Zo regel je het internationale transport

Internationaal transport is een belangrijk onderdeel van je import- of exportproces. Want dit betekent extra kosten en risico’s. Zorg dat je hierover al snel duidelijkheid hebt in dit proces. Het liefst al als je een offerte maakt of ontvangt. Dan weten de leverancier, klant en vervoerder waar ze aan toe zijn.

Voordat je goederen verstuurt, kies je eerst de manier van transport. Bijvoorbeeld via de weg, lucht of zee. Je hebt hiervoor altijd een vervoersdocument nodig. Ook stelt je vervoerder eisen aan de verpakking van producten. Met je klant of leverancier spreek je af wie het vervoer regelt. Dit leg je bijvoorbeeld vast met Incoterms®. Denk tot slot na of je een transportverzekering afsluit. Zet de afspraken over deze onderwerpen in je offerte.

Goederentransport

Producten naar en uit het buitenland vervoeren kan op verschillende manieren. Wegvervoer is snel en soepel. Railvervoer is voordelig. Bij grote afstanden denk je al gauw aan zee- of luchtvervoer. Je transportkeuze hangt af van het soort product, de grootte of het gewicht en de hoeveelheid van de zending. Kijk ook naar de snelheid van leveren en de afstand die de zending moet afleggen.

Manier van transport

Voordat je het transport kiest maak je een lijst met de:

• bestemming
• kenmerken van je product
• soort verpakking van je product
• snelheid van leveren
• bereikbaarheid van de plaats van levering
• kosten van het transport 
• betrouwbaarheid van de levering
• aangeboden service van bijvoorbeeld een specialist
• beschikbare vervoersruimte van een specialist

Zelf doen of uitbesteden

Grotere bedrijven regelen vaak zelf het vervoer met eigen vervoermiddelen. Hiervoor zijn wetten en regels, zoals de Wet wegvervoer goederen.

De meeste ondernemers besteden het vervoer bij import en export uit aan specialisten. Aan expediteurs, douane-expediteurs en internationale transportbedrijven bijvoorbeeld. Internationaal transport is dienstverlening. Diensten lever je niet uit voorraad. Daar maak je afspraken over en een planning. Dit doe je samen met je klant, leverancier, expediteur, douane-expediteur of transporteur. 

Expediteur, douane-expediteur of transporteur

Expediteurs zijn tussenpersonen. Zij laten je goederen op de meest handige manier vervoeren. En zorgen voor alles wat hierbij komt kijken. Naast het vervoer regelen ze bijvoorbeeld de juiste documenten, douaneformaliteiten, verzekering en opslag.

Een douane-expediteur regelt de in- en uitvoeraangiften van je producten bij de douane. Een internationaal transportbedrijf vervoert alleen je goederen.

Heb je regelmatig volle vrachten vanuit of naar het buitenland? Huur dan een vaste transporteur in. Een transporteur vervoert de goederen zelf. Je legt gemaakte afspraken met je transporteur vast in een vervoersdocument.

Vervoersdocumenten

Voor je vervoer vanuit en naar het buitenland heb je een vervoersdocument nodig. In dit document staat alles over het vervoer en de producten. En een vervoersdocument bewijst wie, wanneer, welke hoeveelheid aan producten heeft afgeleverd. Bij controle door de douane of politie laat je dit document zien. Zorg daarom voor een compleet vervoersdocument met de goede gegevens. 

Een vervoermiddel noem je ook wel modaliteit. Ieder type vervoermiddel heeft een eigen vervoersdocument:

• wegvervoer: CMR-vrachtbrief
• spoorvervoer: CIM-vrachtbrief
• luchtvervoer: Airway Bill (AWB)
• zeevervoer: Bill of Lading (B/L)

Wil je even overleggen met een adviseur? Bel dan met het KVK Adviesteam: 0800 21 17.

Verpakkingseisen

Landen stellen bij binnenkomst van je goederen vaak eisen aan de verpakking tijdens het transport. Deze eisen verschillen per land. Zo verplichten steeds meer landen dat houten pallets behandeld zijn volgens de ISPM 15-methode. Deze behandeling doodt ongewenste schimmels en ongedierte in het hout. Bespreek vooraf met je vervoerder of verzender wat de beste verpakking voor je product is. Vraag ook na of je vervoerder bijvoorbeeld met maximale afmetingen of gewichten per pallets werkt. 

Internationale leveringsvoorwaarden

Met Incoterms® regel je de verplichtingen rondom het internationaal transport voor de verkopende en kopende partij. Spreek samen een Incoterm® af. Dan weet je wie verantwoordelijk is voor het regelen en betalen van het vervoer. En wie het risico draagt van schade aan, of verlies van de goederen tijdens dit vervoer.

Goederentransportverzekering

Soms raak je tijdens het transport goederen kwijt. Of goederen raken beschadigd. Internationale transportbedrijven zijn niet standaard verantwoordelijk voor deze schade. Door het afsluiten van een transportverzekering dek je deze risico’s af. Met de Incoterms® die je samen afspreekt, regel je wie de transportverzekering afsluit. Jijzelf, je klant of je leverancier. Een expediteur of internationaal transportbedrijf helpt je daarbij.