Formulier 12: Functionaris bv i.o., nv i.o. of eenmanszaak inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Formulier 12 kun je gebruiken voor: 

• Het inschrijven van een functionaris van een bv of nv in oprichting. 
• Het inschrijven van een mede-eigenaar van een eenmanszaak als twee of meer personen een eenmanszaak hebben geërfd. Eén erfgenaam schrijf je in met formulier 1. De overige erfgenamen schrijf je in met formulier 12. De erfgenaam is een functionaris van de eenmanszaak. 

Een functionaris van een bv i.o. of nv i.o. is persoonlijk aansprakelijk voor de verplichtingen die de bv i.o. of nv i.o. aangaat. Bijvoorbeeld het afsluiten van een huurcontract. Nadat de bv of nv is opgericht, kan het bedrijf de aansprakelijkheid overnemen.

Een functionaris kan een natuurlijk persoon zijn: een mens. Maar kan ook een personenvennootschap of rechtspersoon zijn.

Functionarissen van een rechtspersoon met onderneming schrijf je in met formulier 11. Voor functionarissen van een publiekrechtelijke rechtspersoon gebruik je formulier 26. Bestuurders van een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) schrijf je in met formulier 21. Voor functionarissen van een vereniging zonder onderneming, stichting zonder onderneming of vve gebruik je formulier 22.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 12 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de functionaris niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 12 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 12 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de formulieren kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 12? 
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een functionaris formulier 12?
Dan moet de functionaris een afspraak maken om langs te komen bij KVK. Ondertekent een bestuurder of gevolmachtigde van een personenvennootschap of rechtspersoon die functionaris is van de bv i.o. of nv i.o. formulier 12? Dan moet die langskomen bij KVK.

Schrijf je een persoon in als functionaris?
Dan moet die persoon samen met de persoon die formulier 12 ondertekent een afspraak maken bij KVK.

Woont een functionaris in het buitenland?
Dan zijn er drie mogelijkheden:

• De functionaris komt langs bij KVK.
• De functionaris geeft alle stukken mee aan een functionaris die wel bij KVK langs moet komen.
• Als geen enkele functionaris bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Schrijf je een personenvennootschap of rechtspersoon in als functionaris?
Dan kan de persoon die formulier 12 ondertekent, de stukken van de personenvennootschap of rechtspersoon meenemen naar de afspraak met KVK.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer functionarissen langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Welke stukken moet je opsturen?

Controleer welke stukken je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat heeft KVK in ieder geval nodig?

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle personen die een handtekening hebben gezet op formulier 12. De foto moet onherkenbaar zijn gemaakt. Personen die bij de afspraak aanwezig zijn, moeten een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Formulier 12.

Schrijf je mede-eigenaren van een eenmanszaak in?
Schrijf dan één eigenaar in met formulier 1. De overige mede-eigenaren schrijf je in met formulier 12. Maak samen een afspraak met KVK en neem alle stukken mee.

Is de functionaris een vennootschap of rechtspersoon uit het buitenland?
Dan heeft KVK ook een gelegaliseerd bewijs van registratie van de vennootschap of rechtspersoon nodig. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Op dat bewijs moeten de bestuurders staan.

Wat moet een functionaris die in het buitenland woont meenemen, meegeven of opsturen?
Een functionaris moet een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen naar de afspraak. Als de buitenlandse functionaris niet meekomt naar de afspraak, dan heeft KVK een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres?
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn.

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document?
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen?
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet je het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Gebruikt de eenmanszaak, bv i.o. of nv i.o. niet een woonadres van één van de functionarissen? 
Neem dan een bewijsstuk mee, waaruit blijkt dat de eenmanszaak, bv i.o. of nv i.o. het opgegeven bezoek- of postadres mag gebruiken. 

Schrijf je naast de functionarissen ook een bv i.o. of nv i.o. in?
Dan moet je de bv i.o. of nv i.o. inschrijven met formulier 7. Neem dat formulier en de overige stukken mee naar de afspraak met KVK. Hoeft geen enkele functionaris langs te komen bij KVK? Dan kun je alle formulieren en documenten opsturen.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.