Stappenplan producten exporteren buiten de EU

Als je wilt exporteren buiten de EU, bereik je nieuwe markten en klanten. Daar horen wel extra regels bij. Zoals aangiftes bij de douane, uitvoer- en invoerregels, belastingen en exportdocumenten. In dit stappenplan lees je hoe je producten exporteert buiten de EU. 

• 1. Kies je exportmarkt 
• 2. Controleer eisen en regels van het exportland
• 3. Bereken de verwachte exportprijs
• 4. Vind klanten en leg afspraken vast
• 5. Maak afspraken over risico’s en betaling   
• 6. Regel transport en douane
• 7. Lever en rond af
• Veelgestelde vragen

1. Kies je exportmarkt 

Je begint met marktonderzoek. Vooraf wil je weten in welke landen je de meeste kans op succes hebt. Maak een lijst met drie tot vijf landen die interessant lijken. Vergelijk deze met elkaar en kies één land om mee te starten. Zo houd je overzicht en leer je sneller hoe export werkt. Kijk daarna naar je marktaanpak. Ofwel, op welke manier je wilt verkopen.  

Welke marktaanpak kies je? 

Marktaanpak noem je ook wel entree- of marktentreestrategie. Deze manieren komen vaak voor:

• Samenwerken met een groothandel, distributeur of handelsagent. Een distributeur of groothandel houdt voorraden voor je aan en ondersteunt je klanten. Een handelsagent bemiddelt alleen.
• Direct verkopen vanuit je Nederlandse bedrijf aan buitenlandse klanten. Of hiervoor een buitenlandse vestiging openen. Alles zelf doen maakt je minder afhankelijk van samenwerkingspartners. Tegelijk loop je bij het werken zonder partners vaak grotere financiële risico’s en zijn je investeringen hoger. 

2. Controleer eisen en regels van het exportland

Je producten moeten voldoen aan de eisen van het exportland. Deze zijn soms anders dan in de EU. Elk land heeft eigen wetten en regels. Controleer daarom altijd de producteisen in het land van je klant. Dit doe je met de goederencode van je product. Bij export gebruik je hiervoor de GN-code van je product. 

Soms moet je producten aanpassen voor de exportmarkt. Bijvoorbeeld de informatie op verpakkingen en de taal van etiketten. Of er is een technische aanpassing of aanvullend certificaat nodig. Zo zijn er over de hele wereld verschillen in stopcontacten en stekkers. 

Invoerbeperkingen in het buitenland

Sommige landen verbieden de invoer van bepaalde producten. Bijvoorbeeld door eisen die ze aan het bouwjaar van auto’s stellen. Of er geldt een exportverbod vanuit de EU. Ook internationale sancties beperken je export. Zoals de maatregel van Rusland op de import van Europese landbouwproducten. 

3. Bereken de verwachte exportprijs

Een exportprijs bereken je anders dan een prijs voor de Nederlandse markt. Bij export heb je vaak extra kosten. Zoals vertalingen, productkeuringen, transport en douane.  

Bepaal vooraf de verwachte kosten, winstmarge en marktprijs. Werk zoveel mogelijk met vaste exportprijzen en afspraken. Zo voorkom je discussies tussen buitenlandse partners en klanten.

Let op invoerheffingen voor je buitenlandse klant

Je buitenlandse klanten betalen bij import van producten in hun land meestal heffingen. Zoals invoerrechten. De hoogte van deze heffingen verschilt per product en land. Hoge invoerrechten maken je product duurder voor je buitenlandse klant. 

Hier zoek je invoerrechten op:

• In Access2Markets van de Europese Commissie vind je voor ieder product de tarieven van invoerrechten. Je vindt hier ook andere invoerbelastingen en documenten die je nodig hebt.
• In de Market Access Map van International Trade Centre (ITC) vind je landen die niet in Access2Markets staan.

4. Vind klanten en leg afspraken vast

Heb je een markt gekozen? Ben je bekend met alle regels daar? En past je prijs bij de concurrentie in die markt? Dan ga je op zoek naar klanten. Je vindt buitenlandse klanten en zakenpartners bijvoorbeeld door een bezoek of deelname aan buitenlandse beurzen. Soms vinden buitenlandse klanten jou. Omdat ze je producten willen kopen. 

Maak eerst een offerte 

Door een offerte weten jij en je klant wat je van elkaar kunt verwachten. Je maakt duidelijke afspraken over bijvoorbeeld prijzen, levertijden, transport en manier van betalen. Verwijs in je offerte ook naar je algemene leveringsvoorwaarden. Of doe je voorwaarden er meteen bij. 

Lever je maar één bestelling? Laat je klant dan akkoord geven op je offerte. Dit is niet verplicht, wel verstandig. De afspraken liggen dan in ieder geval vast. 

Leg afspraken vast

Leg je afspraken altijd per e-mail vast. Bevestig ook je telefonische afspraken per e-mail. Dan heb je bij mogelijke problemen bewijs. 

Werk je voor een langere periode samen met buitenlandse zakenpartners? Leg je afspraken dan vast in een contract. Dit doe je met:

• Een distributieovereenkomst als je met distributeurs samenwerkt.
• Een agentuurovereenkomst waarin je afspraken met handelsagenten vastlegt.  

De International Chamber of Commerce (ICC) verkoopt Engelstalige modelcontracten. Een contract opstellen is maatwerk. Huur bij twijfel een juridisch adviseur in.

5. Maak afspraken over risico’s en betaling

Maak afspraken met je klant over het vervoer van je producten. Hiervoor kun je Incoterms® gebruiken. Dan weet je: 

• Wie van beiden het vervoer regelt.
• Wie de kosten van het vervoer betaalt.
• Wie het risico voor het transport heeft. 

Risico’s dek je af met verzekeringen. Bijvoorbeeld voor transport of productaansprakelijkheid. Verzekeringen zijn vaak niet verplicht, maar wel verstandig. Onderzoek welke risico’s je loopt. En of je hiervoor al een verzekering hebt of wilt afsluiten. 

Bespreek vooraf de betalingsvorm 

Overleg met je klanten hoe en wanneer ze betalen. Want bij export is het risico op niet-betalen groter dan bij verkoop in Nederland. Het contact is anders omdat je een andere taal spreekt. En je klant zit ook nog eens verder weg. 

Vooruitbetalen geeft een exporteur de meeste zekerheid. Een Letter of Credit (L/C) heeft het laagste betalingsrisico voor beide partijen. Er zijn ook nog andere betalingsvormen. Bijvoorbeeld 50% vooruit en 50% na levering.  

Overleg met je bank welke betalingsvorm het beste past bij je situatie. 

6. Regel transport en douane

Het soort product en de grootte van de bestelling bepalen de manier van transport. Voordat je de zending verstuurt, kies je hoe je dit doet: via de weg, lucht, zee of het spoor.

Bij internationaal transport vindt er meer overslag van de producten plaats. Daarom heeft een vervoerder vaak extra eisen voor de verpakking bij internationaal transport. Met extra kosten voor de exporteur.

Vraag je documenten op tijd aan

Behalve een factuur en paklijst zijn dit bijvoorbeeld:

• Vervoersdocumenten voor internationaal transport. Bij elk soort vervoer horen altijd speciale documenten. 
• Exportdocumenten. Welke exportdocumenten je nodig hebt, verschilt per product en land.

Met de juiste papieren bij je zending voorkom je vertraging bij de douane. Exporteer je voor het eerst? Huur dan bijvoorbeeld een expediteur in. Deze logistieke dienstverlener helpt je bij het uitzoeken en aanvragen van de juiste documenten.

Doe aangifte bij de douane 

Voor je export doe je digitaal een uitvoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Hiervoor heb je een EORI-nummer nodig. Met dit verplichte identificatienummer herkent de douane je bedrijf. Je vraagt het gratis aan bij de douane.

Daarna komt de invoeraangifte in het aankomstland. Wie deze invoeraangifte doet, hangt af van de gekozen Incoterms®. Vervoerders of expediteurs helpen je hierbij. Zij regelen het papierwerk voor de export vanuit Nederland. En voor de import in het bestemmingsland.

7. Lever en rond af

Bij je levering hoort een factuur. Hoe gebruik je de btw-regels bij leveringen buiten de EU? Je maakt je factuur in een taal die je klant begrijpt. En berekent 0% btw. Wel moet je dan bij een belastingcontrole kunnen bewijzen dat de geleverde goederen de EU hebben verlaten. Dit doe je vanuit je administratie.

Je administratie op orde

Houd je administratie goed op orde. Dan voorkom je bij een controle dat je achteraf extra belasting betaalt. En zie je gemakkelijk of je klanten op tijd betalen.

Van eerste bestelling naar regelmatige export 

Wil je dat klanten bij je terugkomen? En vaker bestellen? Bouw dan een relatie met je buitenlandse klanten op. Houd informatie bij over je gesprekken en afspraken. Bijvoorbeeld over de gekochte producten en de gestelde vragen. 

Groeit je export? Kijk dan of je extra personeel met speciale kennis nodig hebt. Bijvoorbeeld kennis over het exportproces en andere talen.