Stappenplan exporteren

Je wilt goed voorbereid de buitenlandse markt betreden. Hiervoor kun je gebruikmaken van dit stappenplan. In veertien stappen krijg je inzicht in je exportproces. En bereid jij je export tot in de puntjes voor. Vanaf het onderzoeken van de markt tot het afleveren van je product bij je buitenlandse klant. Zo heb je jouw markt en de benodigde acties steeds scherp in beeld.

Starten met exporteren kost voorbereiding. Ieder land heeft eigen wetten en regels. Het invullen van je stappenplan en de uitkomst verschillen per land en product. Wanneer je kansen in een ander land of met een ander product ziet, begint je voorbereiding weer opnieuw. Doorloop de veertien stappen van het exportproces in dit stappenplan.

1. Onderzoek de exportmarkt

Het betreden en bewerken van een nieuwe buitenlandse markt kost meer tijd dan zakendoen op je thuismarkt. Tussen het maken van exportplannen en je eerste factuur aan een buitenlandse klant kan wel twee tot drie jaar zitten. Als je nog niet weet naar welk land je wilt exporteren, onderzoek dan eerst welke exportmarkten de meeste kansen bieden. Maak een eerste selectie van drie tot vijf landen die jou interessant lijken en vergelijk deze met elkaar.

2. Check eventuele invoerbeperkingen

Je mag niet zomaar alle producten naar andere landen exporteren. Sommige landen hebben een importverbod op bepaalde producten. Of er geldt een exportverbod op goederen vanuit de EU. Een land laat bijvoorbeeld alleen auto’s na een bepaald bouwjaar toe. En pornografisch getint materiaal mag Saudi-Arabië niet in. Of er is sprake van een boycot, ook internationale sanctie genoemd. Bijvoorbeeld de boycot van Rusland op Europese landbouwproducten. Met de goederencode van je product kijk je in Access2Markets na of er invoerbeperkingen voor je exportland gelden. Of dat je buitenlandse klant een invoervergunning nodig heeft. Je klant weet vaak zelf of dit het geval is.

Binnen de EU

Voor landen binnen de EU zijn er minder beperkingen, omdat er vrij verkeer van goederen is. Soms gelden specifieke nationale regels, zoals producteisen of het vermelden van ingrediënten op etiketten. De EU stelt eisen aan het verhandelen van bepaalde planten of plantaardige producten tussen lidstaten. Voor agrarische producten kunnen extra bepalingen voor een EU-land gelden. Meer informatie vind je op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

3. Achterhaal lokale producteisen

Je klanten moeten jouw producten veilig kunnen gebruiken. Binnen de EU of EER gelden algemene producteisen. Dit zijn wettelijke eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Naast algemene eisen gelden ook specifieke producteisen. Dit zijn wettelijke voorschriften voor bepaalde productgroepen. Bijvoorbeeld voor kleding, cosmetica en voedsel. Alle EU-landen hebben een Product Contact Point. Deze organisaties geven informatie over producteisen en de geldende normen in de EU-lidstaat.

Buiten de EU

Goederen die aan de standaardeisen van de EU voldoen geef je bijvoorbeeld een CE-markering. Een product met CE-markering voldoet niet automatisch aan de eisen van landen buiten de EU. Elk land heeft zijn eigen wetten en regels. Ga daarom altijd na welke producteisen gelden in het land van je klant. In Access2Markets vind je met de HS-code van je exportproduct welke producteisen en procedures per land gelden.

Aanpassen product

Soms moet je jouw product voor de exportmarkt aanpassen. De buitenlandse markt eist meestal productinformatie in de landstaal. Je moet dan je verpakkingen, etiketten en gebruiksaanwijzingen vertalen. Ook een technische aanpassing, een aanvullend certificaat of een lokale test kan nodig zijn. Zo zijn er wereldwijd verschillen in netspanning, stopcontacten en stekkers.

4. Kies je entreestrategie

Je entree op een exportmarkt kun je op verschillende manieren maken. Aan buitenlandse consumenten leveren door e-commerce met een eigen webshop of via een buitenlandse marktplaats is een laagdrempelige manier. Bedrijven in technische sectoren werken vaak samen met een groothandel, distributeur of handelsagent. Een distributeur of groothandel houdt voorraden voor je aan, ondersteunt je klanten en verleent technische service. Alles zelf doen kan ook. Rechtstreeks vanuit je Nederlandse vestiging verkopen aan je buitenlandse klanten of een buitenlandse vestiging openen. Alles zelf doen maakt je minder afhankelijk van samenwerkingspartners. Werken zonder partner brengt vaak grotere financiële risico’s en investeringen in tijd en personeel met zich mee.

Lees hoe exportmanager Ronald Wolkenfelt van Kinkelder nieuwe buitenlandse markten benadert.

5. Vind partners

Buitenlandse partners of klanten vind je op verschillende manieren. Via inkomende en uitgaande handelsmissies of door bezoek of deelname aan buitenlandse beurzen. Veel van deze bijeenkomsten vinden ook online plaats. Controleer een buitenlandse zakenpartner voordat je met een onbekende partij in zee gaat. Zo kan een kredietbeoordelaar voor je uitzoeken of je toekomstige partner financieel stabiel is. Je partnerkeuze is vaak een combinatie van onderbuikgevoel en toetsen op papier.

Stel eisen op

Wees selectief wanneer het om partners gaat. Zorg dat je een keuze kunt maken. Stel eerst een lijst met eisen op waaraan je toekomstige partner moet voldoen. Denk aan assortiment, productkennis en een lokaal netwerk. Ga daarna met meerdere partijen in gesprek. Bezoek het land en je mogelijke partners voordat je een keuze maakt. Zo krijg je gevoel bij de cultuur en de manier van zakendoen in dat land. Als je in Nederland levert aan grotere bedrijven moet je weten hoe je product gemaakt wordt en door wie. De partij die het beste voldoet en fijn aanvoelt, is de partij waarmee je gaat samenwerken. Wees voorzichtig met het weggeven van exclusiviteit. Dit kan ook nadat een partner de eerste resultaten heeft opgeleverd. Soms wil een partner producten juist uit de markt weren en vraagt daarom om exclusiviteit.

6. Bepaal je exportprijs

Het berekenen van je exportprijs gaat anders dan je voor Nederlandse klanten gewend bent. Je hebt bijvoorbeeld extra kosten voor transport, in- en uitklaren, het vertalen van je etiketten of het lokaal laten keuren van je product. Extra kosten die je voor Nederlandse klanten niet maakt.

Voordat je afspraken met je buitenlandse klanten of partners maakt, moet je weten wat je kosten zijn en welke winstmarge je wilt behalen. Je bekijkt de prijs van andere aanbieders op de exportmarkt en neemt dit mee in je prijsstelling. Werk met dezelfde exportprijzen en standaard afspraken. Hiermee voorkom je onderlinge discussie tussen partners en klanten in verschillende landen.

7. Bepaal het transport

Internationaal transport brengt extra kosten en risico’s met zich mee, ook omdat er meer overslag plaatsvindt. Het soort product, het ordervolume, de bijkomende kosten en snelheid waarmee je klant de order wil ontvangen, bepalen de transportwijze.

Snelheid en volume

Als je klant een order snel wil ontvangen en de extra kosten hiervoor betaalt, kies dan voor een express-zending. Kleinere zendingen met slechts een aantal producten of bederfelijke goederen gaan prima per vliegtuig. Een zending met een groot volume of gewicht kan beter over zee. Dit is goedkoper. Een expediteur kan een transport met meerdere overslagen via verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven voor je regelen.

Duidelijkheid

Bepaal in een vroeg stadium hoe je de zending gaat vervoeren. De vervoerkosten verhogen je exportprijs en wil je niet ten koste van je winstmarge laten gaan. Vermeld de bijkomende kosten in je offerte. Zo hebben zowel je klant als jijzelf duidelijkheid. Met Incoterms® spreek je met je klant af wie het transport verzorgt en tot welke plaats. Ook spreek je met deze internationale leveringsvoorwaarden af wie de verzekering regelt.

Vracht- en verzekeringskosten

Soms geven klanten bij aanvraag van een offerte al aan tegen welke Incoterm® ze geleverd willen krijgen. Wanneer jij het transport en de verzekering regelt en betaalt, belast je deze kosten aan je klant door. Dit kan op twee manieren. Je zet de kosten apart op je offerte en uiteindelijke factuur, of je neemt dit bedrag in je productprijs op. Deze laatste manier is meer werk voor jou. De vrachtkosten verschillen per opdracht. Dit hangt af van de transportwijze, afstand en omvang van de zending. Voor iedere offerte moet je dan opnieuw prijzen berekenen.

Lees hoe Ron van de Pavert, eigenaar van BrimaPack, het transport van zijn machines regelt naar landen buiten de EU.

8. Let op verzekeringen

Als je internationaal zakendoet, loop je extra risico’s. Bijvoorbeeld voor transport of productaansprakelijkheid. Deze risico’s kun je afdekken met verzekeringen.

Verzekeringen zijn vaak niet verplicht, maar wel verstandig. Ga na welke risico’s je loopt en of je hiervoor al verzekerd bent of een verzekering wilt afsluiten.

9. Let op invoerheffingen

Binnen de EU geldt vrij verkeer van goederen. Je klant betaalt geen invoerrechten voor jouw producten. Op je factuur zet je 0% btw. Je afnemer draagt de btw in zijn eigen EU-land af. Hierop gelden uitzonderingen.

Buiten de EU

Een klant met een vestiging buiten de EU betaalt bij de import van goederen in het aankomstland meestal heffingen, zoals invoerrechten. De hoogte van het invoerrecht verschilt per product en per land. In de Access2Markets-database vind je op produ ctniveau de tarieven van invoerrechten. In deze database vind je ook andere invoerbelastingen en de benodigde documenten. Raadpleeg de Market Access Map van International Trade Centre (ITC) voor landen die niet in Acces2Markets staan. Hoge invoerrechten maken je product duurder voor je buitenlandse klant.

Incoterm®-regel DDP

Als je klant om een DDP-levering vraagt, krijg je als verkopende partij de meeste verplichtingen. Terwijl dit voor je klant juist het meeste gemak oplevert. Als verkoper ben je bij Incoterm® DDP verantwoordelijk voor het inklaren van de zending in het bestemmingsland. En hierdoor moet je eventuele invoerheffingen, zoals invoerrechten en invoer-btw afdragen. Mogelijk moet je jouw bedrijf in het bestemmingsland registreren. Overleg met je boekhouder wat je hiervoor moet regelen.

10. Bepaal de betalingsvorm

Zakendoen met buitenlandse klanten is risicovoller dan in Nederland. Doordat je een andere taal spreekt, is het contact anders. Je klant zit ook nog eens verder weg en door die afstand is het betaald krijgen van openstaande facturen lastiger. Bespreek daarom vooraf met je klant de betalingsvorm.

Bij vooruitbetalen loop je als exporteur geen risico. Je klant moet er dan op vertrouwen dat jij de goederen levert. Zeker bij een eerste opdracht kan je klant hier moeite mee hebben, omdat het vertrouwen nog moet groeien. Betalen op basis van documenten, bijvoorbeeld met een Letter of Credit (L/C) geeft beide partijen zekerheid. Laat je door je bank adviseren welke betalingsvorm het beste bij de verkoopopdracht past.

Kom zelf in actie

Tref voorzorgsmaatregelen en zorg dat jouw facturen op tijd betaald worden. Dit doe je zo:

• Laat je klant gedeeltelijk vooruitbetalen. Dan heb je alvast een deel van je geld binnen. Zo voorkom je dat je alles moet voorfinancieren.
• Maak meerdere deelfacturen. Wanneer je het totale orderbedrag een te groot financieel risico vindt, knip je het bedrag op. Bijvoorbeeld 50% bij ontvangst van de order, 25% bij verzending en de laatste 25% na ontvangst van de goederen door je klant. Betaalt je klant de eerste factuur niet, dan kun je op tijd op de rem trappen.
• Zit boven op je debiteurenbestand. Zorg dat je factuur aan de buitenlandse eisen voldoet en dat je klant deze begrijpt.

11. Maak een offerte

Buitenlandse klanten of partners ontvangen bij hun eerste aankoop graag vooraf een offerte. Zo weet je klant precies wat de prijs, levertijd, valuta of betalingswijze voor een eventuele order is. Zet duidelijk op je offerte welke kosten je doorberekent aan je klant. Verwijs in je offerte naar je algemene leveringsvoorwaarden. Als je een goede relatie met je klanten of partners hebt, ontvang je vaak direct orders op basis van afgesproken prijzen. Een offerte maken is dan overbodig.

12. Leg afspraken vast

Nederlanders regelen zaken graag snel en tussendoor. Door het cultuurverschil denkt en werkt je exportklant vaak anders dan je in Nederland gewend bent. Zorg ervoor dat je afspraken per e-mail vastlegt. Bevestig ook je telefonische afspraken per e-mail. Bij eventuele problemen heb je altijd een dossier met afspraken waar je op terug kunt vallen.

Contract

Je gaat een deal sluiten of een lokale partner aanstellen. Leg de afspraken met je klant of partner vast in een contract of in je algemene leveringsvoorwaarden. Voor eenmalige leveringen kan je klant akkoord geven op je uitgebrachte offerte. Dit is niet verplicht, wel verstandig. Als verkopende partij stel jij meestal het contract op, in een voor je klant begrijpelijke taal. Schakel een jurist in die het contract toetst voordat het getekend wordt.

Modelcontracten

Sluit een distributie- of agentuurovereenkomst af als je voor een lange termijn gaat samenwerken met een distributeur of handelsagent. De International Chamber of Commerce (ICC) verkoopt Engelstalige modelcontracten. Een contract opstellen is maatwerk. Schakel bij twijfel een juridisch adviseur in.

Weens Koopverdrag

Er is internationale wetgeving voor het vastleggen van een overeenkomst, zoals het Weens Koopverdrag. Dit verdrag geldt voor overeenkomsten tussen professionele partijen met een vestiging in verschillende verdragslanden. Meer dan 85 landen zijn bij dit verdrag aangesloten. Waaronder Nederland, Duitsland, Frankrijk, de Verenigde Staten, China en Japan. Dit verdrag regelt het totstandkomen van de overeenkomst met je klant. Hierin staan bijvoorbeeld de verplichtingen van je klant en van jou. Ook staat beschreven wat de gevolgen zijn bij het niet nakomen van de afspraken.

Blijf eigenaar van de goederen

Met het recht op reclame leg je vast dat jij eigenaar van de geleverde goederen blijft tot je klant de order betaalt. Deze afspraak neem je op in je contract of algemene leveringsvoorwaarden. Controleer of het eigendomsvoorbehoud volgens het toepasselijk recht geldig is of anders is dan in Nederland. Als je klant niet betaalt, eis je met dit recht de goederen terug. Dit geldt ook bij een faillissement. Je levering valt dan niet onder het bezit van je failliete klant.

13. Inventariseer je exportdocumenten

Naast een factuur, paklijst en transportdocumenten heb je bij de export van goederen regelmatig exportdocumenten nodig. Vooral als je producten exporteert naar landen buiten de EU. Bij zendingen naar andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Welke aanvullende documenten je nodig hebt, hangt af van je producten en het bestemmingsland.

Logistiek dienstverlener

Het uitzoeken en aanvragen van de juiste exportdocumenten kost veel tijd. Zeker wanneer je dit voor het eerst doet. Een logistiek dienstverlener zoals een expediteur kan deze werkzaamheden ook voor je doen. Een lijst met namen van expediteurs vind je bijvoorbeeld op FENEX.

14. Aangifte douane

Als je exporteert naar een andere EU-lidstaat hoef je niet langs de douane. Hierop gelden uitzonderingen. Wanneer je producten exporteert naar landen buiten de EU moet je de goederen voor uitvoer aangeven bij de Nederlandse Douane. Vervolgens wordt in het aankomstland een invoeraangifte gedaan. Afhankelijk van de gemaakte afspraken ben jij of je klant verantwoordelijk voor de invoeraangifte. Een vervoerder kan je hierbij helpen, zowel met het papierwerk voor de export vanuit Nederland als de import in het bestemmingsland.

Administratie

Bij internationaal zakendoen ben je door de Belastingdienst verplicht meer informatie bij te houden dan voor je Nederlandse in- en verkopen. Je administratie moet aan wettelijke eisen voldoen. En de regels verschillen voor zakendoen binnen of buiten de EU. Als je administratie op orde is, voorkom je bij controle mogelijke naheffingen.