KVK exportdocumenten bij internationaal zakendoen

Als je goederen exporteert naar landen buiten de EU heb je regelmatig exportdocumenten nodig. Bijvoorbeeld een Certificaat van Oorsprong, EUR.1, EUR-MED of factuurverklaring, legalisatie van een handtekening of ATA-carnet. Deze exportdocumenten vraag je aan bij KVK en hebben elk een ander doel. Je gebruikt ze om handelspolitieke redenen of voor verlaging of vrijstelling van invoerrechten. En om rechtszekerheid te geven of voor tijdelijke invoer.

KVK geeft verschillende soorten exportdocument af. Met het ene document betaalt je klant minder invoerrechten. Met het andere krijg je jouw product op de plaats van bestemming. Exportdocumenten geven je buitenlandse klant rechtszekerheid of zijn onderdeel van de betaling. In dit artikel lees je welk KVK exportdocument je wanneer nodig hebt. En welk voordeel dit jou of je klant geeft. Ook krijg je uitleg over het aanvraagproces.

• Vier soorten exportdocumenten
  • 1. Certificaat van Oorsprong (CVO)
  • 2. EUR.1- en EUR-MED-certificaat, factuurverklaring
  • 3. Legalisatie handtekening
  • 4. ATA-carnet
• Kies je exportdocument
• Aanvragen exportdocumenten

Vier soorten exportdocumenten

Deze vier soorten exportdocumenten geeft KVK af:

1. Certificaat van Oorsprong (CVO)

Een Certificaat van Oorsprong (CVO) gebruik je om handelspolitieke redenen.

Document voor handelspolitieke redenen

Sommige landen laten om politieke, economische of gezondheidsredenen geen producten toe uit bepaalde landen. Dit zijn vaak landen buiten de EU. Lever je goederen aan zo’n land? De lokale overheid eist een document waarin staat in welk land je goederen zijn gemaakt. Hiermee sluiten ze uit dat producten uit een land komen waarvoor een handelspolitieke maatregel geldt.

Certificaat van Oorsprong (CVO)

Je klant vraagt je om een Certificaat van Oorsprong (CVO) als er in diens land een handelspolitieke maatregel is. Dit document noem je ook wel een Certificate of non-preferential origin. Met een CVO toon je aan in welk land je producten hun oorsprong hebben. Oorsprong is waar het product gemaakt, geoogst, gewonnen of geboren is. Mist een CVO bij de zending, terwijl het bestemmingsland dit verplicht stelt? De douane van dat land klaart de zending niet in totdat je een CVO laat zien. De levering aan je klant loopt vertraging op.

Ook klanten in de EU vragen soms om een CVO. Vaak levert zo’n klant de order voor een deel of helemaal door aan een land buiten de EU. Je klant vraagt dan zelf een nieuw CVO aan en gebruikt jouw CVO als bewijs van de oorsprong van je goederen.

2. EUR.1- en EUR-MED-certificaat, factuurverklaring

Een EUR.1- en EUR-MED-certificaat en een factuurverklaring zijn documenten voor verlaging of vrijstelling van invoerrechten.

Documenten voor verlaging of vrijstelling van invoerrechten

De EU heeft met verschillende landen buiten de EU handelsverdragen. In deze verdragen staat een onderdeel over 'preferentie verlenen'. Dit betekent verlaging of vrijstelling van invoerrechten op elkaars producten. Het begrip preferentiële oorsprong komt hier vandaan. Of een product een lager invoerrecht krijgt, staat in het handelsverdrag zelf. Met de ROSA-tool van Access2Markets controleer je of het product aan de regels voldoet en preferentiële oorsprong krijgt.

EUR.1, EUR-MED en factuurverklaring

Documenten die de preferentiële oorsprong van een product bewijzen zijn een EUR.1-certifcaat, een EUR-MED-certificaat en een factuurverklaring.

• EUR.1-certificaat. KVK waarmerkt dit document. Bij uitvoer maakt de Nederlandse Douane het EUR.1 geldig.
• EUR-MED-certificaat. Dit is een andere vorm van het EUR.1-certificaat. Een EUR-MED gebruik je bij handel met landen van de zogeheten Pan-Euro-Mediterrane overeenkomst (PEM-conventie). Op een EUR-MED-certificaat staan de landen van de PEM-conventie waaruit de grondstoffen en producten komen. En hierop staat de preferentiële oorsprong van het eindproduct. Wanneer dit meerdere landen uit de PEM-conventie zijn, noem je dit diagonale cumulatie.
  KVK waarmerkt dit document. Bij uitvoer maakt de Nederlandse Douane het EUR-MED geldig.
• Factuurverklaring. Deze standaard tekst zet je op je verkoopfactuur. Je gebruikt deze als de waarde van de goederen van preferentiële oorsprong lager is dan 6.000 euro. De factuurverklaring gebruik je dan in plaats van een EUR.1 of EUR-MED. Gebruik ook de factuurverklaring als je een vergunning Toegelaten Exporteur (TE) hebt of Geregistreerd Exporteur (REX) bent. Of je REX of TE gebruikt, hangt af van het bestemmingsland. Je vult je vergunningsnummer of registratienummer in op de factuurverklaring. Een factuurverklaring maak je zelf op, deze vraag je niet aan bij KVK.

3. Legalisatie handtekening

Een legalisatie is een document voor rechtszekerheid. Je klant vraagt soms een bevestiging van wie een factuur of contract heeft ondertekend. Soms eist een overheidsorganisatie in het land van je klant dit. Met een legalisatie verklaart KVK dat de persoon die tekent dit officieel mag doen.

4. ATA-carnet

Een ATA-carnet gebruik je voor het tijdelijk meenemen van je eigen goederen naar een land buiten de EU. Bijvoorbeeld handelsmonsters, tentoonstellingsmateriaal en beroepsmateriaal. Spullen die je in dezelfde staat weer mee terug neemt. Met een ATA-carnet bij je goederen betaal je geen invoerrechten en btw. En je doet je snel en eenvoudig aangifte bij de douane. Voor de uitvoeraangifte in Nederland en de invoeraangifte in je bestemmingsland. En je wederuitvoer en wederinvoer op de terugreis.

Kies je exportdocument

Welk document je nodig hebt, hangt af van het land en product dat je exporteert. In de Access2Markets zoek je dit op. Hiervoor heb je de goederencode nodig van het product dat je exporteert. Een goederencode is een code waarmee de douane wereldwijd producten indeelt. Iedere productgroep heeft een eigen goederencode.

Zo werkt Acces2Markets

In Acces2Markets vul je de goederencode van je product in. Daarna kies je het land van oorsprong en het bestemmingsland.

• Bij ‘Tariffs’ zie je welk percentage invoerrecht je product heeft.
• Bij ‘Procedures and formalities’ vind je welke documenten het bestemmingsland vraagt. Deze opsomming vind je onder de volgende drie keuzes:
  • ‘Overview’: hier staan algemene gegevens over het bestemmingsland.
  • ‘General’: hier zie je welke documenten er in het algemeen nodig zijn.
  • ‘Specific’: hier zie je welke documenten extra nodig zijn voor je product.

Lees welke documenten er soms nog meer nodig zijn.

Aanvragen exportdocumenten

Je weet nu welk exportdocument je nodig hebt voor je product in het exportland. Bij KVK vraag je digitaal een CVO, EUR.1, EUR-MED, legalisatie of ATA-carnet aan. Digitaal aanvragen kan op twee manieren. Je regelt dit online via software van een intermediair of je schakelt hiervoor een logistiek dienstverlener in. 

Online exportdocumenten aanvragen via intermediair

Met software van verschillende leveranciers maak je verbinding met het KVK-programma Digitale Afgifte Exportdocumenten (DAE).Een leverancier noem je ook wel intermediair. Welke diensten een intermediair levert, verschilt per aanbieder. Laat je hierover goed informeren, want je hebt verschillende mogelijkheden:

• Je schaft zelf software aan of werkt met een webapplicatie.
• Je zet een digitale handtekening op je documenten als je deze verzendt of je werkt met een machtiging.
• Je print je documenten zelf of laat dit doen en ontvangt ze daarna per post.

KVK stuurt je maandelijks een verzamelfactuur voor de afgiftekosten, de zogeheten leges.

Software

KVK heeft een online programma voor het aanvragen van exportdocumenten: Digitale Afgifte Exportdocumenten (DAE). Onderstaande bedrijven leveren de software waarmee je met DAE verbinding maakt. En ze ondersteunen je bij het aanvraagproces.

• LSP Solutions part of Wisetech Global
• HelloContainer
• Exportdocuments.com
• Stratech Logistic 
• Streamsoftware
• Exportdata
• Beurtvaartadres
• Oorsprongsdocumenten.nl
• Descartes

Formulieren

Een CVO, EUR.1 of EUR-MED krijgt een digitaal waarmerk en wordt geprint op originele voorgedrukte formulieren. Als je je exportdocumenten zelf uitprint bestel je blanco formulieren bij Beurtvaartadres of Logistiekconcurrent.

Een ATA-carnet vraag je zelf online aan met een ander programma. Dit heet e-ata.nl. Maak hiervoor eerst een account aan. Als je aanvraag compleet is maakt KVK het ATA-carnet en stuurt deze per post naar je toe. Voor vertrek naar het buitenland laat je het ATA-carnet geldig maken door de Nederlandse Douane.

Aanvragen via logistiek dienstverlener

Je kunt het aanvraagproces ook door een logistiek dienstverlener laten doen. Bijvoorbeeld een expediteur. De dienstverlening verschilt per expediteur en hangt af van je wensen. Wil je dat een expediteur alleen exportdocumenten voor je invult en digitaal aanvraagt? Of wil je ook advies over het complete proces van afgifte en douanezaken?

Samen met je expediteur bespreek je wat er moet gebeuren en maak je afspraken. Bijvoorbeeld wanneer je de exportdocumenten geprint en getekend terugkrijgt. De rekening krijg je van je expediteur. Hierop staan ook de afgiftekosten van KVK. Op Fenex vind je een lijst met logistieke dienstverleners.

Vind je via Fenex geen expediteur bij jou in de buurt? De intermediairs Stratech, ExportData, Exportdocumenten.com, Oorsprongsdocumenten.nl, Beurtvaartadres, Essdocs, Streamsoftware en Descartes hebben een koppeling met het DAE-programma van KVK. Zij weten welke expediteurs de afgifte van exportdocumenten voor je kunnen regelen.