Vervoersdocumenten: CMR, Bill of lading, CIM en Air Waybill

Een goed ingevuld vervoersdocument zorgt voor een makkelijke doorgang van je producten bij inspectie van politie of douane. In dit artikel lees je meer over de verschillende documenten en krijg je praktische tips.

• Wegvervoer: CMR of vrachtbrief
• Zeevervoer: B/L of connossement
• Spoorvervoer: CIM
• Luchtvervoer: Air Waybill (AWB)
• FIATA vervoersdocument

Wegvervoer: CMR of vrachtbrief

Voor het vervoer van producten over de weg heb je een vrachtbrief nodig. In dit vervoersdocument leg je afspraken tussen afzender en vervoerder vast. Een vrachtbrief is ook het ontvangstbewijs van de producten. Eerst voor de vervoerder en daarna voor de ontvanger. En een vrachtbrief gebruik je als bewijs als producten tijdens het vervoer zijn beschadigd.

Wet Wegvervoer goederen en CMR-verdrag

De Wet wegvervoer goederen regelt het binnenlands vervoer. De regels voor internationaal vervoer staan in het CMR-verdrag. CMR staat voor ‘Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route’. De internationale vrachtbrief heet daarom ook wel CMR.

Inhoud CMR-vrachtbrief

In de Regeling wegvervoer goederen vind je wat op de vrachtbrief moet staan. Denk aan de naam van de afzender, de naam van de vervoerder en ophaal- en afleveradressen.
Shula Stibbe is algemeen secretaris van Stichting Vervoeradres. Ze noemt nog een belangrijk punt: “In het CMR-verdrag staat ook het maximale bedrag dat de vervoerder vergoedt bij verlies of beschadiging van de producten. Dit bedrag is ongeveer tien euro per kilogram. Vaak zijn de producten meer waard. Met een transportverzekering loop je minder risico.”

Strengere controle

Alle gegevens in de CMR-vrachtbrief moeten kloppen. Hierop controleert de politie en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Stibbe waarschuwt: “Door verkeerde gegevens op het vervoersdocument, riskeren de vervoerder en afzender een boete.”

Aanvullende voorwaarden

Behalve de CMR-voorwaarden kunnen vervoerders ook Algemene Vervoerscondities uit de AVC 2002 gebruiken. Hiervoor moet je op de CMR-vrachtbrief de AVC 2002 noemen. De Stichting Vervoersadres maakt de AVC-voorwaarden. De voorwaarden regelen belangrijke zaken die niet in het CMR-verdrag staan, zoals de partij die laadt en lost.

Hoe ziet een CMR-vrachtbrief eruit?

Hoe een vrachtbrief eruit moet zien is vrij. Stibbe adviseert het gebruik van standaardformulieren. Bijvoorbeeld de standaard vrachtbrief voor binnenlands vervoer van de Stichting Vervoeradres. Of de CMR-vrachtbrief naar het model van de IRU, de International Road Transport Union. “Bij een schademelding bewijs je met een zelfgemaakte vrachtbrief moeilijker of de schade tijdens het transport is ontstaan. En alle betrokken partijen herkennen de standaard vrachtbrief meteen. Zoals de politie en de ILT.”

“Je kunt ook digitale CMR-vrachtbrieven gebruiken”, zegt Stibbe. “Steeds meer bedrijven doen dit. Je moet hiervoor wel investeren in software, hardware en opleiding.”

Zeevervoer: B/L of connossement

B/L staat voor Bill of Lading. Dit vervoersdocument gebruik je voor zeetransport en binnenvaart en noem je ook wel een connossement. In deze schriftelijke overeenkomst zegt de vervoerder dat die de producten kreeg. En voor het vervoer zorgt naar een afgesproken bestemming.

Eigendom

Een B/L bestaat uit meer originele delen en vertegenwoordigt de producten. Dit betekent dat je met de complete set van de B/L eigenaar bent van de spullen. Wanneer je een B/L verkoopt, verkoop je ook de producten. Een vervoerder maakt de B/L op.

Verwarring met zeevrachtbrief

“Verwar een B/L niet met een zeevrachtbrief ofwel Sea Waybill”, geeft Wouter Engbersen aan. Hij is directeur bij Kuipers Logistics B.V. “De B/L bewijst het eigendom en geeft hiermee grip op je lading. Een zeevrachtbrief is een gewoon vervoersdocument. Het is een vervoers- en ontvangstbewijs. Je bent daarmee geen eigenaar van de lading. Ook geeft de B/L de bank van degene die moet betalen een pandrecht en zekerheid. De zeevrachtbrief speelt geen rol bij het betalingsverkeer,” benadrukt hij.

Functies Bill of Lading

Een B/L heeft drie doelen. Het is een:

1. Bewijs van vervoersovereenkomst tussen vervoerder en houder van het document.
2. Waardedocument dat de producten vertegenwoordigt. Dit betekent dat iemand gelijk de producten overneemt als die de B/L overneemt. 
3. Ontvangstbewijs. Door het uitgeven van het document zegt de kapitein dat de producten aan boord zijn.

Controleer de B/L

Op de B/L moeten onderstaande gegevens staan:

• Naam verkoper/tussenpersoon.
• Koper/eigenaar producten.
• Ontvangstverklaring van rederij.
• Vervoerskosten wel/niet betaald.
• Aantal originelen en kopieën.
• Naam van rederij/nationaliteit/merktekens.
• Schoon connossement.
  Dit betekent dat de producten in orde zijn, in de toestand zoals je hebt afgesproken. Zijn de producten niet hetzelfde als afgesproken? Bijvoorbeeld door een beschadigde verpakking of andere schade? Dan spreek je van een vuil connossement. Zorg dat ‘het vuil’ voor vertrek is opgeruimd, anders loopt de betaling gevaar.

Kijk naar regels land van bestemming

Communicatie vindt Engbersen belangrijk: “Bespreek altijd goed met je klant of er in het land van bestemming regels zijn die invloed hebben op het invullen van de B/L. Zo zijn productomschrijvingen, offertes en de juiste HS-codes belangrijk. Op een B/L moet dezelfde informatie staan als op de documenten en producten. In landen als Angola, Brazilië en Argentinië accepteert de douane alleen een originele B/L. Een Sea Waybill weigeren ze.”

Betalen vracht

Engbersen controleert altijd dubbel of alle gegevens juist op de B/L staan. Het moet duidelijk zijn waar de producten naar toe gaan en wie de zeevracht betaalt. “Bij Freight Prepaid betaal je de zeevracht vooraf in de haven van vertrek. Bij Freight Collect betaal je de vracht bij binnenkomst in de aankomsthaven. Deze afspraken regel je met het afspreken van Incoterms®.”

Betaal op tijd

“Betaal de producten op tijd”, adviseert de vervoerder. “Als de rederij of expediteur een origineel vervoersdocument opmaakt, zijn hierbij originele documenten nodig van de leverancier. Je leverancier geeft deze meestal pas vrij nadat je betaalt. Lever alle documenten op tijd aan. Je voorkomt zo kosten voor vertraging in de loshaven. Dit noem je demurrage.”

Letter of Credit (L/C)

Volgens Engbersen komt een Letter of Credit (L/C) steeds minder voor. “Dit is de meest betrouwbare, maar duurste oplossing. De documenten lopen dan via een bank. En in de uitleg staat hoe de verschepingsdocumenten er uitzien. Deel de juiste informatie, ook met je expediteur. Want bij onjuiste informatie betaalt de bank niet.”

Switch B/L

Wil je de gegevens van je leverancier onzichtbaar maken? Bijvoorbeeld als je de producten tijdens de zeereis al weer aan een ander verkoopt? Kies dan voor een Switch B/L. Zo voorkom je dat je klant voortaan direct zakendoet met je handelspartner. Je logistieke dienstverlener regelt een Switch B/L voor je. Dit kost veel tijd. Ook houd je nooit helemaal tegen dat een klant achter de naam van je fabrikant of leverancier komt. Vaak ziet Engbersen de merken van producenten nog op dozen en verpakkingen in de laadhaven staan.

Spoorvervoer: CIM

Bij internationaal treintransport gebruik je de internationale spoorwegvrachtbrief CIM voor afspraken tussen vervoerder en afzender.

CIM staat voor ‘Contrat de Transport International ferroviaire des Marchandises’. “Een hele mond vol,” zegt Thom Derks. Hij is directeur van Mthode Rail Solutions B.V. Derks somt een paar betrokken partijen op. “Vervoerder, eigenaar, afzender, ontvanger en verzekeraar. De CIM-overeenkomst regelt wat er in de spoorwegvrachtbrief moet staan.”

De afzender is verantwoordelijk voor de vrachtbrief. Het vervoersdocument heeft dwingend recht. Dit betekent dat je de regels moet volgen. Als je afwijkt van die regels heb je geen recht meer op de afspraken in het COTIF-verdrag. Dit verdrag is voor het internationale spoorwegvervoer.

Invullen

Derks legt uit dat de spoorwegvervoerder, ofwel tractiepartij, vaak de papieren invult met je gegevens. “De operator van de spoorwegen maakt meestal de laadlijsten. En op verzoek ook de CIM. De informatie hiervoor komt bijvoorbeeld uit CMR-vrachtbrieven, boekingen en laadlijsten.“

Controle

Derks noemt de CIM de basis voor controle bij vertrek van de trein. “De infrabeheerders, zoals ProRail, ontvangen de CIM. Dit document staat in WLIS. Dit is een wagenlading informatiesysteem. Alle informatie moet kloppen. Soms klopt de CIM niet met de laadlijst. De trein vertrekt dan niet.”

Gewichten doorgeven gaat volgens Derks nog wel eens mis. “Vervoerders geven dan verkeerde informatie door omdat de gegevens verkeerd en zonder controle op vrachtbrieven staan. Dit zorgt voor vertraging. Bij een verzekeringszaak is de informatie op de CIM geldig bewijs. Dit speelt bijvoorbeeld bij diefstal en schade, of als je de regels voor vervoer van gevaarlijke stoffen (ADR) gebruikt.”

Vervoerdersaansprakelijkheid

Derks maakt duidelijk dat de vervoerder aansprakelijk is voor schade aan producten. Vanaf het aannemen tot het afleveren ervan. “Ook bij vertragingsschade. Bij beschadiging of verlies is de vergoeding meestal maximaal 17 SDR per missend kilogram bruto massa. Schade bij vertraging is beperkt tot vier keer de waarde van de vracht.” SDR betekent Special Drawing Rights en is een speciale valuta voor internationale handel.

Tips

Controleer met deze vier tips van Derks je CIM-document:

• Kijk of het document tweetalig is ingevuld. Bij vertrek vanuit Nederland in het Nederlands en in de taal van het land van aankomst.
• De spoorvrachtbrief CIM bestaat uit vijf delen. Controleer of deze alle vijf aanwezig zijn.
• Op het document moet staan hoe de lading vaststaat. Denk aan sjorbanden, antislipmateriaal, ladingstangen en afdekmateriaal.
• Controleer op wat voor pallets de spullen staan. Houten pallets moeten behandeld zijn tegen schadelijke organismen en een merkteken hebben.

Luchtvervoer: Air Waybill (AWB)

Als je producten door de lucht vervoert, gebruik je het vervoersdocument Air Waybill (AWB). De AWB legt afspraken vast over het vervoer van luchthaven naar luchthaven tussen vervoerder en verzender. De AWB is een standaard document van de International Air Transport Association (IATA). Een AWB heeft twee doelen. Het is een vervoersovereenkomst en een ontvangstbewijs van de producten. 

Vervoersovereenkomst

Johan Star is projectmanager bij de brancheorganisatie voor de luchtvrachtindustrie Air Cargo Netherlands (ACN). Hij legt uit dat de AWB meestal een contract is tussen de expediteur en de luchtvaartmaatschappij. De expediteur handelt dan namens de verzender. “In het contract staat onder welke vervoersvoorwaarden de luchtvaartmaatschappij de producten vervoert. Voor de luchtvaartmaatschappij geeft de AWB belangrijke informatie over veiligheidsvoorschriften. Zoals het soort product dat je vervoert, de aantallen en het gewicht.”

Een van de vervoersvoorwaarden gaat over aansprakelijkheid bij schade. De luchtvaartmaatschappij is verantwoordelijk voor schade aan de spullen tijdens het vervoer. De vervoerder is aansprakelijk voor maximaal 19 SDR per kilogram. Dit staat in artikel 22 lid 3 van de vervoersvoorwaarden. Met een transportverzekering ben je verzekerd voor het verschil tussen dit bedrag en de werkelijke schade.

De luchtvaartmaatschappij is verantwoordelijk voor het juist invullen van de AWB. Soms vult een gemachtigd luchtvaartagent de AWB in namens de luchtvaartmaatschappij.

Ontvangstbewijs producten

De AWB bewijst dat de verkoper de producten aan de luchtvaartmaatschappij gaf. Bij het invullen van de AWB meld je of de spullen in goede staat zijn. Je zet hier ook in hoe de luchtvaartmaatschappij de producten tijdens het transport moet behandelen. Na het ondertekenen van de AWB ontvang je als verzender een origineel afschrift.

ACN-bon

Behalve de IATA-voorwaarden gebruiken partijen voor hun luchtvracht ook plaatselijke ACN-condities. Expediteurs en vervoerders die namens expediteurs spullen aanleveren aan de luchtvaartmaatschappij kiezen soms voor deze plaatselijke condities. Hiervoor moeten zij een ACN-bon gebruiken. “Een ACN-bon is een logistieke pakbon. Dit is het aanleverbewijs tussen de aanleverende partij en de afhandelaar van de luchtvaartmaatschappij. Afhandelaars verzorgen in opdracht van de luchtvaartmaatschappij alles tussen het laden en het lossen van het vliegtuig. Informatie hiervoor leveren ze digitaal aan”, legt Star uit.  

Digitale AWB

IATA ontwikkelde ook de digitale e-AWB, waarop steeds meer expediteurs overgaan. Volgens Star zien expediteurs dat plaatselijk gebruik van de e-AWB op Schiphol snelheid oplevert. “Vooral wanneer landen en luchthavens op eindbestemmingen hiermee werken. De snelheid is het hoogst als luchtvaartmaatschappijen hun eigen kantoren in het buitenland hebben. Deze zijn gewend aan digitale documenten. Helaas zijn niet alle maatschappijen zo ver.”

FIATA vervoersdocument

Bij kleinere ladingen en groupagevervoer vervangt een FIATA-document de Bill of Lading of vrachtbrief. FIATA staat voor International Federation of Freight Forwarders Associations. Groupagevervoer zijn zendingen met producten van verschillende klanten die samen één lading vormen. Dit is gemakkelijker en goedkoper.

FIATA gebruikt twee documenten:

1. FIATA-FCR (Forwarding agents Certificate of Receipt). Een verklaring van de expediteur dat die de producten in goede staat ontving voor internationaal transport. Met dit document spreek je geen voorwaarden af over transportmiddel en datum. Wel dat de producten in goede staat zijn afgeleverd en ontvangen.
2. FIATA-FCT ( Forwarding agents Certificate of Transport). Dit is een verklaring van de expediteur dat de producten onderweg zijn. Ook weet je zo het transportmiddel en de afleverdatum.

Bovenstaande documenten kun je niet verkopen. De FIATA-documenten staan soms wel in een Letter of Credit. Het FIATA- systeem zorgt voor minder administratie voor de expediteur. In plaats van één document per lading werk je met één document voor meerdere kleine ladingen. FIATA bevestigt de echtheid van hun documentenals je daarom vraagt. Ondernemersvereniging evofenedex geeft meer informatie over deze documenten.