Legalisatie bevestigt een handtekening en is soms verplicht

Een legalisatie is een bevestiging van wie een bepaald document heeft getekend. Met het legaliseren van een handtekening op een document maak je het document geschikt voor gebruik in het buitenland. Sommige landen verplichten de legalisatie. Zonder legalisatie blijven je goederen aan de grens staan. In dit artikel lees je wanneer een legalisatie nodig is en voor welke documenten. En hoe je een legalisatie bij KVK aanvraagt.

Verschillende organisaties legaliseren Nederlandse documenten. KVK legaliseert zakelijke- en handelsdocumenten. Bijvoorbeeld een handelsfactuur of leaseverklaring. KVK legaliseert documenten waarvan het land van bestemming de legalisatie verplicht stelt. Er zijn ook documenten die KVK niet legaliseert. Lees informatie over de volgende onderwerpen:

Met een legalisatie van een handtekening bevestigt KVK digitaal dat de geplaatste handtekening van een tekenbevoegde is. Dit betekent de bevoegde van het bedrijf of organisatie van wie het document is. De tekenbevoegde is eigenaar of directeur van het bedrijf. Of bestuurder van de organisatie. Je kunt als bedrijf of organisatie ook een medewerker machtigen.

Legalisatie nodig

Voordat je een verkooporder afsluit met je buitenlandse afnemer, zoek je in Access2Markets op welke documenten je voor het bestemmingsland nodig hebt. Met deze documenten voer je producten in bij de buitenlandse douane. Bijvoorbeeld een handelsfactuur.

In Access2Markets staat ook of legalisatie van documenten verplicht is en wie dit moet doen. Soms moet je documenten (laten) vertalen.

Voor het gebruik van Access2Markets gebruikt heb je een HS-code van je producten nodig. Met deze goederencode deelt de douane producten in. Je vult in waar je producten vandaan komen en waar ze heen gaan. Hierna klik je op ‘zoeken’. Je ziet dan de procedures en formaliteiten voor het land van bestemming. De verplichte documenten vind je bij ‘algemeen’ en ’specifiek’. Hier lees je of een legalisatie nodig is.

Consulair Dienstencentrum

Nadat KVK een document legaliseert is soms ook een legalisatie nodig door het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Sommige landen vragen hierna nog een derde legalisatie door hun eigen ambassade in Nederland. Bijvoorbeeld voor China en Arabische landen als Egypte, Koeweit en Jordanië.

Inhoud van het document

Een legalisatie bevestigt alleen wie het document heeft getekend. Er zijn regels wat je wel en niet in het document zet. Zo zijn verklaringen over geloof of ras niet toegestaan. Overleg vooraf met KVK of je je document kunt laten legaliseren.

Neem voor vragen over legalisatie contact op met de afdeling Exportdocumenten:

Leaseverklaringen of berijdersverklaringen

Een leaseverklaring of berijdersverklaring is een verplichte toestemming voor het gebruik van een lease- of huurauto in het buitenland. Onder meer Marokko, Turkije, Tunesië, Oekraïne, Rusland, Wit-Rusland en Algerije vragen om een gelegaliseerde leaseverklaring of berijdersverklaring.

Aanvragen

Je vraagt de legalisatie van een leaseverklaring aan via je leasemaatschappij. Legalisatie van een berijdersverklaring vraag je op aan via je autoverhuurbedrijf. Je kunt dit niet zelf doen bij KVK. Het bedrijf doet dit in opdracht van jou en berekent de kosten aan je door.

Voor Marokko, Tunesië, Turkije, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland zet de rechtbank op de verklaring een zogeheten apostille. Dit doet de rechtbank na legalisatie door KVK. Voor Algerije legaliseert het CDC de verklaring, na legalisatie door KVK. Hierna heb je ook nog een legalisatie nodig door de Algerijnse Ambassade of het Consulaat.

KVK legaliseert deze documenten niet

Documenten van Nederlandse overheidsorganisaties laat je vaak direct legaliseren door het CDC. KVK ontvangt vaak onderstaande documenten, maar legaliseert KVK niet:

1. KVK Handelsregisterproducten

Een uittreksel van KVK of afschriften van een gedeponeerde jaarrekening van een bedrijf zijn al door KVK gewaarmerkte documenten. Is hiervoor toch een extra legalisatie nodig? Bied deze dan rechtstreeks aan bij het CDC.

2. Free sale certificaat en food/nonfood-verklaringen

Landen vragen soms bij import van producten om een free sale certificaat of food/nonfood-verklaring. Bijvoorbeeld voor cosmetica. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) geeft deze verklaringen af. Het CDC legaliseert ze. Het laten legaliseren van een zelfgemaakte verklaring van een bedrijf is niet mogelijk.

3. Medicijnregistatie EMA

Landen vragen bij de import van medicijnen een bewijs van registratie. Ze willen weten dat je medicijn geregistreerd staat bij het Europese Agentschap voor Medicijnen (EMA). Het EMA geeft deze verklaringen af. Het CDC legaliseert ze op verzoek.

4. Diploma’s

Soms vraagt je werkgever of onderwijsinstelling om een gelegaliseerd diploma. Bijvoorbeeld als je in een ander land gaat werken of studeren. Hiermee laat je in het buitenland zien dat je Nederlandse diploma echt en erkend is. Je laat je diploma meestal eerst legaliseren bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Daarna heb je een apostille van de rechtbank nodig of een legalisatie door het CDC.

5. Force majeure-verklaring

In verkoopcontracten staat soms een voorwaarde over overmacht en welke gevolgen dit voor de overeenkomst heeft. Dit noem je force majeure. Een leverancier levert dan bijvoorbeeld geen goederen door overmacht zoals een natuurramp of oorlog. Geen enkele organisatie legaliseert een verklaring hierover.

6. Vervoersdocumenten

Een vervoersdocument is een overeenkomst tussen de opdrachtgever en een vervoersbedrijf. Bijvoorbeeld een Bill of Lading of CMR. Legalisatie van vervoersdocumenten is niet verplicht.

7. Apostille

Nederlandse rechtbanken legaliseren ook documenten, bijvoorbeeld met een apostille. Een apostille is een stempel of sticker die bewijst dat de handtekening op het document echt is. Apostilles zijn vaak nodig voor oprichtingsaktes van besloten vennootschappen. Of documenten van rechtelijke instanties, zoals het Openbaar Ministerie, griffiers of gerechtsdeurwaarders. Een apostille kan niet voor handelsdocumenten of douaneformaliteiten. Apostilles zijn alleen mogelijk voor landen die meedoen aan het apostilleverdrag.

Aanvragen legalisatie

Je vraagt een legalisatie van een document digitaal aan bij KVK. KVK zet als waarmerk een digitale stempel met datum en handtekening op het document.

KVK stuurt je maandelijks een verzamelfactuur voor de afgiftekosten, de zogeheten leges. De kosten voor de legalisatie leges staan vermeld in het tarievenoverzicht.