeringen

Voor de btw ben je verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Zorg ervoor dat je bij een controle deze bewijzen ook snel en makkelijk kunt laten zien. 

Personen zonder bedrijf 

Soms verkoop je producten aan particuliere personen. Via je webshop bijvoorbeeld. Voor deze zogeheten afstandsverkopen binnen de EU is één gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro. Tot aan dit drempelbedrag bereken je Nederlandse btw. Komt je totale e-commerce-omzet naar andere EU-landen boven de 10.000 euro? Dan breng je de nationale btw van het EU-land in rekening bij je klant.

Diensten leveren

Als je diensten aan bedrijven in EU-landen levert, berekenen je klanten meestal zelf de btw. Die btw betalen ze in hun eigen land. Je stuurt een factuur zonder btw. Na controle van het btw-id van je klant bewaar je een schermafdruk met deze informatie in je administratie.

Op je factuur zet je de tekst: ‘btw verlegd’. Dit mag ook in een andere taal.

Voor sommige diensten zijn andere regels voor de plaats waar de dienst belast is. Bijvoorbeeld bij personenvervoer. Voor deze diensten betaal je btw in het land waar je de personen vervoert. Dan gelden de regels van dat land.

Opgaaf ICP

Behalve je btw-aangifte doe je op vaste momenten een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) per btw-identificatienummer van je buitenlandse klanten. Zorg ervoor dat je de juiste btw-id's vermeldt. En controleer bijvoorbeeld voordat je de aangifte ICP doet of deze nummers nog steeds geldig zijn. 

Administratie buiten de EU

Bij export van producten naar landen buiten de EU zet je geen extra gegevens op je factuur. Je maakt je factuur in een taal die je klant begrijpt. En berekent 0% btw.

Doe je diensten in landen buiten de EU? Dan bereken je vaak de btw van het land van je klant. Daar zijn andere regels voor de btw en het maken van facturen. Gebruik het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ van de Belastingdienst. Zo weet je wat je als Nederlandse dienstverlener op je factuur zet. Ook zie je waar je de btw-aangifte doet. 

Bewijs

In je administratie bewaar je bewijs. Bij een controle door de Belastingdienst laat je hiermee de export en import van goederen zien.

Bewijs bij export

Je toont de uitvoer van goederen uit Nederland bijvoorbeeld aan met dit bewijs:

• Douanedocumenten die je van de douane of je douane-expediteur ontvangt. Bijvoorbeeld de Confirmation of Exit (CoE). Dit is het digitale bewijs dat je goederen de EU hebben verlaten. Of facturen van je douane-expediteur. 
• Correspondentie met je buitenlandse klant, zoals offertes en e-mails.
• Kopieën van getekende vervoersdocumenten.

Bewijs bij import

Bij import van producten maak je zelf geen facturen. Deze ontvang je van je buitenlandse leveranciers. Je bewaart wel bewijs in je administratie, zoals:

• De factuur van je douane-expediteur.
• Douanedocumenten die je van de douane ontvangt, bijvoorbeeld het bewijs van je digitale aangifte ten invoer.
• Kopieën van vrachtbrieven.

Overzicht in internationale administratie

Voor een goed overzicht van je internationale administratie is een boekhoudprogramma handig. Zo bewaar je alle facturen op één plek. Daarnaast heb je snel inzicht in je buitenlandse klanten, leveranciers en btw-rubrieken. Maak voor een compleet beeld meerdere grootboekrekeningen aan in je administratie.

Grootboekrekening

In je administratie boek je facturen op een grootboekrekening. Een grootboekrekening is een groep met alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaald onderdeel van je boekhouding. Met unieke rekeningnummers deel je de boekhouding op in stukjes. Zo houd je overzicht in je administratie. En zie je snel welke zaken je in Nederland, in de EU of daarbuiten doet. De Belastingdienst wil dit bij een controle duidelijk kunnen zien.

Voorbeeld

8000 Omzet binnenland
8100 Omzet binnen EU
8200 Omzet buiten EU

Je boekhouder of softwareleverancier helpt je verder met het onderverdelen van je grootboekrekeningen. 

Zorgvuldigheid en goede trouw

Bij controle vanuit de Belastingdienst is zorgvuldigheid en goede trouw belangrijk. Dit betekent bijvoorbeeld dat je:

• Gegevens van nieuwe buitenlandse klanten en leveranciers controleert.
• Btw-id's op tijd in VIES controleert.
• Bewijzen ook echt in je administratie bewaart en niet achteraf bij elkaar zoekt. 

Heb je geen btw-id van je buitenlandse klant ontvangen? Factureer dan met Nederlandse btw. Dan voorkom je bij een controle mogelijke problemen. 

Elektronische facturen

Elektronische facturen noem je ook wel e-facturen. Je maakt ze op in je boekhoudprogramma. Vanuit dit programma verstuur je de factuur in XML-formaat naar je klanten. Of als bijlage in een aparte e-mail.

EU-landen stellen verschillende eisen aan e-facturen. Het Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement (NMBF) beantwoordt je vragen over nationale regels in andere EU-landen.

Doe je zaken met klanten in landen buiten de EU? Vraag dan aan je klant of je een e-factuur mag sturen.