Vervoersdocumenten: CMR, Bill of lading, CIM en Air Waybill

Elk vervoermiddel heeft een eigen vervoersdocument. Zo spreek je bij wegvervoer over CMR en bij zeevervoer van een Bill of lading. Bij spoorwegvervoer is het een CIM en bij luchtvervoer een Air Waybill. Een vervoersdocument bewijst wie, wanneer, welke hoeveelheid aan producten afleverde.

Een goed ingevuld vervoersdocument zorgt voor een makkelijke doorgang van je goederen bij inspectie van politie of douane. In dit artikel lees je meer over de verschillende documenten en krijg je praktische tips.

• CMR of vrachtbrief
• Bill of Lading (B/L) of connossement
• CIM
• Air Waybill (AWB)
• FIATA vervoersdocument

CMR of vrachtbrief

Vervoer over de weg

Voor het vervoer van goederen over de weg heb je een vrachtbrief nodig. in dit vervoersdocument leg je afspraken tussen afzender en vervoerder vast. Een vrachtbrief is ook het ontvangstbewijs van de goederen. Eerst voor de vervoerder en daarna voor de ontvanger. En een vrachtbrief is een bewijs voor mogelijke schade tijdens het vervoer.

Wet Wegvervoer

De Wet Wegvervoer goederen regelt het binnenlands vervoer. De regels voor internationaal vervoer staan in het CMR-verdrag. CMR staat voor ‘Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route’. De internationale vrachtbrief heet daarom ook wel CMR.

Inhoud CMR-vrachtbrief

In de wet ligt vast wat er minimaal in een vrachtbrief moet staan. Denk aan de naam van de opdrachtgever, de naam van de vervoerder en ophaal- en afleveradressen.
Shula Stibbe is algemeen secretaris van Stichting Vervoeradres. Ze noemt nog een belangrijk punt: “In het CMR-verdrag staat ook het maximale bedrag dat de vervoerder vergoedt bij verlies of beschadiging van de producten. Dit bedrag is ongeveer tien euro per kilogram. Vaak zijn de producten meer waard. Het risico op schade betalen verklein je met een transportverzekering.”

Door verkeerde gegevens op het vervoersdocument, riskeren vervoerder en afzender een boete.

Strengere controle

Alle gegevens in de CMR-vrachtbrief moeten kloppen. Hierop controleert de politie en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Stibbe waarschuwt: “De nationale wetgeving is sinds 1 januari 2021 aangescherpt. Daarom controleren politie en ILT meer. Door verkeerde gegevens op het vervoersdocument, riskeren de vervoerder en afzender een boete.”

Aanvullende voorwaarden

Aanvullend op de CMR-voorwaarden kunnen vervoerders Algemene Vervoerscondities uit de AVC2002 gebruiken. Hiervoor moet je op de CMR-vrachtbrief naar de AVC2002 verwijzen. De Stichting Vervoersadres stelt de AVC-voorwaarden op. De voorwaarden regelen belangrijke zaken die niet in het CMR-verdrag staan, zoals de partij die laadt en lost.

Hoe ziet een CMR-vrachtbrief eruit?

De vorm van een vrachtbrief is vrij. Stibbe adviseert het gebruik van standaardformulieren. Bijvoorbeeld de standaard vrachtbrief voor binnenlands vervoer van de Stichting Vervoeradres. Of de CMR-vrachtbrief naar het model van de IRU, de International Road Transport Union. “Bij een schademelding bewijs je met een zelfgemaakte vrachtbrief moeilijker of de schade tijdens het transport is ontstaan. En alle betrokken partijen herkennen de standaard vrachtbrief meteen. Zoals de politie en de ILT.”

“Je kunt ook digitale CMR-vrachtbrieven gebruiken”, tipt Stibbe. “Steeds meer bedrijven doen dit. Je moet hiervoor wel investeren in software, hardware en opleiding.”

Bill of Lading (B/L) of connossement

Voor zeetransport en binnenvaart gebruik je een Bill of Lading (B/L). Dit vervoersdocument noem je ook wel een connossement. In deze schriftelijke overeenkomst bevestigt de vervoerder het in ontvangst nemen van producten. En ook dat diegene voor vervoer zorgt naar een afgesproken bestemming.

Eigendom

Een B/L bestaat uit meerdere originele delen en vertegenwoordigt de goederen. Dit betekent dat je met de complete set eigenaar bent van de spullen. Wanneer je een B/L verkoopt, verkoop je ook de goederen. Een vervoerder maakt de B/L op.

Verwarring met zeevrachtbrief

“Verwar een B/L niet met een zeevrachtbrief ofwel Sea Waybill”, stelt Wouter Engbersen. Hij is directeur bij Kuipers Logistics B.V. “De B/L toont eigendom aan en geeft hiermee grip op je lading. Een zeevrachtbrief is een gewoon vervoersdocument. Het dient als vervoersbewijs en ontvangstbewijs. Je bent daarmee geen eigenaar van de lading. Ook geeft de B/L de betalende bank een pandrecht en zekerheid. De zeevrachtbrief speelt geen rol bij het betalingsverkeer,” benadrukt hij.

Functies Bill of Lading

Een B/L heeft drie functies. Het is een:

1. Bewijs van vervoersovereenkomst tussen vervoerder en houder van het document.
2. Waardedocument dat de goederen vertegenwoordigt.
3. Ontvangstbewijs. Door het uitgeven van het document verklaart de kapitein dat de producten aan boord zijn.

Controleer de B/L

Op de B/L moeten onderstaande gegevens staan:

• Naam verkoper/tussenpersoon.
• Koper/eigenaar goederen.
• Ontvangstverklaring van rederij.
• Vervoerskosten wel/niet betaald.
• Aantal originelen en kopieën.
• Naam van rederij/nationaliteit/merktekens.
• Schoon connossement.
  Dit betekent dat de goederen in orde zijn, in de toestand zoals je hebt afgesproken. Zijn de producten niet hetzelfde als afgesproken? Bijvoorbeeld door een beschadigde verpakking of andere schade? Dan spreek je van een vuil connossement. Zorg dat ‘het vuil’ voor vertrek is opgeruimd, anders komt de betaling in gevaar.

Kijk naar regels land van bestemming

Communicatie vindt Engbersen belangrijk: “Bespreek altijd goed met je klant of er in het land van bestemming regels zijn die invloed hebben op het invullen van de B/L. Zo zijn productomschrijvingen, offertes en de juiste HS-codes belangrijk. Op een B/L moet dezelfde informatie staan als op de aangeleverde documenten en producten. In landen als Angola, Brazilië en Argentinië accepteert de douane alleen een originele B/L. Een Sea Waybill weigeren ze.”

Betalen vracht

Engbersen controleert altijd dubbel of alle gegevens juist op de B/L staan. Het moet duidelijk zijn waar de goederen naar toe gaan en wie de zeevracht betaalt. “Bij Freight Prepaid betaal je de zeevracht vooraf in de haven van vertrek. Bij Freight Collect betaal je de vracht bij binnenkomst in de aankomsthaven. Deze afspraken regel je met het afspreken van Incoterms®.”

Betaal op tijd

“Betaal de producten op tijd”, adviseert de vervoerder. “Als de rederij of expediteur een origineel vervoersdocument opmaakt, zijn hierbij originele documenten nodig van de leverancier. Je leverancier geeft deze meestal pas vrij nadat je betaalt. Lever alle documenten op tijd aan. Je voorkomt zo kosten voor vertraging in de loshaven. Dit noem je demurrage.”

Letter of Credit (L/C)

Volgens Engbersen komt een Letter of Credit (L/C) steeds minder voor. “Dit is de meest betrouwbare, maar veruit duurste oplossing. De documenten lopen dan via een bank en in de instructies staat hoe de verschepingsdocumenten er uitzien. Deel de juiste informatie, ook met je expediteur. Want bij onjuiste informatie betaalt de bank niet.”

Switch B/L

Wil je de gegevens van je leverancier onzichtbaar maken? Bijvoorbeeld bij doorverkoop van je producten op zee? Kies dan voor een Switch B/L. Zo voorkom je dat je klant voortaan direct zakendoet met je handelspartner. Je logistieke dienstverlener regelt een Switch B/L voor je. Dit kost veel tijd. Ook sluit je nooit helemaal uit dat een klant achter de naam van je fabrikant of leverancier komt. Vaak ziet Engbersen de merken van producenten nog op dozen en verpakkingen in de laadhaven staan.

CIM

Bij internationaal treintransport gebruik je de internationale spoorwegvrachtbrief CIM voor de afspraken tussen vervoerder en afzender.

CIM staat voor ‘Contrat de Transport International ferroviaire des Marchandises’. “Een hele mond vol,” zegt Thom Derks. Hij is directeur van Mthode Rail Solutions B.V. Derks somt een paar betrokken partijen op. “Vervoerder, eigenaar, afzender, ontvanger en verzekeraar. De CIM-overeenkomst regelt wat er in de spoorwegvrachtbrief moet staan.”

De afzender is verantwoordelijk voor de vrachtbrief. Het vervoersdocument heeft dwingend recht. Dit betekent dat je de regels moet volgen. Als je afwijkt van die regels vervalt je recht op de afspraken in het COTIF-verdrag. Dit is het overkoepelende verdrag voor het internationale spoorwegvervoer.

Invullen

Derks legt uit dat de spoorwegvervoerder, ofwel tractiepartij, vaak de papieren invult met jouw gegevens. “De operator van de spoorwegen maakt meestal de laadlijsten. En op verzoek ook de CIM. De informatie hiervoor komt bijvoorbeeld uit CMR-vrachtbrieven, boekingen en laadlijsten.“

Controle

Derks noemt de CIM de basis voor controle bij vertrek van de trein. “De infrabeheerders ontvangen de CIM. Dit document staat in WLIS. Dit is een wagenlading informatiesysteem. Alle informatie moet kloppen. Soms klopt de CIM niet met de laadlijst. De trein vertrekt dan niet.”

Gewichten doorgeven gaat volgens Derks nog wel eens mis. “Vervoerders geven dan verkeerde informatie door omdat de gegevens verkeerd en zonder controle op vrachtbrieven staan. Dit zorgt voor vertraging. Bij een verzekeringszaak is de informatie op de CIM geldig bewijs. Dit speelt bijvoorbeeld bij diefstal en schade, of bij het toepassen van regels voor vervoer van gevaarlijke stoffen (ADR).”

Vervoerdersaansprakelijkheid

Derks maakt duidelijk dat de vervoerder aansprakelijk is voor schade aan producten. Vanaf het aannemen tot het afleveren ervan. “Ook bij vertragingsschade. Bij beschadiging of verlies is de vergoeding meestal maximaal 17 SDR per ontbrekend kilogram bruto massa. SDR staat voor Special Drawing Rights en is een speciale valuta voor internationale handel. Schade bij vertraging is beperkt tot vier keer de waarde van de vracht.”

Tips

Controleer met deze vier tips van Derks je CIM-document:

• Kijk of het document tweetalig is ingevuld. Bij vertrek vanuit Nederland in het Nederlands en in de taal van het land van aankomst.
• De spoorvrachtbrief CIM bestaat uit vijf delen. Controleer of deze alle vijf aanwezig zijn.
• Op het document moet de manier van vastzetten van de lading staan. Denk aan sjorbanden, antislipmateriaal, ladingstangen en afdekmateriaal.
• Controleer op wat voor pallets de spullen staan. Houten pallets moeten behandeld zijn tegen schadelijke organismen en een merkteken hebben.

Air Waybill (AWB)

Bij goederen vervoeren door de lucht gebruik je het vervoersdocument Air Waybill (AWB). De AWB legt afspraken over het vervoer van luchthaven naar luchthaven tussen vervoerder en opdrachtgever vast. De AWB is een standaard document van de International Air Transport Association (IATA).

Vervoersovereenkomst

Johan Star is projectmanager bij de brancheorganisatie voor de luchtvrachtindustrie Air Cargo Netherlands (ACN). Hij legt uit dat de AWB een contract is tussen de expediteur en de luchtvaartmaatschappij. “In het contract staat onder welke vervoersvoorwaarden de luchtvaartmaatschappij de producten vervoert. Voor de luchtvaartmaatschappij geeft de AWB belangrijke informatie over veiligheidsvoorschriften. Zoals het soort goederen dat vervoerd wordt, de aantallen en het gewicht.”

Een van de vervoersvoorwaarden gaat over aansprakelijkheid bij schade. De luchtvaartmaatschappij is verantwoordelijk voor schade aan de spullen tijdens het vervoer. De vervoerder is aansprakelijk voor maximaal 19 SDR per kilogram. Dit staat in artikel 22 lid 3 van de vervoersvoorwaarden. Een transportverzekering dekt het verschil tussen dit bedrag en de werkelijke schade.

De luchtvaartmaatschappij is verantwoordelijk voor het juist invullen van de AWB. Soms vult een gemachtigd luchtvaartagent de AWB in namens de luchtvaartmaatschappij.

Ontvangstbewijs goederen

De AWB bewijst dat de verkoper de goederen van verkoper aan de luchtvaartmaatschappij gaf. Bij het invullen van de AWB vermeld je of de goederen in goede staat zijn. Je zet hier ook in hoe de luchtvaartmaatschappij de producten tijdens het transport moet behandelen. Na het ondertekenen van de AWB ontvang je als verzender een origineel afschrift.

ACN-bon

Behalve de IATA-condities gebruiken partijen voor hun luchtvracht ook plaatselijke ACN-condities. Expediteurs en vervoerders die namens expediteurs spullen aanleveren aan de luchtvaartmaatschappij kunnen voor deze plaatselijke condities kiezen. Hiervoor moeten zijn een ACN-bon gebruiken. “Een ACN-bon is een logistieke pakbon. Deze wordt gebruikt als aanleverbewijs tussen de aanleverende partij en de afhandelaar van de luchtvaartmaatschappij. Afhandelaars verzorgen in opdracht van de luchtvaartmaatschappij alles tussen het laden en het lossen van het vliegtuig”, legt Star uit. “Sinds 1 september 2021 is er een voorwaarde bij. Informatie lever je digitaal aan via eLink."

Digitale AWB

De IATA ontwikkelde ook de digitale e-AWB, waarop steeds meer expediteurs overgaan. Volgens Star zien expediteurs dat lokaal gebruik van de e-AWB op Schiphol snelheid oplevert. “Vooral wanneer landen en luchthavens op eindbestemmingen hiermee werken. De snelheid is het hoogst als luchtvaartmaatschappijen hun eigen kantoren in het buitenland hebben. Deze zijn gewend aan digitale documenten. Helaas zijn niet alle maatschappijen zo ver.”

FIATA vervoersdocument

Bij kleinere ladingen en groupagevervoer vervangt een FIATA-document de Bill of Lading of vrachtbrief. FIATA staat voor International Federation of Freight Forwarders Associations. Groupagevervoer zijn zendingen met goederen van verschillende klanten die samen één lading vormen. Dit is gemakkelijker en goedkoper.

FIATA gebruikt twee documenten:

1. FIATA-FCR (Forwarding agents Certificate of Receipt). Een verklaring van de expediteur dat die de goederen in goede staat ontving voor internationaal transport. Met dit document spreek je geen voorwaarden af over transportmiddel en datum. Wel dat de goederen in goede staat zijn afgeleverd en ontvangen.
2. FIATA-FCT ( Forwarding agents Certificate of Transport). Dit is een verklaring van de expediteur dat de goederen onderweg zijn. Ook weet je zo het transportmiddel en de afleverdatum.

Bovenstaande documenten zijn niet verhandelbaar. De FIATA-documenten staan soms wel in een Letter of Credit. Het FIATA- systeem zorgt voor minder administratieve rompslomp voor de expediteur. In plaats van één document per lading werk je met één document voor meerdere kleine ladingen. FIATA bevestigt de echtheid van hun documentenals je daarom vraagt. Ondernemersvereniging evofenedex geeft meer informatie over deze documenten.