Je administratie op orde bij internationaal zakendoen

Met een goed bijgehouden administratie zie je hoe je bedrijf er financieel voorstaat. Als je internationaal zakendoet ben je door de Belastingdienst verplicht meer informatie bij te houden dan voor je Nederlandse in- en verkopen. Zo zet je aanvullende informatie op je factuur en bewaar je extra bewijs voor je btw-aangifte.

Als je internationaal zakendoet moet je administratie aan wettelijke eisen voldoen. Je werkt met verschillende btw-tarieven, je zet het btw-id van je buitenlandse klant op je factuur en bewaart bewijs van de uitvoer van je producten uit Nederland. Voor zakendoen binnen of buiten de EU verschillen de regels voor je administratie.

Administratie binnen de EU

Als je producten en diensten verkoopt aan klanten in de EU zet je het btw-id van je buitenlandse klant op je factuur en bewaar je bewijs voor je btw-aangifte. En boven een drempelbedrag doe je een Intrastat-opgave bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

Btw-id buitenlandse klant

Op facturen voor Nederlandse klanten zet je een aantal verplichte gegevens. Deze heb je nodig voor je btw-administratie. Zoals de volledige naam- en adresgegevens van jezelf en je klant, en je eigen btw-id.

Wanneer je zakendoet in andere EU-landen zet je ook het btw-identificatienummer van je klant op de factuur. Voordat je aan een klant in een ander EU-land levert, controleer je eerst of je klant een geldig btw-id heeft en ondernemer is in een ander EU-land. Want als er 0% btw op je factuur staat en bij controle van de Belastingdienst blijkt dat je klant geen btw-aangifte doet, betaal je alsnog zelf de btw via een naheffingsaanslag.

Producten leveren

Het leveren van producten aan zakelijke afnemers in andere EU-landen noem je het verrichten van een intracommunautaire levering (ICL). Na controle van het btw-id van je klant bewaar je een schermafdruk van deze gegevens in je administratie.

Op je factuur zet je extra gegevens. Een intracommunautaire levering factureer je meestal met 0% btw. Je vermeldt dat de zending een intracommunautaire levering is. Hiervoor gebruik je de tekst: ‘tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968’ of ‘artikel 138, lid1, Richtlijn 2006/112’. Je bepaalt zelf welke van deze twee teksten je gebruikt en in welke taal.

Je levert de goederen met 0% btw naar andere EU-landen en je klant betaalt de btw in eigen land. Hierop zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld bij een zogeheten ABC-levering. Of als je klant een particulier is zonder bedrijf.

Bewijs

In je administratie moet je kunnen aantonen dat je de goederen naar een ander EU-land vervoert en de producten Nederland verlaten hebben. Dit toon je aan met bijvoorbeeld:

• kopieën van vrachtbrieven
• vervoersverklaringen bij afhaaltransacties
• polissen van transportverzekeringen

Diensten leveren

Bij het leveren van diensten aan bedrijven in EU-landen berekenen je klanten meestal zelf de btw. Die btw betalen ze in hun eigen land. Je stuurt een factuur zonder btw. Na de controle van het btw-id van je klant bewaar je een schermafdruk van deze gegevens in je administratie.

Op je factuur zet je de tekst: ‘btw verlegd’. Dit mag ook in een andere taal.

Voor sommige diensten gelden andere regels voor de plaats waar de dienst belast is. Bijvoorbeeld bij personenvervoer. Deze dienst is belast in het land waar je de personen vervoert. Dan geldt de wetgeving van dat land.

Intrastat-opgave

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) benadert zelf Nederlandse bedrijven voor het doen van een Intrastat-opgave. Dit zijn bedrijven die zakendoen binnen de EU met andere bedrijven. Het CBS gebruikt hiervoor steekproeven. Vanaf 2023 geldt er geen aangiftedrempel meer. Het invullen van de opgave is verplicht.

Administratie buiten de EU

Bij export van producten naar landen buiten de EU zet je geen extra gegevens op je factuur. Je maakt je factuur in een taal die je klant begrijpt en berekent 0% btw.

Bij het verrichten van diensten in landen buiten de EU is de dienst vaak belast in het land van je klant. Daar gelden andere regels voor de btw en het opstellen van facturen. In het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ van de Belastingdienst staat wat je als Nederlandse dienstverlener op je factuur zet en waar je aangifte doet.

Bewijs

In je administratie bewaar je bewijs waarmee je bij een controle door de Belastingdienst de export en import van goederen kunt aantonen.

Bewijs bij export

Je toont de uitvoer van goederen uit Nederland onder andere aan met dit bewijs:

• Douanedocumenten die je van de douane of je douane-expediteur ontvangt. Bijvoorbeeld de Confirmation of Exit (CoE). Dit is het digitale bewijs dat je goederen de EU hebben verlaten.
• Correspondentie met je buitenlandse klant, zoals offertes en e-mails.
• Kopieën van vervoersdocumenten.

Bewijs bij import

Bij import van producten maak je zelf geen facturen. Deze ontvang je van je buitenlandse leveranciers. Je bewaart wel bewijs in je administratie, zoals:

• Betalingsbewijzen.
• Douanedocumenten die je van de douane ontvangt, bijvoorbeeld het bewijs van je digitale aangifte ten invoer.
• Kopieën van vrachtbrieven.

Overzicht in internationale administratie

Voor een goed overzicht van je internationale administratie is het gebruik van een boekhoudprogramma handig. Zo bewaar je alle facturen op één plek en heb je snel inzicht in je buitenlandse klanten, leveranciers en btw-rubrieken. Maak voor een compleet beeld meerdere grootboekrekeningen aan in je administratie.

Grootboekrekening

In je administratie boek je facturen op een zogeheten grootboekrekening. Een grootboekrekening is een groep met alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaald onderdeel van je boekhouding. Met unieke rekeningnummers deel je de boekhouding op in stukjes. Zo houd je overzicht in je administratie en zie je snel welke zaken je in Nederland, binnen de EU of daarbuiten hebt gedaan. De Belastingdienst wil dit bij een controle duidelijk kunnen zien.

Voorbeeld

8000 Omzet binnenland
8100 Omzet binnen EU
8200 Omzet buiten EU

Je boekhouder of softwareleverancier kan je verder helpen met het onderverdelen van je grootboekrekeningen.

Elektronische facturen

Elektronische facturen noem je ook wel e-facturen. Je maakt ze op in je boekhoudprogramma. Vanuit dit programma verstuur je de factuur in XML-formaat naar je klanten. Versturen als bijlage in een aparte e-mail kan ook.

Landen binnen de EU stellen verschillende eisen aan e-facturen. Het Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement (NMBF) beantwoordt je vragen over nationale regels in andere EU-landen.

Als je zakendoet met klanten in landen buiten de EU vraag dan aan je klant of je een e-factuur mag sturen.