KVK exportdocumenten bij internationaal zakendoen

Als je goederen exporteert naar landen buiten de EU heb je regelmatig exportdocumenten nodig. Zoals een Certificaat van Oorsprong, EUR.1, EUR-MED of factuurverklaring, legalisatie van een handtekening of ATA-carnet. Deze exportdocumenten vraag je aan bij KVK en hebben elk een ander doel. Je gebruikt ze vanwege handelspolitieke doeleinden, voor verlaging of vrijstelling van invoerrechten, om rechtszekerheid te geven of voor tijdelijke invoer.

Door een exportdocument te gebruiken bij je zending betaalt je klant vaak minder invoerrechten, krijg je jouw product ingevoerd in een ander land en bied je jouw buitenlandse klant rechtszekerheid. In dit artikel lees je welk KVK exportdocument je wanneer nodig hebt, welk voordeel dit jou of je klant biedt en krijg je uitleg over het aanvraagproces.

• Vier soorten exportdocumenten
  • 1. Certificaat van Oorsprong (CVO)
  • 2. EUR.1- en EUR-MED-certificaat, factuurverklaring
  • 3. Legalisatie handtekening
  • 4. ATA-carnet
• Welk exportdocument heb je nodig?
• Aanvragen exportdocumenten

Vier soorten exportdocumenten

De exportdocumenten die KVK afgeeft kun je indelen in de volgende vier soorten:

1. Certificaat van Oorsprong (CVO)

Een Certificaat van Oorsprong (CVO) is een document voor handelspolitieke doeleinden.

Document voor handelspolitieke doeleinden

Sommige landen willen om politieke, economische of gezondheidsredenen geen producten toelaten uit bepaalde landen. Als je een order aan zo’n land levert wil de lokale overheid weten in welk land de goederen uit jouw order zijn gemaakt. Zo kunnen ze uitsluiten dat producten uit een land komen waarvoor een handelspolitieke maatregel geldt.

Certificaat van Oorsprong (CVO)

Voor handelspolitieke invoerbeperkingen door een politieke, economische of gezondheidsreden, een tariefcontingent of het voorkomen van een antidumpingheffing vraagt je klant jou om een Certificaat van Oorsprong (CVO). Dit wordt ook wel een Certificate of non-preferential origin genoemd. Met een CVO toon je aan in welk land je producten hun oorsprong hebben. De oorsprong is waar het product gemaakt, geoogst, gewonnen of geboren is. Ontbreekt een CVO bij de zending, terwijl het bestemmingsland dit verplicht stelt? De douane zal de zending dan niet inklaren totdat je een CVO overlegt. De levering aan je klant loopt vertraging op.

Een klant in de EU kan je ook om een CVO vragen als bevestiging van de oorsprong van het door jou geleverde product. Vaak levert zo’n klant de order deels of helemaal door aan een land buiten de EU. Je klant vraagt dan zelf een nieuw CVO aan en gebruikt jouw CVO als onderliggend bewijsstuk.

2. EUR.1- en EUR-MED-certificaat, factuurverklaring

Een EUR.1- en EUR-MED-certificaat en een factuurverklaring zijn documenten voor verlaging of vrijstelling van invoerrechten.

Documenten voor verlaging of vrijstelling van invoerrechten

De EU heeft met verschillende landen buiten de EU handelsverdragen gesloten. Een van de onderwerpen in deze verdragen is verlaging of vrijstelling van invoerrechten op elkaars producten. Dit heet ‘preferentie verlenen’. De term preferentiële oorsprong is hiervan afgeleid. Of een product in aanmerking komt voor verlaagd invoerrecht staat in het vrijhandelsverdrag zelf. Met de ROSA-tool van Access2Markets check je of je product aan de regels voldoet om preferentiële oorsprong te krijgen. Neem voor meer informatie contact op met de afdeling Exportdocumenten van KVK via de chatfunctie op deze pagina of bel 088 585 1 585, keuzemenu optie vier.

EUR.1, EUR-MED en factuurverklaring

Documenten die de preferentiële oorsprong van een product aantonen zijn een EUR.1-certifcaat, een EUR-MED-certificaat en een factuurverklaring.

• EUR.1-certificaat. Hiermee toon je de preferentiële oorsprong van een product aan. KVK waarmerkt dit document. Bij uitvoer maakt de Nederlandse Douane het EUR.1 geldig.
• EUR-MED-certificaat. Dit is een variant op het EUR.1-certificaat. Een EUR-MED gebruik je bij handel met landen van de zogeheten ‘Pan-Euro-Mediterrane overeenkomst’ (PEM-conventie). Op een EUR-MED-certificaat staat uit welke landen uit de PEM-conventie de grondstoffen en producten komen, en wat de preferentiële oorsprong van het eindproduct is. Wanneer dit meerdere landen uit de PEM-conventie zijn, noem je dit ‘diagonale cumulatie’.
  Ook hier geldt dat KVK dit document waarmerkt. Bij uitvoer maakt de Nederlandse Douane het EUR-MED geldig.
• Factuurverklaring. Dit is een voorgeschreven tekst op je verkoopfactuur. Als de waarde van de goederen die van preferentiële oorsprong zijn lager is dan 6.000 euro vervangt de factuurverklaring een EUR.1 of EUR-MED. Je kunt een factuurverklaring ook gebruiken als je een vergunning Toegelaten Exporteur (TE) hebt of Geregistreerd Exporteur (REX) bent. Of je REX of TE gebruikt, hangt af van het bestemmingsland. Je vult je vergunningsnummer of registratienummer in op de factuurverklaring. Een factuurverklaring maak je zelf op, deze vraag je niet aan bij KVK.

3. Legalisatie handtekening

Een legalisatie is een document voor rechtszekerheid. Je klant of overheidsorganisaties in het land van je klant willen soms een bevestiging van wie een factuur of contract heeft ondertekend. Met een legalisatie verklaart KVK dat de persoon die tekent hiertoe bevoegd is.

4. ATA-carnet

Een ATA-carnet gebruik je wanneer je handelsmonsters, tentoonstellingsmateriaal en beroepsmateriaal mee wilt nemen naar een land buiten de EU en weer terug. Zo betaal je geen invoerrechten en btw. Met een ATA-carnet doe je snel en eenvoudig aangifte bij de douane. Zowel de uitvoeraangifte in Nederland als de invoeraangifte in je bestemmingsland. En je wederuitvoer en wederinvoer op de terugreis.

Welk exportdocument heb je nodig?

Op de vraag welk document je precies voor een product in een bepaald land nodig hebt is geen standaard antwoord mogelijk. In Access2Markets zoek je per land en product op welke documenten je nodig hebt. Hiervoor heb je de goederencode nodig van de goederen die je aan je buitenlandse klant wilt leveren. Een goederencode is een code die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. Voor iedere productgroep geldt een eigen goederencode.

Zo werkt Acces2Markets

In Acces2Markets voer je de goederencode van je product in. Vervolgens selecteer je het land van oorsprong en het bestemmingsland.

• Als resultaat zie je bij ‘Tariffs’ welk percentage invoerrecht voor jouw product geldt.
• Naast Tariffs staan ook ‘Procedures and formalities’ genoemd, met een opsomming welke documenten het bestemmingsland vereist. Deze opsomming vind je onder de volgende drie opties:
  • Bij ‘Overview’ staan algemene gegevens over het bestemmingsland.
  • Bij ‘General’ zie je welke documenten er in het algemeen nodig zijn.
  • Bij ‘Specific’ zie je welke documenten extra nodig zijn voor jouw specifieke product.

Lees welke documenten je soms nog meer nodig hebt naast KVK exportdocumenten.

Aanvragen exportdocumenten

Je weet na onderzoek welk exportdocument je nodig hebt voor het product dat je wilt exporteren naar een specifiek land. Nu kun je digitaal een CVO, EUR.1, EUR-MED, legalisatie of ATA-carnet aanvragen bij KVK. Voor je digitale aanvraag heb je twee mogelijkheden. Je regelt dit online via een intermediair of je schakelt hiervoor een logistiek dienstverlener in. Jij of je logistiek dienstverlener vraagt de benodigde exportdocumenten digitaal aan.

Online exportdocumenten aanvragen via een intermediair

Je kunt met hulp van software van diverse leveranciers, ofwel een intermediair, verbinding leggen met de KVK-applicatie Digitale Afgifte Exportdocumenten (DAE). Welke diensten een intermediair aanbiedt verschilt per bedrijf. Laat je hierin goed voorlichten, want je hebt verschillende mogelijkheden:

• Je schaft zelf de software aan of werkt met een webapplicatie.
• Je voorziet je documenten bij het verzenden van een digitale handtekening of je werkt met een machtiging.
• Je print je documenten zelf of laat dit doen en ontvangt ze daarna per post.

KVK stuurt je maandelijks een verzamelfactuur voor de afgiftekosten, de zogeheten leges.

Software

KVK heeft voor het aanvragen van exportdocumenten een online portal: Digitale Afgifte Exportdocumenten (DAE). Onderstaande bedrijven leveren de benodigde software om verbinding te leggen met DAE en ondersteunen je bij het aanvraagproces.

• LSP Solutions part of Wisetech Global
• HelloContainer
• Exportdocuments.com
• Stratech Logistic 
• Streamsoftware
• Exportdata
• Beurtvaartadres
• Oorsprongsdocumenten.nl
• Descartes

Formulieren

Een CVO, EUR.1 of EUR-MED worden digitaal gewaarmerkt en daarna uitgeprint op originele voorgedrukte formulieren. Als je jouw exportdocumenten zelf uitprint bestel je blanco formulieren bij Beurtvaartadres of Logistiekconcurrent.

Een ATA-carnet vraag je zelf online aan via e-ata.nl. Maak hiervoor eerst een account aan. Het complete ATA-carnet ontvang je na je aanvraag van KVK. Voor vertrek naar het buitenland laat je het ATA-carnet geldig maken door de Nederlandse Douane.

Aanvragen via logistiek dienstverlener

Je kunt het hele aanvraagproces ook overlaten aan een logistiek dienstverlener, zoals een expediteur. De dienstverlening kan per expediteur verschillen en is afhankelijk van je wensen. Wil je dat een expediteur alleen de exportdocumenten voor je invult en digitaal aanvraagt of wil je ook advies over het complete afgifteproces?

Samen met je expediteur bepaal je wat er moet gebeuren en spreek je af hoe en wanneer je jouw exportdocumenten geprint en getekend retour ontvangt. De rekening, inclusief de legeskosten van KVK, krijg je van je expediteur. Heb je nog geen logistieke dienstverlener ingeschakeld? Op Fenex vind je een lijst met namen.

Lukt het niet om via Fenex een expediteur bij jou in de buurt te vinden? Bovengenoemde intermediairs Stratech, ExportData, Exportdocumenten.com, Oorsprongsdocumenten.nl, Beurtvaartadres, Essdocs, Streamsoftware en Descartes hebben een koppeling met de DAE-applicatie van KVK. Zij kunnen je doorverwijzen naar een expediteur die de afgifte van exportdocumenten voor je kan regelen.

Export binnen de EU

Binnen de EU is er vrij verkeer van goederen. Hierdoor zijn er geen douaneformaliteiten. Je hebt bij export binnen de EU geen exportdocumenten nodig. Documenten als een factuur, paklijst en vervoersdocument zijn meestal voldoende. Voor sommige goederen gelden aanvullende regels.

Heb je een vraag over KVK exportdocumenten? Neem contact op met afdeling Exportdocumenten via 088 585 15 85, keuzemenu optie 4.