Stappenplan exporteren

Je wilt goed voorbereid de buitenlandse markt op. Dan is dit stappenplan een handig hulpmiddel. In veertien stappen krijg je inzicht in je exportproces. En bereid je je export tot in de puntjes voor. Vanaf het onderzoeken van de markt tot het afleveren van je product bij je buitenlandse klant. Zo heb je je markt en de benodigde acties steeds scherp in beeld.

Starten met exporteren kost voorbereiding. Ieder land heeft eigen wetten en regels. Het invullen van je stappenplan en de uitkomst verschillen per land en product. Zie je kansen in een ander land? Of met een ander product? Dan begint je voorbereiding weer opnieuw. Doorloop de veertien stappen van het exportproces in dit stappenplan. Bekijk ook de video onderaan dit artikel.

1. Onderzoek de exportmarkt

Zakendoen op een nieuwe buitenlandse markt kost meer tijd dan op je thuismarkt. Tussen het maken van exportplannen en je eerste exportfactuur zit soms wel twee tot drie jaar. Weet je nog niet naar welk land je wilt exporteren? Onderzoek dan eerst welke exportmarkten de meeste kansen bieden. Maak een eerste lijst met drie tot vijf landen die interessant lijken. Vergelijk deze met elkaar en maak daarna een keuze.  

2. Controleer eventuele invoerbeperkingen

Je mag niet zomaar alle producten naar andere landen exporteren. Sommige landen hebben een importverbod op bepaalde producten. Of er geldt een exportverbod vanuit de EU. Een land laat bijvoorbeeld alleen auto’s na een bepaald bouwjaar toe. En pornografisch getint materiaal mag Saudi-Arabië niet in. Of er is sprake van een internationale sanctie. Bijvoorbeeld de maatregel van Rusland op import van Europese landbouwproducten. Met de goederencode van je product bekijk je in Access2Markets of er invoerbeperkingen voor je exportland gelden. Of dat je buitenlandse klant een invoervergunning nodig heeft. Je klant weet vaak zelf of dit zo is. 

Binnen de EU

Voor landen binnen de EU zijn er minder regels. Hier is vrij verkeer van goederen. Soms zijn er nationale regels, zoals producteisen of het noemen van ingrediënten op etiketten. De EU stelt eisen aan het verhandelen van bepaalde planten of plantaardige producten tussen lidstaten. Een EU-land heeft soms extra regels voor agrarische producten. Meer informatie vind je op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

3. Achterhaal lokale producteisen

Je producten moeten veilig in het gebruik zijn voor je klanten. Er zijn algemene producteisen voor de EU of EER. Dit zijn wettelijke eisen voor veiligheid, gezondheid en milieu. Naast algemene eisen gelden ook specifieke producteisen. Dit zijn wettelijke regels voor bepaalde productgroepen. Bijvoorbeeld kleding, cosmetica en voedsel. Alle EU-landen hebben een Product Contact Point. Deze organisaties geven informatie over de producteisen en regels in de EU-lidstaat.

Buiten de EU

Goederen die aan de eisen van de EU voldoen krijgen bijvoorbeeld een CE-markering. Een product met CE-markering voldoet niet automatisch aan de eisen van landen buiten de EU. Elk land heeft eigen wetten en regels. Ga daarom altijd na welke producteisen gelden in het land van je klant. In Access2Markets vind je met de HS-code van je exportproduct de producteisen en aanpak per land. 

Aanpassen product

Soms is een aanpassing van je producten nodig voor de exportmarkt. De buitenlandse markt eist meestal productinformatie in de taal van het land. Dan vertaal je de informatie op verpakkingen, etiketten en in gebruiksaanwijzingen. Soms is een technische aanpassing, een aanvullend certificaat of een plaatselijke test nodig. Zo zijn er wereldwijd verschillen in netspanning, stopcontacten en stekkers.

4. Kies je entreestrategie

Je kunt op verschillende manieren op exportmarkten verkopen. Aan buitenlandse consumenten leveren door e-commerce met een eigen webshop of via een buitenlandse marktplaats is vrij simpel. Bedrijven in technische sectoren werken vaak samen met een groothandel, distributeur of handelsagent. Een distributeur of groothandel houdt voorraden voor je aan, ondersteunt je klanten en geeft technische service.

Alles zelf doen kan ook. Direct vanuit je Nederlandse vestiging verkopen aan je buitenlandse klanten. Of je opent een buitenlandse vestiging. Alles zelf doen maakt je minder afhankelijk van samenwerkingspartners. Werken zonder partner brengt vaak grotere financiële risico’s en investeringen in tijd en personeel met zich mee.

Lees hoe exportmanager Ronald Wolkenfelt van Kinkelder nieuwe buitenlandse markten benadert.

5. Vind partners

Buitenlandse zakenpartners vind je op verschillende manieren. Via inkomende en uitgaande handelsmissies bijvoorbeeld. Of door bezoek of deelname aan buitenlandse beurzen. Controleer een buitenlandse zakenpartner voordat je met een onbekende partij in zee gaat. Zo zoekt een kredietbeoordelaar de financiële situatie van je toekomstige partner voor je uit. Een partner kiezen is vaak een combinatie van je eigen gevoel en controle op papier.

Stel eisen op

Ga niet zomaar met de eerste de beste partij in zee. Zorg dat je een keuze hebt. Stel eerst een lijst met eisen op voor je toekomstige partner. Denk aan assortiment, productkennis en een plaatselijk netwerk. Ga daarna met verschillende partijen in gesprek. Bezoek het land en je mogelijke partners voordat je een keuze maakt. Zo krijg je gevoel bij de cultuur en de manier van zakendoen in dat land. Kijk ook goed naar de plaatselijke arbeids- en mileuomstandigheden. Als je in Nederland levert aan grotere bedrijven moet je weten hoe je product gemaakt wordt en door wie. 

Bekijk daarna welke partij het beste voldoet en fijn aanvoelt. Dat is de partij waarmee je gaat samenwerken. Wees voorzichtig met het weggeven van exclusiviteit. Dit kan ook nadat een partner de eerste resultaten heeft opgeleverd. Soms wil een partner producten juist uit de markt weghouden en vraagt daarom om exclusiviteit. 

Wil je je lijst met eisen eerst met een adviseur bespreken? Bel dan met het KVK Adviesteam: 0800 21 17.

6. Bepaal je exportprijs

Je exportprijs bereken je anders dan voor je Nederlandse klanten. Je hebt bijvoorbeeld extra kosten voor transport en in- en uitklaren. Of voor je etiketten vertalen of plaatselijk laten keuren van je product. 

Kijk voordat je afspraken met buitenlandse partners maakt naar je kosten en gewenste winstmarge. En naar de prijzen van andere aanbieders op de exportmarkt. Deze informatie neem je mee in je prijsstelling. Werk met dezelfde exportprijzen en standaard afspraken. Hiermee voorkom je onderlinge discussie tussen partners en klanten in verschillende landen.

7. Bepaal het transport

Internationaal transport brengt extra kosten en risico’s met zich mee. Ook omdat er meer overslag plaatsvindt. Het soort product en de grootte van de order bepalen de manier van transport. Kijk ook naar de bijkomende kosten en snelheid waarmee je klant de order wil ontvangen. 

Snelheid en volume

Als je klant een order snel wil ontvangen en de extra kosten hiervoor betaalt, kies dan voor een express-zending. Kleinere zendingen met enkele producten of producten die snel kunnen bederven gaan prima per vliegtuig. Voor een zending met een groot volume of gewicht is zeetransport beter. Dit is goedkoper. Een expediteur regelt een transport met meerdere overslagen via verschillende vervoersbedrijven en -middelen voor je. 

Duidelijkheid

Kies in een vroege fase de manier van transport voor je zending. Liefst voordat je de offerte maakt. De vervoerkosten verhogen je exportprijs en kunnen je winstmarge verlagen. Zet de extra kosten in je offerte. Zo hebben je klant en jijzelf duidelijkheid. Met Incoterms® spreek je met je klant af wie het transport verzorgt en tot welke plaats. Ook spreek je met deze internationale leveringsvoorwaarden af wie de verzekering regelt.

Vracht- en verzekeringskosten

Soms geven klanten bij aanvraag van een offerte zelf de Incoterm® al aan. Regel jij het transport en de verzekering voor je klant? Breng deze kosten dan in rekening bij je klant. Dit kan op twee manieren. Je zet de kosten apart op je offerte en uiteindelijke factuur. Of je neemt dit bedrag in je productprijs op. Deze laatste manier kost je meer tijd. De vrachtkosten verschillen per opdracht. Dit hangt af van de transportwijze, afstand en omvang van de zending. Voor iedere offerte bereken je dan opnieuw prijzen. 

Lees hoe Ron van de Pavert van BrimaPack het transport van zijn machines regelt naar landen buiten de EU.

8. Let op verzekeringen

Als je internationaal zakendoet, loop je extra risico’s. Bijvoorbeeld voor productaansprakelijkheid of transport. Deze risico’s dek je af met verzekeringen.

Verzekeringen zijn vaak niet verplicht, maar wel verstandig. Onderzoek welke risico’s je loopt. En of je hiervoor al een verzekering hebt of wilt afsluiten. 

9. Let op invoerheffingen

Binnen de EU is vrij verkeer van goederen. Je klanten betalen geen invoerrechten voor je producten. Op je factuur zet je 0% btw. Je afnemers betalen de btw in hun eigen EU-land. Hierop zijn uitzonderingen.

Buiten de EU

Hebben je klanten een bedrijf buiten de EU? Dan betalen ze bij de import van producten in hun land meestal heffingen, zoals invoerrechten. De hoogte van het invoerrecht verschilt per product en per land. In de Access2Markets-database vind je op productniveau de tarieven van invoerrechten. Je vindt hier ook andere invoerbelastingen en de documenten die je nodig hebt. Gebruik de Market Access Map van International Trade Centre (ITC) voor landen die niet in Access2Markets staan. Hoge invoerrechten maken je product duurder voor je buitenlandse klant.

Incoterm®-regel DDP

Als je klant om een DDP-levering vraagt, krijg je als verkopende partij de meeste verplichtingen. Terwijl dit voor je klant juist het meeste gemak oplevert. Als verkoper ben je bij Incoterm® DDP verantwoordelijk voor het inklaren van de zending in het bestemmingsland. En hierdoor betaal je eventuele invoerheffingen, zoals invoerrechten en invoer-btw. Waarschijnlijk moet je je bedrijf hiervoor in het bestemmingsland registreren. Overleg met je boekhouder hoe je dit regelt.

10. Bepaal de betalingsvorm

Zakendoen met buitenlandse klanten is risicovoller dan in Nederland. Doordat je een andere taal spreekt, is het contact anders. Je klant zit ook nog eens verder weg. Openstaande facturen betaald krijgen is lastiger. Bespreek daarom vooraf de betalingsvorm met je klant.

Bij vooruitbetalen loop je als exporteur geen risico. Je klant moet er dan op vertrouwen dat je de goederen levert. Zeker bij een eerste opdracht heeft je klant hier misschien moeite mee. Betalen met documenten geeft beide partijen zekerheid. Bijvoorbeeld met een Letter of Credit (L/C). Overleg met je bank welke betalingsvorm het beste bij de verkoopopdracht past.

11. Maak een offerte

Buitenlandse klanten of partners ontvangen bij hun eerste aankoop graag vooraf een offerte. Zo weten ze wat de prijs, levertijd of manier van betalen voor een mogelijke order is. Zet duidelijk op je offerte welke kosten je aan je klanten berekent. Verwijs in je offerte naar je algemene leveringsvoorwaarden. Of doe je voorwaarden er meteen bij. Heb je al een goede relatie met je klanten of partners? Dan ontvang je vaak direct orders met de afgesproken prijzen. Een offerte maken is dan niet nodig. 

12. Leg afspraken vast

Nederlanders regelen zaken graag snel en tussendoor. Door het cultuurverschil denkt en werkt je exportklant vaak anders dan je in Nederland gewend bent. Zorg ervoor dat je afspraken per e-mail vastlegt. Bevestig ook je telefonische afspraken per e-mail. Dan heb je bij mogelijke problemen bewijs. 

Contract

Je sluit een verkoop of stelt een lokale partner aan. Leg de afspraken met je klant of partner vast in een contract of in je algemene leveringsvoorwaarden. Voor eenmalige leveringen geeft je klant wel of geen akkoord op je offerte. Dit is niet verplicht, wel verstandig. Meestal stelt de verkopende partij het contract op. Het liefst in een taal die de klant begrijpt. Vraag hulp aan een jurist voordat je het contract ondertekent. 

Modelcontracten

Sluit een distributie- of agentuurovereenkomst af als je voor een lange periode gaat samenwerken met een distributeur of handelsagent. De International Chamber of Commerce (ICC) verkoopt Engelstalige modelcontracten. Een contract opstellen is maatwerk. Schakel bij twijfel een juridisch adviseur in.

13. Inventariseer je exportdocumenten

Behalve een factuur, paklijst en transportdocumenten heb je bij de export van producten regelmatig exportdocumenten nodig. Vooral als je exporteert naar landen buiten de EU. Bij zendingen naar andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Je producten en het bestemmingsland bepalen welke documenten je nog meer nodig hebt. 

Logistiek dienstverlener

Het uitzoeken en aanvragen van de juiste exportdocumenten kost veel tijd. Zeker wanneer je dit voor het eerst doet. Een logistiek dienstverlener zoals een expediteur doet deze werkzaamheden tegen betaling voor je. Namen van expediteurs vind je bijvoorbeeld op FENEX.

14. Aangifte douane

Als je exporteert naar een andere EU-lidstaat hoef je niet langs de douane. Hierop zijn  uitzonderingen. Voor je export naar landen buiten de EU doe je een uitvoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Daarna doe je een invoeraangifte in het aankomstland. In de afspraken met je klant staat wie de invoeraangifte doet. Vervoerders helpen je hierbij. Zij regelen het papierwerk voor de export vanuit Nederland. En voor de import in het bestemmingsland.

Administratie

Van de Belastingdienst moet je informatie bijhouden als je internationaal zakendoet. Meer informatie dan voor je Nederlandse in- en verkopen. Voor je administratie zijn wettelijke eisen. De regels hiervoor verschillen voor zakendoen binnen of buiten de EU. Zorg dat je administratie op orde is. Dan voorkom je bij een controle dat je achteraf extra belasting betaalt.