Zo regel je het internationale transport

Transport is een belangrijk onderdeel van je import- of exporttraject. Want internationaal transport brengt extra kosten en risico’s met zich mee. Zorg dat je hierover al in een vroeg stadium duidelijkheid hebt. Het liefst in de offertefase. Dan weten zowel leverancier, klant als vervoerder waar ze aan toe zijn.

Internationaal transport bestaat uit meer activiteiten dan alleen het vervoer zelf. Zoals opslag, overslag en de benodigde documenten bij het vervoeren van goederen. Als je importeert of exporteert, heb je transport nodig. Bij het regelen van je internationale transport moet je dus met meer zaken rekening houden dan alleen het vervoer. Neem afspraken hierover op in je offerte.

Goederentransport

Er bestaan verschillende manieren voor het vervoer van je producten naar en uit het buitenland. Wegvervoer is snel en flexibel. Railvervoer is voordelig. Bij grote afstanden ligt zee- of luchtvervoer meer voor de hand. Je transportkeuze hangt af van het soort product, de grootte ofwel gewicht en omvang van de zending, de snelheid van leveren en de afstand die moet worden afgelegd.

Transportwijze

Voordat je het transport kiest maak je een lijst met de:

• bestemming
• productkenmerken
• soort productverpakking
• snelheid van leveren
• bereikbaarheid van de plaats van levering
• transportkosten
• betrouwbaarheid van de levering
• aangeboden service van bijvoorbeeld een specialist
• beschikbare vervoerscapaciteit van een specialist

Zelf doen of uitbesteden

Grotere bedrijven regelen vaak zelf het vervoer met eigen vervoermiddelen. Dit is gebonden aan regelgeving, zoals de Wet wegvervoer goederen.

De meeste ondernemers besteden het vervoer bij import en export uit aan specialisten, zoals expediteurs, douane-expediteurs en internationale transportbedrijven. Internationaal transport is dienstverlening en wordt niet uit voorraad geleverd. Samen met je klant, leverancier, expediteur, douane-expediteur of transporteur maak je afspraken en een planning.

Expediteur, douane-expediteur of transporteur

Expediteurs zijn tussenpersonen. Zij laten jouw goederen op de meest praktische manier vervoeren en zorgen voor alles wat hierbij komt kijken. Naast het vervoer verzorgen ze bijvoorbeeld de juiste documenten, douaneformaliteiten, verzekering en opslag.

Een douane-expediteur kan in- en uitvoeraangiften van je producten bij de douane voor je verzorgen. Een internationaal transportbedrijf vervoert alleen je goederen.

Heb je regelmatig volle vrachten vanuit of naar het buitenland, schakel dan een vaste transporteur in. Een transporteur vervoert de goederen zelf. Je legt gemaakte afspraken met je transporteur vast in een vervoersdocument.

Vervoersdocumenten

Voor je vervoer vanuit en naar het buitenland heb je vervoersdocumenten nodig. Dit document bevat alle gegevens over het vervoer en de producten. Daarnaast bewijst een vervoersdocument wie, wanneer, welke hoeveelheid aan producten heeft afgeleverd. Bij controles door douane of politie moet je dit document laten zien. Zorg daarom dat het vervoersdocument compleet is met de juiste gegevens.

Een vervoermiddel noem je ook wel modaliteit. Ieder type vervoermiddel heeft een eigen vervoersdocument:

• wegvervoer: CMR-vrachtbrief
• spoorvervoer: CIM-vrachtbrief
• luchtvervoer: Airway Bill (AWB)
• zeevervoer: Bill of Lading (B/L)

Documenten bij import en export

Bij internationaal zakendoen heb je documenten nodig. Sommige documenten zijn verplicht voor je in- en uitvoeraangifte bij de douane. Met andere documenten betaal je minder of geen invoerrechten. Als je jouw documenten op tijd in orde hebt doorloop je sneller de douaneprocedures.

Douanezaken en invoerrechten

Als je producten importeert uit of exporteert naar landen buiten de EU, geef je jouw zending aan bij de Nederlandse Douane. Een douane-expediteur kan je met het in- en uitklaren van je goederen helpen. Aan de hand van je aangifte berekent de douane invoer- of uitvoerheffingen. Verder beoordeelt de douane of er nog andere douanevoorschriften gelden, bijvoorbeeld voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM). Je betaalt minder of geen invoerrechten als je importeert uit landen waarmee de EU een handelsverdrag heeft gesloten.

Verpakkingseisen

De verpakking van goederen moet aan allerlei eisen voldoen. Deze eisen verschillen per land. Meestal is de vervoerder aansprakelijk voor beschadigingen aan de goederen tijdens het internationaal transport. Een goede verpakking is dus ook voor deze partij van belang. Overleg vooraf met je vervoerder of verzender wat de beste verpakking voor jouw product is.

Internationale leveringsvoorwaarden

Met Incoterms® regel je de verplichtingen rondom het internationaal transport voor de verkopende en kopende partij. Door het afspreken van een Incoterm® weet je wie van beiden verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer, wie verantwoordelijk is voor de kosten rondom het vervoer en wie het risico draagt van schade aan, of verlies van de goederen tijdens dit vervoer.

Goederentransportverzekering

Goederen kunnen tijdens het transport kwijtraken of schade oplopen. Internationale transportbedrijven zijn niet standaard verantwoordelijk voor deze schade. Door het afsluiten van een transportverzekering dek je deze risico’s af. Of je zelf een transportverzekering afsluit of dat je klant of leverancier dit doet, hangt af van de Incoterm® die je samen afspreekt. Een expediteur of internationaal transportbedrijf kan je hierbij helpen.